文件管理控制程序

1、xx公司編號xx/xx-2-401-2009 文 件 管 理 控 制 程 序頁次: 第 10 頁 共 10 頁版本號:A/01.目的保證與質(zhì)量管理體系有關(guān)的管理性文件和技術(shù)性文件及資料進行控制，確保各相關(guān)部門和實施現(xiàn)場使用有效文件，防止使用失效、作廢的文件以及發(fā)生遺失泄密和失控等現(xiàn)象產(chǎn)生。2.適用范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的管理性文件和技術(shù)性文件及資料的控制，包括外來文件和資料的控制。3.職責(zé)3.1 總經(jīng)理負責(zé)并批準發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件；3.2 技術(shù)部負責(zé)批準發(fā)布技術(shù)性文件，并負責(zé)技術(shù)文件和資料的編制，發(fā)放更改控制和管理；3.3 總經(jīng)辦負責(zé)企業(yè)管理性文件組織編寫以及發(fā)放控制和管理；3.

2、4 品管部負責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量管理文件的執(zhí)行，控制和管理，包括樣品的管理；3.5 各有關(guān)部門負責(zé)各自部門的專用文件及資料的保管。4 總則4.1 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的各部門、崗位必須使用有效的文件和資料（包括外來文件）；4.2 失效和作廢的文件（包括技術(shù)文件和資料）應(yīng)及時從使用現(xiàn)場撤出收回，并由總經(jīng)辦和技術(shù)部分別處理；4.3 當(dāng)法律法規(guī)或積累知識需保留作廢文件時，應(yīng)作出適當(dāng)?shù)臉俗R防止誤用；4.4 有效文件和資料（包括技術(shù)文件和資料）的發(fā)布更改，必須及時送發(fā)或通知各有關(guān)職能部門和崗位，并明確規(guī)定要求；4.5 各有關(guān)部門和人員必須嚴格遵守文件規(guī)定，任何個人和部門不得擅自更改和違背；如發(fā)現(xiàn)文件本身有問題時，應(yīng)

3、按規(guī)定的更正程序進行更改，并在更改生效前，仍必須遵守原文件的規(guī)定執(zhí)行。5.文件及資料的分類與編號5.1文件及資料分為如下幾類a.質(zhì)量手冊和程序文件b.技術(shù)性文件和有關(guān)資料（包括內(nèi)部及外來文件）c.其它管理性文件5.2 文件和資料分為受控文件和非受控文件，受控文件加蓋受控文件章。5.3本公司的質(zhì)量管理體系文件由質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量記錄和質(zhì)量計劃構(gòu)成；5.3.1 質(zhì)量手冊是本公司質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件，本公司質(zhì)量管理體系的構(gòu)成和資源活動及要求作了詳細的描述與規(guī)定，它必須覆蓋且符合ISO9001：2008標準的要求；5.3.2 程序文件是本公司質(zhì)量管理體系的支持性文件，對本公司的質(zhì)量管理體系活

4、動中開展的各項活動作出具體的規(guī)定，它必須與本公司的質(zhì)量方針質(zhì)量手冊保持一致。并確保質(zhì)量方針質(zhì)量手冊的貫徹實施；5.3.3 質(zhì)量記錄是本公司質(zhì)量管理體系的見證性文件，對整個質(zhì)量體系中開展的各項活動及結(jié)果，按規(guī)定要求進行記錄證實；5.3.4 質(zhì)量計劃為本公司質(zhì)量管理體系的補充性文件,當(dāng)上述文件沒有規(guī)定或不全時,為有效地開展某項特定的活動所規(guī)定的專門措施質(zhì)量計劃，必須符合質(zhì)量方針、質(zhì)量手冊的要求，與其他文件協(xié)調(diào)一致,并能滿足外部質(zhì)量保證要求。5.4 技術(shù)文件和資料的分類5.4.1 產(chǎn)品圖紙和產(chǎn)品技術(shù)文件5.4.2 工藝文件5.4.3 安全操作規(guī)程5.4.4 工、夾、模具技術(shù)文件5.4.5 產(chǎn)品質(zhì)量管

5、理文件5.4.6 產(chǎn)品開發(fā)項目文件5.4.7 其它技術(shù)文件（包括外來技術(shù)圖紙及資料）5.5文件的編號方法5.5.1管理性文件由總經(jīng)辦負責(zé)，確定編寫的合適人員，搜集編寫文件的有關(guān)資料，分析、整理有效適用的部分，調(diào)查現(xiàn)狀，確認問題原因及相應(yīng)的解決措施，列出編寫文件的題綱；5.5.2總經(jīng)辦負責(zé)管理性文件編寫，文件的編寫完成后，質(zhì)量手冊和程序文件由管理者代表負責(zé)審核，總經(jīng)理批準，發(fā)布；5.5.3技術(shù)性文件由技術(shù)部負責(zé)人員編寫，它包括產(chǎn)品技術(shù)圖紙、產(chǎn)品標準、工藝文件、采購規(guī)范、檢驗和試驗規(guī)范、設(shè)施設(shè)備維護和操作規(guī)程等；5.5.4 技術(shù)文件編制完成后，技術(shù)部負責(zé)批準發(fā)布技術(shù)性文件。6.文件的會簽方法6.1

6、文件的會簽方法：6.1.1管理性文件按5.5.1和5.5.2條款的要求起草完畢后，初稿打印后，由起草人員填寫“文件起草/更改/作廢會簽審批單”（附錄A），交總經(jīng)辦送相關(guān)部門審閱文件，各部門審閱文件完畢，在“會簽欄”中填寫意見，文件會簽完畢，由總經(jīng)辦負責(zé)交管理者代表審核同意，報總經(jīng)理批準；6.1.2文件批準后，正式發(fā)布實施前，每套文件裝訂冊，質(zhì)量管理管理性文件會簽人員應(yīng)在文件的封面上簽名，由總經(jīng)辦負責(zé)敲上文件受控章，并填寫文件持有部門名稱和分發(fā)號；6.1.3 管理性文件批準審核的權(quán)限按本程序3.1和3.2條款的要求執(zhí)行；6.1.4 技術(shù)性文件由各專業(yè)人員編制，技術(shù)部負責(zé)人審核，批準，會簽人員的姓

7、名會簽在圖紙規(guī)定的會簽欄中；6.1.5 經(jīng)審核批準的受控文件發(fā)布后，需列入“受控文件清單”（附錄B）中。6.2 文件的發(fā)放6.2.1管理性文件批準后，由總經(jīng)辦負責(zé)確定印數(shù)、規(guī)格、期限，印刷樣件由起草部門最后校準簽字，確定文件發(fā)放范圍，注明使用部門加蓋文件受控章，填寫“文件發(fā)放/回收記錄表”（附錄C），由收文人在登記表上簽字；6.2.2 技術(shù)文件由技術(shù)部確定發(fā)放范圍,加蓋“文件受控”章，并說明使用部門和編號；6.2.3 技術(shù)文件圖紙發(fā)放時由技術(shù)部填寫“文件發(fā)放/回收記錄表”，收到部門在“文件發(fā)放/回收記錄表”上簽字，表示收到；6.2.4 外協(xié)加工時,如需圖紙憑生產(chǎn)計劃單,并由技術(shù)部負責(zé)發(fā)放填寫“

8、文件發(fā)放/回收記錄表”，由外協(xié)加工單位領(lǐng)導(dǎo)人在登記表上簽字表示收到；6.2.5 現(xiàn)場使用文件均應(yīng)標識，易于控制，確保文件保持清晰。7文件的更改7.1 文件的更改有管理性文件和技術(shù)性文件兩種，總經(jīng)辦和技術(shù)部均應(yīng)由原文件編制人員負責(zé)進行更改，若指定其他人員進行更改，該人員應(yīng)得到相應(yīng)的背景資料，文件需更改時，應(yīng)由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責(zé)人填寫“文件起草/更改/作廢會簽審批單”，在原因欄中說明更改原因，對重要的更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)；7.2 文件的任何更改均應(yīng)進行評審，并按原文件的審批程序進行審檢、批準；文件和資料的更改可采用劃線換頁等方法，并在更改處蓋章；7.3 文件更改得到批準后，由

9、總經(jīng)辦/技術(shù)部負責(zé)發(fā)放新版本文件，并收回舊文件，加蓋作廢章；文件回收時，文件回收人應(yīng)在原“文件發(fā)放/回收記錄表”注明該文件回收的日期并簽字；技術(shù)文件更改時，還應(yīng)填寫“技術(shù)文件更改通知單”（附錄D）。8.文件的管理8.1總經(jīng)辦負責(zé)管理性文件和資料的保管，技術(shù)部負責(zé)技術(shù)性文件和資料的保管；8.2文件經(jīng)批準后，應(yīng)列入受控文件清單中，由檔案室歸檔登記；8.3需臨時借閱文件的人員，經(jīng)文件管理部門負責(zé)人批準方可借閱，并在指定日期內(nèi)歸還；9與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件的管理9.1總經(jīng)辦負責(zé)外來管理性文件和資料的保管，技術(shù)部負責(zé)外來技術(shù)性文件和資料的保管；需列入“受控文件清單”中；并且作好標識；9.2外來管理

10、性文件發(fā)放時，由總經(jīng)辦填寫“文件發(fā)放/回收記錄表”，由收文人在登記表上簽字；外來技術(shù)性文件發(fā)放時，由技術(shù)部填寫“文件發(fā)放/回收記錄表”；9.3外來文件回收時，文件回收人應(yīng)在原“文件發(fā)放/回收記錄表”注明該文件回收的日期并簽字；10.文件的作廢控制10.1所有失效或作廢文件由相關(guān)部門及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；10.2為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進行適當(dāng)?shù)臉俗R；10.3對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫“文件起草/更改/作廢會簽審批單”，經(jīng)管理者代表批準后，由授權(quán)的相關(guān)部門銷毀。11.記錄所有與文件有關(guān)的記錄，按文件的性質(zhì)，分別由總經(jīng)

11、辦和技術(shù)部作好相關(guān)的記錄，各部門負責(zé)做好本部門的文件管理工作。12.附錄12.1 附錄A XX/XX-3-401-01 文件起草/更改/作廢會簽審批單12.2 附錄B XX/XX-3-401-02 受控文件清單12.3 附錄 C XX/XX-3-401-03 文件發(fā)放/回收記錄表12.4 附錄 D XX/XX-3-401-04 技術(shù)文件更改通知單 文件起草/更改/作廢會簽審批單附錄A XX/XX-3-401-01 文件性質(zhì): 起草 更改 作廢 文件名稱質(zhì)量手冊程序文件文件編號Xx/xx-1-401-2009Xx/xx-2-401803-2009起草部門品管部起草人起草日期2009年8月2日原文

12、件為：現(xiàn)更改為：作廢理由：更改方法：劃改涂改換頁更改標識：蓋章編碼其它作廢方式：銷毀換版部 門技術(shù)部總經(jīng)辦生產(chǎn)部采購部銷售部會簽意見簽名日期審核意見審核人： 2009年8月6日批準意見批準人： 2009年8月8日2009-08-10發(fā)布 2009-08-18實施 xx有限公司 發(fā)布 受 控 文 件 清 單 附錄B XX/XX-3-401-02 橫 表 文件發(fā)放/回收記錄表附錄C XX/XX-30401-03序號文 件 名 稱 及 編 號版本發(fā) 放 記 錄回 收 記 錄部門簽收日期份數(shù)簽回日期份數(shù)1質(zhì)量手冊、QMS程序文件A/0總經(jīng)辦1套2質(zhì)量手冊、QMS程序文件A/0管代1套3質(zhì)量手冊、QMS程序文件A/0技術(shù)部1套4質(zhì)量手冊、QMS程序文件A/0品管部1套5質(zhì)量手冊、QMS程序文件A/0銷售部1套6質(zhì)量手冊、QMS程序文件A/0采購部1套7質(zhì)量手冊、QMS程序文件A/0生產(chǎn)部1套8質(zhì)量手冊、QMS程序文件A/0材料倉庫1套9質(zhì)量手冊