集團公司公文處理制度實施細則

1、公文處理實施細則一、職能與分工（一）xxxxx有限公司公文是傳達貫徹公司的方針、政策及XXXXX公司管理工作的部署，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告溝通情況、交流經(jīng)驗的重要工具。（二） 公司綜合管理部負責公司的公文處理工作，具體組織和協(xié)調(diào)公文的全過程處理。（三）公司各部門是公文處理的具體責任部門，具體負責協(xié)調(diào)職能范圍之內(nèi)的公文處理工作。二、責任（一）收文處理1、綜合管理部文檔人員負責來文的簽收、拆封、登記、分辦、傳遞、催辦、保管、歸檔、查閱，各部門根據(jù)領導批示負責來文的承辦。2、上級公司送寄或由OA下達公司的公文由行政主管負責拆封、登記、傳遞、催辦、保管。（二）發(fā)文處理1、公司發(fā)文由辦文部

2、門負責擬稿、審核，綜合管理部負責核稿、審稿，送公司主要領導或分管領導簽發(fā)。2、綜合管理部負責對各部門、公司系統(tǒng)各單位的公文處理工作進行統(tǒng)一指導、協(xié)調(diào)、檢查。（三）綜合管理部負責統(tǒng)一組織各部門、公司系統(tǒng)各單位文秘人員的業(yè)務培訓。權限（一）綜合管理部1、綜合管理部有權拆封署名公司收啟的信件。2、綜合管理部有權根據(jù)收文內(nèi)容，按部門職責范圍進行分辦。3、公司領導批辦的重要文電，綜合管理部有權實施督辦和催辦。（二）各部門1、需要其他部門協(xié)助辦理的文件，主辦部門有權召集協(xié)辦部門共同研究辦理。2、根據(jù)工作需要，部門有權提出發(fā)文意見，并草擬公文。3、擬稿人根據(jù)擬文需要有權查閱有關文件、資料，了解領導意圖。4、

3、各部門有權對公文處理工作提出改進意見。四、管理內(nèi)容和要求（一）行文規(guī)則1、行文應當確有必要，注重實效。2、行文關系應根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應同時抄送被越過單位。3、向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式。 “報告”中不得夾帶請示事項。4、除上級公司負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級公司負責人報送“請示” 、 “意見” 、 “報告” 。5、凡部門之間尚未協(xié)調(diào)一致的問題，不得各自向上或向下行文。6、發(fā)文應根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。（二）公文種類見附錄A。（三）公文格式見附錄B。（四）公文處

4、理1、收文辦理收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催（ 督 ） 辦等程序。（ 1）簽收、拆封。凡署名公司信件，一律由綜合管理部簽收、拆封；署名部門收啟的信件，由各部門簽收、拆封、登記；各部門人員凡直接收到主送或抄送公司或公司部門的文件，一律交綜合管理部處理。（ 2）登記。對上級和公司所屬單位來文，一律輸入計算機分類登記。當天收文當天輸入，登記正確率、準確率100。（ 3）擬辦、批辦。綜合管理部按來文的輕重緩急和公司領導分工，提出擬辦意見分送相關領導批辦或部門主辦、協(xié)辦。1 ）屬全公司性重大政策、決策的文件，送總經(jīng)理閱示；重大政策、決策的文件抄報董事會及上級公司。2

5、 ）屬某一方面的重大政策、決策的文件，或屬某一方面的重要業(yè)務工作的文件，分送分管副總經(jīng)理閱處并抄報總經(jīng)理閱；3 ）屬一般性業(yè)務工作的文件，分送部室承辦；涉及幾個部室共同辦理的文件要明確主辦部門和協(xié)辦部門。（4）傳遞。除機要文件外，其它文件可通過書面流轉傳遞或通過0A系統(tǒng)進行網(wǎng)上傳遞 （ 流轉 ） 。機要文件的傳閱按保密程序執(zhí)行，有特殊要求的文件按要求辦理。（ 5）承辦。各部門承辦的文件，部門負責人須簽署承辦意見，明確承辦人。特急文件要求當日內(nèi)完成，急件在3 日內(nèi)完成，一般公文辦理時間不超過5 日。（ 6）催 （督 ）辦。對公司領導有明確批示要求的文件，由綜合管理部向各部門催（督 ）辦，并做好催

6、（ 督 ） 辦記錄。2、發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、部門審核、會簽、綜合管理部核（審 ）稿、領導簽發(fā)、印刷、用印和裝訂、封發(fā)、歸檔等程序。（ 1）擬稿。公文擬稿人應事先掌握發(fā)文意圖、發(fā)文主題，查閱依據(jù)資料，明確行文關系，正確選擇文種，書面流轉或在 OA系統(tǒng)的發(fā)文管理中操作。草擬的文稿應做到：1） 符合國家的法律、法規(guī)， 符合黨和政府的方針、政策和公司規(guī)定、規(guī)程、 規(guī)章制度，依據(jù)正確、充分。2）情況確實，主題、觀點鮮明，內(nèi)容、要求明確，具有可操作性。3）對前面已發(fā)過類似內(nèi)容的文件，要明確前后關系，避免產(chǎn)生矛盾。4）邏輯性強，文字精練、合乎語法，不生造詞匯，不用不規(guī)范的簡

7、稱，準確使用標點符號，篇幅力求簡短。5）人名、地名、數(shù)字、引文準確；數(shù)字使用，除公文編號、統(tǒng)計表、序號、專有術語和其它必須用阿拉伯數(shù)字書寫以外，般使用漢字書寫。6 ）文稿中所標的計量單位，嚴格按中華人民共和國計量單位規(guī)定的名稱使用。7 ）章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為 “一、 ”，第二層為“（一）”，第三層為“1、 ”，第四層為“（1）8）公文格式標準中所規(guī)定的內(nèi)容完整、準確，公文主題詞標引正確。（ 2）部門審核。草擬的文稿由文稿起草部門負責人審核。（ 3）會簽。對涉及其他部門職能范圍的文稿，主辦部門須履行會簽手續(xù)。會簽部門對文稿涉及本部門職能范圍的內(nèi)容負責。如有不同意見應寫明

8、理由或當面協(xié)商。會簽完畢須返回主辦部門，審查會簽意見一致后送綜合管理部核稿。（ 4）公文核稿。公文核稿由綜合管理部負責，核稿內(nèi)容如下：1 ）是否需要行文。2 ）是否符合國家的方針、政策、法令、法規(guī)、規(guī)程和制度，與當前公司中心工作和其它有關文件有無矛盾、脫節(jié)，與公司已發(fā)的規(guī)定是否銜接。3）提出的要求、辦法、措施是否明確、具體、切實可行。4 ）會簽部門意見是否協(xié)商一致。5 ）是否符合本標準的規(guī)定。6）處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規(guī)定。7 ）附件是否齊全。8 ）公文主題詞的標引是否規(guī)范，文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確， 發(fā)文代字是否正確。（ 5） 簽發(fā)。 公司發(fā)文的書面

9、文稿或電子文稿由綜合管理部按公司領導分工和重要程度 送相應的領導簽發(fā)。（ 6）印刷。公文印刷由綜合管理部負責，做到字跡清晰。公文印刷用紙厚度70 80克，紙幅尺寸應按國際標準 A4型。（ 7）用印。公司發(fā)文由綜合管理部負責審核用印，印章使用正確率100。8）裝訂、封發(fā)、歸檔公司發(fā)文由綜合管理部負責裝訂、留存歸檔并發(fā)送電子郵件，寄發(fā)或傳真主、抄送單位。公文應及時統(tǒng)一交檔案室。公文從交付打印到封發(fā)時間不超過2 天，急件不超過1 天。（ 9）公司各部門以部門名義行文一律用便函、傳真形式，由發(fā)函部門負責人簽發(fā)。以公司名義行文的便函、傳真一律由總經(jīng)理簽發(fā)。（五）密級文件行文程序1、部室按職能分工起草文件

10、。2、發(fā)文內(nèi)容是否具有密級，由公司保密委確定。凡標有密級的行文不從辦公自動化系統(tǒng)行文，采用人工方式行文。填寫發(fā)文擬稿單（ 文件標題、密級、印發(fā)份數(shù)、發(fā)送范圍）3、部室領導審核簽字，需有關部門會簽的文件由起草部室負責組織會簽。4、公司綜合管理部機要秘書負責核稿、編號，并經(jīng)綜合管理部主任審核后，呈公司領導簽發(fā)。5、總經(jīng)理秘書負責密級文件的打印、校對、裝訂、用印和分發(fā)，原稿和文件樣本送交公司檔案室歸檔。五、檢查與考核由分管綜合管理部的負責人根據(jù)本辦法及其他相關標準進行考核與檢查。六、附則（一）本制度解釋權屬公司綜合管理部。（二）本制度自公布之日起執(zhí)行。附錄 A公文種類使用標準A1 決定（ 下行）適用

11、于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。A2 通告（ 下行）適用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項。A3 請示（ 上行）適用于向上級單位請求指示和批準。A4報告（上行）適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級單位的詢問。A5 通報（ 下行）適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或事項。A6批復（下行）適用于答復下級單位請示事項。A7 通知（ 平行、下行）適用于發(fā)布規(guī)章；批轉下級單位的公文，轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關單位周知或共同執(zhí)行的事項及任免人員。A8 意見（ 上行、下行、平行）適用于對重要問題

12、提出見解和處理辦法；答復對方征求對某項工作的意見。A9 函 （ 上行、下行、平行）適用于平行的或不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復問題， 向其他業(yè)務主管部門請求批準和答復審批事項等。辦理例行公事與應急公務等，用 “便函” 。A10 會議紀要（ 平行、下行）適用于記載、傳達會議情況和議定事項。附錄 B公文格式使用標準B1 公文一般由秘密等級和保密期限、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、單位印章、成文時間、抄送單位、主題詞、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部分組成。B2 涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，密級分為“絕密”、 “機密” 、 “秘密” ，

13、其中， “絕密” 、 “機密”級公文還應標明份數(shù)序號。B3發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。B4緊急公文應當分別標明“特急”，“急件”。B5發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號；聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。B6 上行文應當注明簽發(fā)人姓名。在橫線上方左側標注發(fā)文字號，右側注明簽發(fā)人，其中，“請示”應在成文日期之下空 1 行左空 2 格的位置向后標識聯(lián)系人和聯(lián)系電話，并括號括起來。請示不能抄送下級單位。B7公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類。除批轉法規(guī)性文件外，公文標題中一般不用書名號和其他標點符號。轉發(fā)文件的標題，除轉發(fā)的文種為“通知”時省略外，其它文種可保留一級。如“轉 發(fā)XX報告的通知”；轉發(fā)的文種是通知時，為“轉發(fā) XX的通知”。B8首頁必須顯示正文。B9公文如有附件，應在正文之后空1行，左空2格，用3號仿宋體字標識附件說明。附件 說明如有序號，應使用阿位伯數(shù)碼（如 “附件： 1 XXXXXX” ）， 附件名稱后不加標點符號。BIO 公文除會議紀要（以會議紀要名稱為文頭的） 外，一律加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應當加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應與文頭單位排列順序相同。B11