ISO電子文件管理辦法制度格式

1、ISO14001 電子文件管理方法第一條 為標準公司電子文件編制、審核、批準、發(fā)放、作廢、登記等管理工作，保障電子文件的真實性、 有效性、平安性，根據國家關于電子文件管理的有關規(guī)定、標準，結合公司實際情況，制定本方法。第二條 本方法規(guī)定了公司在產品、效勞、活動中產生的電子文件的編制、審核、批準、發(fā)放、作廢、登記 等管理工作。第三條 本方法所稱電子文件電子公文是指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、 光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。第四條 公司文件、公文等有關資料可以制作成電子文件進行發(fā)布、實施，經批準、發(fā)布的電子文件具有同 紙質文件具有同

2、等的效力，發(fā)布的電子文件形成部門應負責輸出一份制成紙質文件并經過審批程序后與電 子文件一同歸檔保存。第五條 公司各類電子文件的發(fā)布格式： 文本文件現階段采用 PDF格式文檔；圖像文件采用TIFF或JPEG格 式；視頻或多媒體文件采用 MPE盛AVI格式；聲音文件推薦采用 MP3或WAX格式；其他文件參照有關規(guī)定。第六條 電子文件的編號同紙質文件的編號，其形成制作質量由文件的起草者、審核者、批準簽發(fā)者負責， 電子文件應采用平安措施，防止未經授權的更改，同時應當隨時對電子文件進行備份，存儲在脫機保存的 載體上。第七條 電子文件發(fā)放部門負責對發(fā)放的電子文件進行登記； 電子文件的更改由電子文件編制生成

3、部門負責 并經過審批程序，更改后的電子文件應重新進行登記發(fā)放；電子文件的作廢應經過主管領導審批，并由電 子文件的發(fā)放部門進行通知，并有作廢電子文件的記錄。第八條 電子文件發(fā)放可以通過網絡、郵箱、磁盤載體等形式進行，在接送交電子文件時，應當對電子文件 及其載體、技術環(huán)境進行檢驗，檢驗載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子文件的真實性、完整 性、有效性檢驗及審核手續(xù)是否完備。第九條 各部門應根據規(guī)定， 將提交發(fā)布的電子文件通過移交載體或者網上傳輸等方式平安及時地報送公司 辦公室。第十條 公司辦公室應配備相應的保管設施， 健全各項工作制度， 強化管理與維護， 確保備份保存歸檔的電 子文件的平安、

4、有效。第十一條 本方法由辦公室負責解釋。第十二條 本方法自 2006年 1月1日起施行版號 /修改號C；文件控制程記錄控制程溝通和信息交流程序 C管理評審程培訓工作程監(jiān)視和測量裝置控制程內部審核程產品的監(jiān)視和測量程不合格品控制程糾正和預防措施控制程序 環(huán)境因素、識別、評價和更新程序 C ；法律法規(guī)和其他要求控制程序應急準備和響應控制程績效測量和監(jiān)視程事故、事件、不符合控制程 危險辨識、風險評價和風險控制程序 C； 合規(guī)性評價控制程重大環(huán)境因環(huán)境目標指標和方重大危險源及其措施控制2006序號12序3序45序6序7序8序9序10序11C；1213C；14序15序16序1718序19素20案21單年1至4月公司有效電子文件清單 / 執(zhí)行從 2006年3月1日起電子文件編號 電子文 件 名 稱JX/QEOSC-C-2006 綜合管理手冊 C；C； JX/QEOCX-5.5.3 、 JX/QEOCX-5.6/4.6-04C； C； C； C；C；JX/QEOCX-8.3-09C；C；C；C；C；C；C；C；22 JX/QEOJL-4.3.1-H03 職業(yè)健康平安管理方 案 C本著持續(xù)改良、創(chuàng)新管理的原那么，2006年度的綜合管理體系文件從 B版升級