作文-公文函寫作基礎知識大盤點

1、公文函寫作基礎知識大盤點什么是公文？公文是公務文書的簡稱，它是一級機關(guān)在 行政管理過程中為處理公務而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文是黨組織、國家機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團體、學校等 在黨務活動、政務活動、技術(shù)活動和經(jīng)濟活動等公務活動中 的產(chǎn)物；公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和 商洽國家事務的一種工具。公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令 作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作 用、交涉作用等等。寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政府的方 針、政策和法規(guī)、法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能 不斷提高辦文質(zhì)量，使公文發(fā)揮它的特殊的功用。根據(jù)國務院辦公廳 19

2、931993 年 1111 月發(fā)布的國家行政機關(guān) 公文處理辦法規(guī)定，我國現(xiàn)行的國家行政機關(guān)公文分1212類 1313 種：命令（令）; ;議案；決定; ;指示; ;公告、通 告；通知；通報；報告；請示；1010 批復；1111 函；1212 會 議紀要。 根據(jù)中央中央辦公廳 19961996 年 5 5 月印發(fā)的中國共 產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例規(guī)定，我國現(xiàn)行的各級黨的機關(guān)公 文有 1414 種：決議；決定；指示；意見；通知；通報； 公報；報告；請示；1010 批復；1111 條例；1212 規(guī)定；1313 函；1414 會議紀要。以上兩個文件是黨政機關(guān)公文制發(fā)的依據(jù)，同時也成為 企事業(yè)單位、社會團

3、體、行業(yè)等選擇通用公文文種的依據(jù)。 當然一些專職機關(guān)，如軍事、外交、經(jīng)濟、法律等的機構(gòu)另 有一些專用公文。公文的處理程序一般包括：收文 ；分辦、批辦；催 辦；擬稿；審核、簽發(fā)；編號、印發(fā)；立卷（歸檔）；）； 銷毀。與寫作有直接關(guān)系的是擬稿。公文的格式要素一般包括：（一）發(fā)文機關(guān)（版頭）發(fā)文機關(guān)即公文的作者，發(fā)文機關(guān)應寫機關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人 民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾 個機關(guān)聯(lián)合行文，應將主辦機關(guān)排列在前。版頭是發(fā)文機關(guān)的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：1 1、 由

4、發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例 如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。2 2、 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、XX市教育委員會（函）O3 3、印有發(fā)文機關(guān)全稱的公函紙，作為版頭。至于幾個機關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機關(guān)一家版 頭，也可用所有聯(lián)合行文機關(guān)的版頭。（二）公文份號htht 公文份號是同一公文印制若干份時 每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數(shù)字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。（三）秘密等級htht 公文的秘密等級

5、分為 “絕密”、 “機 密”、“秘密”三種，由發(fā)文機關(guān)依據(jù)中華人民共和國保守國家秘密法及其實施細則、中央和國家各部、委、 辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定等確定，標 注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為，前標密 級，后標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、秘 密分別可按 3030 年、2020 年、xxxx 年認定。（四）緊急程度緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文 分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級” 下。電報分別標注“特急”、“加急”。（五）發(fā)文字號htht 發(fā)文字號是指發(fā)文機關(guān)編制的公文 代號，簡稱文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年

6、度、發(fā) 文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務院 19981998 年制發(fā)的第 1212 號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)199819981212 號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙 制發(fā)的，位于標題右上側(cè)。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標明 主辦機關(guān)發(fā)文字號。（六）簽發(fā)人簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機 關(guān)行政首長名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能 發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機關(guān)負責人在審定文稿 后簽上姓名表示同意印發(fā)；二是報送上級機關(guān)的請示、報告， 必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況， 簽發(fā)人的姓名署 于版頭紅線之上發(fā)文字號的右側(cè)： “簽發(fā)人：XXX

7、”。為 使公文顯得對稱，發(fā)文字號應相應向左移位。重要的或涉及 面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導人簽發(fā)。（七）標題公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題 之間，用一紅線作區(qū)別標志。如一份公文沒有版頭，標題置 于公函紙首端機關(guān)名稱下的紅線稍下居中位置。公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題 （事由）、文種三部 分組成。例如，國務院關(guān)于加強血吸蟲病防治工作的決定 這里“國務院”是發(fā)文機關(guān)；“關(guān)于加強血吸蟲病防治工作” 是事由；“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表 達主要內(nèi)容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu)。擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：1 1、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題，一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)

8、名 稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題、文種三部分組成。如國務 院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權(quán)批地情況報 告的通知。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題，應杜絕出現(xiàn)介詞和文 種的重疊，如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知”的“通知”。 同時應注意，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號外，均不對原標題 加書名號。2 2、事由應簡明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如，某 市人民政府對歷年來制定的規(guī)范性文件進行清理，應予廢止 的共有幾十件，發(fā)文時如將這些廢止的規(guī)范性文件的標題全 部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，后加“等”字， 也嫌過長，但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”，就顯得既明 確又簡潔。3 3、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明

9、文種，不能 自造文種。4 4、標題排列要對稱、美觀，除字數(shù)較少的一行字標題 外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行 形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時，不要把人名、地名、機關(guān)名稱等 專用名詞乃至詞拆開。5 5、公文標題中除書名號的使用有明確規(guī)定外，一般不 加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的 方式表述。例如：國務院關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)（八）主送機關(guān)加強農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定主送機關(guān)是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復的對 方機關(guān)。除了直接面向社會發(fā)布的公文之外，公文一般均應 在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關(guān)的名稱。確定主送機關(guān)應注意：1 1、政府各部門應根據(jù)本級政府授權(quán)

10、和職權(quán)規(guī)定，方可 對下一級人民政府直接行文。2 2、請示的公文，應堅持主送一個機關(guān)的原則，不能多 頭主送；除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領(lǐng)導的機關(guān) 向上請示，應根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機 關(guān)負責答復。除領(lǐng)導直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng) 導者個人。3 3、 批復下級請示，只能主送原請示機關(guān)（單位） ， 對相 關(guān)機關(guān)（單位），用抄送。4 4、普發(fā)公文，主送機關(guān)應寫規(guī)范化統(tǒng)稱，如XX省人 民政府普發(fā)文件，主送機關(guān)寫為“各市、縣人民政府，各地 區(qū)行政公署，省政府直屬各單位”。（九）正文正文是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文 緊接主送機關(guān)之后，提行空兩格書寫。（寫法見后

11、）（十）附件附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料，用以對正文 作補充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。（十一）印章印章是機關(guān)權(quán)力的象征。公文加印，是制文機關(guān)確認公 文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文， 下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報的非法規(guī)類公 文，由主報機關(guān)加蓋印章，但在首頁要注明會簽機關(guān)的簽發(fā) 人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應加蓋印章。以行政首長名義 行文的公文，前具職務，后蓋簽名章。 黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機關(guān)印章。這是與國家行政機 關(guān)公文的一大不同。（十二）成文時間一般就是公文的簽發(fā)日期，標注于正文右下方。聯(lián)合行 文的成文時間，以最后簽發(fā)機

12、關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)時間為準。會 議討論通過的公文，應以會議通過的日期為準，并寫上會議 名稱及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。（十三）附注htht 附注用以說明在公文其它區(qū)域不便說 明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術(shù)語，或用于表示公 文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標注于落款下另起一行空 兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規(guī)定，還應用六角 括號括入，如發(fā)至省軍級、 發(fā)至縣團級等。（十四）主題詞htht 主題詞是由對這一公文內(nèi)容所述及 的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文 種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目 提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標注上級機關(guān)公

13、文 主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩 個，一般不超過七個。例如， 國務院關(guān)于深入開展企業(yè)扭 虧增盈工作的通知 這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng) 營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出，主題 詞必須正確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有 層次性，并且不要與標題混同。（十五）抄送機關(guān)民工抄送機關(guān)是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內(nèi) 容的有關(guān)機關(guān)。抄送機關(guān)名稱應寫在“主題詞”后公文尾部 的兩條等長平行細實線內(nèi)。（十六）印發(fā)機關(guān)和時間印發(fā)機關(guān)，為發(fā)文機關(guān)的辦公部門；印發(fā)時間，一般為印刷時間，放在抄送機關(guān)細實線下。以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定，合理安 排，

14、以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現(xiàn)，格式 要素和編排更為嚴格規(guī)范，同時還將新增一些格式構(gòu)成要 素。草擬公文正文必須符合以下要求：（一）符合國家的法律、法規(guī)、規(guī)章，符合黨和國家的方 針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定， 就要切實可行， 并需另紙加以說明。（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字 精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。時間應寫具體的年 月曰，口 “ 19941994 年”不能寫成“ 9494 年”。（四）公文中的數(shù)字，在堅持同一公文中保持數(shù)字使用前后一致的前提下，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞 組、慣用語、縮略語、具有

15、修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字 必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數(shù)字。（五）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，依次為“一”、“（一）”、“ 1 1”“”。（六）公文中應使用國家法定計量單位。（七）引用公文，應先引標題，后引發(fā)文字號，并加圓括 號。（八）用詞準確、規(guī)范。使用簡稱時，一般應先用全稱， 并注明簡稱。（九） 請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。公文正文的寫法主要有兩條：第一、通過敘述、說理表明目的。公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敘事、說理、目的（或結(jié)論）三個方面來寫的。敘事是擺事實，說理是講道理，目的（或結(jié)論）是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結(jié)論。應

16、該通 過敘述，說理表明目的。具體來說：（一）向上級機關(guān)寫請示性的公文，一般先敘述情況，再 提自己的看法，最后提出要求，請上級機關(guān)審批。（二）寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法， 最后請領(lǐng)導機關(guān)或請上級對下一步做法給予指示。（三）向平級機關(guān)寫商洽性的公文，常常是先提出因為什 么事情，再根據(jù)什么規(guī)定，最后請示協(xié)助解決所要解決的問 題。（四）向下級機關(guān)發(fā)布指示性的公文，通常是先寫根據(jù)什 么情況，再提應該怎樣解決，最后提出具體辦法，要求下級 貫徹執(zhí)行。（五）寫復文（對下級請示的公文的批復），一般先根據(jù)來 文所要求解決的事項，再寫明審核的意見，最后要求下級按 批復執(zhí)行。通過敘事、說理來表明目的，

17、就是要深入調(diào)查，真正掌 握情況，進行分析、研究，使理由充足、觀點正確，提出的 目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必 須真實可靠，論據(jù)確鑿，說理符合政策、方針，又有的放矢， 實事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，采取的 是一文一事制。寫作時，應反復地、認真地壓縮文字，去掉 可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時，公 文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為 原則，力求通俗，能說明問題。不準使用自造的簡體字。它 的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、 判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內(nèi)容的正確性，也不 忽視形式的