酒店行業(yè)采購實(shí)施細(xì)則

1、酒店采購實(shí)施細(xì)則采購部是酒店的一個重要的支出部門，為了保證各部門所需物品的品質(zhì)和價(jià) 格的合理性，結(jié)合集團(tuán)總部招標(biāo)管理辦法制訂采購方式及程序。本實(shí)施細(xì)則適用于非招標(biāo)類物品?？傌恲第一條為了搞好酒店采購工作，保證采購到優(yōu)質(zhì)廉價(jià)的物品，確保經(jīng)濟(jì)指 標(biāo)的完成，防止一些不正常事情發(fā)生，特制定此細(xì)則。第二條采購部是酒店采購工作的專業(yè)部門，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng) 一購買，其他部門有參與監(jiān)督、支持、配合權(quán)，但一般不得自行采購。第三條 所有采購活動必須遵守國家有關(guān)法令、法律和法規(guī)。第四條相關(guān)人員在采購、收貨過程中，必須遵循職業(yè)道德；努力提高業(yè)務(wù) 水平，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求；講究文明禮貌；遵守法律、法規(guī)；以酒

2、店利益為 重，相互監(jiān)督，相互配合，共同把好“糧草”關(guān)。第一節(jié)采購申請第五條 倉庫保管員要根據(jù)酒店的經(jīng)營情況，掌握定額指標(biāo)和日常使用情 況，編制年（季、月）的采購計(jì)劃交酒店財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審批后報(bào)酒店管理 班子討論，通過后列入年（季、月）度計(jì)劃，由酒店財(cái)務(wù)部具體安排執(zhí)行。第六條 凡是倉庫儲備的項(xiàng)目均由其提出采購申請。 申請之前須認(rèn)真檢查庫 存量、消耗量及編制的采購計(jì)劃，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。第七條 倉庫儲備以外的項(xiàng)目由各使用部門提出采購申請。申請之前須查詢倉庫是否有該項(xiàng)物資，或在倉庫多余物資中是否有代用品。第八條經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬必需購買項(xiàng)目，必須由倉庫或使用部門按照不同情況提前填寫不同類型的申購單，經(jīng)部

3、門授權(quán)主管審批簽字后報(bào)送采購部1. 廚房直接正常消耗食品填寫“廚房每日市場訂單” ，一式四聯(lián)報(bào)送采購 部。2. 廚房直接正常消耗食品以外的采購項(xiàng)目填寫“采購申請單” ，一式五聯(lián) 報(bào)采購部。第九條 所有申購單必須用中文（或中英文）填寫，并寫清楚其規(guī)格、型號 等條件（或特殊要求）等，以便采購員購買。第十條 所有采購項(xiàng)目的申請要加強(qiáng)計(jì)劃性，減少盲目性，提前填寫，留有 余地。1. 國外進(jìn)口項(xiàng)目需提前二至三個月提出申請。2. 國內(nèi)加工或訂做的項(xiàng)目需視生產(chǎn)周期提前提出申請。3. 國內(nèi)常用批量項(xiàng)目需在當(dāng)年度底提出下年度全年或半年申請計(jì)劃，分批 到貨。4. 國內(nèi)市場一般項(xiàng)目需提前兩周提出申請。5. 廚房直接正

4、常消耗食品每天下午提出申請，次日上午進(jìn)貨。6. 特殊項(xiàng)目或緊急項(xiàng)目按有關(guān)規(guī)定處理。第二節(jié) 采購項(xiàng)目的擇商、確認(rèn)和報(bào)價(jià)第十一條 所有“廚房每日市場訂單”以外的采購申請單報(bào)送到采購部審批 后，由采購部經(jīng)理統(tǒng)一登記后分發(fā)給相應(yīng)采購員， 由其具體負(fù)責(zé)申請單上采購項(xiàng) 目的擇商、確認(rèn)和報(bào)價(jià)。第十二條 “廚房每日市場訂單”直接報(bào)送采購部經(jīng)理，由其具體負(fù)責(zé)落實(shí) 采購人員報(bào)價(jià)后，留存第一聯(lián)，其余三聯(lián)返送廚房及收貨部。第十三條 采購人員收到自己分管的申請單后要?dú)w納、分類整理，對其中有 疑問的內(nèi)容要與主管和申報(bào)部門授權(quán)人及時(shí)溝通； 在確認(rèn)無誤后， 按照要求時(shí)限 尋找至少三家以上供應(yīng)廠商， 進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談；經(jīng)過酒店擇優(yōu)

5、確定報(bào)價(jià)填入申請單， 并填好總金額、供應(yīng)廠商名稱后上報(bào)上級審閱。第十四條 “國外采購申請單”由采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)。通常以發(fā)電傳、傳真的 方式向香港或國外供應(yīng)廠商詢價(jià)；屬國家控制進(jìn)口的項(xiàng)目在詢價(jià)的同時(shí)， 向酒店 集團(tuán)采購配送部匯報(bào)。第十五條 供應(yīng)廠商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有，并在報(bào) 價(jià)中注明。第十六條對于特殊要求的或需要加工訂做的項(xiàng)目，申請部門要作詳細(xì)說明 或提供樣品；供方按要求提供樣品，并經(jīng)管理班子授權(quán)人確認(rèn)簽字后方可進(jìn)一步 洽談。第十七條 采購部對內(nèi)要主動與使用部門保持密切聯(lián)系，樹立服務(wù)意識，熟 知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況；對外經(jīng)常作好市場調(diào)查研究，掌握市場行情，積 極主動向使用

6、部門推薦新產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的代用品；積極主動向管理班子提供市 場情況所購物品的策略。第十八條所有采購項(xiàng)目的擇商、報(bào)價(jià)必須由采購部在充分了解并掌握市場 行情的條件下?lián)駜?yōu)確定；使用部門有權(quán)了解所需物品的價(jià)格并提出質(zhì)疑， 采購部 在擇商報(bào)價(jià)中必須認(rèn)真研究對待，使用部門主動與采購部辦理協(xié)調(diào)配合， 對于所 掌握的供應(yīng)廠商情況及購貨意向通報(bào)采購部， 以便由其選定質(zhì)好價(jià)廉服務(wù)優(yōu)的供 應(yīng)廠商。第十九條確屬疑難采購項(xiàng)目，采購部和使用部門雙方必須及時(shí)聯(lián)系溝通或 上報(bào)酒店集團(tuán)采購配送部，研究對策。無力解決的必須及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)， 不得拖延 誤事。第三節(jié) 基準(zhǔn)單價(jià)第二十條 基準(zhǔn)單價(jià)的確定按集團(tuán)總部招標(biāo)管理辦法進(jìn)行。第二十一

7、條 基準(zhǔn)單價(jià)的適用范圍：蔬菜、肉類、水果、酒水及其它餐飲 材料等。第二十二條 基準(zhǔn)單價(jià)確定后須報(bào)酒店集團(tuán)采購配送部、審核崗及招標(biāo)中 心備案。第二十三條 基準(zhǔn)單價(jià)的上浮及下降，均按集團(tuán)總部招標(biāo)管理辦法執(zhí) 行。第四節(jié) 審批程序第二十四條 審批程序按集團(tuán)總部招標(biāo)管理辦法執(zhí)行第五節(jié) 購 買第二十五條 所有采購項(xiàng)目依據(jù)有效訂單，原則上由采購部統(tǒng)一購買，其 他部門一般不得自行購買。第二十六條 經(jīng)審批簽字的采購單返回采購部后，由采購部經(jīng)理統(tǒng)一注冊 登記后分到采購部有關(guān)主管等人。1. 國外進(jìn)口訂單由采購部經(jīng)理直接負(fù)責(zé)訂購，通常以郵寄訂單、發(fā)電傳、 傳真方式訂購。同時(shí)注明相關(guān)單證。2. 國內(nèi)采購訂單由各主管落實(shí)

8、到采購員實(shí)施購買。所有購買活動必須依據(jù) 有效訂單規(guī)定的項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格、時(shí)限、供應(yīng)廠、商及其他要求進(jìn)行。第二十七條 在購買過程中要認(rèn)真檢查所購物的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、衛(wèi)生 標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，堅(jiān)決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。第二十八條 對于期貨或供需雙方認(rèn)為必須簽約的經(jīng)濟(jì)活動，首先要與供 應(yīng)廠、商認(rèn)真洽談有關(guān)業(yè)務(wù)的細(xì)節(jié)，向財(cái)務(wù)總監(jiān)請示匯報(bào)；在達(dá)成協(xié)議后，按財(cái) 務(wù)管理規(guī)定簽訂供需合同，經(jīng)雙方法人代表簽字并取得合法公證后方能生效。第二十九條 采購人員在購買中要將采購訂單號碼、所需部門明確告訴送 貨到店的供應(yīng)廠商。第三十條 由于當(dāng)?shù)厥袌鲎兓蚱渌蛟斐少徺I時(shí)價(jià)格高于有效訂單報(bào) 價(jià)或數(shù)量多于有效訂單數(shù)量

9、時(shí)， 必須按集團(tuán)總部 招標(biāo)管理辦法 審批后方能購 買。第六節(jié)進(jìn)口貨物報(bào)關(guān)與報(bào)驗(yàn)進(jìn)口項(xiàng)目入關(guān)到貨后均需由專職報(bào)關(guān)、報(bào)驗(yàn)員按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)關(guān)、報(bào) 驗(yàn)。第三條 進(jìn)口用品到貨后，首先填寫關(guān)稅征免表向海關(guān)辦理征免審批。 然后完整、準(zhǔn)確地填制有關(guān)單證，附交合法、齊全、有效的報(bào)關(guān)單證向海關(guān)辦理 報(bào)關(guān)手續(xù)。交稅過關(guān)后方能提貨。第三十二條 準(zhǔn)確地填制報(bào)關(guān)手續(xù)。交稅過關(guān)后方能提貨，檢疫合格后方 能使用。第三十三條 報(bào)關(guān)、報(bào)驗(yàn)員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)并切實(shí)遵守國家有關(guān)進(jìn)出口政策、 法令、海關(guān)和檢疫的法律、法規(guī)、規(guī)章，依法履行報(bào)關(guān)員義務(wù)，行使報(bào)關(guān)員權(quán)力第三十四條 與相關(guān)部門的人員搞好關(guān)系，做好報(bào)關(guān)、報(bào)驗(yàn)工作。第七節(jié)貨物運(yùn)輸?shù)?/p>

10、三十五條 所有購買項(xiàng)目必須首先爭取供應(yīng)廠、商送貨到店。采購部的 車輛僅對不具備送貨條件的采購項(xiàng)目進(jìn)行運(yùn)輸。第三十六條 采購運(yùn)輸要做到及時(shí)、安全、完好、節(jié)約且有效率；禁止食 品與其它貨物混裝，保證食品衛(wèi)生。第三十七條 凡是需要酒店提供運(yùn)輸?shù)牟少忢?xiàng)目、采購人員外出聯(lián)系業(yè)務(wù) 或其他業(yè)務(wù)用車， 首先由主辦人向各自主管提出用車申請，并詳細(xì)說明所運(yùn)項(xiàng) 目的名稱、數(shù)量、重量、地點(diǎn)、路線、期限及特殊要求。然后由采購部經(jīng)理根據(jù) 情況安排運(yùn)輸、用車計(jì)劃，并填寫派車單。第三十八條司機(jī)必須遵守車輛維護(hù)保養(yǎng)的各項(xiàng)制度；必須遵守各項(xiàng)交通 法規(guī)。司機(jī)必須持有采購部經(jīng)理簽字的派車單駕駛車輛外出，并在收車后如實(shí)地填寫好派車單的

11、逐項(xiàng)內(nèi)容，上報(bào)采購部經(jīng)理。第三十九條非酒店業(yè)務(wù)用車必須經(jīng)過財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。第八節(jié)貨物驗(yàn)收第四十條 無論是采購人員自提項(xiàng)目還是供應(yīng)廠、 商送貨項(xiàng)目， 貨到酒店后， 必須首先與收貨部聯(lián)系， 說明酒店采購訂單號碼及部門， 由收貨部依據(jù)采購訂單 或合同過數(shù)檢驗(yàn)， 合格后分送所需部門。 不允許采購人員或供應(yīng)廠、 商直接交與 所需部門。不符合采購訂單內(nèi)容的項(xiàng)目一律拒收。第四十一條 驗(yàn)收合格并已付款的采購項(xiàng)目由采購人員將發(fā)貨票、支票存 根登記后交與收貨部簽收。第四十二條 驗(yàn)收合格但未付款的采購項(xiàng)目由收貨部開具收貨單經(jīng)交貨人 簽字后， 將第五聯(lián)給交貨人作為結(jié)算憑證， 第一聯(lián)隨同收貨日報(bào)上交財(cái)務(wù)部， 第 二聯(lián)收貨

12、部留存?zhèn)溆?，第三?lián)交使用部門。第四十三條 收貨部在對購入項(xiàng)目的質(zhì)量、規(guī)格、樣式等難以確認(rèn)的情況 下，要主動請示所需部門的授權(quán)人協(xié)助，有關(guān)部門和人員積極幫助解決。第四十四條 在驗(yàn)收中，收貨部或所需部門均有權(quán)提出退貨要求。經(jīng)確認(rèn)， 實(shí)屬不符合要求的項(xiàng)目，由采購部負(fù)責(zé)退貨事宜。第四十五條 購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互 合作，共同做好工作。對爭議不決的有關(guān)事宜，其雙方進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。如仍存分 歧，由酒店管理班子授權(quán)人裁決。第九節(jié) 結(jié)算工作所有采購項(xiàng)目的結(jié)算均由采購人員憑該采購訂單到財(cái)務(wù)部取得 付款憑證后進(jìn)行。第四十六條 國外進(jìn)口采購項(xiàng)目憑采購訂單、發(fā)貨票、收貨單證由財(cái)務(wù)部 辦理付

13、款事宜。第四十七條 國內(nèi)本市采購項(xiàng)目金額在五百元以上的，由采購部人員憑采 購申請單、相應(yīng)的收貨記錄及發(fā)票到財(cái)務(wù)應(yīng)付款處辦理付款手續(xù)。 五百元以下的， 按第一章第十五條 1.4 款處理。第四十八條 供需雙方認(rèn)可的帶有預(yù)付款的采購項(xiàng)目必須由采購人員填寫 “支票申請單”附該項(xiàng)采購訂單、預(yù)付款協(xié)議書報(bào)采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng) 理及酒店集團(tuán)審批簽字后， 由采購人員憑采購訂單領(lǐng)取轉(zhuǎn)帳支票后付款。 付款后采購人員要及時(shí)將發(fā)貨票收貨記錄、支票存根一并登記后交與遞交財(cái)務(wù)部。第十節(jié) 特殊采購項(xiàng)目第四十九條 一些技術(shù)性較強(qiáng)，或有特殊要求的采購項(xiàng)目，采購部可以邀 請有關(guān)部門相關(guān)人員共同購買或授權(quán)有關(guān)部門相關(guān)人員購買

14、， 并與之共同承擔(dān)責(zé) 任。有關(guān)部門對此要予以協(xié)助。第五十條 所有緊急采購項(xiàng)目均由所需部門依照有關(guān)規(guī)程自行辦理手續(xù)。采 購部要急人所急，以最快速度擇商報(bào)價(jià)，一經(jīng)收到所需部門已經(jīng)形成的有效訂單 取得結(jié)算手續(xù)后，必須千方百計(jì)采取緊急購買措施， 保證供應(yīng)。采購部人力不足 的情況下，可以授權(quán)有關(guān)人員代購，并與之共同承擔(dān)責(zé)任。第五十一條 對采購部、收貨部正常工作時(shí)間以外的需求項(xiàng)目，盡可能提 前申購。若確有個別緊急需求，須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人批準(zhǔn)后，由所需部門自行購買， 在有關(guān)授權(quán)人監(jiān)督下收貨，于次日及時(shí)補(bǔ)辦申請、審批、收貨手續(xù)。第五十二條 酒店集團(tuán)當(dāng)局決定的特殊專項(xiàng)專人采購項(xiàng)目不受此規(guī)程限 制。第十一節(jié)采購業(yè)務(wù)管理第五十三條 為了搞好酒店的采購工作，保證優(yōu)質(zhì)廉價(jià)適時(shí)的供應(yīng)，采購 部全體人員必須認(rèn)真履行各自的職責(zé)規(guī)范。 搞好店內(nèi)店外的業(yè)務(wù)合作關(guān)系，樹立 良好的企業(yè)及個人形象，廉潔自律。第五十四條 采購人員在招標(biāo)采購過程中必須依法辦事，提高業(yè)務(wù)技能， 不斷降低采購成本，按時(shí)完成本職工作，講求實(shí)效。第五十五條 采購部經(jīng)理主要負(fù)責(zé)收集、分析、研究市場信息；按財(cái)務(wù)規(guī) 定制定采購原則。第五十六條 采購計(jì)劃；控制采購成本及采購費(fèi)用；認(rèn)真審定各類采購申 請單的報(bào)價(jià)及推薦的供應(yīng)商，提出主導(dǎo)意見