萬科地產(chǎn)信息管理規(guī)范制度表格全套-7個文件

1、公司信息管理規(guī)范1 目的 明確公司信息上報、收集、存檔和考核的程序，推進信息溝通扁平化，提高運營 效率。2 適用范圍適用于成都XX房地產(chǎn)有限公司、成都XX置業(yè)有限公司、成都XX物業(yè)管理有限公 司的各類信息。3 術語和定義3.1 定期信息： 指某項工作的定期統(tǒng)計信息或者定期變化的非統(tǒng)計信息。 該類信息的特 點是數(shù)據(jù)性、統(tǒng)計性、分析性強。如：銷售日報、項目管理月報、部門資金計劃等。3.2 即時信息：指即時描述某項工作最新進展或最終結果的信息。如：公司榮譽快報、 緊急法律事件快報、媒體負面曝光等。即時信息分為兩類：a) 固定責任部門的即時信息：指定事項的即時上報，事前已明確責任部門；b) 涉及所有部

2、門的即時信息：突發(fā)事項的即時上報，任何部門都可能遇到。4 職責4.1 總經(jīng)理辦公室：是公司的信息管理部門，負責公司信息管理流程的制定與完善，對 各部門報送的工作信息進行收集、整合、傳遞、跟蹤、監(jiān)督、考評等工作。總經(jīng) 理辦公室計劃信息組負責具體執(zhí)行。4.2 公司各部門：是相關業(yè)務信息的產(chǎn)生、報送和處理部門，根據(jù)其職能完成對信息進 行收集、分析、反饋、跟進等工作。4.2.1 各部門負責人是本部門信息上報第一責任人，主要職責為：a) 指定本部門定期和即時信息的上報人；b) 審核本部門上報的各類信息；c) 督促本部門信息上報人及時、準確上報信息；4.2.2 各部門信息上報人：為本部門信息上報責任人，按

3、照本規(guī)定要求及時、準確、全 面的上報信息。5信息管理原則5.1 抄送原則： 除特別注明外， 所有上報集團和公司的定期或即時信息均要抄送總經(jīng)理辦公室計劃信息組，以便全面統(tǒng)計、評估各部門信息管理情況5.2書面原則：事件發(fā)生較緊急或重大時、節(jié)假日時，為了及時知會相關人員，信息可 先行通過口頭形式傳達，但隨后仍要按本文件的規(guī)定在時限內以書面 形式（包括郵件）報送。5.3保密原則：樹立高度的保密意識，采取嚴格的保密措施，遵守信息傳遞流程及傳遞 范圍，不得將受控的信息向無關人員泄露。5.4問責原則：信息上報人、審核人（各部門負責人）應做好核實工作，對因信息遲報、 錯報、漏報、瞞報而造成嚴重后果的，將追究相

4、關責任人的責任。5.5及時、準確、全面原則：及時、準確、全面是對上報信息的最基本要求，在上報信 息時要注意摒棄“報喜不報憂”的行為。6工作程序6.1信息上報6.1.1信息上報人：各部門需指定專人負責定期、即時信息的報送，上報人名單及調整情況需報總經(jīng) 理辦公室計劃信息組備案。6.1.2信息上報形式：6.1.2.1定期信息：根據(jù)6.2中規(guī)定的報送要求，按指定格式，以電子郵件附件的形式 報送相關部門或將信息上傳至集團內網(wǎng)（萬網(wǎng)景）相關欄目、位置。6.1.2.2即時信息：直接以電子郵件形式報送（應在郵件主題中概括業(yè)務屬性，例如： 開盤快報、入伙快報、項目事務快報等）或將信息上傳至集團內網(wǎng)（萬網(wǎng)景） 相

5、關欄目、位置。6.2上報信息列表6.2.1定期信息列表:部門名稱標準格式時限上報至何處備注總經(jīng)理辦公室（10-5 ）法律信息月報每月4日之前集團風險管理部項目管理月報每月5日之前集團項目管理部業(yè)務信息月報每月5日之前集團辦公室業(yè)務信息組月度人力總結 及計劃無固定格式每月1日之前集團人力資源部員工溝通月報無固定格式每月15日之前集團人力資源部部門月度工作 計劃每月25日之前總辦計劃信息組部門資金計劃按照公司要求每月29日之前財務部計劃執(zhí)行情況 反饋周報每周一 17： 30、八之刖經(jīng)理層全體相關部 門周一10:00 前發(fā)總辦計劃執(zhí)行情況 反饋季報每季度首月 15日之刖經(jīng)理層全體所有部門 任務書每月

6、月底之刖經(jīng)理層全體財務部(8-6 )地價支付簡表每月3日之刖集團資金中心信息月報每月5日之刖集團財務管理部季度報表按照集團要求季度結束后10個工作日內集團財務管理部資金計劃網(wǎng)絡填報每月頭3個工作日之刖集團資金中心資金周報每周一 10: 00、八之刖集團資金中心魅力項目經(jīng)營 月報每月10日之刖GIC部門月度工作 計劃格式同總辦每月25日之刖總辦計劃信息組部門資金計劃格式同總辦每月29日之刖財務部營銷策劃部(5-2 )銷售周報周一上午11: 00、八 之刖集團項目管理部按項目上報銷售日報每天下班之刖集團項目管理部按項目上報項目管理月報格式同總辦每月3日之刖總辦計劃信息組部門資金計劃格式同總辦每月2

7、9日之刖財務部部門月度工作 計劃格式同總辦每月25日之刖總辦計劃信息組設計部(3)項目管理月報格式同總辦每月3日之刖總辦計劃信息組部門資金計劃格式同總辦每月29日之刖財務部部門月度工作 計劃格式同總辦每月25日之刖總辦客戶關系中心投訴月報每月3日以前集團辦公室客戶(3-1 )關系中心部門資金計劃格式同總辦每月29日之前財務部部門月度工作 計劃格式同總辦每月25日之前總辦計劃信息組成本管理部(3-1 )成本信息月報每月3日之前集團成本 審算中心部門資金計劃格式同總辦每月29日之前財務部部門月度工作 計劃格式同總辦每月25日之前總辦計劃信息組工程管理部(2)工地檢查報告每周五之前項目經(jīng)理部 抄：經(jīng)

8、理層全體項目管理月報格式同總辦每月3日之前總辦計劃信息組部門月度工作 計劃格式同總辦每月25日之前總辦計劃信息組項目經(jīng)理部(3)項目管理月報格式同總辦每月2日之前工程管理部部門月度工作 計劃格式同總辦每月25日之前總辦計劃信息組部門資金計劃格式同總辦每月29日之前財務部項目發(fā)展部(5-2 )月度市場報告每月第5個工作 日內集團企劃部土地基本情 況、項目開發(fā)、 土地儲備統(tǒng)計 季度報表按照集團格式每季度首月第5 個工作日內集團財務管理部 和企劃部成都市市場信 息周報每周三之前經(jīng)理層全體部門資金計劃格式同總辦每月29日之前財務部部門月度工作 計劃格式同總辦每月25日之前總辦計劃信息組物業(yè)公司(5-4

9、 )資產(chǎn)負債 月報每月第5個工作 日之前并且不 超過每月9日集團財務管理部會計組物業(yè)經(jīng)營信息 月報每月8日之前集團財務管理部會計組物業(yè)月報每月第5個工作日之前集團物業(yè)管理部業(yè)務督導組魅力項目物業(yè) 管理月報每月3日之前財務部(GIC)部門月度工作 計劃格式同總辦每月29日之前總辦計劃信息組622即時信息列表表一：固定責任部門的即時信息列表部門名稱標準格式時限上報至何處總經(jīng)理辦公室（8）項目關鍵節(jié)點快報事件發(fā)生次日內集團辦公室業(yè)務信息組公司榮譽收到相關通知3個工作日內集團辦公室業(yè)務信息組重要會議紀要會議結束后3個工作日內集團辦公室業(yè)務信息組項目開發(fā)計劃詳見附件項目管理部外聘法律顧問合同備案合同簽定

10、后五個工作日內集團風險管理部緊急法律事件 快報事件發(fā)生之日或 收到起訴狀當日 或次日集團風險管理部媒體負面曝光發(fā)現(xiàn)有媒體曝光 危險的即日；曝光 發(fā)生1日內重事會辦公至媒體 關系組事故災禍事故或災禍 發(fā)生1個工 作日內集團辦公室業(yè)務信 息組財務部暫無營銷策劃部（2）開盤快報開盤結束后3小時內總辦計劃信息組開盤提前或推遲快報開盤提前或推遲確定之后當日內總辦計劃信息組設計部（1）規(guī)劃設計變更快報變更前提前10日上報總辦計劃信息組重要營銷工具完成快報制作或會簽完成當日內總辦計劃信息組客戶關系中心（2）重大投訴（含物 業(yè)公司）投訴發(fā)生1日內集團辦公室客戶關 系中心入伙快報入伙當日結束后 三個小時內總辦計

11、劃信息組成本管理部暫無工程管理部總包單位確定 快報簽約當日內總辦計劃信息組項目經(jīng)理部項目主體開工 快報主體開工后一個 工作日內總辦計劃信息組項目竣工驗收 快報驗收后一個工作 日內總辦計劃信息組項目發(fā)展部獲取土地快報獲得土地后一個 工作日內總辦計劃信息組重要報批報建 文件獲得快報文件獲得后一個 工作日內總辦計劃信息組物業(yè)公司業(yè)主委員會成 立（改選）快報事件發(fā)生后一個工作日內總辦計劃信息組物業(yè)管理服務、 合同終止、變更快報事件發(fā)生后一個工作日內總辦計劃信息組表二：涉及所有部門的即時信息列表名稱標準格式時限上報至何處備注公司榮譽快報收到相關通知2個工作日內總辦計劃信息組主要涉及總辦、財 務部、設計部

12、、項 目經(jīng)理部、營銷策 劃部和物業(yè)公司重要會議紀要快報會議結束后2個工作日內總辦計劃信息組涉及所有部門（包括物業(yè)公司）媒體負面 曝光快報發(fā)現(xiàn)有媒體曝光 危險的當日；曝光 發(fā)生1日內總辦計劃信息組主要涉及總辦、客 服、項目經(jīng)理部、 營銷策劃部和物 業(yè)公司事故災禍快報事故或災禍發(fā)生 當日內總辦計劃信息組主要涉及總辦、客服、項目經(jīng)理部、營銷策劃部和物業(yè)公司重要人士參觀 訪問快報參觀或訪問當日 內總辦計劃信息組主要涉及總辦、財 務部、設計部、項 目經(jīng)理部、營銷策 劃部和物業(yè)公司考察報告、培訓總結無固定格式外地考察或培訓 結束后二周內本地考察或培訓 結束后一周內總辦計劃信息組涉及所有部門6.3信息存檔6

13、.3.1所有定期信息和上報集團的即時信息由各部門負責存檔。上報總辦計劃信息組的即時信息由總辦存檔。6.3.2各部門負責人為信息存檔的第一責任人，信息上報人為經(jīng)辦責任人。如部門有多 個信息上報人，則由一人統(tǒng)一對信息進行存檔。6.3.3總辦計劃信息組將對各部門的信息存檔情況進行不定期檢查。6.4信息管理考核6.4.1公司對各部門信息管理工作的考核分為年度與季度考核。6.4.2年度考核：年度考核采用“ 0.7考核法”。具體如下：年度考核中，信息上報考核權重為0.7,信息管理體系建設考核權重為0.3 計算公式為：各部門信息管理年度考核結果二信息上報年度考核結果*70 % +信息建設年度考核結果*30

14、% 各部門信息上報年度考核結果根據(jù)各部門季度考核結果計算平均分。各部門信息建設年度考核結果，主要從部門信息管理流程建設和公司內網(wǎng) 部門信息平臺維護兩方面進行評價（各部門每年底應提交本年度部門信息 管理體系建設分析報告作為考核依據(jù)，總經(jīng)理辦公室會對報告內容進行抽 查）。6.4.3季度考核：得分即為該部門的考核得分考核中的扣分項有五項：遲報：指信息的上報時間超出要求上報時間 3 天（含）以內的。 缺報：指上報的信息明顯不完整或對事件的描述缺乏連貫性， 包括但不限于以下情形： 要求上報的表格沒有完全填寫上報信息未滿足集團或公司要求內容的 針對同一事件分批報送的信息，出現(xiàn)信息中斷 錯報：指上報的信息與真實情況有出入，包括但不限于以下情形：上報信息出現(xiàn)錯誤的 （對同一信息的描述出現(xiàn)差異， 或對同一數(shù)據(jù)的引用出 現(xiàn)不一致）上報信息與實際情況明顯不符的 漏報：指沒有上報信息，或上報時間超過要求上報時間 3 天以上的。 瞞報： 指刻意不上報或有意上報虛假信息的，包括但不限于以下情形：有意不上報信息的 在上報信息中隱瞞問題的 在上報信息中歪曲事實真相的 扣分辦法： 定期信息每遲報一天扣除 1 分，即時信息每遲報一天扣除 2 分。 缺報、錯報一次扣除 5 分；漏報、瞞報一次扣除 10分。 各扣分項可疊加計數(shù)，單項