房地產(chǎn)采購管理

1、房地產(chǎn)標(biāo)桿企業(yè)的采購管理賽普管理咨詢公司 李老師房地產(chǎn)行業(yè)是一個綜合性的產(chǎn)業(yè)，同時是一個資源整合的行業(yè)，從項目前期的產(chǎn)品規(guī)劃、項目策劃、設(shè)計、勘察、施工、材料、設(shè)備到廣告宣傳、園林綠化、裝飾等均需要采購。因而采購活動在地產(chǎn)企業(yè)占據(jù)了重要的位置，對采購活動管理的成熟度，直接影響到產(chǎn)品的品質(zhì)和成本，企業(yè)因采購環(huán)節(jié)管理不到位，造成遲遲不能交房的不乏其例，因此地產(chǎn)行業(yè)采購管理是非常重要的環(huán)節(jié)，是每一個希望成長的地產(chǎn)企業(yè)必須認真關(guān)注和用心研究的課題。在這里結(jié)合我們在咨詢過程中總結(jié)積累的經(jīng)驗和與優(yōu)秀企業(yè)的對比分析，對工程、材料、設(shè)備采購活動的管理進行一些探討。一、 房地產(chǎn)企業(yè)采購管理系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)在我們接

2、觸的房地產(chǎn)企業(yè)中，往往在采購管理職能的界定方面存在一些這樣或那樣的問題，歸結(jié)起來主要有：集團與項目公司的授權(quán)不足，不適應(yīng)公司的戰(zhàn)略發(fā)展要求，如對項目要求周期很緊，但在招標(biāo)采購方面的集團參與和審批環(huán)節(jié)過多，影響到效率的提升；采購管理的監(jiān)督職能缺失，一個部門說了算，或個別人說了算，缺乏采購工作的公正性，也容易滋生采購過程中的違法、違規(guī)行為；采購管理的職能設(shè)計不完整，缺乏對供應(yīng)商評價管理和信息資料庫的收集和更新職能。1、房地產(chǎn)企業(yè)采購職能設(shè)置的原則房地產(chǎn)企業(yè)采購部門的設(shè)置因企業(yè)規(guī)模、企業(yè)文化、專業(yè)水平和企業(yè)管控模式的不同，而各有千秋。首先要解決的是采購職能的劃分和權(quán)限的劃分，另一個方面是監(jiān)督職能的完

3、善。一般在集團公司里，集團層面?zhèn)戎赜诓邉澓捅O(jiān)督職能，而項目公司是執(zhí)行主體，或按一定的權(quán)限劃分集團與項目的采購權(quán)限，使職權(quán)和責(zé)任明確界定。而在非集團規(guī)模的房地產(chǎn)公司，則在不同的部門之間或與項目部之間進行劃分，但執(zhí)行和監(jiān)督職能應(yīng)由不同的主體來完成，以達到提升采購效率、降低采購成本，并且形成內(nèi)部公開、公正、公平和廉潔的采購環(huán)境及氛圍。二、房地產(chǎn)企業(yè)采購部門的職能劃分在遵循以上原則的基礎(chǔ)上，采購管理主體的劃分應(yīng)該有兩個層面：一個層面上更多的 傾向于對采購系統(tǒng)的整體策劃和監(jiān)督，制定采購系統(tǒng)的管理流程、采購規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)采購合 同、招標(biāo)文件范本等流程和流程精細化方面的工作，監(jiān)督采購活動的實施，同時建立統(tǒng)一 的

4、采購信息系統(tǒng)，達到采購資源的共享，并且從公司層面與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系， 建立公司戰(zhàn)略采購流程，以期在采購產(chǎn)品時獲得優(yōu)惠的價格和優(yōu)良的品質(zhì)，從而降低采購 成本，提高企業(yè)盈利能力，以應(yīng)對今后地產(chǎn)行業(yè)整體利潤空間下降的趨勢，形成公司的競 爭優(yōu)勢。另一個層面是指采購活動的執(zhí)行主體，具體實施采購活動，編制采購計劃、組織工程、 材料和設(shè)備的采購活動，組織對供應(yīng)商的評估和對現(xiàn)場材料、設(shè)備的管理、數(shù)量核定等， 其中項目工程的管理部門，如項目部、工程部等監(jiān)督材料的驗收和現(xiàn)場材料、設(shè)備的管理。兩個層面上職能的劃分也不是固定的，可以根據(jù)企業(yè)的規(guī)模等因素進行調(diào)整，建立完 整、系統(tǒng)的采購管理體系，但一般來講，實

5、施和監(jiān)督的職能應(yīng)該分離，以避免因缺乏監(jiān)督 造成的采購管理的失控，避免給企業(yè)造成額外的損失。三、采購流程的關(guān)鍵績效衡量指標(biāo)和關(guān)鍵點的確定采購活動的目標(biāo)就是要保證項目整體進度、質(zhì)量和成本控制指標(biāo)的達成，由此我們根 據(jù)房地產(chǎn)項目目標(biāo)對采購流程的關(guān)鍵績效指標(biāo)進行分析，整理出如下的關(guān)鍵指標(biāo)作為對采 購過程的控制目標(biāo)的參考。在制定相關(guān)部門的績效指標(biāo)時可以參考制定。1.采購流程的關(guān)鍵績效衡量指標(biāo)類別指標(biāo)名稱定義A （數(shù)量）采購計劃的準(zhǔn)確率實際使用數(shù)量與計劃米購數(shù)量的比值采購計劃完成率米購項目及時完成的數(shù)量與計劃數(shù)量的比值Q （質(zhì)量）采購產(chǎn)品批次合格率采購產(chǎn)品驗收合格的批次與實際采購批次的比 率新材料、新技術(shù)

6、米用計劃 完成率新材料、新技術(shù)米用項目數(shù)與計劃米用項目數(shù) 的比率C （成本）采購成本目標(biāo)達成率采購產(chǎn)品成本與目標(biāo)成本的比值單方工程造價中米購材料、 設(shè)備成本所占的比率單方工程造價中材料設(shè)備金額與單方造價目標(biāo) 成本的比值T （時效）招標(biāo)計劃及時完成率按照流程時限要求按時完成的招標(biāo)項目所占比 重R （風(fēng)險）材料、設(shè)備采購延誤造成 的工程延期天數(shù)根據(jù)工程實際發(fā)生的待料天數(shù)統(tǒng)計根據(jù)以上指標(biāo)可以針對不同部門在采購活動中承擔(dān)的職責(zé)，分解制定相應(yīng)的采購部門、或相關(guān)部門及崗位的績效指標(biāo)，如對設(shè)計部門選樣定板計劃完成的考核、招標(biāo)文件技術(shù)部 分編制質(zhì)量的考核等。2.采購流程的關(guān)鍵點、主要輸入輸出和控制方法采購管理

7、活動的內(nèi)容很多，如何抓住采購活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，明確控制要求和方法，以 達到控制的目標(biāo)要求呢？根據(jù)以上制定的采購流程的關(guān)鍵績效指標(biāo)，通過分析明確重點應(yīng)控制的采購流程關(guān)鍵點、活動的主要輸入輸出和控制方法:采購流程 的關(guān)鍵點輸入輸出主要控制方法米購方式 的確定項目總體實施計劃、 工程進度計劃、材料 設(shè)備需求、外包項目 需求、相關(guān)技術(shù)要求 和成本目標(biāo)要求等明確的米購方式確定原 則和采購方式的確定結(jié) 果根據(jù)采購產(chǎn)品的類別、對項目進度 影響的密切程度、采購產(chǎn)品質(zhì)量的 穩(wěn)定性等確定材料、設(shè)備的采購方 式和明確采購主體；通過工程采購 總包合同，界定工程總包和分包項 目及分包項目的采購主體戰(zhàn)略采購產(chǎn)品配置清單、采

8、購 計劃、產(chǎn)品技術(shù)要求 等。戰(zhàn)略采購物資清單、戰(zhàn) 略米購協(xié)議。明確界定戰(zhàn)略采購物資的清單，確 定不同產(chǎn)品戰(zhàn)略合作伙伴的選擇方 式，制定戰(zhàn)略采購協(xié)議并監(jiān)督實施 情況。采購供應(yīng) 商信息庫 的建立和 維護應(yīng)掌握的供應(yīng)商信息， 合格供應(yīng)商入選條件錄入的供應(yīng)商信息，合 格供應(yīng)商名單和所提供 產(chǎn)品的技術(shù)資料和產(chǎn)品 價格水平。利用信息系統(tǒng)建立供應(yīng)商信息庫。 建立表單，明確/、同產(chǎn)品供應(yīng)商信 息的內(nèi)容要求，建立合格供應(yīng)商的 準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)供應(yīng)商信息資料的 共享并不斷更新。招標(biāo)采購項目招標(biāo)采購計劃、 招標(biāo)采購要點、產(chǎn)品 技術(shù)要求、合格供應(yīng) 商名單等招標(biāo)文件，包括評標(biāo)方 法等；投標(biāo)書、中標(biāo)通 知書和合同、協(xié)議草案

9、 等明確規(guī)定招標(biāo)的技術(shù)要求、供應(yīng)商 資格條件、評標(biāo)方法等，招標(biāo)過程 要做到公正、公平和公開，招標(biāo)文 件通過評審或?qū)徍?，確保完整準(zhǔn)確。供方資格 管理工程、材料、設(shè)備供 應(yīng)商信息資料、供應(yīng) 商以往供貨業(yè)績、供 應(yīng)商資質(zhì)等制定的供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、 供應(yīng)冏考祭記錄、對供 應(yīng)商評價的記錄、初選 和更新的合格供應(yīng)商名 單對供應(yīng)商資格的審核、供應(yīng)商準(zhǔn)入 的標(biāo)準(zhǔn)、履約過程評價的標(biāo)準(zhǔn)和合 格供應(yīng)商評定的標(biāo)準(zhǔn)以及評定結(jié)果 的公開發(fā)布，建立公開、透明的供 應(yīng)商管理信息系統(tǒng)。合同管理合同編寫所需的技術(shù) 文件和資料、招標(biāo)資 料等標(biāo)準(zhǔn)格式合同、合同審 核批準(zhǔn)的記錄、簽訂的 各類合同及其所附的技 術(shù)和質(zhì)里要求文件編制標(biāo)準(zhǔn)合同

10、文本并審核、合同技 術(shù)要求、商務(wù)條款的擬定以及合同 審核過程的充分和及時性。四、采購方式的選擇確定很多房地產(chǎn)企業(yè)對采購方式的選擇還存在著很大的隨意性，有的主要是老板一句話決定；有的僅僅依靠對個別員工的信任，由個別員工承擔(dān)了決大多數(shù)的產(chǎn)品采購任務(wù)，有的雖然采用了招標(biāo)采購的方法，但卻對決大多數(shù)的采購活動都采取同樣一種招標(biāo)的方法，招標(biāo)過程煩瑣，周期長，導(dǎo)致對工程進度的影響，因此如何選擇采購的方式？我們認為應(yīng)該在流程設(shè)計時給出明確的確定方法。1、采購方式劃分的類別房地產(chǎn)行業(yè)的工程、材料和設(shè)備采購方式主要有戰(zhàn)略采購、招標(biāo)采購、議標(biāo)采購和直接委托等方式，也有的企業(yè)還采用集中各項目采購產(chǎn)品，統(tǒng)一向供應(yīng)商進行

11、集中采購，以增大的采購量，爭取獲得優(yōu)惠的價格。根據(jù)采購工程、材料、設(shè)備的種類和與工程進度的密切關(guān)系、產(chǎn)品品質(zhì)的穩(wěn)定性、產(chǎn)品成本控制的難易程度等，采購主體也有不同的選擇方式。在材料采購方面劃分為甲購材料、甲定乙購材料、甲指乙購、乙定乙購四類。在工程方面分為總包和分包工程。采購主體的劃分一般按以下原則進行，通常會在與總承包商簽訂合同時確定。1）甲購材料（設(shè)備）：對金額較大，質(zhì)量要求較高、對樓盤的質(zhì)量影響較大、施工進度配合要求不高，可以相對獨立施工的設(shè)備（安裝）及成品材料可以采取甲購方式。2）甲定乙購材料：設(shè)計階段無法定板、且該材料品牌差異（質(zhì)量、價格）較大，對樓盤的品質(zhì)及效果影響很大、甲方要重點控

12、制，且與施工單位工期配合較密切；信息價相差很大的材料（或信息價上沒有的）適合采用甲定乙購方式。3）甲方指定品牌范圍、乙方采購材料：工程中常見，對樓盤效果及品質(zhì)影響不大，且有三家及以上價格、質(zhì)量相近；與信息價接近，與施工進度及配合較密切的材料。4）乙定乙購的材料：市場上的所有同類材料價格都接近、對樓盤效果及品質(zhì)基本沒影響，與信息價很接近的材料。2采購方式的確定采購方式的確定主要針對甲供材料（設(shè)備）和甲定乙購材料（設(shè)備）及總包和甲方分包的采購項目。1）戰(zhàn)略采購戰(zhàn)略采購：是指公司出于提高質(zhì)量、降低成本、增加效率等目的，與若干家供方直接簽署協(xié)議的采購行為。戰(zhàn)略采購方式主要在多項目運作的房地產(chǎn)集團公司采

13、用，一般由集團公司總部統(tǒng)一與供應(yīng)商進行洽談，通過招標(biāo)方式確定戰(zhàn)略合作伙伴，并簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議。目前房地產(chǎn)公司實施戰(zhàn)略采購的材料設(shè)備主要有：電梯設(shè)備、機房設(shè)備、空調(diào)機組、涂料、瓷磚、電工產(chǎn)品、門禁系統(tǒng)和建筑裝飾材料等。如建材超市百安居已經(jīng)和深圳市萬科房地產(chǎn)有限公司、廣州市合生創(chuàng)展、珠江投資、上海腹地集團等房地產(chǎn)開發(fā)商簽訂了合作協(xié)議。2）招標(biāo)采購招標(biāo)采購包括供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審、招標(biāo)文件編寫、發(fā)標(biāo)、回標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、談判和中標(biāo)通知發(fā)放等過程。招標(biāo)采購又分公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)方式。確定招標(biāo)采購方式一般根據(jù)采購的規(guī)模和采購權(quán)限劃分確定，由于招標(biāo)過程環(huán)節(jié)多，耗時長，因此在確定哪些產(chǎn)品招標(biāo)時，應(yīng)重點關(guān)注一些

14、批量大、價值高的產(chǎn)品。而對一般的采購產(chǎn)品采取直接市場比價、議價的方式采購或邀標(biāo)的方式進行。具體可通過明確需招標(biāo)采購的產(chǎn)品種類和劃分采購項目金額的方式確定招標(biāo)材料、設(shè)備采購的范圍。3）工程類采購活動，在總包確定前，個別分項工程必須提前開工的由公司直接發(fā)包；對總包工程中一些專業(yè)性較強、行業(yè)競爭較激烈、市場水平與定額水平有一定差異性的工程也可作為總包工程的甲方指定分包工程，通過招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商。對零星工程在限定金額范圍內(nèi)的，可采取項目管理部門直接比價采購的方式，其他的均采用招標(biāo)方式選擇。五、供應(yīng)商管理系統(tǒng)的建立供應(yīng)商管理系統(tǒng)的建立對規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)的采購行為，形成內(nèi)部公開、透明的采購管理系統(tǒng)和建立良

15、好的供應(yīng)商合作伙伴關(guān)系非常重要。通過與供應(yīng)商建立長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同努力來降低成本，提高性價比，并通過與知名供應(yīng)商的合作給企業(yè)帶來市場宣傳與推廣方面好處，同時與供應(yīng)商增進相互信任，在充分溝通上有效的提高性價比，從而達到互惠雙贏的良好結(jié)果。目前在供應(yīng)商管理系統(tǒng)的建立方面，很多房地產(chǎn)企業(yè)的重視度還不夠，因此對供應(yīng)商的管理力度還非常薄弱。1供應(yīng)商評估與激勵體系的建立和材料信息庫的建立1）采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫，積累供應(yīng)商相關(guān)信息及產(chǎn)品信息，為選擇和確定采購產(chǎn)品提供充分和準(zhǔn)確的信息。2）制定明確的合格供應(yīng)商入圍標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進行初步的篩選、考察和判斷，對符合要求的納入合格供應(yīng)

16、商名單，不符合要求的也要建立內(nèi)部不合格供應(yīng)商（黑名單）的記錄，為今后的選擇提供信息和依據(jù)。3）建立對供應(yīng)商的獎勵、懲罰和扶持政策，調(diào)動供應(yīng)商的積極性和處罰違規(guī)行為，形成公開、透明和內(nèi)部充分共享的供應(yīng)商管理系統(tǒng)。2供應(yīng)商履約評估1）采購部門組織接受供應(yīng)商產(chǎn)品和服務(wù)的部門，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、內(nèi)部管理、資源保障和配合情況等進行評價并打分。對產(chǎn)品好、合作配合好、服務(wù)好的供應(yīng)商根據(jù)采購價格及后續(xù)實施情況給出評價。同時總結(jié)材料采購中的薄弱環(huán)節(jié)，將采購數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫。2）建立供應(yīng)商積分管理制度，對產(chǎn)品供應(yīng)質(zhì)量好，價格合理，經(jīng)評價合格后根據(jù)評分高低給予不同積分，積分越多的在后續(xù)工程或材料供應(yīng)中可獲

17、得被優(yōu)先選擇的權(quán)利。3采購部門應(yīng)建立材料信息收集和研究的職能，主動對材料市場進行研究，并提供相關(guān)報告給設(shè)計部門參考，使設(shè)計部門對材料信息掌握充分，在設(shè)計過程中能夠充分考慮材料品質(zhì)、價格和優(yōu)化、替代及更新的要求。五、招標(biāo)采購過程控制的方法招標(biāo)采購已是目前各房地產(chǎn)企業(yè)普遍采用的采購方式，但其效果差異很大，有的也僅僅是一種形式，并未真正通過招標(biāo)采購過程尋找合適的供應(yīng)商；而有的企業(yè)又一味的通過最低價中標(biāo)和不斷壓價的方式選擇供應(yīng)商，結(jié)果造成供應(yīng)商工程實施中配合度低，提出變更、簽證多，用工期和拒交房與開發(fā)單位討價還價的等，最終對工程質(zhì)量和進度造成不良影響。1招標(biāo)活動中相關(guān)部門的配合及職責(zé)劃分1）為保證招標(biāo)

18、采購的獨立性，從而保證公正、公平、效率，一般應(yīng)成立獨立的招標(biāo)采購領(lǐng)導(dǎo)小組（或委員會）對招標(biāo)采購金額大的標(biāo)的進行集體決策。避免上下勾結(jié)或是以下瞞上（上級偏聽則暗）的情況出現(xiàn)。2）招標(biāo)采購過程中需要得到設(shè)計部門、工程管理部門的大力支持，如編制招標(biāo)文件的技術(shù)要求部分，確定材料樣板，參加技術(shù)標(biāo)的評審和評標(biāo)過程，參與合同草案的起草等。3）成本管理部門要提出采購產(chǎn)品的成本限額，參與招標(biāo)文件商務(wù)標(biāo)的編寫，參與商務(wù)標(biāo)的評標(biāo)，參與對投標(biāo)文件的商務(wù)和技術(shù)的分析及定標(biāo)過程。2. 招標(biāo)采購過程/評估標(biāo)準(zhǔn)及方法1）招標(biāo)采購過程對投標(biāo)單位的選擇應(yīng)制定明確的選擇方法，并明確告之供應(yīng)商或承包商，作到公開、公平和公正。2）組織

19、對招標(biāo)文件進行評審或?qū)徍?，確保各項技術(shù)及商務(wù)條款清晰，內(nèi)容無遺漏。3）根據(jù)合格供應(yīng)商名單和供應(yīng)商積分，選擇排名靠前的單位發(fā)出招標(biāo)邀請，發(fā)放招標(biāo)文件。4）評標(biāo)過程應(yīng)事先制定評價的標(biāo)準(zhǔn)，并組成有多個部門和專業(yè)人員參加的評標(biāo)小組，依據(jù)在招標(biāo)前已擬訂的評標(biāo)方法分別進行技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)的分析和評定，最后綜合確定。5）能夠采取現(xiàn)場集中統(tǒng)一開標(biāo)、評標(biāo)的，盡量采取現(xiàn)場開標(biāo)、評標(biāo)，以避免由于時間、過程較長，給供應(yīng)商帶來通過非正常途徑協(xié)調(diào)、活動的余地。六、采購實施過程中的管理采購實施過程雖然沒有招標(biāo)過程的作用重大，但在一些細節(jié)的管理上不到位，也容易形成漏洞和對工程質(zhì)量造成影響，有時甚至?xí)瓿煞穸ㄇ捌诠ぷ鞯母黜椆ぷ鞒晒?，因此企業(yè)還是要引起重視，規(guī)范采購實施過程中的管理。1、 采購實施前應(yīng)確定材料樣板、精裝修樣板房或施工樣板，并對材料樣板進行編 號、標(biāo)識和統(tǒng)一登記及管理，采購實施過程中嚴格按樣板驗收。2、 采購材料的驗收應(yīng)規(guī)定明確的驗收方法和材料的管理制度。對不能按樣板采購的材料，必須重新組織進行樣板審核，確認后方能供貨。3、 明確乙供材料樣板的確定方法，確保乙供材料的質(zhì)量達到規(guī)定要求。4、 對材料計劃超編和材料超供量的管理、剩余材料