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文檔簡介

1、XX資產(chǎn)管理有限公司機構內(nèi)部交易記錄制度第一章總則第一條 為了規(guī)范公司內(nèi)部交易管理、防范公司交易風險,規(guī)范客戶身份識別,客戶身份資料和交易記錄及檔案的保存與管理,根據(jù) 證券投資基金法、私募基金監(jiān)督管理暫行辦法、私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引等法律、行政法規(guī)的規(guī)定,制定本制度。第二章一般規(guī)定第二條公司內(nèi)部交易遵循的原則如下:(1) 投資行為應當進行審核,確認其合法、合規(guī)與完整后方可執(zhí)行,如出現(xiàn)指令違法違規(guī)或者其他異常情況,應當及時報告相應部門與人員。(2) 建立交易前、中、后的監(jiān)測系統(tǒng),完善相關的安全設施;(3) 公司應當執(zhí)行公平的交易分配規(guī)則,確保不同投資者的利益能夠得到公平對待;(4) 建立

2、完善的內(nèi)部交易記錄,每個投資項目資料應當及時核對并存檔保管;(5) 建立科學的績效評價體系。第三條 應當保存的交易記錄,包括但不限于如下事項:(一)基金經(jīng)理或投資管理部簽署的投資協(xié)議、增資協(xié)議、股權轉讓協(xié)議等;執(zhí)行董事 / 風險管理部的審核確認單;(三) 股權投資產(chǎn)生的每筆交易的數(shù)據(jù)信息、業(yè)務憑證、賬簿和有關規(guī)定要求的反映交易真實情況的合同、業(yè)務憑證、單據(jù)和其他資料等。第四條 交易記錄的保存分為書面紙質版與電子版。業(yè)務人員應同時制作紙質版交易記錄和電子版交易記錄保存。紙 質版交易記錄制作完畢后,應專門放置于檔案袋歸檔保存。電子交易記錄應設置專門文件夾予以保存。每一交易行為對應一個文件夾。電子交

3、易記錄應按期刻錄成光盤或者上傳公司專門服務器進行備份,防止系統(tǒng)損害情況發(fā)生時,交易記錄的滅失。第五條綜合管理部負責檔案管理工作,并指定專、 兼職檔案管理人員。第六條歸檔的檔案資料須原件。第七條檔案類別按國家有關規(guī)定結合本公司實際情況設定。第三章 交易記錄檔案的歸檔第八條各部門應將歸檔的各類文件的原件,交檔案管理人員存檔。個人不得私自保存應存檔的文件。第九條檔案人員應及時將收到的檔案資料,按照科目分類存檔。第十條檔案管理人員定期對各部門資料的歸檔情況進行檢查,發(fā)現(xiàn)文件丟失,查明原因,及時向相關領導匯報。第十一條需公司加蓋印章的重要資料,經(jīng)辦人在用印的同時,備份歸檔;契約性文件若合作方尚未蓋印,經(jīng)

4、辦人有義務負責到底,及時催辦。一周內(nèi)經(jīng)辦人尚未歸檔,印章管理人員要催促及時歸檔第十二條并購、投資等項目檔案資料,在項目結束后2 個月內(nèi),應整 體移交給檔案管理人員。移交時,應建造移交清冊,經(jīng)項目負責 人簽字備案。 公司綜合管理部負責人負責監(jiān)交。第四章檔案的保管第十三條業(yè)務檔案、人事檔案由綜合管理部指定的檔案管理人員保管, 會計檔案由財務部保管,財務部應及時做好會計資料的立卷、歸檔工作。第十四條 檔案管理人員應健全檔案接收、征集、整理、保管、 鑒定、 利用、統(tǒng)計、銷毀、安全、保密等環(huán)節(jié),配置適宜保存檔案的專門庫房和設施,采用現(xiàn)代先進技術設備。第十五條 做好檔案的防水、防潮、防蟲、防微生物、防塵、

5、防 光、防有害氣體和防盜等工作,防止檔案的損毀、丟失和泄密。第十六條查閱檔案資料,須經(jīng)查閱綜合管理部負責人同意。查 閱一般在 檔案管理人員在場情況下進行。檔案資料一般不外借。特殊 情況需將原件帶 出的,須經(jīng)過經(jīng)理批準方可帶出。查閱人員不得抽走 或撕毀原件,或在原件 上涂改。第五章電子檔案的保管第十七條 各部門根據(jù)歸檔要求,在應歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應的標記。把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中。辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內(nèi)進行歸檔,把帶有歸檔標識的電子文件進行分類組盤。第十八條歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具, 其基本內(nèi)容為:序號、 題名、責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級等

6、內(nèi)容。第十九條 電子文件在每年三月份前將上年度的應歸檔的電子文件向檔案管理人員移交歸檔。第二十條檔案管理人員負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作 , 以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無損、字節(jié)數(shù)、檢索條目等與登記一致,確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。第二人一條 隨著計算機技術和設備的更新、發(fā)展,對庫存電子檔案進行同步更新復制或補救新版本,舊版或有問題的載體仍需保存三年。第二十二封存的電子檔案不外借,利用時使用復制件,聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。第六章檔案的銷毀第二十三條銷毀無保存價值的業(yè)務檔案,須列出銷毀清單,報經(jīng)理批準后在綜合管理部負責人的監(jiān)督下銷毀。銷毀前認真清點核對, 銷毀后在銷毀清單上簽名存檔。第二十四條公司建立完善投資、研究活動的記錄和檔案管理制度,對內(nèi)幕信息的識別、報告、處理、檢查、責任追究和合規(guī)審查、培訓、考核等防控內(nèi)幕交易制度的實施情況,以

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