員工檔案管理制度

1、員工檔案管理制度一、目 的 為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整， 防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。二、適用范圍 適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。三、職 責(zé) 公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。四、原則 分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。五、檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表、離職證明、各類合同及協(xié)議。2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告

2、或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證 書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。六、程序1、新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上 方書寫上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入 每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以 HR 管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職 守，嚴(yán)格遵守公司員工保密管理制度 。2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職

3、之日始，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、 身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職（失業(yè)）證明等。七、為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入，具體時(shí)限要求如下 ：1、新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸 檔；2、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；3、社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。八、人事檔案借 /

4、調(diào)閱1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫檔案借 /查閱申請(qǐng)表并經(jīng)有效批準(zhǔn)。2、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。3、部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4、部門主管級(jí)別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管 批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印， 借出的檔案必須在 2 天內(nèi)歸還。6、所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。九、人事檔案歸屬1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù)；檔案分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員 工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔 案應(yīng)妥善保管三年以后銷毀。十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實(shí)施。發(fā)出部門：行政人事部借用、查閱人事檔案審批表借用 /查閱部門借用 /查閱人借用 /查閱時(shí)間歸還時(shí)間借用 /查閱何人檔案借用 /查閱理由借用 /查閱內(nèi)容借用 /查閱人所