財務費用報銷制度及審批流程

1、財務費用報銷制度及實施細則為規(guī)范公司各種開支費用報銷及付款程序，加強公司財務管理，控制成本，切實保障公司利益，根據(jù)資金審批制度和費用預算制度，特制定公司費用報銷制度及實施細則。第一部分：關于報銷的審批流程及原則一、 報銷流程1、一般的報銷流程（預算范圍之內或有經審批的費用）經辦人本部門經理（或上級主管）總監(jiān)財務負責人審核總經理審批出納支付2、特殊的報銷流程（預算之外或沒有經審批的費用）原則上預算之外或沒有經審批的費用是不予以報銷支付的，如確屬公司正常經營和發(fā)展需要而發(fā)生的開支，可按以下流程報批：經辦人填制單據(jù)并補申請報告本部門經理（或上級主管）復核總監(jiān)審核總裁審核公司出納支付3、分/子公司的報

2、銷流程（一般報銷流程）經辦人財務負責人審核分子公司總經理審批出納支付（特殊報銷流程）經辦人填制單據(jù)并補申請報告分公司財務負責人復核分子公司總經理審核集團財務中心審批分公司出納支付二、 審批原則1. 費用報銷需經辦人的主管領導批準，不得自行批準自己的報銷費用。2. 不得逾越流程，不得未經直接領導審批，直接提交公司總經理審批，不得未經財務人員審批直接提交公司總經理審批。3. 出納必須憑由經總經理、財務負責人均簽名后的報銷單支付相關費用，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作，對出納通報批評，并實行扣除當月獎金50%-100%的處理，如造成經濟損失，由出納及相關人員承擔連帶責任。三、 報銷、審批及審批的責任經辦人：因公辦

3、理業(yè)務時應向對方索取相應的原始單據(jù)，經濟業(yè)務發(fā)生后應及時準確的填寫報銷單據(jù)，對經辦的經濟業(yè)務及提供的原始單據(jù)的真實性負有直接責任，并有責任及時向財務人員提供其審核所需的相應文件或資料。部門負責人：對本部門發(fā)生的經濟業(yè)務進行確認及對經辦人提供的原始單據(jù)進行審核，對報銷業(yè)務負有直接審核責任，并有責任協(xié)助財務人員的審核工作。財務人員：審核報銷的經濟業(yè)務是否符合相應的規(guī)定，審核報銷所提供的原始單據(jù)是否符合相應的要求審核報單據(jù)中是否按要求填寫相應的項目和內容。對不符合要求的報銷單據(jù)、原始單據(jù)及填寫不規(guī)范的行為提出相應的處理意見。分子公司總經理：對所負責的分公司的費用進行全面管理，在集團授權范圍內審批所管

4、理的分公司的費用報銷。第二部分：報銷原則1. 預算內的費用方可直接報銷。2. 所有的報銷均遵循“誰支出、誰報銷”的原則，嚴禁假借他人的名義報銷自己費用的行為。3. 嚴禁報銷虛假費用的行為。4. 無預算或預算外的費用報銷須經集團財務總監(jiān)簽署意見、集團總裁批準后方可列支。5. 每辦一次業(yè)務，應該填寫一張報銷申請單。業(yè)務招待費用、物資采購、餐費不論金額大小，一律每發(fā)生一次填寫一張?；\統(tǒng)地在報銷單上寫上“×月”的費用，或多次業(yè)務單據(jù)分不清的，財務部不予受理。6. 所有費用開支，應“先申請、后開支、再報銷”的流程，財務人員應根據(jù)預算來審核和支付。相關預算外費用在發(fā)生費用前，應該先書面請求總經理

5、，得到批準后才可以發(fā)生相關費用，堅決杜絕“先斬后奏”的現(xiàn)象，事先申請以總經理簽名的日期為準?？偨浝硗獬鰰r，或本人出差在外遇緊急情況時，應電話或郵件通知集團總裁或分子公司總經理，得到許可后才可進行。事后應及時補充申請表，作為報銷的依據(jù)。7. 關于報帳時限，上月28日后至當月28日的期間費用必須在當月報銷，差旅費用必須在結束后三天內報銷。逾期單據(jù)，財務部不再受理，由此造成的損失，由報銷人自己承擔。因單據(jù)不合要求，被退回按規(guī)定可以重新報銷的，應在5個工作日內處理，并在報銷單的附件上說明“上次退回重新填列”，以區(qū)別在正常報銷時限內的單據(jù)；被退回不得重新報銷的，下次拿回再報銷的，一經發(fā)現(xiàn)，將嚴肅處理。特

6、殊延期（如外地出差時間較長），需提出書面報告，分公司由總經理簽署意見后才可以報銷。8. 跨年度的費用必須在次年1月15號之前填單報銷，年終結算后不管何種原因均不得報銷上年度費用。9. 大額支付款項必須使用支票或其他銀行結算方式，超過 元而用現(xiàn)金支付的，報銷時必須詳細說明原因，經財務部審核，無正當?shù)睦碛桑宦赏嘶亍?0. 從出納處領取報銷款時，需報銷人簽名確認。對于領款不方便的，需由他人代領的，本人應該出具書面代理書，指定代理領款人。由代理人在領款表上簽字，無書面代理書，其他人不得代領，發(fā)放人員有權拒絕。出納把代理書附于領款表后。財務負責人不定期抽查款項是否如實發(fā)放。第三部分：提供原始憑證和報銷

7、單填寫的要求1. 因公發(fā)生經濟業(yè)務時，經辦人員必須向對方索取原始單據(jù)。未取得原始單據(jù)或虛假的原始單據(jù)一律不予報銷。2. 報銷時提供的原始單據(jù)必須是由稅務部門監(jiān)制的發(fā)票或由財政部門監(jiān)制的收據(jù)，以及預算報告、專項申請等附件。原始單據(jù)必須真實、合法，與開支的內容一致。對于標有“顧客（單位）名稱”的發(fā)票務必由開票人填寫相應公司名稱，自己補充填寫為無效發(fā)票，不予受理。無“顧客名稱”的發(fā)票，不需填寫。另報告、申請等附件必須是經權限人員簽字同意的紙質件。3. 各種類型的發(fā)票應該分開粘貼，并在粘貼單上標出共××張，金額××元。票據(jù)粘貼混亂，不注明張數(shù)、金額的單據(jù)一律退回

8、。4. 原始單據(jù)遺失的應盡量取得了出票單位的原單據(jù)復印件并蓋上出票單位財務專用章，經財務部簽署意見后方可報銷。5. 報銷單上所有內容均需完整填寫，嚴禁用圓珠筆填寫報銷單、嚴禁涂改，報銷單的“經辦人”務必由本人親筆簽名，單據(jù)填寫不齊全和涂改的，一律不予受理。第四部分：主要費用管理規(guī)定費用管理的把關人為財務人員，財務人員應遵循資金審批權限和費用預算制度中的規(guī)定對每筆發(fā)生費用進行核查，并及時對一些費用進行歸集匯總，提供準確的財務數(shù)據(jù)。一、 公關費1. 凡因公司發(fā)展需要而發(fā)生的公關費（包括餐費及贈送禮品費用），必須事前提出專項申請，根據(jù)資金權限一覽表的規(guī)定由相關人員審批。2. 報銷時必須提供已經審批的

9、申請報告（ 元以內除外，報部門負責人備案即可），財務人員核對報銷內容是否與申請報告內容一致，如果是贈送禮品，需提供禮品清單。二、會議費1. 此會議費僅指分公司內部會議場地租用費、交通費、物品費、餐費等費用。內部會議具體指月度總結、月中會議、經理溝通會議等。2. 經辦人在報銷會議費用時必須遵循真實完整的原則，在報銷單中需注明以下信息：開會主題、會議地址、物品清單，會議費用應按場租、餐費、物品費用、交通費、住宿等分類匯總，直接寫會議費用××元的不予報銷。3. 在會議同時發(fā)生的活動費，獎勵費用應單獨填寫報銷單，按活動費用和獎勵費用規(guī)定報銷。4. 超預算或無預算舉辦會議，一律不予報

10、銷。5. 會議結束后一周內，會議主辦方應及時辦理報銷手續(xù)并辦理相應的還款手續(xù)。三、活動費、招待費及獎勵費用1. 經辦人報銷活動經費時應遵循真實完整的原則，在報銷單中需注明以下信息：活動內容，參與人員（附參與條件），活動日期，活動地點，活動費用應按場租、餐費、物品費用、交通費、住宿費等分類匯總，直接寫活動費用××元的不予報銷。2. 經辦人在報銷獎勵費用時應注明以下信息：獎勵條件，獎勵內容，獎勵人員，并附獎勵簽收清單，提供不完整的一律不予受理。3. 經辦人在報銷招待費用時應注明以下信息：招待時間，招待目的，招待人員，陪同人員，招待地點。4. 活動、招待或獎勵費用發(fā)生一周內，經辦

11、人應及時辦理報銷手續(xù)并辦理相應的還款手續(xù)。5. 以上（二）至（三）的費用統(tǒng)一控制在上月業(yè)績 %內，超支部分直接在分公司高管人員當季度的在職分紅中予以扣減（詳見工資制度）。四、 市內交通費1. 提倡節(jié)儉，外出辦事，應盡量乘坐公交車或地鐵，嚴格控制出租車費，如有特殊情況需乘坐的士，應事先獲得總經理批準。2. 發(fā)生費用后，應立即填寫報銷單，頻繁外出的可以一周報帳一次。3. 對于出租車票，必須取得稅控出租車票，手撕發(fā)票一律不予以報銷，報銷人在車票的背面寫上起止地點并簽名。4. 連號的出租車票，不論何種原因都不得報銷。5. 對于長距離（如跨城市）的出租車票，比照長途車的票價予以報銷，多出不報。五、 差旅

12、費1. 差旅費指相關人員參加總部組織的會議或培訓等活動而發(fā)生的交通費、住宿費等，除此類活動外分公司高管（總經理、副總經理）另行有出差活動需事先報集團審批，分公司其他人員另行有出差活動由分公司總經理審批，否則費用自理。2. 經辦人報銷時此類差旅費應附集團的開會通知或的出差申請單，并注明出差人數(shù)，財務人員根據(jù)集團通知或出差申請審批單的費用報銷標準審核。3. 集團組織人員調動而發(fā)生的差旅費一律由當事人在新入職公司予以報銷，副總經理以上（含）高管可以報銷飛機票等車票，其他人員可報銷的交通費以火車硬臥為上限，超出部分自行承擔。六、 文具、辦公用品、低值易耗品、網(wǎng)絡配件等辦公費文具、辦公用品、低值易耗品、

13、網(wǎng)絡配件等物料用品一律由營運部門/行政部門統(tǒng)一采購，其他員工不得私自采購。報銷時應附填寫完整的采購清單、電腦小票、供應商送貨單，詳細列明所購商品的明細，倉管、結算部門的驗收證明才可報銷。并做好各部門的領用存登記。如不能按規(guī)定提供附件的一律不予報銷！ 七、汽車費用1. 分公司自有車輛的費用實行限額報銷政策，每月固定車輛使用費在以下額度內實報實銷：A（一級城市）： 元；B（二級城市）： 元；C（其它區(qū)域）： 元。超出此額度的相關費用（包括燃油費、路橋費、停車費、洗車費、違規(guī)違章罰款、交通事故罰款及賠償?shù)龋┎辉賵箐N，保險費、車輛使用稅、維修費等非日常費用另行報銷，但費用開支必須實事求是，一經查出弄虛

14、作假，取消報銷，并處3倍罰款。（ 元以上的車輛維修必須專項報經集團行政部/營運中心批準）(無車時本條暫不執(zhí)行2. 分公司總經理擁有車輛并經常用于分公司公務實行費用補貼制，每月補貼車輛使用費：元，該車所有費用不再報銷。3. 汽車使用費每月由分公司司機或總經理提供相關有效發(fā)票（如汽油票、過路過橋票、停車票等），以報銷方式領取。第五部分：附則1 本制度自頒布之日起生效。2 本制度與財務管理制度、資金審批流程及權限一覽表及費用預算制度等有關文件一同實施，解釋權歸公司財務部/集團財務中心。3 以上條款未規(guī)定事項，由總裁決定后出臺臨時規(guī)定以做說明。××××公司/集團

15、二九年××月××××集團分子公司資金審批流程及權限一覽表（10萬以下資金調動由總經理負責，10萬以上資金調動需經董事長簽字）審批簽字:說明:1、資金審批中，由總裁視項目的重要并根據(jù)集團公司董事會授權，決定是否需上報董事會核準。2、加盟公司與分子公司流程一樣。3、分子公司沒有財務主管，由會計行使職權。4、財務總監(jiān)沒有上崗時，由財務中心最高管理者擔任或總裁直接審批。單元格內空格的表示此處不需簽字金額分子公司審批部分集團公司審批部分分類支付項目說明環(huán)節(jié)申請審核審批審批審批審批審批工資獎金福利行政工資獎金福利所有薪酬制度內項目支付前不論金額會

16、計總經理財務總監(jiān)各項業(yè)務提成根據(jù)業(yè)務制度不論金額會計總經理財務總監(jiān)分紅政策分紅報批時不論金額會計總經理財務總監(jiān)總裁董事固定資產固定資產購置不能在預算中申報，必須專項書面申請報批時1000元（含）以下營運經理財務主管總經理1000-5000元（含）營運經理總經理財務總監(jiān)5000元以上營運經理總經理財務總監(jiān)總裁辦公場所裝修或維修預算報批時5000元以下營運經理總經理5000元以上營運經理總經理財務總監(jiān)總裁20000元以上營運經理總經理財務總監(jiān)總裁經費活動經費/會議預算含業(yè)務招待費報批時業(yè)績 %以內財務主管總經理業(yè)績 %以上財務主管總經理財務總監(jiān)總裁公關慰問等專項費用主要是用于政府機關的節(jié)日慰問、專

17、項接待等費用報批時元(含以內財務主管總經理元以上財務主管總經理財務總監(jiān)元以上財務主管總經理財務總監(jiān)總裁廣告宣傳廣告/宣傳指投放于媒體的廣告、宣傳品的印刷、發(fā)放等報批時報批時5000元以下部門主管總經理5000元-20000元部門主管總經理市場策劃總監(jiān)20000元以上部門主管總經理市場策劃總監(jiān)總裁公務借款經批準預算內項目的借款不論金額財務主管總經理經批準預算內項目的借款預算外項目，如臨時購買物品5000元以下財務主管總經理5000元以上財務主管總經理財務總監(jiān)10000元以上財務主管總經理財務總監(jiān)總裁單元格內空格的表示此處不需簽字金額分子公司審批部分總公司審批部分分類支付項目說明環(huán)節(jié)申請審核審批審

18、批審批審批審批借款員工個人借款員工未發(fā)放提成的60%之內可以外借,如有特殊情況,超過全部提成的應報集團總部審批。報批時5000元(含以內財務主管總經理總經理簽字并承擔擔保責任5000元以上財務主管總經理財務總監(jiān)總裁外部單位借款報批時不論金額財務主管總經理總裁董事會取現(xiàn)提取現(xiàn)金(含從對公帳戶轉款到存折戶、個人卡帳戶月度資金預算內項目提取前10萬以下財務主管總經理10萬以上財務主管總經理財務總監(jiān)預算外提取現(xiàn)金提取前2萬以下財務主管總經理2萬以上財務主管總經理財務總監(jiān)5萬以上財務主管總經理財務總監(jiān)總裁資金互轉指公司帳戶之間轉帳，不包括對公戶轉存折戶、個人卡戶20萬以下財務主管20萬以上財務主管財務總監(jiān)辦公用品及雜費必須有月度預算統(tǒng)一報總公司審批報批時辦公日用品營運經理財務主管總經理耗材及易耗品營運經理財務主管總經理車輛日常運行費用營運經理財務主管總經理辦公設備維修營運主管財務主管總經理通訊費營運主管財務主管總經理單元格內空格的表示此處不需簽字金額分子公司審批部分總公司審批部分分類支付項目說明環(huán)節(jié)申請審核審批審批審批審批審批辦公費用交通差旅費市內交通費本人財務主管總經理差旅費（憑出差