會(huì)議組織流程及注意事項(xiàng)

1、會(huì)議組織考前須知會(huì)議組織流程圖一、會(huì)議籌備一、會(huì)議資料準(zhǔn)備1、在具備條件的前提下將參會(huì)人員的資料按每人次準(zhǔn)備 好,注意區(qū)分參會(huì)人員的角色 如分成會(huì)議主持、 參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、 參會(huì)普通人員,資料根據(jù)人員角色分別準(zhǔn)備 .2、會(huì)議資料較多時(shí),需要根據(jù)會(huì)議議程將會(huì)議資料按次序排放,最好裝訂成冊(cè),編好頁碼,方便參會(huì)人員閱讀.3、當(dāng)參會(huì)各人員 因角色不同需要不同的資料時(shí) ,應(yīng)當(dāng)按 照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位,方便參會(huì)人員領(lǐng)取.4、假設(shè)需要給參會(huì)人員發(fā)放 紀(jì)念品或禮品等,應(yīng)當(dāng)與會(huì)議 資料一同準(zhǔn)備好,置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會(huì)人員.二、會(huì)議通知會(huì)議通知分為口頭通知和書面通知,其中口頭通

2、知只適 用于參會(huì)人員較少的非正式會(huì)議,書面會(huì)議通知需注意以下 幾點(diǎn)：1、 通知：做好 接 的 時(shí)間、對(duì)方姓氏記錄, 下通知必須設(shè)立記錄本,及時(shí)記錄、查閱.2、正式的書面會(huì)議通知應(yīng)包含：簡(jiǎn)要的會(huì)議議程說明、 參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等.3、書面會(huì)議通知應(yīng)通過正式途徑發(fā)送給參會(huì)人員,如OA系統(tǒng)、電子郵箱、網(wǎng)站公布等 ,如有必要可另行 通 知參會(huì)人員.三、會(huì)議議程安排1、正式會(huì)議開始時(shí)一般需要解釋會(huì)議整體流程,將會(huì)議 分為幾項(xiàng)內(nèi)容,如工作匯報(bào)階段、討論階段、工作安排階段 等.會(huì)議流程介紹需要整理成正式文檔作為會(huì)議主持的資料 裝訂好,一般情況下沒有會(huì)議主持人的情況下可有會(huì)議組織 人員介紹會(huì)議流程.

3、2、安排會(huì)議議程時(shí)應(yīng)考慮到會(huì)議時(shí)間,盡量將會(huì)議時(shí)段 安排在正常工作時(shí)段內(nèi),如 9: 00-11:00或者15:00-17:00 , 如果是跨天的會(huì)議或者占用中晚餐時(shí)間的會(huì)議需要考慮是 否安排餐宿問題.四、會(huì)場(chǎng)布置1、應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少.例如在提供信息的會(huì)議里,倘假設(shè) 人數(shù)眾多,那么以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想.在解決問題的會(huì)議里,假 如人數(shù)不多,那么是讓每一位與會(huì)者均環(huán)繞桌子而坐,這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通.再如在培訓(xùn)會(huì)議里,如人數(shù)不多,那么可令與會(huì)者坐在馬蹄型的桌子的外圈,這樣不但便于與會(huì)者與主席之間的溝通,而且也便于與會(huì)者 跟與會(huì)者之間的

4、交流.但假設(shè)人數(shù)眾多,那么最好是將與會(huì)者分 成假設(shè)干小組,每一小組各聚在同一桌子周圍.這種安排的好 處在于方便分組討論及綜合討論.2、正式會(huì)議一般需要安排好參會(huì)人員的坐席并準(zhǔn)備好參會(huì)人員的銘牌,在會(huì)議開始前排好坐席及銘牌.3、對(duì)于安排好坐席的會(huì)場(chǎng),應(yīng)將 會(huì)議資料袋在會(huì)議前擺 放在坐席上.4、需要用到視頻放映或者開視頻會(huì)議時(shí),要調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的投影儀、調(diào)音臺(tái)、幕布、麥克風(fēng)等器械.5、注意各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境因素,例如溫度、燈光等,根據(jù) 實(shí)際情況調(diào)整好.6、會(huì)議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好 各項(xiàng)會(huì)議記錄工具,如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等,以便于在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)工作.7、除非是較長(zhǎng)的會(huì)議超過一個(gè)半小時(shí)的會(huì)議,否那么盡量不要

5、提供茶點(diǎn),以防與會(huì)者分心.8、會(huì)徽標(biāo)：必須要表達(dá)由本次會(huì)議的內(nèi)容.9、橫幅會(huì)議的題目、大小、大約提前3-5天制作.10、講師的行李包或筆記本包注意要放在椅子或其他上面,應(yīng)防止直接放置在地上 ,這能反映由效勞細(xì)節(jié)的水 平.五、現(xiàn)場(chǎng)安排人員入場(chǎng)時(shí)1、會(huì)議開始前在會(huì)場(chǎng) 入口處設(shè)立接待處,準(zhǔn)備好簽到表, 對(duì)參會(huì)人員簽到；在入口處安排效勞人員,明確、清楚的告 訴每位進(jìn)場(chǎng)的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競(jìng)崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？2、會(huì)議資料較少時(shí)可在參會(huì)人員簽到時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員.3、講演稿不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份4、會(huì)議日程安排表5、鉛筆和紙或是其他本筆,這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表6

6、、空調(diào)的溫度問題,如果在高樓層,由于溫度會(huì)往上走, 導(dǎo)致原空調(diào)失效,這些必須在會(huì)議前進(jìn)行安排,可以提前進(jìn) 行降溫或升溫！7、由入口的門窗注意關(guān)閉,安排人員全程負(fù)責(zé)！二、會(huì)議中一會(huì)議記錄1、安排好專職的會(huì)議記錄員,對(duì)參會(huì)人員的發(fā)言進(jìn)行記 錄特別是討論性質(zhì)的會(huì)議,記錄內(nèi)容會(huì)后留底.2、安排專人攝影攝像、錄音,會(huì)后留底.二會(huì)議效勞1、安排專人會(huì)議組織人員或物業(yè)人員 負(fù)責(zé)茶水效勞,2、舉辦大型會(huì)議或視頻會(huì)議時(shí),安排專人負(fù)責(zé)操作麥克風(fēng)、調(diào)音臺(tái)、投影儀、視頻設(shè)備 等.3、著裝由于除講話人之外, 效勞人員是唯一走動(dòng)的人,唯一關(guān)注的人,所以一定要注意著裝如：女性的皮鞋,走 動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)生聲響；動(dòng)作要輕、慢、

7、柔、防止快、重！4、主持人也要防止少走動(dòng),如有特急的事情,可以通過 寫紙條的形式來傳遞.三倒茶1、外面的領(lǐng)導(dǎo)來你們單位,那外面的領(lǐng)導(dǎo)就是客人, 倒茶的時(shí)候要 先給客人倒茶,然后在給自己?jiǎn)挝坏念I(lǐng)導(dǎo)倒 茶；給主席臺(tái)上公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序按進(jìn)入的順序就可以 了特別安排除外,但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)如市長(zhǎng)或更高 級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖.2、倒茶的順序要根據(jù)職務(wù)的上下 ,比方說參加會(huì)議的 有單位董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理,那你就應(yīng)該先給董事長(zhǎng) 倒茶,然后在是總經(jīng)理,在輪到副總經(jīng)理.3、切記一點(diǎn),倒茶不能倒?jié)M,這個(gè)是很忌諱的,倒?jié)M 了有驅(qū)客的嫌疑.4、沖水不能沖著對(duì)方,針對(duì)沖水的動(dòng)作,要進(jìn)行分解： 要拿起杯子,不要對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)沖水,不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象,不能 直接在桌面上沖等.5、沖水的效勞人員最好只安排 1人,可以防止太多的吸 引會(huì)場(chǎng)參與者的目光.6、要保證每一個(gè)人都有水喝,但不要試圖在沖水時(shí)每一 個(gè)都去沖.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物一定要保證有水,參會(huì)者不一定照顧到.四其他1、參會(huì)人員就坐后提醒全部參會(huì)人員關(guān)閉 或調(diào)成靜 音.2、會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí),可適當(dāng)安排中途休息時(shí)間 .三、會(huì)議后一整理會(huì)議記錄1、整理好會(huì)議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄,