單據(jù)填寫規(guī)范及流轉管理辦法

1、 ISO程序文件 文件編號：單據(jù)填寫規(guī)范及流轉管理辦法文件編號：YL-SOP-FI-009-A編制部門：武漢億力電子科技有限公司編制人：趙培批準人：版本號：A生效日期：2015年08月26日受控狀態(tài)：受控抄送部門：公司全體 ISO程序文件 文件編號：YL-SOP-FI-009-A文件修改記錄文件版次文件修改內(nèi)容文件修改日期修改人A/0新文件2015.06.251. 目的：為保證公司會計核算的政策進行，增強財務信息的準確性、及時性，以滿足公司經(jīng)營決策需要，根據(jù)國家會計制定和會計準則的要求，結合本公司的實際問題和業(yè)務特點，特制定本辦法。2. 范圍：本辦法規(guī)定了公司內(nèi)部單據(jù)的內(nèi)容填寫及流轉過程的要求

2、與檢查考核，適用于我公司內(nèi)部的所有財務單據(jù)管理要求。3. 職責：公司全體員工必須按本制度執(zhí)行。4. 內(nèi)容4.1管理部門與分工4.1.1單據(jù)類型序號單據(jù)名稱填寫部門聯(lián)次適用范圍備注1借支單各部門1員工個人借支及業(yè)務借支2費用報銷單各部門1員工業(yè)務報銷3差旅費報銷單各部門1員工差旅費報銷4支出證明單各部門1無原始憑證類業(yè)務報銷4.2.管理內(nèi)容與要求 以上單據(jù)必須使用藍、黑鋼筆或簽字筆填寫，不得使用圓珠筆填寫。字跡工整，不得涂改，凡填寫大小寫金額的單據(jù)，大小寫金額必須一致，相關內(nèi)容需填寫完整。各填寫人員簽名時需同時注明簽名日期。4.2.1借支單 員工因差旅費、采購等需預先支取款項使用此單。4.2.1

3、.1借支人必須填寫清楚借支單上的內(nèi)容，包括日期、部門、借支人姓名、職務、借支事由、金額大小寫、借支人簽名等，并附帶相關借支依據(jù)（合同、申購單、出差申請單等），必須經(jīng)部門領導簽批后方可交由財務出納審核。其中“借支事由”應填寫應簡明扼要，內(nèi)容需載明業(yè)務發(fā)生日期、當事人、使用目的等，若涉及到類似采購等事項，需載明合同、單據(jù)或申購單編號。不符合上述要求，財務人員將退回相關單據(jù)，經(jīng)手人不得以各種理由抵觸。4.2.1.2財務出納在收到借支人遞交的借支單時，應核對單據(jù)填寫是否完整、內(nèi)容是否真實、金額是否準確及無涂改，所附單據(jù)是否完整、準確，相關人員簽名、簽章是否完整，收款信息與合同是否一致。對不符合要的單據(jù)

4、，財務應用鉛筆或便簽注明不符合項并及時退回經(jīng)手人更正。對符合要求的單據(jù)出納應簽字轉至主管會計復核并安排付款。4.2.1.3主管會計審核相關借支單據(jù)，在正確合規(guī)的單據(jù)上簽字后還給出納，大額（見附表）需提前報總經(jīng)理審批，出納在規(guī)定的期限內(nèi)安排付款。付款后出納將水單截圖發(fā)給對應的借支人，并在單據(jù)右上角蓋“付訖”章，將單據(jù)記賬后注明憑證號，交主管會計復核、保管。4.2.1.4借支人原則上需在借支發(fā)生起1個月內(nèi)集齊相關報銷憑證，填寫報銷單交到財務部辦理沖銷事宜，財務出納將在3個工作日內(nèi)審核完報銷單，交由財務主管、經(jīng)理及相關領導審批，審批通過的，為借支人辦理借支沖銷手續(xù)。無法在規(guī)定時間取得相關報銷憑證或逾

5、期辦理報銷手續(xù)的，經(jīng)手人在報銷時應單獨說明逾期原因，并由分管領導審批，但原則不上不得超過2個月。不按此項規(guī)定執(zhí)行者，財務有權向公司董事會上報裁定。4.2.1.5特別規(guī)定：原則上應遵循“前款未清，后款不借”的規(guī)定，特殊情況下，同一借支人必須核對清楚前次借支情況，才可以進行第二次辦理借支事宜。4.2.1.6財務出納每月26號提交借支未還清單，各借支人應及時對照并辦理報銷手續(xù)。4.2.2費用報銷單 員工日常采購、辦公費、招待費等費用采用此單據(jù)填寫。4.2.2.1填寫要求4.2.2.1.1報銷人必須取得真實、合法、完整之原始憑證，發(fā)票單位名稱必須正確無誤（武漢億力電子科技有限公司），由報銷人必須將原始

6、單據(jù)整齊地粘貼在報銷單背面左上角，同類票據(jù)必須粘在一起。原始憑證一般不得涂改，如有改動，外來發(fā)票必須由對方加蓋公章，自制憑證由經(jīng)手人蓋章，否則不予報銷。原則上，報銷必須提供正規(guī)發(fā)票，對于確實沒有正規(guī)發(fā)票的，必須區(qū)分合法發(fā)票和收據(jù)二者分開填單報銷。4.2.2.1.2采購報銷（含物料、工具、辦公用品、固定資產(chǎn)等采購）應附發(fā)票、收據(jù)、送貨單、入庫單。其中發(fā)票明細為“XXX材料一批”/“詳見銷貨清單”的，后面需附蓋有對方財務專用章的銷貨清單；日常費用類報銷后附單據(jù)為發(fā)票或收據(jù)，專利、無形資產(chǎn)申請需附相關證照復印件。4.2.2.1.3報銷單據(jù)應填列完整，日期、部門、報銷項目、摘要、大小寫金額等為必填項，

7、備注欄視需要填列。具體說明如下:“報銷項目”應填寫對應費用劃分的項目；“摘要”填寫應簡明扼要，內(nèi)容需載明業(yè)務發(fā)生日期、當事人、使用目的等，若涉及到類似采購等事項，需載明合同、單據(jù)或申購單編號（附對賬單的除外）；若業(yè)務涉及多個報銷項目，如車費、餐費等，可以填在一張報銷單上，但需按項目分行填，各報銷項目必須附有對應的原始憑證；“金額”應填寫類別相同的原始憑證上的合計數(shù)，采用阿拉伯數(shù)字填列，最后一欄的合計數(shù)字前加人民幣符號“￥”，如￥200.00；“金額大寫”應填寫本張報銷單的合計金額的大寫數(shù)字，大寫前必須加“”,大寫后的如為零，也必須填“零”，不能為空白；“原借款”填寫原借支款；“應退（補）款”對

8、應填寫應退、補款；“備注”欄填寫“款未付/款已付”字樣及其他需列明的事項。不符合上述要求，財務人員將退回相關單據(jù)，經(jīng)手人不得以各種理由抵觸。4.2.2.1.4本期的費用先分類，再按日期整理，以費用報銷單背面左上角為準進行粘貼，只用粘發(fā)票的左上角，超出部分應折疊，先從右邊往外疊，再從下面往外疊。粘貼工具只能使用膠水，不得使用回形針或訂書機裝訂。4.2.2.2報銷流程4.2.2.2.1報銷人應在業(yè)務發(fā)生1個月內(nèi)按上述要求填寫完報銷單并將該單據(jù)遞交財務審核；4.2.2.2.2財務在收到單據(jù)3個工作日內(nèi)必須審核完成并返回給報銷人（批量遞交的，適當延期處理）。報銷單據(jù)由出納收集，分發(fā)給各項目會計審核，審

9、核重點為：單據(jù)填寫是否完整、內(nèi)容是否真實、金額是否準確及無涂改，所附原始憑證是否完整、準確，相關人員簽名、簽章是否完整，發(fā)票信息與合同是否一致。對于有誤的應說明原因，退回報銷人更改，符合要求的由項目會計簽字進入下一流程。4.2.2.2.3報銷人收到財務返回的單據(jù)，已審核無誤的交由相關領導簽字審批。4.2.2.2.4報銷人憑相關領導及財務簽字審核的單據(jù)方可辦理付款、銷賬等相關手續(xù)。對貨到付款的報銷單據(jù)，應傳遞給主管會計審核并交出納付款，出納付款后將此類報銷單據(jù)分發(fā)給各項目會計記賬，記賬完成后將單據(jù)傳遞至總賬會計復核；對只是報銷的單據(jù)，出納收到后將此類報銷單據(jù)分發(fā)給各項目會計記賬，記賬完成后將單據(jù)

10、傳遞至總賬會計復核，出納核實報銷人借支明細，開收據(jù)為借支人銷賬。4.2.3差旅費報銷單 員工出差發(fā)生的費用使用此單填寫。4.2.3.1填寫要求4.2.3.1.1出差人員應完整填寫單據(jù)，包括日期、出差人、事由、起止時間及地點、交通費和其他?！笆掠伞睉顚懢唧w事由，并附上出差申請表或其他，如為會議要附有會議通知，如為其他單位邀請要附有邀請函；“起止時間及地址”應按車票的時間及地址順序填寫（城市與城市之間）；“交通費”應按機票或車票的金額及數(shù)量填寫；“其他-住宿費”應填寫所有住宿費發(fā)票的合計金額；“其他”項可添加其他報銷類型，如“其他-市內(nèi)交通費”，應填寫出差期間在市內(nèi)產(chǎn)生的交通費合計數(shù)；“預支旅費

11、”、“退回金額”、“補領金額”應填列前期借款情況及應退補金額。特別說明：出差期間發(fā)生的招待費等不在此填列，應單獨使用費用報銷單填列。4.2.3.1.2本期的費用先分類，再按日期整理，以報銷單背面左上角為準進行粘貼，只用粘發(fā)票的左上角，超出部分應折疊，先從右邊往外疊，再從下面往外疊。粘貼工具只能使用膠水，不得使用回形針或訂書機裝訂。4.2.3.2 報銷流程4.2.3.2.1出差人員在業(yè)務發(fā)生1個月內(nèi)按上述要求填寫完報銷單并將該單據(jù)遞交財務審核；4.2.3.2.2出納在收到單據(jù)3個工作日內(nèi)必須按差旅費報銷制度審核完成并返回給出差人員（批量遞交的，適當延期處理），對于不符合要求的財務應說明原因，要求

12、報銷人更改。符合要求的由財務核算出差補貼，算出合計數(shù)，填列在報銷單上，并交由報銷人進行下一步處理；4.2.3.2.3報銷人收到財務返回的單據(jù)，已審核無誤的交由相關領導簽字審批；4.2.3.2.4報銷人憑相關領導及財務簽字審核的單據(jù)方可到辦理付款、銷賬等相關手續(xù)。出納開具收據(jù)銷賬或直接付款后保留單據(jù)記賬，記賬完成后將單據(jù)傳遞給總賬會計復核。4.2.4支出證明單 對于確實無原始憑證的單據(jù)使用此單。4.2.4.1填寫要求4.2.4.1.1報銷人應完整填寫單據(jù)，包括日期、支出科目、摘要、金額、缺乏正式單據(jù)的原因等?！爸С隹颇俊蓖M用報銷單的“報銷項目”填列要求；“摘要”、“金額”同費用報銷單的“摘要”

13、、“金額”填列要求； 小寫合計數(shù)應在“￥”后面靠左填列；“缺乏正式單據(jù)之原因”應填寫無原始憑證的原因或其他應注明的事項。4.2.4.2報銷流程4.2.4.2.1報銷人在業(yè)務發(fā)生1個月內(nèi)按上述要求填寫完單據(jù)，相關證明人簽字后遞交給相關領導簽字審批；4.2.4.2.2員工將有領導簽字審批的單據(jù)遞交到財務審核；4.2.4.2.3財務在收到單據(jù)3個工作日內(nèi)必須審核完成并返回給員工（員工批量遞交的，適當延期處理）；4.2.4.2.4員工憑相關領導審批、財務審核的單據(jù)方可到財務部辦理付款、銷賬等相關手續(xù)。出納開具收據(jù)銷賬或直接付款后保留單據(jù)記賬，記賬完成后將單據(jù)傳遞給總賬會計復核。4.3 附加說明： 本管

14、理辦法由財務部提出 本管理辦法由財務部起草并負責解釋。附圖：1.借支單必填必填必填簽名+日期2.費用報銷單注意大寫，前面必須加，尾數(shù)為零的，必須寫“零”簽名+日期必填必填摘要需寫清楚時間、事由前面必須加￥必填3.差旅費報銷單簽名+日期合計數(shù)由財務填寫填列有發(fā)票的市內(nèi)交通費合計數(shù)填列有發(fā)票的住宿費合計數(shù)按票面時間填寫出差事由要清晰必填備注：交通費明細較多的，需另用費用報銷單詳細填寫，該費用報銷單做為附件粘貼在差旅費報銷單后，合計金額仍填列在差旅費報銷單中。4.支出證明單必填合計數(shù)簽名+日期摘要需寫清楚時間、事由必填必填必填備注：1.付款賬號請寫在單據(jù)背面，內(nèi)容包括收款賬戶名、收款銀行名稱、收款賬號。2.大寫數(shù)字如下：壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 億借支單報銷流程部門經(jīng)理主管會計總賬會計出納借支人審批審核借支單復核、記賬審核、保管結束 有誤審核截圖付款 無誤開始填寫借支單費用報銷流程部門經(jīng)理主