公司行政管理制度

1、XXX化妝品有限公司行政管理制度行政管理制度（2014年12月訂）XXX化妝品有限公司二。一四年十二月第一章總則？2第二章規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法？2第三章公文使用管理規(guī)定？3第四章儀容儀表管6第五章出差管理規(guī)定？7第六章圖書、報(bào)刊、信函等資料管理規(guī)定？8第七章物品管理規(guī)定？第八章印章管理規(guī)定？14第九章文印管理規(guī)定 ？管理規(guī)定？用管理規(guī)定？18第十章會(huì)議19第十一章車輛使22第十二章鑰匙管理規(guī)定？30第十三章檔案管理規(guī)定31第十四章保密管理規(guī)定39第十五章計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定？43第十六章 固定電話使用管理規(guī)定？45理規(guī)定？第十七章員工考勤管理規(guī)定？46第十八章信息報(bào)告管理規(guī)定？49第十九章對(duì)

2、外宣傳及公共關(guān)系管理辦法？52附件第一章總則第一條為加強(qiáng)公司的行政事務(wù)管理，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。第二條本制度所指的行政事務(wù)管理包括：規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法、公文使用管理規(guī)定、儀容儀表管理規(guī)定、出差管理規(guī)定、圖書、報(bào)刊、信函等資料管理規(guī)定、物品管理規(guī)定、印章管理規(guī)定、文印管理規(guī)定、會(huì)議管理規(guī)定、車輛使用管理規(guī)定、鑰匙管理規(guī)定、檔案管理規(guī)定、保密管理規(guī)定、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定、固定電話使用管理規(guī)定、員工考勤制度、信息報(bào)告管理辦法、對(duì)外宣傳及公共關(guān)系管理辦法等規(guī)定。第三條管理中執(zhí)行“一個(gè)上級(jí)原則”，接受直接領(lǐng)導(dǎo)管理，非特殊情況不得越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告，不得越級(jí)指揮，但員工

3、可以越級(jí)申訴。第四條本管理辦法適用于美炫風(fēng)化妝品有限公司，其他業(yè)務(wù)公司可參照?qǐng)?zhí)行。第五條本制度經(jīng)正式審批通過后生效實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充。第二章規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法第六條為規(guī)范公司制度管理，特制定本辦法。第七條制度分為根本制度、基本制度和業(yè)務(wù)管理制度三類。一、根本制度是指公司最高制度，是制定其他管理制度的基本依據(jù)。主要包括公司章程、綱領(lǐng)等二、基本制度是指公司各項(xiàng)工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要管理規(guī)定。主要包括行政管理制度、人力資源管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、經(jīng)營(yíng)管理制度等。三、業(yè)務(wù)管理制度是指公司各部門及因工作需要制定的適用于其部門或其公司的管理規(guī)定、流程、細(xì)則或辦法。第八條制

4、度按照“務(wù)實(shí)適用”的原則制定。第九條公司制度由公司組織研議擬定，報(bào)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過，提請(qǐng)公司董事長(zhǎng)審批并下發(fā)。第十條制度應(yīng)用詞確切，語(yǔ)句通順，符合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，應(yīng)充分考慮其他相關(guān)制度規(guī)定，避免相互抵觸。第十一條企業(yè)制度由綜合管理部統(tǒng)一編排文號(hào)，統(tǒng)一存檔和下發(fā)，底稿由綜合管理部統(tǒng)一存檔。第十二條與重大經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相關(guān)的制度的制定與修訂工作由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，公司綜合部為歸口管理部門形成專項(xiàng)提案列入議事日程，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)班子審核批準(zhǔn)。第十三條各類制度文本發(fā)放至有權(quán)保管人時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)，文本保管人調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，制度文件列入移交內(nèi)容。第十四條制度頒發(fā)后，由制定部門負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。第十五條公司綜合部負(fù)

5、責(zé)組織本公司各部門對(duì)現(xiàn)行各類制度進(jìn)行修訂。第十六條修訂后的制度下發(fā)后，原來的制度同時(shí)廢止。第三章公文使用管理規(guī)定第十七條股東會(huì)及董事會(huì)文件、公司管理文件等公文，是傳達(dá)公司決策、管理、指令、報(bào)告經(jīng)營(yíng)情況、與外部聯(lián)系或商洽工作的重要工具。第十八條公文由綜合部實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。第十九條文件起草按職能分配，由各主管部門負(fù)責(zé)。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義，文字要簡(jiǎn)潔明了、詞意表達(dá)正確。第二十條各部門及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及政府、公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。第二H一條各類文件、資料按照保密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部文件、公開文件五種

6、。涉密文件及內(nèi)部文件應(yīng)嚴(yán)格控制知情范圍，由承辦人按閱批權(quán)限承辦，閱后妥善保管歸檔。第二十二條發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印發(fā)、歸檔、銷毀等。一、擬稿（一）以公司名義下發(fā)的公文和對(duì)外公函，根據(jù)其業(yè)務(wù)內(nèi)容，由主辦部門套用公司發(fā)文格式進(jìn)行擬稿，并填寫主題詞、抄報(bào)、抄送、日期、打印人、校對(duì)人、承辦人、份數(shù)。草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1 .內(nèi)容要符合政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章；2 .反映情況要客觀，實(shí)事求是；3 .文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語(yǔ)要規(guī)范；4 .人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確；5 .結(jié)構(gòu)層次次序，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為1

7、. ”，第四層為“（1）（二）編號(hào)、登記、規(guī)范文件格式：主辦部門將草擬好的文件電子版發(fā)送至綜合部進(jìn)行編號(hào)、登記、規(guī)范文件格式。1 .以公司名義行文，用“美炫風(fēng)發(fā)字xxxxX號(hào)”格式（見附件1）；2 .以公司名義發(fā)函，用“美炫風(fēng)函字XXXX義號(hào)”格式（見附件2）;3 .公司會(huì)議紀(jì)要，用“美炫風(fēng)紀(jì)字xxxxX號(hào)”格式（見附件3）;4 .公司各部門向公司請(qǐng)示、報(bào)批有關(guān)事項(xiàng)，使用XXX化妝品有限公司格式（見附件4）;5 .公司簡(jiǎn)報(bào)，用“20XX第X期（總第X期）”格式（見附件5）;6 .公司紅頭文件，只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他發(fā)文一般不用公司紅頭文件格式。一般事項(xiàng)發(fā)

8、文，無需簽批、落款為具體部門的，不用字號(hào)。（三）公司發(fā)文文體、字號(hào)要求：1 .文件眉頭統(tǒng)一為“XXX化妝品有限公司文件”。字體均用一號(hào)紅色黑體；2 .文件號(hào)一行用四號(hào)宋體。3 .文件標(biāo)題用三號(hào)黑體字，一級(jí)標(biāo)題用小三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用小三號(hào)仿宋加粗。4 .文件正文字體為仿宋小三號(hào)。5 .正式文稿一律采用A4打印紙。6 .主題詞用小三仿宋，并加粗。7 .其他文件的格式、字體要求，參照發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)，參見附件1。二、審核、簽發(fā)、復(fù)核（一）由主辦部門打印公文及其附件，并填寫發(fā)文審核表（見附件6）,由主辦部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核文件內(nèi)容，綜合管理部負(fù)責(zé)人審核文件格式,報(bào)總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，印章保管人方可蓋

9、章。若需其他有關(guān)部門會(huì)簽的，應(yīng)先會(huì)簽，然后再送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。（二）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，原則性的內(nèi)容、條款不得改動(dòng)，如需刪改，需經(jīng)原簽發(fā)人同意。三、印發(fā)（一）主辦部門將經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文及發(fā)文審核表送到綜合部辦理蓋早；（二）以公司名義下發(fā)的公文，原則上由綜合部統(tǒng)一登記發(fā)送。對(duì)公司以外的單位發(fā)業(yè)務(wù)聯(lián)系函，蓋章后由主辦部門送至相關(guān)單位，并辦理好簽收手續(xù)將對(duì)方簽收的原件在5個(gè)工作日內(nèi)交綜合管理部存檔。四、歸檔公司所有發(fā)文，主辦部門和相關(guān)部門應(yīng)有復(fù)印件存檔，并由主辦部門將文件原稿、對(duì)方簽收件、發(fā)文審核表、審核稿件各一份送綜合管理部存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第二十三條公司所有文件實(shí)行統(tǒng)一的歸口管理。公

10、司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒌怯?、審核、分文、傳送、辦理、立卷、歸檔。第二十四條各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來的公文要及時(shí)閱批，急件當(dāng)天批復(fù)；一般文件三天內(nèi)批復(fù)。第二十五條各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，不得圈閱，須簽署明確、具體意見的，閱完后要簽名并注明日期。第四章儀容儀表管理規(guī)定為了樹立和保持公司員工良好的職業(yè)形象，進(jìn)一步規(guī)范化管理，特制定本管理規(guī)定。第二十六條個(gè)人儀容儀表及著裝要求一、員工個(gè)人形象應(yīng)保持端莊、大方，頭發(fā)保持干凈清爽，女員工妝容應(yīng)以淡妝為主，禁止以濃妝艷抹形象出現(xiàn)在辦公場(chǎng)合。二、所有員工工作期間外出辦事、出差等同于正常上班，均應(yīng)著正裝上下班，以展現(xiàn)公司規(guī)范管理的品牌形象。三、節(jié)假日上班著裝要大

11、方得體，不可著奇裝異服，女員工不可著抹胸、吊帶裙、熱褲等過于暴露的服裝，不可穿拖鞋上班。四、員工不按規(guī)定著裝者，每次罰款50元，其直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處以罰款100元。第五章出差管理規(guī)定第二十七條員工出差必須依下列程序辦理：一、出差前應(yīng)填寫出差申請(qǐng)表（見附件7）,由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，報(bào)經(jīng)營(yíng)班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批；部門領(lǐng)導(dǎo)及以上人員出差須報(bào)總經(jīng)理審批。因緊急事務(wù)未按程序辦理申請(qǐng)的，由執(zhí)行該項(xiàng)公務(wù)的員工在出差返回后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。二、出差人員憑出差申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)管理部填寫借款單，按審批程序預(yù)借差旅費(fèi)；并將出差申請(qǐng)表交綜合管理部相關(guān)人員處進(jìn)行存檔及考勤登記。三、出差人員出差返回后五個(gè)工作日內(nèi)必

12、須報(bào)賬，并結(jié)清出差借款，未能結(jié)清的借款，財(cái)務(wù)部有權(quán)在其當(dāng)月和以后月份的工資或其他補(bǔ)貼中扣回，直至扣清為止。第二十八條出差超出預(yù)定時(shí)間，須報(bào)經(jīng)出差審批人同意，因病或其它不可抗拒因素需要延長(zhǎng)出差期限的，須及時(shí)報(bào)經(jīng)出差審批人同意并在出差結(jié)束后提交相關(guān)證明至綜合管理部，否則按曠工處理；未經(jīng)批準(zhǔn)，超出預(yù)定出差期間的費(fèi)用不予報(bào)銷。第二十九條出差費(fèi)用的報(bào)銷：出差費(fèi)用包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、通訊費(fèi)、招待費(fèi)等，其標(biāo)準(zhǔn)按公司財(cái)務(wù)制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。、交通費(fèi)、住宿費(fèi)在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷，超標(biāo)自付:、伙食費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷。:、通訊費(fèi)超出標(biāo)準(zhǔn)部分，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六章圖書、報(bào)刊、信函等資料管理規(guī)定

13、第三十條圖書、報(bào)刊、信函由綜合管理部統(tǒng)一管理。指定專人負(fù)責(zé)登記、分類、發(fā)送，并及時(shí)整理、存檔以備查閱。第三十一條各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要，合理安排購(gòu)買業(yè)務(wù)參考書籍，依公司規(guī)定的申購(gòu)程序辦理；否則，費(fèi)用自理。以公司名義購(gòu)買的書籍需到綜合部辦理出入庫(kù)，并蓋公章后才能借出。第三十二條圖書借閱一、公司員工經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)同意，綜合部辦理借閱登記手續(xù)，可借閱公司所存各類圖書、雜志二、專業(yè)性強(qiáng)的工具書（如：規(guī)程、規(guī)范、定額等）可以隨項(xiàng)目長(zhǎng)期借用。三、一般圖書每人每次最多可借閱兩冊(cè)，借閱時(shí)間不得超過一個(gè)月，如有特殊事由需續(xù)借者，務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)。四、損壞、丟失圖書、資料，責(zé)任人應(yīng)照原價(jià)雙倍賠償，并負(fù)責(zé)購(gòu)

14、買或協(xié)助購(gòu)買。五、員工所借圖書，如遇清點(diǎn)或公務(wù)上需參考時(shí)必須隨時(shí)收回，借書人不得拒絕。第三十三條綜合部圖書管理人員每隔半年清點(diǎn)庫(kù)存書籍1次，并將清單上報(bào)綜合部經(jīng)理。第三十四條各部門訂閱的報(bào)刊、雜志需由綜合部指派專人收發(fā)。第三十五條報(bào)紙?jiān)陂営[后，請(qǐng)務(wù)必歸回原位；過期的報(bào)紙由綜合部統(tǒng)一回收管理。第三十六條員工調(diào)崗、離職時(shí)，還清所借閱圖書、資料后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。第三十七條公務(wù)信函由綜合部收發(fā)人員登記后統(tǒng)一寄發(fā)，掛號(hào)信和特快專遞需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，登記后方可郵發(fā)。第七章物品管理規(guī)定為更好的控制公司的辦公成本，合理使用辦公費(fèi)用，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)和領(lǐng)用，特制定本規(guī)定。第三十八條物品分類，、固定資

15、產(chǎn)：?jiǎn)挝粌r(jià)值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品,12XXX化妝品有限公司行政管理制度如車輛、電腦、復(fù)印機(jī)等。二、低值易耗品：不屬于固定資產(chǎn)，但價(jià)值較高或使用時(shí)間較長(zhǎng)的物品，如鐵皮柜、打印機(jī)等。三、辦公用品：辦公使用的消耗性物品，分為耐用辦公用品和易耗辦公用品兩大類。（一）耐用辦公用品包括計(jì)算器、裁紙刀、剪刀、筆筒、直尺、訂書機(jī)、卷筒紙盒、檔案（文件）盒、書立、垃圾桶、煙灰缸、電話機(jī)等。（二）易耗辦公用品包括公共所需辦公用品和員工個(gè)人所需辦公用品：1 .公共所需辦公用品包括：打印紙、傳真紙、復(fù)寫紙、紙杯、杯托、茶葉、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。2 .員工個(gè)人所需辦公用品包括：透明

16、膠、膠水、水性筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、釘書針、卷筒紙、面巾紙、檔案袋、文件夾、回形針、大頭針、鐵夾、筆記本、熒光筆、橡皮、涂改液、裝訂夾、光盤等。第三十九條物品的采購(gòu)一、物品的采購(gòu)遵循“統(tǒng)一采購(gòu)，貨比三家”的原則。二、辦公用品的采購(gòu)（一）定點(diǎn)采購(gòu)原則由綜合管理部和成本合約部視情況在每年年初進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)比較后，確認(rèn)2-3家作為定點(diǎn)采購(gòu)單位。（二）季度定期性采購(gòu)綜合部按季度定期申購(gòu)公司常備辦公用品，建立常備辦公用品庫(kù)。采購(gòu)時(shí)間一般為每季度第一個(gè)月的10日前，可根據(jù)具體情況調(diào)整。（二）月度補(bǔ)充性米購(gòu)10XXX化妝品有限公司行政管理制度各部門于每月向公司上報(bào)下月辦公用品采購(gòu)計(jì)劃（詳見附件8）,由

17、綜合部負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、審核。綜合部根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，比照常備辦公用品庫(kù)存情況對(duì)需采購(gòu)的物品進(jìn)行調(diào)劑，對(duì)庫(kù)存緊張或無庫(kù)存的物品可進(jìn)行補(bǔ)充性采購(gòu)。文員負(fù)責(zé)制作當(dāng)月常用辦公用品補(bǔ)充采購(gòu)計(jì)劃表，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，于每月5日前完成當(dāng)月采購(gòu)工作，并辦理入庫(kù)手續(xù)。（四）預(yù)算內(nèi)日常應(yīng)急性采購(gòu)在日常工作期間，如各部門需在預(yù)算內(nèi)應(yīng)急采購(gòu)無庫(kù)存或庫(kù)存緊缺的物品，須填寫庫(kù)存外（預(yù)算內(nèi)）辦公用品申購(gòu)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，報(bào)董事長(zhǎng)核同意后，由文員聯(lián)系定點(diǎn)供應(yīng)商落實(shí)采購(gòu)。（五）預(yù)算外采購(gòu)預(yù)算外物品的申購(gòu)程序按公司現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行。三、大宗物品的采購(gòu)達(dá)到招標(biāo)要求的須按招標(biāo)管理規(guī)定辦理，未達(dá)到招標(biāo)規(guī)定要求的需要

18、進(jìn)行多家詢價(jià)，力求價(jià)廉物美。領(lǐng)用時(shí)按照計(jì)劃采購(gòu)清單領(lǐng)用。四、特殊物品無法統(tǒng)一采購(gòu)時(shí)，必須事前征得分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可自行采購(gòu)。五、固定資產(chǎn)和大批量低值易耗品的采購(gòu)必須由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行采購(gòu)。六、采購(gòu)單件物品在500元以上的，必須填寫呈批件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由招投標(biāo)采購(gòu)專員進(jìn)行采購(gòu)。第四十條物品的保管一、公司的物品由綜合部進(jìn)行登記造冊(cè)（見附件9）,集中保管；單價(jià)物品價(jià)值超過500元的，還應(yīng)配備圖像資料。:、常備辦公用品庫(kù)由文員擔(dān)任保管責(zé)任人,具體負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)計(jì)劃的收集、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析，辦公用品采購(gòu)工作的實(shí)施，辦公用品的入庫(kù)登記、保管、分發(fā)以及各類相關(guān)報(bào)表的制作等工

19、作。第四十一條物品的領(lǐng)用一、部門和個(gè)人領(lǐng)用物品時(shí)需到公司綜合部辦理領(lǐng)用手續(xù)。二、領(lǐng)用新購(gòu)固定資產(chǎn)時(shí)，領(lǐng)用人必須在出入庫(kù)單中“保管人”一欄簽字，經(jīng)綜合部經(jīng)理和保管人簽字后方可領(lǐng)用，并由保管人將出入庫(kù)單送財(cái)務(wù)部登記備案。三、員工如需領(lǐng)用辦公用品的，在文員處填寫辦公用品簽領(lǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可領(lǐng)用四、耐用辦公用品于員工入職時(shí)，由員工本人向綜合部按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新重新辦理領(lǐng)用手續(xù)；發(fā)生遺失的，由領(lǐng)用人在辦公用品領(lǐng)用登記表（見附件10）中“備注”欄寫明原因并辦理領(lǐng)用手續(xù)。五、各部門須領(lǐng)用墨盒、碳粉等辦公耗材的，按照“憑舊領(lǐng)新”原則，向文員退還舊耗材，填寫辦

20、公用品簽領(lǐng)表后，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可領(lǐng)用。六、領(lǐng)用低值易耗品時(shí)領(lǐng)用人必須在低值易耗品領(lǐng)用登記表（見附件11）中簽字確認(rèn)，特殊情況如由各部門自行購(gòu)買的低值易耗品，必須到綜合部辦理登記備案；發(fā)生遺失或損壞的，需向綜合部報(bào)告并簽字確認(rèn)。七、公共場(chǎng)所所需辦公用品由文員按上月用量標(biāo)準(zhǔn)按月進(jìn)行分配，領(lǐng)用人可依據(jù)當(dāng)月用量進(jìn)行合理調(diào)整。八、部分辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)（一）水性筆：?jiǎn)T工入職時(shí)領(lǐng)取1支；（二）反尾夾：各部門每半年各型號(hào)限領(lǐng)一盒；（三）皮質(zhì)筆記本：經(jīng)理級(jí)以上人員每半年限領(lǐng)一本，對(duì)基層員工不提供皮質(zhì)筆記本；（四）普通軟抄筆記本：基層員工每人每半年限領(lǐng)一本；（五）水性筆芯：每人每次限領(lǐng)1支；（六）耐用辦公

21、用品：?jiǎn)T工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取。九、員工調(diào)離部門或離開公司時(shí)，應(yīng)交回所領(lǐng)用的物品，并在員工離職移交手續(xù)清單中的“移交事項(xiàng)”對(duì)應(yīng)欄簽字，復(fù)印一份交綜合部存檔，由綜合部對(duì)所退還物品進(jìn)行重新登記。如因調(diào)崗或離職須移交固定資產(chǎn)價(jià)值較高的低值易耗品給其他人員的，由綜合部組織驗(yàn)收后，確認(rèn)無誤后，方可辦理移交手續(xù)；如移交清單中發(fā)生物品損壞或遺失的，根據(jù)財(cái)務(wù)部意見辦理責(zé)任人賠償事宜。第四十二條物品的后續(xù)管理一、綜合部應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)和價(jià)值較高的低值易耗品進(jìn)行編號(hào)，貼上標(biāo)簽,年末由綜合管理部門協(xié)同財(cái)務(wù)部對(duì)所有物品進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì)。二、辦公用品應(yīng)由綜合部每月進(jìn)行數(shù)量、金額統(tǒng)計(jì)后報(bào)財(cái)務(wù)部備案（見附件12）三、固定資產(chǎn)和價(jià)值較高

22、的低值易耗品使用地點(diǎn)發(fā)生變化時(shí)，綜合部和財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)更正有關(guān)備案資料，保證帳、卡、物一致。四、固定資產(chǎn)和價(jià)值較高的低值易耗品發(fā)生外借和出售，必須由綜合部填寫呈批件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部備案；若發(fā)生遺失、損壞、報(bào)廢或被盜丟失，必須由相關(guān)部門書面上報(bào)綜合部，由綜合部查明原因，并填寫呈批件報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部作出相應(yīng)的處理。五、固定資產(chǎn)和價(jià)值較高的低值易耗品如需搬出辦公場(chǎng)所時(shí)，須填寫放行條（見附件13）,報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)及綜合部經(jīng)理同意后方可搬離。未經(jīng)許可，嚴(yán)禁私自搬離。六、管理人員違反規(guī)定致使物品流失的，由其本人負(fù)責(zé)追回，無法追回造成公司損失的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。第八章印章管理規(guī)定第四十三條印章的刻

23、制和收繳一、刻制印章要嚴(yán)格履行手續(xù)?？讨茊挝弧⒉块T及有關(guān)業(yè)務(wù)專用印章，必須有上報(bào)批準(zhǔn)的正式公文，由需要刻章的單位提出申請(qǐng)，并詳細(xì)寫明印章的樣式、規(guī)格和名稱，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合部出具證明，交指定人員到公安機(jī)關(guān)指定的部門辦理刻制事宜。二、刻好的印章詳細(xì)登記印章刻制單位、使用單位、啟用日期、保管人員，并留下印模，作為鑒別真?zhèn)蔚囊罁?jù)。三、公司只能刻制一枚法定代表人印鑒；如需更換法定代表人印鑒時(shí)，應(yīng)將舊法定代表人印鑒交回公司綜合部封存后集中銷毀。四、印章如因各種原因報(bào)廢停止使用時(shí)，由綜合部將原印章收回封存或銷毀，并將印章停用日期、收繳部門、收繳人姓名、收繳日期、封存或銷毀人姓名及

24、日期等登記存檔備案。第四十四條印章的保管一、公章、合同專用章由法定代表人保管。:、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印鑒由法定代表人授權(quán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管。三、印章保管人員出差或其他特殊情況不能到崗，其不得私自委托他人保管,須辦理委托經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并填寫委托保管印章書，辦理好托管交接手續(xù)。四、保管人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)并提交綜合部備案。第四十五條印章適用范圍一、公章凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、介紹信、委托書、證明等相關(guān)材料均應(yīng)加蓋公司公章。二、合同專用章“合同專用章”主要用于公司對(duì)外簽訂的一切合同。三、財(cái)務(wù)專用章“財(cái)務(wù)專用章”主要用于財(cái)務(wù)收支憑證、報(bào)表、稅務(wù)、工商、銀行相關(guān)單位等資料確認(rèn)；預(yù)

25、算、結(jié)算書審核；材料價(jià)格以及內(nèi)部單位財(cái)務(wù)往來的審定。四、法定代表人印鑒“法定代表人印鑒”主要用于需要法定代表人簽字的協(xié)議、文件等書面文本，由法定代表人審批后方可使用。第四十六條印章的使用一、公章、合同章、業(yè)務(wù)印章的審批：（一）重要文件：簽署合同（協(xié)議）使用公司印章必須填寫合同審批表（見附件15）及蓋合同審批章，根據(jù)審批程序報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后方可蓋章；重要正式發(fā)文必須按照公文管理規(guī)定審批程序（見公文管理規(guī)定）審批完畢方XXX化妝可蓋章；重要業(yè)務(wù)文件可由經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)營(yíng)班子分管領(lǐng)導(dǎo)在品年有限公司用印審批表（見附件16）簽批方可蓋章。（二）財(cái)務(wù)相關(guān)文件：如報(bào)表、投融資須提供的材料等財(cái)務(wù)相關(guān)文件，

26、由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)（分管財(cái)務(wù)、成本）審批方可使用。（三）普通文件：日常對(duì)外業(yè)務(wù)聯(lián)系和業(yè)務(wù)辦理事項(xiàng)等一般事務(wù)性的函、委托書、證明、復(fù)印件等需加蓋公章的，由部門負(fù)責(zé)人（含）以上領(lǐng)導(dǎo)審批后方可蓋章。如員工因私辦理個(gè)人業(yè)務(wù)需要蓋章的，如收入證明、在職證明等還需填寫XXX化妝品年有限公司用印審批表，經(jīng)相關(guān)部門審核后方可蓋章。（四）五險(xiǎn)一金等相關(guān)福利的文件：由綜合部負(fù)責(zé)人（含）以上領(lǐng)導(dǎo)簽批方可蓋章。（五）勞動(dòng)合同：由董事長(zhǎng)或董事長(zhǎng)授權(quán)的人員簽批方可蓋章。（六）業(yè)務(wù)印章根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定使用。二、檔案留存（一）用印憑據(jù)：用印審批登記表、合同審批登記表或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件的原件交綜合部留存；（二）用印材料：所有對(duì)相關(guān)

27、單位的正式發(fā)文、合同（協(xié)議）或其他重要文件都必須在綜合部留存原件一份以上（含對(duì)方簽收件），其他相關(guān)部門根據(jù)需要留存復(fù)印件；合同（協(xié)議）還須將電子版發(fā)至綜合部備案。如因業(yè)務(wù)需要暫不能留存原件的，辦理完畢之后必須在5個(gè)工作日內(nèi)交綜合部存檔。三、公司所有印章均不允許蓋在空白紙和空白介紹信上，特殊情況需在空白紙或空白介紹信上蓋章須報(bào)請(qǐng)經(jīng)營(yíng)班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批，由批準(zhǔn)人承擔(dān)連帶責(zé)任擔(dān)保。印章保管人應(yīng)對(duì)所蓋空白紙張進(jìn)行登記（數(shù)量）、回收。對(duì)不符合用章規(guī)定的合同（協(xié)議）、介紹信、公函等文件，印章保管人有權(quán)拒絕蓋印。第四十七條印章的借出（一）如無特殊情況，公司各類印章應(yīng)由印章保管人進(jìn)行妥善保管。（二）如因特殊工作

28、情況需要，經(jīng)業(yè)務(wù)發(fā)生部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，填寫印章借出審批表（詳見附件17）,可辦理相關(guān)印章借出手續(xù)。其中，公章、合同章及法定代表人印鑒須經(jīng)公司總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借出；業(yè)務(wù)印章須經(jīng)公司分管經(jīng)營(yíng)班子以上領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借出。（三）印章借出人為臨時(shí)保管責(zé)任人，其應(yīng)為公司正式員工，在保管印章過程中，須按照公司制度要求，履行印章保管責(zé)任，正確、規(guī)范實(shí)施用印。（四）印章借出后，臨時(shí)保管責(zé)任人應(yīng)對(duì)用印文件進(jìn)行詳細(xì)記錄，并在印章歸還的同時(shí)補(bǔ)充填寫印章借出審批表中的“用印文件記錄”項(xiàng)目。第四十八條其他（一）啟用其他業(yè)務(wù)章，應(yīng)同時(shí)制訂適用范圍，并以公司正式發(fā)文形式周知。（二）公司部門之間往來不宜使用業(yè)

29、務(wù)專用章，由各部門經(jīng)理簽字即可。（三）對(duì)外行政工作應(yīng)使用公司公章。公司公章在特殊情況下，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)可以代替業(yè)務(wù)專用章。第九章文印管理規(guī)定第四十九條公司文件的打印、復(fù)印、傳真，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由指定承辦人負(fù)責(zé)文件的打印、復(fù)印、傳真。承辦人應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。第五十條私人資料不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳遞。第五十一條文印承辦人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)不得截印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,留任何文件。第五十二條承辦人員在接收傳真后應(yīng)及時(shí)送達(dá)收件人，因接收文件、傳真疏忽造成文件、傳真件未能及時(shí)送達(dá)的，或未送達(dá)的，視造成損失程

30、度給予處罰。第五十三條公司內(nèi)部使用的文件資料打印時(shí)應(yīng)注意節(jié)儉，打印紙能兩面使用的盡量?jī)擅媸褂?。第五十四條作廢文件，須用碎紙機(jī)粉碎處理，不可隨便放輅。第十章會(huì)議管理規(guī)定第五十五條會(huì)議召集與通知一、會(huì)議按不同級(jí)別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：（一）公司或董事會(huì)會(huì)議按相關(guān)公司章程的規(guī)定召集。由董事出席會(huì)議，其他人員可根據(jù)會(huì)議議程由董事長(zhǎng)指定出席或列席。會(huì)議一般由董事長(zhǎng)主持，也可由董事長(zhǎng)委托其他董事主持。會(huì)議由董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)組織落實(shí)。（二）公司經(jīng)營(yíng)管理會(huì)議主要包括經(jīng)營(yíng)班子會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、全面預(yù)算會(huì)、運(yùn)營(yíng)分析會(huì)（年度會(huì)議、季度會(huì)議、月度會(huì)議）、項(xiàng)目研討會(huì)、總結(jié)考評(píng)會(huì)、業(yè)務(wù)專題會(huì)等。會(huì)議由總經(jīng)理決定召開或由

31、經(jīng)營(yíng)班子提議召開，公司經(jīng)營(yíng)班子成員出席，其他人員可根據(jù)會(huì)議議程由總經(jīng)理指定出席或列席。會(huì)議由總經(jīng)理指定人員主持。各類會(huì)議的承辦部門為綜合部，其中業(yè)務(wù)會(huì)議由主管該項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門負(fù)責(zé)組織，綜合部協(xié)助。（三）公司業(yè)務(wù)層面專項(xiàng)會(huì)議：如經(jīng)營(yíng)計(jì)劃會(huì)、財(cái)務(wù)分析會(huì)、行政人事會(huì)等。由公司相關(guān)部門提出，經(jīng)營(yíng)班子分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后召開。會(huì)議由主辦部門負(fù)20XXX化妝品有限公司行政管理制度53責(zé)組織落實(shí)，公司綜合部協(xié)助。（四）公司各部門或內(nèi)部工作會(huì)議由各部門負(fù)責(zé)人召集并確定出席及列席人選，需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議的，須向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確定參加時(shí)間及事項(xiàng)。會(huì)議由主辦部門組織落實(shí)，綜合部提供協(xié)助。二、會(huì)議通知的內(nèi)容包括：會(huì)議的

32、名稱，議題，時(shí)間，地點(diǎn)，參加人（出席/列席），需準(zhǔn)備資料以及通知方法和途徑。重要會(huì)議應(yīng)以書面通知的方法傳達(dá)三、會(huì)議應(yīng)于會(huì)議通知約定的時(shí)間召開，如議題改變、改期或取消，會(huì)議組織部門應(yīng)提前通知參會(huì)人員，并根據(jù)本管理辦法重新組織、布輅會(huì)場(chǎng)。第五十六條會(huì)前準(zhǔn)備一、大型會(huì)議須提前兩天知會(huì)公司綜合部，便于安排會(huì)場(chǎng)及相關(guān)保障工作；專業(yè)會(huì)議須提前一天知會(huì)公司綜合部；部門會(huì)議須提前半天知會(huì)公司綜合管理部。二、會(huì)議主持人、召集部門及與會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作，包括擬好會(huì)議時(shí)間、議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會(huì)場(chǎng)、填寫會(huì)議通知單通知與會(huì)人員等。會(huì)議主持人應(yīng)該根據(jù)議題的內(nèi)容

33、事前進(jìn)行相關(guān)信息搜集和整理，并將議題和相關(guān)資料分發(fā)給與會(huì)人員。三、會(huì)議場(chǎng)所提前布輅，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。組織會(huì)議部門需提前一天跟公司綜合部明確，并在會(huì)議室使用審批單中注明。四、會(huì)場(chǎng)布輅、會(huì)議材料、用品準(zhǔn)備和會(huì)后處輅由指定的會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)。各種會(huì)議召開前，公司綜合部聯(lián)系落實(shí)會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)。如要求同時(shí)進(jìn)行多個(gè)會(huì)議的，由公司綜合部根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。第五十七條會(huì)議主持人應(yīng)控制會(huì)議進(jìn)程，提高會(huì)議效率。第五十八條會(huì)議形成的決議，會(huì)議主持人要明確任務(wù)、目標(biāo)、責(zé)任者，監(jiān)督實(shí)施，保證落實(shí)。第五十九條會(huì)議記錄及紀(jì)要一、各類會(huì)議應(yīng)指定會(huì)議記錄員，會(huì)議記錄員要在會(huì)議進(jìn)行期間使用專用記錄

34、本認(rèn)真記錄，對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程或提綱式記錄，對(duì)結(jié)論性發(fā)言做重點(diǎn)記錄。二、如需形成會(huì)議紀(jì)要的，會(huì)議記錄員要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理原始記錄，按照公司發(fā)文的審批程序，需由與會(huì)人員在會(huì)議紀(jì)要上簽名的，會(huì)議記錄員須及時(shí)督促簽署，并提請(qǐng)公司總經(jīng)理簽發(fā)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)、及時(shí)整理、規(guī)范格式和文字，按分級(jí)管理要求分發(fā)、存檔、上報(bào)（也可通過電子郵件傳遞）。第六十條會(huì)議考勤、秩序、違紀(jì)、監(jiān)督檢查一、與會(huì)人員應(yīng)提前到會(huì)，會(huì)議過程禁止吸煙，不得喧嘩，不得來回走動(dòng)，不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時(shí)到會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議組織者書面請(qǐng)假方可，緊急情況可先口頭請(qǐng)假，會(huì)后補(bǔ)辦假條。二、遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席

35、，盡量不干擾會(huì)議進(jìn)行。重要會(huì)議與會(huì)人員應(yīng)按照臺(tái)卡對(duì)號(hào)入座，坐姿（站姿）端正，將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至振動(dòng)狀態(tài)，會(huì)議期間不準(zhǔn)接聽電話，有重要電話須離開會(huì)議室接聽，禁止交頭接耳開小會(huì)。認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容并做好記錄。三、與會(huì)者到會(huì)必須有準(zhǔn)備，均應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡(jiǎn)意賅。不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。四、涉及到秘密事項(xiàng)的會(huì)議與會(huì)人員負(fù)有保密義務(wù),記錄員應(yīng)在保密地方整理，并且嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。五、公司綜合部負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)各種類型會(huì)議的執(zhí)行與保密事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。六、會(huì)議中手機(jī)響、接電話每次罰款50元；遲到、早退三十分鐘內(nèi)罰款30元，超過30分鐘罰款60元；無故缺

36、席（含請(qǐng)假未批）按曠工處理，所扣基本工資不足100元按100元處罰。七、接到會(huì)議通知后如有特殊情況需請(qǐng)假的員工，必須在會(huì)議召開半個(gè)小時(shí)前向分管經(jīng)營(yíng)班子或總經(jīng)理書面請(qǐng)假，并立即報(bào)公司綜合部備案，緊急情況可先口頭請(qǐng)假，會(huì)后補(bǔ)辦假條。會(huì)議開始后請(qǐng)假的不予以受理，并根據(jù)第六點(diǎn)情況進(jìn)行處罰。八、公司組織的培訓(xùn)活動(dòng)參照第六點(diǎn)，第七點(diǎn)執(zhí)行九、會(huì)議的考勤、違紀(jì)記錄和處理意見，由會(huì)議主持部門負(fù)責(zé)人在會(huì)議結(jié)束后轉(zhuǎn)交給公司綜合部。十、會(huì)議決策的執(zhí)行情況由會(huì)議主持部門進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。第十一章車輛派車管理規(guī)定第六十一條為公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供良好的服務(wù)，結(jié)合公司實(shí)際情況,保證安全運(yùn)行、合理派車、特制定本辦法。第六十二條

37、出車管理一、在日常工作中，以下情況可安排用車：（一）財(cái)務(wù)部其他因公存、取現(xiàn)金伍仟元以上的業(yè)務(wù)（特殊情況另行處理）；（二）需要到較遠(yuǎn)地方辦理的工作業(yè)務(wù);（三）因公運(yùn)輸拾公斤以上物品；（四）前往無公交車到達(dá)的地點(diǎn)辦理業(yè)務(wù)；（五）公司經(jīng)營(yíng)班子以上領(lǐng)導(dǎo)特許的緊急事務(wù)；（六）公司集體活動(dòng)統(tǒng)一用車。第六十三條為降低辦公成本，綜合部要嚴(yán)格按照用車范圍派車。如因緊急公務(wù)需要且無車輛可調(diào)派的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，綜合部確認(rèn)后，員工可搭乘出租車出行，費(fèi)用列入所在部門辦公管理費(fèi)用。第六十四條公司經(jīng)營(yíng)班子以上人員出差可派長(zhǎng)途車，其他人員出差原則上不派長(zhǎng)途車，以下情況由分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，報(bào)總經(jīng)理特批后方可派長(zhǎng)途車。（一）有政

38、府相關(guān)部門或重要合作單位人員需陪同前往。（二）經(jīng)理以上人員2人以上或其他員工4人以上共同前往同一目的地。第六十五條派車單必須嚴(yán)格按照格式要求填寫，寫明出發(fā)時(shí)間及實(shí)際返回時(shí)間。實(shí)際返回時(shí)間為車輛返回公司后，由綜合部時(shí)填寫并存檔。第六十六條公司所需派車車輛須報(bào)董事長(zhǎng)同意，綜合部負(fù)責(zé)車輛的出借登記。第十二章鑰匙管理規(guī)定第六十七條公司所有鑰匙由綜合部指定專人負(fù)責(zé)管理、配制，對(duì)公司所有原始鑰匙必須留一把加以編號(hào)、存檔，以便復(fù)制第六十八條部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理本部門的鑰匙（包括門、抽屜、柜子等鑰匙），不得任意自制。特殊情況自行配備的需報(bào)綜合部備案登記。第六十九條鑰匙不得擅自借給他人使用，特殊情況需借用鑰匙的，

39、需做好相關(guān)登記（見附23）。鑰匙丟失后應(yīng)立即向綜合管理部門報(bào)告、備案，因鑰匙丟失所產(chǎn)生的損失由保管人承擔(dān)，并視情節(jié)輕重給予處分。公共區(qū)域的鑰匙由綜合部統(tǒng)一管理，任何人不得私自配制，違者一經(jīng)查出，每次處以500元的罰款第七十條離職時(shí)應(yīng)將所保管的鑰匙退還綜合部并做好相關(guān)登記。第十三章檔案管理規(guī)定第七H一條檔案管理：由綜合部負(fù)責(zé)歸口管理。第七十二條檔案管理的范圍：一、公司各種行政文件；二、公司各種會(huì)議記錄；三、股東會(huì)議的有關(guān)文件；四、各部門的工作報(bào)告；五、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員外出考察、參加各種業(yè)務(wù)活動(dòng)所收集的有關(guān)資料;六、各種信息情報(bào)資料；七、公司各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料；八、公司法律訴訟資

40、料；九、公司人事資料；十、公司對(duì)外宣傳的相片、影音材料等;十一、公司的所有合同（協(xié)議）等資料；十二、公司的采購(gòu)檔案資料。第七十三條檔案的收集一、公司各部門的重要檔案需報(bào)綜合部備案的，應(yīng)安排專人整理，于每年2月10日前將檔案、檔案目錄及電子版移交綜合部，并辦理簽收登記手續(xù)。公司各部門需在本部門留存的檔案資料，應(yīng)安排專人整理、保管，于每年2月10日前報(bào)送上一年檔案目錄（含電子版）至公司綜合部備案。二、及各部門上報(bào)文件。和各部門上報(bào)公司的文件及董事會(huì)相關(guān)文件，由董事長(zhǎng)秘書或總經(jīng)理秘書呈辦（承辦程序見公文管理規(guī)定）完畢后，每半年將檔案原件移交公司綜合部文檔管理員存檔。三、文件的檔案由檔案管理人員負(fù)責(zé)整

41、理、保管，并于每年2月10日前將上一年檔案目錄、營(yíng)銷類及其他重要合同、文件等檔案（含電子版）報(bào)送至公司綜合部備案。四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個(gè)工作日內(nèi)報(bào)公司綜合部存檔備案。五、公司綜合部必須及時(shí)補(bǔ)充完善員工成長(zhǎng)檔案。第七十四條檔案的整理一、綜合部每年年初必須對(duì)上一年度的檔案資料進(jìn)行全面整理建檔。二、各種檔案資料按業(yè)務(wù)類別分類。2.1 行政管理類：2.1.1 各種會(huì)議紀(jì)要；2.1.2 行政公文；2.1.3 處罰決定；2.1.4 信息情報(bào)資料；2.1.5 各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料；2.1.6 車輛有效復(fù)印證件；2.1.7 各種營(yíng)業(yè)執(zhí)照資料等；2.1.8 對(duì)外

42、宣傳的相片、影音材料。2.2 人事管理類2.2.1 員工成長(zhǎng)資料包括：?jiǎn)T工任職材料（求職材料、入職申請(qǐng)表、面試登記表、錄用審核表、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)正審批表、員工異動(dòng)材料、勞動(dòng)關(guān)系聲明、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)協(xié)議、身份證（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工考評(píng)材料（員工績(jī)效考核、任職條件考核、工作述職、崗位評(píng)定、參與公司內(nèi)外培訓(xùn)及考試等相關(guān)材料）員工獎(jiǎng)罰材料（公司以正式發(fā)文形式對(duì)其進(jìn)行通報(bào)表彰或批評(píng)的文件、榮譽(yù)證書（復(fù)印件）；黨政部門或社會(huì)團(tuán)體所授予的聘書、榮譽(yù)證書（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工資證材料（所擁有的專業(yè)資格證、職稱證、學(xué)歷證等（復(fù)印件）相關(guān)材料）員工綜合材料（反映員工成長(zhǎng)信息的其他材料）2.2.2 人才儲(chǔ)

43、備資料；2.2.3 考核資料；2.2.4 員工福利資料；2.2.5 員工花名冊(cè)；2.2.6 人力資源規(guī)劃資料2.3 財(cái)務(wù)管理類（由財(cái)管部門負(fù)責(zé)）：2.3.1 會(huì)計(jì)憑證類；2.3.2 會(huì)計(jì)賬簿類；2.3.3 會(huì)計(jì)報(bào)表類；2.3.4 其他類。2.4 專題項(xiàng)目類：2.4.1 項(xiàng)目可行性分析報(bào)告；2.4.2 企業(yè)章程；2.4.3 董事會(huì)決議；2.4.4 工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照；2.4.5 產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料；2.4.6 給政府有關(guān)部門的申請(qǐng)報(bào)告；2.4.7 合資企業(yè)合同書；2.4.8 合資雙方法定代表證明書；2.4.9 合資雙方委派的董事名單；2.4.10 進(jìn)口設(shè)備清單；2.4.11 有關(guān)政府批文；2.4.

44、12 歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)資料。2.5 經(jīng)營(yíng)計(jì)劃類：2.5.1 月、季、年度發(fā)展計(jì)劃；2.5.2 中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃；2.5.3 經(jīng)營(yíng)分析總結(jié)報(bào)告；2.5.4 業(yè)務(wù)報(bào)表;2.5.5 業(yè)務(wù)考核。2.6 合同管理類：2.6.1 合同正本；2.6.2 營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；2.6.3 授權(quán)委托書；2.6.4 雙方來往的信函；2.6.5 雙方的電報(bào)、傳真；2.6.6 變更解除合同的文件資料；2.6.7 補(bǔ)充協(xié)議。2.7 綜合類。三、綜合部對(duì)所有資料按以上類別分類后，按不同類別、時(shí)間、項(xiàng)目、性質(zhì)等逐一排列，用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒保存。四、每個(gè)檔案盒上必須填上檔案層級(jí)、類別、起止時(shí)間并按序號(hào)填寫檔案盒內(nèi)的文件名。五、檔案盒內(nèi)的每份文

45、件，第一頁(yè)的左上方必須蓋上寫有該文件名的專用檔案章，并在文件右下角填寫頁(yè)碼，以便文件的查閱。六、不能裝訂的有關(guān)文件資料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書等，必須用文件冊(cè)裝存，其文件冊(cè)上必須注明袋內(nèi)物品的名稱。七、綜合部將所收集的文件資料按要求建立檔案后，多余的文件資料必須再清理一次，確定沒有必要保存的，應(yīng)在綜合部經(jīng)理的監(jiān)督下一次性銷毀。八、會(huì)計(jì)檔案的保管按財(cái)務(wù)相關(guān)管理制度執(zhí)行。以及在維第七十五條檔案的保管期限分為永久、定期兩種。，、永久保管的檔案：凡是對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料,護(hù)公司等方面具有永久性憑證價(jià)值和文化價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。二、定期保管的檔案：在一定時(shí)期內(nèi)，公

46、司進(jìn)行工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)有考察利用價(jià)值的材料。第七十六條檔案的密級(jí)確定（參照保密管理規(guī)定）。第七十七條檔案的查閱、借閱、復(fù)印一、檔案查閱、借閱、復(fù)印審批：公司員工查閱、借閱、復(fù)印檔案室檔案，必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意；及外單位人員查閱、借閱、復(fù)印公司檔案室檔案，對(duì)接的承辦部門人員必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意，人員借出的檔案還須在該企業(yè)檔案管理人員處備案，經(jīng)該企業(yè)行政部負(fù)責(zé)人簽字后方可自行復(fù)印。二、檔案歸還：公司檔案室的檔案辦理借出后，借出人必須在一個(gè)月內(nèi)交還。一個(gè)月后如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚。

47、三、公司員工調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)檔案保管人同意，如需復(fù)印會(huì)計(jì)資料需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意，外單位人員調(diào)閱、復(fù)印、摘錄會(huì)計(jì)檔案，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；會(huì)計(jì)檔案原則上不得外借，確屬特殊需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、員工離職前，必須歸還借出的檔案，檔案列入離職移交物品范圍。第七十八條檔案保管一、檔案管理人員必須精心管理檔案，不得讓無關(guān)人員查閱檔案，不得口頭向外泄露有關(guān)檔案秘密。違反規(guī)定者，給予責(zé)任人一次記過處分，造成損失的，追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任，違反規(guī)定二次者給予開除處分。:、檔案管理人員必須定時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查,根據(jù)季節(jié)變化或具體環(huán)境放輅防潮劑。如發(fā)現(xiàn)檔案受潮后，及時(shí)進(jìn)行除濕處理，防止霉變。三、檔案室必須配輅

48、滅火器，防止火災(zāi)事故。四、檔案遺失處理：各部門人員必須妥善保管好檔案（包括電子版）。任何檔案、文件、資料一經(jīng)簽收，不論是電子版或紙質(zhì)版，接收人或借閱人如出現(xiàn)檔案資料遺失情況，必須及時(shí)報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人和綜合部負(fù)責(zé)人，并負(fù)責(zé)在指定的時(shí)間內(nèi)追蹤查找。如查找無果，公司將根據(jù)產(chǎn)生后果的輕重予以批評(píng)，責(zé)任人負(fù)責(zé)或協(xié)助補(bǔ)辦和承擔(dān)補(bǔ)辦過程中發(fā)生的一切費(fèi)用。各部門人員的檔案列入離職移交物品范圍，由離職人員的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。第十四章保密管理規(guī)定第七十九條公司保密范圍和密級(jí)確定一、公司應(yīng)列入保密管理范圍的包含但不限于以下事項(xiàng)：（一）公司重大決策中的秘密事項(xiàng)；（二）公司尚未討論實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、

49、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策；（三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議紀(jì)錄；（四）公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；（五）公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息、資料；（六）公司職員人事檔案、勞資性收入及資料；（七）其他經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。二、公司保密等級(jí)級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)?！敖^密”是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)利和權(quán)益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受損害。三、公司保密等級(jí)的確定：（一）公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件

50、資料為絕密級(jí);（二）公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議紀(jì)錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí)；（三）公司的人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息為秘密。四、屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)，并確定保密期限,除有特別規(guī)定的以外，絕密級(jí)不超過30年，機(jī)密級(jí)不超過20年，秘密級(jí)不超過10年。保密期限屆滿，自行解密。五、一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍；如屬不鼓勵(lì)對(duì)外公開的內(nèi)容，僅限公司員工知曉。第十八條確定密級(jí)、變更密級(jí)和解密一、確定密級(jí)、變更密級(jí)和解密應(yīng)當(dāng)接受公司領(lǐng)導(dǎo)及綜合部指導(dǎo)和監(jiān)督。二、公司秘密事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)保密范圍的規(guī)定及時(shí)確

51、定密級(jí)，最遲不得超過十日。三、密級(jí)確定以后，責(zé)任部門發(fā)現(xiàn)不符合保密范圍規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)糾正；公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)不符合保密范圍的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知責(zé)任部門糾正。四、屬于公司秘密的文件、資料和物品，由責(zé)任部門標(biāo)明密級(jí)和保密期限。書面形式的密件，應(yīng)在封面（或者首頁(yè)）的左上角標(biāo)明密級(jí)和保密期限；地圖、圖紙、圖表則在其標(biāo)題之后或者下方標(biāo)明密級(jí)和保密期限。五、屬于公司秘密的事項(xiàng)不能標(biāo)明密級(jí)時(shí)，由責(zé)任部門負(fù)責(zé)通知接觸范圍內(nèi)的人員。公司確定密級(jí)、變更密級(jí)或者決定解密，應(yīng)當(dāng)由責(zé)任部門提出具體意見報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。六、公司秘密事項(xiàng)（包括政府來文中的國(guó)家秘密事項(xiàng)）變更密級(jí)或者解密后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知各有關(guān)部門，并及時(shí)在有關(guān)文件

52、、資料和物品上標(biāo)明。七、保密期限屆滿或者被合法公開的公司秘密事項(xiàng)，即為自行解密。自行解密不需履行解密手續(xù)。第八十一條保密措施一、屬于公司秘密的文件、資料和物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由綜合管理部門指定專人執(zhí)行。二、采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦使用部門負(fù)責(zé)保密。三、非經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄公司保密文件。四、復(fù)制、摘錄、引用、匯編屬于公司秘密的內(nèi)容，亦需按規(guī)定采取保密措施，且不能擅自改動(dòng)原件的密級(jí)。五、收發(fā)、傳遞和外出攜帶保密文件，由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。六、保密文件需在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝輅中保存。七、在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的，

53、應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。八、不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。九、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)采取下列保密措施：（一）選擇具有保密條件的會(huì)議場(chǎng)所；（二）根據(jù)工作需要，限定參會(huì)人員的范圍，對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指定；（三）依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件；（四）確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。十、員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告行政管理部門，行政管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)立即做出處理。十一、在無線、有線通信中傳遞公司秘密的，必須采取保密措施。十二、檔案室、財(cái)務(wù)檔案室等機(jī)要重地，非工作人員

54、不得入內(nèi)。十三、機(jī)密件原則上不能在文檔室以外的地方放輅過夜。十四、所有密級(jí)文件，在文件的承辦、打印、歸檔過程中都要采取保密措施。十五、涉及公司秘密的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，不得直接或間接地與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)或其它公共信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)接。涉及公司秘密的信息，不得在國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中存儲(chǔ)、處理、傳遞。十六、上網(wǎng)信息的保密管理堅(jiān)持“誰(shuí)上網(wǎng)誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則。凡向國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的站點(diǎn)提供或發(fā)布信息，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。十七、各部門和個(gè)人不得在電子公告系統(tǒng)、聊天室、網(wǎng)絡(luò)新聞組上發(fā)布、談?wù)摵蛡鞑ス久孛苄畔?。十八、各部門使用電子郵件進(jìn)行網(wǎng)上信息交流時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守公司有關(guān)保密規(guī)定，不得利用電子郵件傳遞、轉(zhuǎn)發(fā)或抄送公司秘密信息。十九、所有需要銷毀的密級(jí)文件，必須使用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀。第八十二條責(zé)任與處罰一、“泄露公司秘密”是指下列行為之一：使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的；使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。:、出現(xiàn)下列情況之一者，依情節(jié)輕重給予行政處分:（一）泄露公司