采購內(nèi)控流程

1、第2章 企業(yè)內(nèi)部控制一采購2. 1采購授權(quán)審批制度制度名稱采購授權(quán)審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條目的為明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦 理采購與付款業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍和工作要求，特制定本制度。第2條進行授權(quán)審批采購業(yè)務(wù)中審批人應當在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。第3條 嚴禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)1 .采購員應當在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準辦理采購與付款業(yè)務(wù)。2 .對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，采購員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。第4條專家論證適用情形對于重要和技術(shù)

2、性較強的采購業(yè)務(wù)，采購部應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止決策 失誤而造成嚴重損失。第5條請購使用部門根據(jù)企業(yè)采購預算、實際經(jīng)營需要等提出采購申請，經(jīng)部門負責人簽字后，及時向采購部門 提出采購申請。第6條審批采購經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長根據(jù)規(guī)定的職責權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M行審核、審批。1 .采購預算內(nèi)采購額在 1萬元以內(nèi)的，采購經(jīng)理審批；采購額在120萬元的，由總經(jīng)理審批；采購額在20萬元以上的，由法務(wù)、財務(wù)審核，董事長審批。2 .采購預算及計劃外采購項目均由財務(wù)部審核，董事長審批。3 .對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應當要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準。第7條采購1 .采購經(jīng)理根據(jù)

3、經(jīng)過審批的采購申請組織采購員進行采購2 .采購員進行市場調(diào)查，進行比質(zhì)、比價，擬定供應商名單，經(jīng)采購經(jīng)理審核并提出參考意見，交總 經(jīng)理最終確定合格供應商名單。3 .采購部根據(jù)合格供應商名單進行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購經(jīng)理審閱，報相關(guān)負責 人審批后簽訂購貨合同。第8條驗收質(zhì)量管理部門根據(jù)企業(yè)有關(guān)驗收規(guī)定對采購的商品進行驗收，對于在驗收中發(fā)現(xiàn)的問題應及時報告采 購部門，采購員根據(jù)驗收情況進行辦理。1 .驗收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務(wù)數(shù)量不符合企業(yè)規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報采購經(jīng)理審批。2 .采購的商品存在重大質(zhì)量問題，采購經(jīng)理組織由管理層人員、質(zhì)量管理部、財務(wù)部等部門開會共

4、同 討論解決，解決方案報董事長審批后，采購部負責處理。第9條付款1 .財務(wù)部應付賬款會計對采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證進行審核，具體審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實，手續(xù)是否齊全，計算是否正確。2 .審核無誤后交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應商。第10條賬務(wù)處理1 .財務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照會計核算規(guī)定及時、準確地編制記賬憑證。2 .將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及進口物資的報關(guān)單等支持性憑證附在 記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。3 .每月應根據(jù)記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類

5、明細賬中。第11條對賬1 .財務(wù)部門應于每月末與供應商進行貨款結(jié)算的核對。2 .取得供應商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，企業(yè)與供應商的月末余額應保持一致。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2. 2采購申請審批制度制度名稱采購申請審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則1 1條企業(yè)為明確商品或勞務(wù)采購的申請與審批規(guī)范，特制定本制度。2 2條 本企業(yè)內(nèi)所有部門的請購，除另有規(guī)定外，均依本制度的規(guī)定辦理。3 3條責權(quán)單位。4 .采購部負責企業(yè)所需物資的采購工作。5 .財務(wù)部負責采購物資的貨款支付工

6、作。6 .物資使用部門和倉庫部門提出采購申請。7 .財務(wù)總監(jiān)、董事長根據(jù)權(quán)限審批采購項目。第2章請購審批規(guī)定第4條 原材料或零配件的請購。1 .需求部門請購。(1)原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H經(jīng)營需要提出請購單。(2)采購部接到請購單后，核庫確定是否采購。采購員審查請購單，檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復提出，以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量。如果采購員認為請購申請合理，則根據(jù)所掌握的市場價格，編制采購預算。經(jīng)采購員簽署同意的請購單交財務(wù)部進行審核，如果該項請購在經(jīng)營目標和采購預算范圍內(nèi)，財務(wù)部簽字確認后可交采購部門辦理采購手續(xù)。采購部應將處理過的請購單歸檔備案。第5條臨時性商品

7、的請購。1 .臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。2 .使用部門需要在請購單上對采購商品作出描述，解釋其目的和用途。3 .請購單須由使用部門負責人審批同意，并須經(jīng)總經(jīng)理簽字后，采購部方可辦理采購手續(xù)。第6條 經(jīng)常性服務(wù)項目的請購。1 .經(jīng)常性服務(wù)項目指的是由同一服務(wù)機構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務(wù)項目，例如公用事業(yè)、期刊 雜志、保安等服務(wù)項目。2 .使用部門需要這些服務(wù)時，提出請購單，由總經(jīng)理進行審核、審批。第7條 特殊服務(wù)項目的請購。1 .特殊服務(wù)項目請購是指保險、廣告、法律和審計等服務(wù)采購申請。2 .董事長、董事會或股東大會進行審議批準。3 .審議人員參照過去的服務(wù)質(zhì)量和收費標準，分析

8、申請人提供的需要內(nèi)容，包括選定的廣告商、事務(wù) 所及費用水平是否合理等，經(jīng)董事長批準后，這些特殊服務(wù)項目才能進行采購。第8條 資本支出和租賃合同。1 .對于資本支出和租賃合同，應該由經(jīng)辦部門提出請購，董事長、董事會或股東大會進行決策。2 .對重要的、技術(shù)性較強的請購項目，應當組織專家進行論證，集體決策和審批，防止決策失誤而造 成嚴重損失。第3章請購單規(guī)定第9條 請購單的開列和遞送。1 .請購單的開列。(1)請購經(jīng)辦人員應根據(jù)用料預算以及庫存情況開立請購單。(2)請購單分為計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單。(3)各部門在生產(chǎn)、基建、維護工作中需采購的各類物資、工具、儀器儀表以及房屋裝修、維修等各

9、類開支，都必須按計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單所列內(nèi)容填報。(4)請購單經(jīng)使用部門負責人審核后，依請購核準權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導簽字批準，并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號，送采購部門。2 .需用日期相同且屬同一供應商提供的統(tǒng)購材料，請購部門應根據(jù)請購單附表，以一單多品方式，提 出請購。3 .緊急請購時，由請購部門于請購單中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。4 .材料檢驗必須經(jīng)過特定方式進行的，請購部門應于請購單上注明要求。5 .物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制請購單，提出請購申請。第10條 免開請購單部分。1 .總務(wù)性用品免開請購單，并可以總務(wù)用品申請單委托總務(wù)部門辦理采購?？倓?wù)用品分類如下。(

10、1)禮儀用品，如花籃和禮物等。(2)招待用品，如飲料和香煙等。(3)書報、名片、文具等。(4)打字、刻印、賬票等。2.零星采購及小額零星采購材料項目。第11條請購事項的撤銷。1 .撤銷請購事項時應由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在請購單第1、2聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標記并注明撤銷原因。2 .采購部門撤銷請購時，注意辦理以下事項。(1)采購部門在原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。(2)原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門通知撤銷，并由物料管理部門將原請購單 退回原請購部門。(3)原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。第4章附則第12條 本制度自頒布2016年7

11、月1日起執(zhí)行。第13條 本制度由采購部負責解釋。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2. 3采購預算管理制度制度名稱采購預算管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條目的為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購資金合理的需要，特制 定本制度。第2條采購預算管理的含義1 .采購預算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等 的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于企業(yè)整體目標的實現(xiàn)及其資源的 合理配置。2 .預算管理就是指企業(yè)內(nèi)部通過編制預算、執(zhí)行預算、預算差異分析和預算考核來管理企業(yè)

12、的經(jīng)濟活動，反映企業(yè)管理的成績，保證管理政策的落實和目標的實現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。3.采購預算管理是企業(yè)預算管理的一個分支，應與預算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。第3條 編制米購預算1.編制采購預算是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標確定采購預算項目，建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將企業(yè)在未來一定時期內(nèi)應達到的具體采購目標以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。(1)根據(jù)企業(yè)年度銷售計劃，由相關(guān)使用部門(生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等)填寫本部門的采購預算申請單，上交采購部。(2)采購員匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，由采購經(jīng)理補充完善后，交財務(wù)部和預算管理委員會逐一核準，采購員調(diào)整、完善采購預

13、算，上交董事長審批。第4條執(zhí)行采購預算1 .將審批的各項采購預算指標及時地下達給相關(guān)責任部門及人員。2 .對預算執(zhí)行過程進行監(jiān)控。第5條 分析和調(diào)整采購預算差異1 .在預算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計和財務(wù)部門核算的實際數(shù)據(jù)，即預算的實際執(zhí)行結(jié)果與 預算數(shù)進行比較，編制預決算分析報告。2 .如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預算的具體措施。第6條 采購預算資金控制1 .在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度。2 .部門負責人只能在自己的權(quán)限內(nèi)進行審批，限額以上的采購申請應按企業(yè)請購審批制度辦理請購， 嚴格控制無預算的資金支出。3 .對于預算內(nèi)的

14、采購項目，請購部門應嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。4 .對于超預算和預算外采購項目，采購部及財務(wù)部對需求部門提出的申請進行審核，最終由董事長審批后才能給予辦理編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2. 4采購控制制度制度名稱米購控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應商選擇等各項規(guī)定，確保采購過程透明化。第2條責權(quán)單位1 .采購部負責本制度的制定、修改、廢除等工作。2 .董事長負責本制度制定、修改、廢除等的審批。第2章采購方式控制第3條 采購方式分類1 .訂單采購方式(1)采購部根據(jù)批準的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上

15、注明求購商品或勞務(wù)的具體項目、價格、數(shù)量、 交貨時間等，送交供應商并表明購買意愿。(2)供應商按照訂單上面的要求生產(chǎn)和供應商品或勞務(wù)。(3)訂單在提交給供應商之前應由財務(wù)部門檢查訂單的合理性。2 .合同訂貨方式(1)采購部與供應商通過談判就采購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容 達成一致，并且以購銷合同的形式確定下來。(2)供應商按合同提供貨物并取得貨款，企業(yè)按合同驗收貨物并支付款項。3 .直接采購方式采購人員根據(jù)批準的請購單，就其所列貨物直接向供應商購買的一種采購方式。4 .比質(zhì)比價采購方式選擇三家以上的供應商，就其質(zhì)量、價格、供貨期等進行對比分析，在符合質(zhì)量標準的前提

16、下，選擇 價格最低的供應商。5 .緊急采購方式因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需 要時方可采用。6 4條采購方式選擇1 .根據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應情況確定采購方式。2 . 一般商品或勞務(wù)的采購應采用采購訂單或合同訂貨等方式。3 .小額零星商品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。4 .重要的商品或勞務(wù)以及政策性采購等應當經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序后，采用訂單或合同方式或者比質(zhì)比價方式。5.大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項目主要物資的采購以及其他金額較大的大宗物資采購 采用比質(zhì)比價采購方式。第3章采購數(shù)量控制第5條 采購數(shù)量應該

17、嚴格按照采購計劃進行確定。第6條 采購員應審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。第7條 檢查使用商品和獲得勞務(wù)的部門負責人是否在請購單上簽字同意。第8條 對于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析，將各種請購 進行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟批量法來測算成本。第9條對于請購數(shù)量不大，或者零星采購的商品，采購批量的成本分析控制可對照資金預算來執(zhí)行。第4章采購時間控制第10條 采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應商備貨時間、運貨時間、驗收時 間和入庫時間等。第11條根據(jù)請購性質(zhì)和采購方式確定具體的采購時間。1 .現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù)從實際使用或需要日

18、期算起，倒算出合理的采購時間。2 .以最佳成本為原則確定最經(jīng)濟的訂貨方式采購時間通常是按照庫存量控制的方法確定采購時間。3 .保險儲備量和定量當某一商品達到訂貨點時就是采購時間。第12條 對采購時間的控制是防止正常的業(yè)務(wù)活動被推遲，或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產(chǎn)。第13條 采購時間的控制由倉庫管理部門運用經(jīng)濟批量法和分析最低存貨點來進行，但當請購單已經(jīng)提出，采購員應及時處理請購單，并將處理結(jié)果及時通知倉庫管理部門。第5章供應商選擇第14條 供應商初步評價1 .采購部與使用部門根據(jù)企業(yè)實際需求尋找適合的供應商，同時收集多方面的資料，如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價格作為篩選的依據(jù)，并要求有合

19、作意向的供應商填寫“供應商基本資料表”。2 .采購員對“供應商基本資料表”進行初步評價，挑選出值得進一步評審的供應商，填寫供應商候選 名單，交采購經(jīng)理審核。3 .選擇供應商標準(1)供應商應有合法的經(jīng)營許可證，應有必要的資金能力。(2)供應商按國家(國際)標準建立質(zhì)量體系并已通過認證。(3)有良好的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識。(4)具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本企業(yè)經(jīng)營需要。(5)同等價格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價同質(zhì)擇其近。4 .采購員在對供應商進行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求， 對于有毒品、危險品，需要求供應商提供相關(guān)證明文件。第15條 供應商現(xiàn)場評審

20、1 .采購部會同使用部門、請購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財務(wù)部門共同進行供應 商的現(xiàn)場評審，并提出相應的意見和建議。2 .供應商評價內(nèi)容(1)采購部主要負責評價供應商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級及服務(wù)等方面。(2)財務(wù)部主要負責評價供應商要求的付款條件等。(3)使用部門、質(zhì)量管理部門主要負責評價供應商提供商品的質(zhì)量。(4)上述所有部門共同對采購的價格、交貨時間進行評價。3 .適用范圍(1)根據(jù)所采購物資對企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個級別，不同級 別實行不同的等級控制。(2)必須對提供關(guān)鍵與重要材料的供應商進行現(xiàn)場評審。(3)對于普通物資的供應商，無需進

21、行現(xiàn)場評審。(4)緊急、小額零星的采購，由使用部門直接提出申請，采購員進行市場調(diào)查后，直接選擇供應商， 經(jīng)采購經(jīng)理審批后，進行采購。第16條 “供應商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定1 .采購部負責與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應商和普通物資供應商簽定“供應商質(zhì)量保證協(xié)議”。2 .“供應商質(zhì)量保證協(xié)議” 一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應商提供合格物資的一種契約。第17條 樣品需求與供應商送樣1 .如有樣品需求，由采購員通知供應商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出 詳細的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。2 .樣品應為供應商正常經(jīng)營情況下的具有代表性的商品，數(shù)量應多于兩件。第18條

22、樣品確認1 .樣品在送達企業(yè)后，由驗收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗，并 填寫“樣品簽樣試用回單”。2 .經(jīng)確認合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標簽”，并注明合格或不合格，標識檢驗狀態(tài)。3 .合格的樣件至少為兩件，一件返還供應商，一件留在采購部作為今后檢驗的依據(jù)。第19條 確定合格供應商名單1 .采購員根據(jù)現(xiàn)場評審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果選擇合格供應商，無需進行現(xiàn)場評審的，直接填寫合格供應商名單后，交采購經(jīng)理審核。2 .采購經(jīng)理審核無誤后，交董事長審核。3 .原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應商，以供采購時選擇。4 .唯一供應商或獨占市場的供應商，可直接列入“合格供應

23、商名單”。第6章訂單的控制5 20條選定合格的供應商后，采購員在合格的供應商名單內(nèi)找出合適的供應商進行采購。6 21條采購價格審核1 .財務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負責審核采購價格，并報總經(jīng)理、董事長審批。2 .對所有超過規(guī)定價格的訂單必須經(jīng)過董事長特殊審批。第22條條款審核財務(wù)部門對采購訂單進行審核，特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。第23條合同審批根據(jù)采購授權(quán)審批制度的相關(guān)規(guī)定，報相關(guān)人員按權(quán)限進行審批。第24條 登記采購訂單，ERP自動生成。第7章附則第25條 本制度經(jīng)董事長審批后，自 2016年7月1日起執(zhí)行。第26條本制度由采購部負責解釋。編制日期審核日期批準日期修改標記修改

24、處數(shù)修改日期2. 5驗收管理制度制度名稱驗收管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，并出具驗收證明。第2條 驗收人員對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應當立即向采購部或有關(guān)部門報告，采購部或有關(guān) 部門應查明原因，及時處理。第3條 貨物的驗收由質(zhì)量管理部門主導，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到貨物 的數(shù)量和質(zhì)量進行檢驗。第4條收貨準備。1 .貨物驗收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準的“訂購單”時，按供應商、貨物交貨日期分別依序排列，并 于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。2 .對于需要按重

25、量、長度、體積等方面計量的物資，應借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗 收，不得虛估。第5條 待驗貨物處理。已經(jīng)到貨、等待驗收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標簽并詳細注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù) 量及到貨日期，并且應與已驗收的貨物分開儲存，并規(guī)劃出“待驗區(qū)”以示區(qū)分。第6條實施驗收。1 .貨物到貨后，貨物驗收人員應會同使用部門根據(jù)“裝箱單” 、“訂購單”、“合同”等采購文件核對貨 物名稱、規(guī)格并清點數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“訂購單”。同時，驗收人員填寫驗收報告單并在上面簽字。2 .質(zhì)量管理部門應當使用按順序編號的驗收報告，對那些沒有對應采購申請的商品或勞務(wù)，一律不

26、得簽收。3 .質(zhì)量管理部門驗收完畢后，對驗收合格的商品或勞務(wù)應當編制一式多聯(lián)、預先編號的驗收證明，內(nèi) 容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時報告采購部門和財務(wù)部門。4 .驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單”、“訂購單”或合同所載內(nèi)容不符，應通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進行處理。5 .驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達到一定程度時，驗收人員應及時通 知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。6 .公證單位或供應商確認后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負責

27、人核實后，送財務(wù)部門及采購 部門辦理。第7條超交處理。1.交貨數(shù)量超過訂購量的部分應退回供貨商。2.屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量，經(jīng)請購部門主管同 意后進行收貨，并通知采購人員。第8條短交處理。交貨數(shù)量末達到訂購數(shù)量，以要求補足為原則，由驗收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應商進行處理。第9條急用品驗收。緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。驗收人員應先與采購部核對，確認無誤后，按收貨作業(yè)辦理。第10條 貨物驗收規(guī)范。質(zhì)量管理部門應當根據(jù)貨物的重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關(guān)部門，按照所需貨物制定“貨物驗收規(guī)范”作為采購及驗收的依據(jù)。第11條貨物檢驗結(jié)果

28、處理。根據(jù)不同檢驗結(jié)果可做以下兩個方面處理。1 .檢驗合格的貨物，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。2 .驗收不合標準的貨物，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于“材料檢驗報告單”上注明不合格原因， 經(jīng)負責人核實后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。第12條退換貨作業(yè)。1 .檢驗不合格的貨物退貨時，采購員應開立“貨物交運單”并附有關(guān)“貨物檢驗報告單”呈采購經(jīng)理 簽字確認后辦理退貨。2 .貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務(wù)部門。3 .對于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的要負責聯(lián)系維修或索賠，索賠收入連同賠償物品清單及賠償原因說

29、明等全部上繳財務(wù)部門編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期4 . 6付款控制制度制度名稱付款控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第i章總則第i條為規(guī)范企業(yè)商品采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理，特制定本制度。第2條 本制度由采購部制定、修改，報董事長審批后執(zhí)行。第3條 企業(yè)應當按照現(xiàn)金管理暫行條例、支付結(jié)算辦法和內(nèi)部會計控制規(guī)范資金（試行）等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。第2章 付賬控制中單據(jù)的審核第4條 財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應當對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、 完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。第5條真實性審核。1 .應付賬款會計應確定原始憑證是否虛假，是否存

30、在偽造或者涂改等情況。2 .核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的本質(zhì)等。第6條合法性審核。審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。第7條合規(guī)性審核。審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀、弄虛作假現(xiàn)象等。第8條完整性審核。根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。第9條 除對上述5、6、7、8條審核外，還應對原始憑

31、證的正確性進行審核，即審核原始憑證的摘要 和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額是否相符等。第3章 付賬控制中的現(xiàn)金使用第10條現(xiàn)金使用范圍。1 .向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。2 .結(jié)算起點以下的零星采購支出價款。3 11條現(xiàn)金使用方法。1 .采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務(wù)部提出申請。2 .財務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。3 .財務(wù)人員不得從企業(yè)的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支） ，需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準。4 .因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應向開

32、戶銀 行提出書面申請，由企業(yè)財務(wù)部門負責人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。第4章付賬控制第12條 采購員在付款時，應得到采購經(jīng)理、驗收儲存、財務(wù)部門等部門負責人的相應確認或批準。第13條一切購貨業(yè)務(wù)應編制購貨訂單，購貨訂單應通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、董事長等）簽單批準。訂單副本應及時提交財務(wù)部門。第14條 收到貨物并驗收后，驗收員應編制驗收報告， 驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應及時送交采購部和財務(wù)部。第15條 收到供應商發(fā)票后，采購員將供應商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認貨物種類、 數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務(wù)部。第16

33、條 財務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復核，檢查其真實性、合法性、合規(guī)性和正確性。第17條 采購付款實行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應付憑單，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)和董事長按權(quán)限審批。第18條 已確認的負債應及時支付， 以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣， 加強與供應商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。第19條 財務(wù)部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。第20條財務(wù)部按月從供應商處取得對賬單，將其與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2

34、. 7退貨管理制度制度名稱退貨管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條目的。明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項。第2條退貨條件。驗收人員應該嚴格按照企業(yè)的驗收標準進行驗收，不符合企業(yè)驗收標準的貨物視為不合格貨物。不合 格貨物應辦理退貨。1 .對于數(shù)量上的短缺，采購員應該與供應商聯(lián)系，要求供應商予以補足，或價款上予以扣減。2 .對于質(zhì)量上的問題，采購員應該首先通知使用部門不能使用該批貨物，然后與使用部門、質(zhì)量管理 部門、相關(guān)管理部門聯(lián)系，決定是退貨還是要求供應商給予適當?shù)恼劭邸? .經(jīng)采購部經(jīng)理審閱、財務(wù)總監(jiān)審核、董事長審批后與供應商聯(lián)系退貨事宜。第3條退貨手續(xù)。檢驗人員應在檢驗不合格的貨物上貼“不合格”標簽，并在“貨物檢收報告”上注明不合格的原因，經(jīng)負責人審核后轉(zhuǎn)給采購部門處理，同時通知請購單位。第4條貨物出庫。當決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權(quán)運輸部門將貨物退回，同時，將退貨通知單副本寄給 供應商。運輸部門應于貨物退回后，通知采購部和財務(wù)部。第5條退貨款項回收。1 .采購員在貨物退回后，財務(wù)部應根據(jù)退貨的數(shù)量、價格、日期、供應商名