材料管理體系

1、材 料 管 理 體 系設(shè)備、物資、配件材料采購方案和供應(yīng)管理體系為了加強(qiáng)公司全面生產(chǎn)成本管理，規(guī)范公司采購業(yè)務(wù)，保證設(shè)備使用質(zhì) 量，達(dá)到公司規(guī)定的設(shè)備使用率、完好率，費(fèi)用率的標(biāo)準(zhǔn)。更為了降低生產(chǎn) 成本，提高生產(chǎn)效益，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，將公司做大做強(qiáng) 依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司項(xiàng)目有關(guān)制度，特制定本方案和管理體系。一、公司物資采購管理組織機(jī)構(gòu)圖：二、項(xiàng)目部物資采購管理組織機(jī)構(gòu)圖總經(jīng)理1三、崗位職責(zé)說明：（一）、材料信息主管崗位職責(zé) 崗位名稱：材料信息主管 直接上級：總經(jīng)理職責(zé)范圍：1、依據(jù)材料管理體系和公司的規(guī)章制度， 根據(jù)項(xiàng)目部和設(shè)備部門提供的 實(shí)際需求，制定采購計(jì)劃，根據(jù)項(xiàng)目部的實(shí)

2、際需要，聯(lián)系生產(chǎn)廠家，形成系 統(tǒng)的采購信息檔案。2、做好材料部員工管理工作和工作計(jì)劃和月、 年總結(jié)報(bào)表并與項(xiàng)目部供 應(yīng)科積極溝通，了解項(xiàng)目部在設(shè)備配件、技術(shù)方面的需求，配件采購做到貨 比三家，保證質(zhì)量和供應(yīng)，同廠家協(xié)調(diào)為項(xiàng)目部提供技術(shù)支持。3、根據(jù)公司、項(xiàng)目部的實(shí)際需要對生產(chǎn)廠家、配件供應(yīng)商進(jìn)行考察，選 擇質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、售后服務(wù)好的供應(yīng)商，簽訂書面采購合同，建立長期合作關(guān) 系，保證項(xiàng)目部供應(yīng)科的工作效益化、庫房和財(cái)務(wù)部門的工作規(guī)范化。4、對項(xiàng)目部采購物品使用、庫存、報(bào)廢、回收情況進(jìn)行監(jiān)督，對項(xiàng)目部 采購季度報(bào)表、月報(bào)表、臨時(shí)報(bào)表進(jìn)行審核， 確保無誤情況集中購買 ，減少 費(fèi)用、減少庫存。5、在原有

3、的供應(yīng)基礎(chǔ)上不斷搜集、整理、聯(lián)系新的信息供應(yīng)資料，并整 理成書面材料供總經(jīng)理參考、決策。6、積極配合項(xiàng)目部，加強(qiáng)同項(xiàng)目部之間的聯(lián)系， 對項(xiàng)目部采購信息有全 面的掌握，確保項(xiàng)目部的工作正常進(jìn)行。7、完成總經(jīng)理臨時(shí)布置的其他方面的工作。（二）、材料信息員崗位職責(zé)：崗位名稱：材料信息員直接上級：材料信息主管職責(zé)范圍：公司、項(xiàng)目部材料信息收集、整理工作1、了解公司設(shè)備配件的規(guī)格、型號，并對項(xiàng)目采購訂單的要求、交期進(jìn)行 掌控。2、負(fù)責(zé)工程材料、設(shè)備市場的資料信息收集，市場動態(tài)的調(diào)查，提供最佳 采購方案。3、熟悉設(shè)備、配件的市場價(jià)格和來源，每月提交設(shè)備、配件價(jià)格跟蹤情 況表和市場調(diào)查報(bào)告。4、保持對行業(yè)的

4、關(guān)注，建立供應(yīng)商檔案，協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)對主要供應(yīng)商進(jìn)行 資信調(diào)查，建立完善的信息檔案。5、協(xié)助部門主管優(yōu)化工作流程，開發(fā)、建立科學(xué)的材料數(shù)據(jù)庫。積極同項(xiàng) 目部采購科聯(lián)系溝通，優(yōu)化采購流程。6、加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通、維護(hù)，建立長期良好的合作關(guān)系。7、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦其他方面的工作。（三）、采購員崗位職責(zé)崗位名稱： 材料信息員直接上級：材料信息主管1、產(chǎn)品供給：根據(jù)市場的需求，采購產(chǎn)品與維修配件，并保證和時(shí)供給；2、供應(yīng)商信息反饋：對供應(yīng)商的價(jià)格、品質(zhì)、交期、交量等作出信息反饋；3、采購成本控制： 把握公司所采購產(chǎn)品的主要物料的市場價(jià)格起伏狀況， 了解市場走勢，加以分析并控制成本，尋找核心配件的供給來源，對

5、核心配 件的供貨渠道加以調(diào)查和把握；4、合同治理：建立完備的采購合同，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)；5、訂單治理：做好采購訂單的制定、發(fā)放、跟進(jìn)、保存，并且根據(jù)采購 合同與采購訂單做好貨款的請款與付款工作；6、庫存治理：呆料與廢料的預(yù)防與處理；7、發(fā)票治理：做好發(fā)票的跟催、保管、核對工作；8、新供應(yīng)商的開發(fā)：保持對行業(yè)的密切關(guān)注，尋找、開發(fā)更加優(yōu)秀的供 給商，建立供應(yīng)商的資料；9、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈錢物上繳公司，遵守國家法 律，不構(gòu)成經(jīng)濟(jì)犯罪；（四）、庫房主管崗位職責(zé)1、庫房主管必須具備較高的職業(yè)道德和管理知識，熱愛本職工作，愛崗 敬業(yè)和有較強(qiáng)溝通管理能力。2、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部配件物品的管理供

6、應(yīng)工作，熟悉生產(chǎn)和機(jī)械設(shè)備的物資、 配件、材料的需求和使用情況，努力做好項(xiàng)目的配件物品的保管服務(wù)工作， 不斷提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平。3、按照公司材料管理制度的長久性，加強(qiáng)實(shí)施庫房管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行 庫房管理制度，各類配件物資的入庫要嚴(yán)格驗(yàn)收、上架，在標(biāo)簽上填寫對應(yīng) 的配件名稱、圖號和貨位號等，和時(shí)記賬；對出庫的配件和物資要和時(shí)下賬， 做到賬目清楚，出、入庫手續(xù)齊全，賬物相符。4、做好材料統(tǒng)計(jì)賬務(wù)管理工作，定期向分管庫房的領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)配件物品的消耗和庫存情況，和時(shí)提出增添和申購計(jì)劃。5、努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識的同時(shí)做好對員工工作能力的提高培訓(xùn)工作 和員工是否勝任本崗位工作的考評，做出相關(guān)的

7、獎、罰制度。6、日常工作中做好庫房材料配件物資保管的安全、質(zhì)量、數(shù)量和入庫、 出庫的管理工作。7、庫存配件物資的管理應(yīng)規(guī)范化、科學(xué)化，做好月度、季度、年度對庫 房材料盤點(diǎn)，賬物相符的財(cái)務(wù)報(bào)表管理工作，做到各種領(lǐng)放物品的單據(jù)、憑 證要裝訂成冊，妥善保管。8、做好對庫存材料的清理，減少庫存和淘汰換代處理設(shè)備配件，最大的 減少材料庫的損失。（五）、材料會計(jì)崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)庫房的材料物品的出入庫的賬務(wù)登記、核對，協(xié)助庫房管理人員 處理庫房的日常工作。2、認(rèn)真學(xué)習(xí)、虛心求教，不斷提高業(yè)務(wù)水品和工作能力，收集整理各個(gè) 方面的材料數(shù)據(jù)，建檔備查。3、做到帳帳相實(shí)。每月結(jié)賬結(jié)束以后，材料會計(jì)要定時(shí)和財(cái)務(wù)部門進(jìn)

8、行 對賬，做到材料帳的金額和材料總賬完全相符，一分不差。4、材料在和財(cái)務(wù)對賬的同時(shí)，也要和庫管進(jìn)行實(shí)物和材料帳上本期庫存 余額的核對和檢查，做到帳物相符。5、熟悉配件物品的規(guī)格、型號、性能和用途。整理供應(yīng)商的價(jià)格以和質(zhì) 量等信息資料。6、了解各種設(shè)備的常用件的使用周期， 掌握它的月使用量以和年使用量， 避免出現(xiàn)配件物品的積壓以和缺庫現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)也為物價(jià)上漲時(shí)增加購 貨提供了數(shù)據(jù)。7、根據(jù)配件物品的使用周期以和月使用量合理填報(bào)申購單，申購單上要 填清是那種設(shè)備上使用的， 配件的名稱、規(guī)格型號、件號、限定購貨時(shí)間（因 我公司有很多配件需在廠家訂貨，申購的時(shí)間要提前，給材料供應(yīng)留夠足夠 時(shí)間），

9、匯總各項(xiàng)材料的需用量要注明需用時(shí)間，建立需用量臺帳。8、材料物品的入庫，要詳細(xì)檢查名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià) 與發(fā)票和清單是否相符；合格證、質(zhì)量證明書等憑據(jù)是否齊全，并與庫房聯(lián) 系核對驗(yàn)收情況，只有各項(xiàng)指標(biāo)驗(yàn)收全部合格、保管員簽字后，方能填制入 庫單據(jù)，報(bào)帳付款。9、材料出庫要登記清配件物品的名稱、單價(jià)、數(shù)量、金額；要有用料單 位的主管領(lǐng)導(dǎo)、用料設(shè)備、領(lǐng)料人簽字，月底進(jìn)行分類匯總，成本核算到單 機(jī)、單車和個(gè)人。10、帳帳、帳物的相符。每月月底扎帳時(shí)和項(xiàng)目財(cái)務(wù)部進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)問 題和時(shí)糾正和合理處理，做到帳帳相符；在和財(cái)務(wù)對賬的同時(shí)，也要和庫管 進(jìn)行帳和實(shí)物的核對，如有問題出現(xiàn)，查明原因

10、、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，協(xié)助庫房管理 人員合理處理，做到帳物相符；月底根據(jù)對賬情況向主管領(lǐng)導(dǎo)寫出書面報(bào)告。11、完成財(cái)務(wù)、庫房主管和有業(yè)務(wù)往來部門安排的其他業(yè)務(wù)工作。（六）、倉庫管理員崗位職責(zé)1、按時(shí)上下班，到崗后巡視倉庫，檢查是否有可疑現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)情況和時(shí) 向上級匯報(bào)，下班時(shí)應(yīng)檢查門窗是否鎖好，所有開關(guān)是否關(guān)好；2、認(rèn)真做好倉庫的安全、整理工作，經(jīng)常打掃倉庫，整理堆放貨物，和時(shí)檢查火災(zāi)隱患；3、檢查安全措施和衛(wèi)生措施是否落實(shí)，保證庫存物資完好無損。4、負(fù)責(zé)項(xiàng)目物資的收、發(fā)、存工作，收貨時(shí)，對入庫必須嚴(yán)格根據(jù)已審批的請購單按質(zhì)、按量驗(yàn)收，并根據(jù)發(fā)票記錄的名稱、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量、價(jià)格、金額打印入庫單或直

11、拔單，并在貨物上標(biāo)明進(jìn)貨日期。屬不符 合質(zhì)量要求的，堅(jiān)決退貨，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)；5、驗(yàn)收后的物資，必須按類別固定位置堆放，做到整齊、美觀；6、發(fā)貨時(shí)，一定要嚴(yán)格審核領(lǐng)用手續(xù)是否齊全， 并要嚴(yán)格驗(yàn)證審批人的 簽名式樣，對于手續(xù)欠妥者，一律拒發(fā)；7、物品出庫或入庫要和時(shí)打印出庫單或入庫單，隨時(shí)查核，做到入單和 時(shí)，當(dāng)日單據(jù)當(dāng)日清理；8、做好月底倉庫盤點(diǎn)工作，和時(shí)結(jié)出月末庫存數(shù)報(bào)財(cái)務(wù)科，做好各種單 據(jù)報(bào)表的歸檔管理工作；四、工作分工和工作流程管理控制（一）具體的工作流程如下：1、在項(xiàng)目的初始運(yùn)作階段，物資供應(yīng)部（科）根據(jù)項(xiàng)目部、生產(chǎn)部門的 具體要求，進(jìn)行投標(biāo)的材料報(bào)價(jià)，從而達(dá)到在生產(chǎn)中控制成本、增加效

12、益的 目的。2、項(xiàng)目正式運(yùn)作后，由項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)部（科）長、物資供應(yīng)部（科） 長組成聯(lián)合小組、在第一時(shí)間對所需材料的供應(yīng)進(jìn)行市場考察。生產(chǎn)計(jì)劃部 門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實(shí)際需求，對供應(yīng)部下達(dá)材料申購單此單由申請人填寫，生產(chǎn)或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后生效。3、采購部接到材料申購單后，根據(jù)所需材料的規(guī)格，質(zhì)量要求，數(shù) 量，生產(chǎn)地址等實(shí)際情況，向其發(fā)出材料詢價(jià)單 。供應(yīng)商根據(jù)要求確認(rèn)價(jià) 格后對我司的材料詢價(jià)單簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的材料詢價(jià) 單會做為以后向供應(yīng)商付款的依據(jù)之一，需妥善保存。物資供應(yīng)部、科應(yīng) 根據(jù)幾家供應(yīng)商的評價(jià)結(jié)果，參照其供應(yīng)能力、歷史信譽(yù)、售后服務(wù)、距離 遠(yuǎn)近等。對比研究后確

13、定其中的一家或者幾家供應(yīng)商，確定供應(yīng)商后，項(xiàng)目 部與供應(yīng)商之間簽訂的確保雙方履行約定的一份法律文件。向其發(fā)出材料 訂購單，通知供貨，同時(shí)建立供應(yīng)商的供貨記錄臺帳，對于簽訂合同的供應(yīng) 商，要建立完善的供應(yīng)商信息檔案，對于沒有合作的供應(yīng)商，也要將其信息 合理保留，以防不時(shí)之用，通知項(xiàng)目部、生產(chǎn)部門準(zhǔn)備收貨。4、供應(yīng)商根據(jù)材料訂購單安排生產(chǎn)運(yùn)輸，各項(xiàng)具體要求以與我司簽 訂的供貨合同為準(zhǔn)。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。5、項(xiàng)目部在所需材料到場后，庫管員要負(fù)責(zé)材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查，檢 查中必須將供應(yīng)商的送貨單與我司的材料申購單和材料訂購單相對 照，質(zhì)量和數(shù)量都準(zhǔn)確無誤后才能進(jìn)行收貨，然后填寫材料到貨單

14、 ，相關(guān) 責(zé)任人簽字后回傳采購部。6、采購部根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同條款安排付款。付款時(shí)，采購部填寫 統(tǒng)一的付款申請單 或者支票領(lǐng)用單，同時(shí)向財(cái)務(wù)部遞交此批材料的 材 料訂購單和到貨確認(rèn)單 ，如有需要，采購部有義務(wù)向財(cái)務(wù)部提供材料 訂購單以和各家供應(yīng)商簽字蓋章的材料詢價(jià)單 。由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況 安排付款額度。7、供應(yīng)商應(yīng)于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財(cái)務(wù)部在 收到發(fā)票后即向供應(yīng)商付款。（二）、公司材料信息部和項(xiàng)目部材料供應(yīng)科的分工和合作1、公司材料信息部負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息的搜集、整理以和信息檔案的建立； 材料供應(yīng)科對于自己掌握的比較優(yōu)秀的供應(yīng)商資料要報(bào)公司材料信息部存 檔。2、材料信

15、息部負(fù)責(zé)市場信息的考察， 和供應(yīng)商隨時(shí)保持溝通，隨時(shí)掌握 市場行情的變化和時(shí)上報(bào)公司總經(jīng)理并通知項(xiàng)目部材料供應(yīng)科，和時(shí)采取應(yīng) 急處理意見和處理辦法。3、對年消耗量大的易損、易耗配件物品由材料信息部制定采購方案，選 定定點(diǎn)供應(yīng)商并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，和供應(yīng)商簽訂長年的供應(yīng)合同。年終完成或 超過合同量的廠家返點(diǎn)歸公司所有。4、材料信息部和材料供應(yīng)科共同商定公司各類設(shè)備的定點(diǎn)供應(yīng)商， 寫出 書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理審批。5、材料供應(yīng)科在總經(jīng)理批復(fù)的定點(diǎn)供應(yīng)商根據(jù)項(xiàng)目部的材料申購單向發(fā) 出詢價(jià)單或電話詢價(jià)，貨比三家后向質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，供貨時(shí)間最快的供應(yīng)商發(fā)出 訂貨單，簽訂供貨合同（公司已經(jīng)簽訂長年供貨合同的除外）進(jìn)行采

16、購工作。6、材料信息部協(xié)助材料供應(yīng)科做好在西安的供應(yīng)商的提貨、 發(fā)貨、對賬， 協(xié)助供應(yīng)科查找緊急求購和定點(diǎn)供應(yīng)商缺貨的配件物品。五、物資采購、庫房管理制度：（一）、物資采購管理1、采購部作為一個(gè)職能部門， 在項(xiàng)目的具體生產(chǎn)經(jīng)營中擔(dān)負(fù)了重要責(zé)任。采購工作的好壞，直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實(shí)用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本最有效的方法。在采購的過 程中，必須堅(jiān)持原則、秉公辦事、維護(hù)公司利益；堅(jiān)持綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格、 供應(yīng)時(shí)效、售后服務(wù)四個(gè)方面擇優(yōu)選取。項(xiàng)目實(shí)施的過程中，采購部需要生 產(chǎn)、設(shè)備、財(cái)務(wù)、技術(shù)等各個(gè)部門的大力支持才能順利的完成采購工作。每 個(gè)部門之間的聯(lián)系

17、需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)劃，來提升工作效率，杜絕工作失誤， 為項(xiàng)目的順利實(shí)施做出各自的貢獻(xiàn)。2、采購核決權(quán)限：（1）、采購金額預(yù)估在 1 萬元以的，由科長核準(zhǔn)。（ 2）、采購金額預(yù)估在 1 萬元以上 3 萬元以下者，由項(xiàng)目部經(jīng)理核決，采購金額預(yù)估在三萬元以上者，項(xiàng)目部匯報(bào)總公司，由總經(jīng)理核決。（二）、庫房管理1、物資驗(yàn)收凡入庫物資，倉庫管理員必須進(jìn)行認(rèn)真的檢驗(yàn)，經(jīng)檢驗(yàn)合格后在驗(yàn)收單 中簽字。驗(yàn)收內(nèi)容包括：（1）、憑證驗(yàn)收：核對入庫材料的質(zhì)保書或合格證，核對無誤后認(rèn)真歸類 保存，材料發(fā)出時(shí)隨料同行，給用料單位。（2）、數(shù)量驗(yàn)收： 對入庫物資進(jìn)行計(jì)件，與入庫單數(shù)量不符時(shí)按實(shí)收數(shù)為 準(zhǔn)。（3）、質(zhì)量驗(yàn)收：檢

18、查入庫物資，包裝是否完好，有無生銹、變形，規(guī)格 是否符合規(guī)定要求。（4）、在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)不配套和無合格證或質(zhì)保書的物資，必須另行堆放， 不得入庫，并填報(bào)質(zhì)量反饋單，報(bào)告部門負(fù)責(zé)人和時(shí)處理。2、倉儲臺帳 物資驗(yàn)收合格后，保管員根據(jù)收料單辦理入庫手續(xù)，并分類建立材料臺 帳，倉庫臺帳必須帳物相符。3、物資保管 物資驗(yàn)收入庫后，要做到堆放整齊、井然有序、不同型號、規(guī)格的物資 應(yīng)明顯間隔，并掛有標(biāo)識，注明材料名稱、規(guī)格，易受潮物資要做好防潮防 漏工作。4、領(lǐng)料和發(fā)料保管員必須憑材料調(diào)撥單或領(lǐng)料單發(fā)料， 做到“先進(jìn)先發(fā)，推陳儲新”。領(lǐng) 發(fā)料時(shí)，領(lǐng)、發(fā)雙方都必須認(rèn)真核對物資的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量，并由 保管員填寫出庫驗(yàn)證單，經(jīng)雙方查驗(yàn)合格后，簽字存檔備查。5、物資搬運(yùn) 物資的搬運(yùn)質(zhì)量直接關(guān)系到工程的產(chǎn)品質(zhì)量，因此在物資的搬運(yùn)過程中 須嚴(yán)格注意人員、設(shè)備和被搬運(yùn)物資的安全，盡量避免物資在搬運(yùn)過程中的 劃傷磕碰。有包裝的物品嚴(yán)格按照包裝上標(biāo)注的標(biāo)志作業(yè)，保證物品的包裝 完好無損，以確保物資搬運(yùn)過程中不受損壞。6、材料盤點(diǎn) 保管員必須按月對材料進(jìn)行核對、盤點(diǎn)，在盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)損壞、短缺 時(shí)，應(yīng)做好標(biāo)識、記錄，上報(bào)主管