酒店行政秘書人員崗位職責(zé)

1、酒店行政職能部門的角色轉(zhuǎn)換行政職能部門不承擔(dān)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)看似可有可無(wú)，在許多酒店中該部門人員多與領(lǐng)導(dǎo)沾親帶故在其位不謀其職，很多酒店忽視其作用。酒店行政職能部門作為酒店和各部門的辦事機(jī)構(gòu)，牌承上啟下，溝通聯(lián)絡(luò)，協(xié)調(diào)各方的重要位置，行政職能部門工作能否做到高效運(yùn)轉(zhuǎn)，管理有序，對(duì)酒店各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策的貫徹落實(shí)起著至關(guān)重要的作用。行政職能部門工作應(yīng)圍繞著酒店經(jīng)營(yíng)決策，突出重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，提供參謀，提位置、轉(zhuǎn)變觀念、重在服務(wù)、以此提高工作的實(shí)效性，現(xiàn)代化酒店的行政部門與以往酒店行政部門相比，在角色上發(fā)生了很大的變化，所起的角色作用具有時(shí)代特征，具體可充當(dāng)以下角色。決策的參謀員。酒店行政機(jī)關(guān)包括很多部門，其設(shè)置

2、的中心內(nèi)容就是各自從本部門角度出發(fā)，為酒店經(jīng)營(yíng)決策和管理當(dāng)好參謀和助手，這是新形勢(shì)下酒店業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)酒店行政職能部門所提出的新要求。由于酒店的行政職能部門是一個(gè)特殊的部門群體，其特點(diǎn)就是每一個(gè)部門都掌握著大量的店內(nèi)外信息，對(duì)本部門所承擔(dān)的店內(nèi)管理內(nèi)容比較熟悉，能夠及時(shí)了解行業(yè)內(nèi)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。因而要求各部門在分析問(wèn)題時(shí)，能夠從較新的角度和較高的起點(diǎn)進(jìn)行可行性研究，要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，把握規(guī)律，特別是隨著酒店業(yè)逐漸與世界接軌，現(xiàn)代化酒店的行政職能部門為了適應(yīng)酒店的發(fā)展，必須打破陳舊的觀念，勇于研究，新情況，探索新問(wèn)題，這些都為行政職能部門當(dāng)好經(jīng)理的參謀和助手提供了良好的前提條件，行政職能部門必須是經(jīng)

3、理的參謀員，智囊團(tuán)，是領(lǐng)導(dǎo)的重大決策和工作思路的參謀者，因?yàn)槲覀儽M管強(qiáng)調(diào)酒店高層領(lǐng)導(dǎo)班子成員要懂業(yè)務(wù)，會(huì)管理、但管理是個(gè)很具體的工作，管理中所涉及到的業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)問(wèn)題是非常詳細(xì)和專業(yè)的，酒店領(lǐng)導(dǎo)可能性在某一方面比較精通，但不一定是全面的業(yè)務(wù)通，我們強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)要全才，但是全才人物畢竟是少數(shù)，而且定“全”只是對(duì)面上或業(yè)務(wù)范圍的要求，然而在具體的管理及決策時(shí)，光有全面地掌握專業(yè)知識(shí)還不一定能行，有時(shí)在全的基礎(chǔ)上還要求“精“，這就需要行政職能部門為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，協(xié)助決策，輔助參考，為領(lǐng)導(dǎo)決策和規(guī)劃設(shè)計(jì)的正確保駕護(hù)航。靈通的信息員。酒店行政職能部門可以說(shuō)是領(lǐng)導(dǎo)的眼睛耳朵，這些部門每天要接觸大量的人和事，

4、在處理解決這些問(wèn)題和管理過(guò)程中，行政部門人員應(yīng)具有敏銳性和鑒別力，能夠通過(guò)觀察，分析，研究飯店經(jīng)營(yíng)管理中的各種矛盾和問(wèn)題，從中發(fā)現(xiàn)和篩選有價(jià)值，可提供給酒店決策部門和領(lǐng)導(dǎo)的信息并進(jìn)行收集，和歸納，為酒店決策和經(jīng)營(yíng)提供依據(jù)和參考，這里需要強(qiáng)調(diào)的是管理人員的知識(shí)更新速度和信息接收速度，直接關(guān)系么酒店決策的正確性和經(jīng)濟(jì)效益的可觀性，特別是針對(duì)一些重大的、有利于經(jīng)營(yíng)管理的信息應(yīng)是不打折扣，及時(shí)迅速傳遞，管理部門傳遞的信息越多，越有利于酒店的經(jīng)營(yíng)和領(lǐng)導(dǎo)的決策，為此，酒店職能部門應(yīng)強(qiáng)代部門管理人員的收集意識(shí)和收集信息的能力和水平，使每個(gè)人能夠在日常工作中通過(guò)了解和掌握大量實(shí)際情況并從中分析研究和把握事物的

5、內(nèi)在規(guī)律，進(jìn)行去偽取真，將大量在價(jià)值信息提供給決策者，并提出切實(shí)可行的建議和措施，以便有的族放矢地采取相應(yīng)的舉措，從而完成職能部門信息員的角色任務(wù)。及時(shí)的聯(lián)絡(luò)員。職能部門面臨著雙重任務(wù)，一方面充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，另一方面又需為員工和一線部門服務(wù)。這就決定了酒店職能部門在工作中，還應(yīng)該充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與員工之間感情聯(lián)系的紐帶。充當(dāng)聯(lián)絡(luò)員的身份，在日常工作中，各職能部門的工作作風(fēng)，精神面貌，辦事效率，直接代表了飯店管理層的整體形象，影響著酒店的凝聚力，決定著管理工作的效果和員工的接受認(rèn)可程度。從某種程度上講，也代表了領(lǐng)導(dǎo)的形象和威信，與此同時(shí)，職能部門在與員工距離，增進(jìn)了部門之間，員工與部門、員工與領(lǐng)導(dǎo)之

6、間的相互理解和信任，職能部門這種雙向溝通聯(lián)絡(luò)員的角色扮演，使領(lǐng)導(dǎo)與員工走得更近，也更親，從而也會(huì)使酒店在上下合力，融洽配合中，共同為完成既定的目標(biāo)而努力和拼搏。有效的督察員。職能部門的督察作用體現(xiàn)在每一位經(jīng)營(yíng)管理者的崗位職責(zé)當(dāng)中，之所以說(shuō)職能部門充當(dāng)著督察員的角色，是因?yàn)楝F(xiàn)代化酒店職能管理的重點(diǎn)已經(jīng)從重視管理的過(guò)程轉(zhuǎn)向重視管理的結(jié)果，職能部門的管理工作結(jié)果是通過(guò)一系列的管理活動(dòng)來(lái)完成的，而這里所說(shuō)的管理活動(dòng)是指諸如通知，部署、決策、計(jì)劃等具體而實(shí)際的管理事件。現(xiàn)代化酒店之所以能夠政令暢通，特別是重大事項(xiàng)能夠件件落到實(shí)處，其中最重要的原因就在于各職能部門能夠圍繞酒店的重要工作部署，結(jié)合實(shí)際經(jīng)營(yíng)管

7、理事件，特別是以各部門中心工作和任務(wù)為核心，采取必要的督檢查手段，督促檢查各項(xiàng)工作的進(jìn)展和落實(shí)情況，以保證管理結(jié)果的真實(shí)有效性，不僅如此，酒店的決策者對(duì)待所做出的決策與所布置的工作要經(jīng)常過(guò)問(wèn)并核實(shí)其進(jìn)程和結(jié)果，這些也需要有關(guān)的職能部門去親自抓落實(shí)，核實(shí)結(jié)果，予以反饋，以此來(lái)推動(dòng)本部門許多決策和工作布置，是需要眾多員工甚至全店人員的共同自覺(jué)努力才能完成的，但是，由于酒店從業(yè)人員素質(zhì)差異較大，自學(xué)性不一，工作環(huán)境同，常常出現(xiàn)同一酒店內(nèi)或部門內(nèi)完成任務(wù)的不一致性和不同步性，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)反復(fù)和波動(dòng)。這時(shí)，就需要職能部門履行督察職責(zé)，以保證決策和任務(wù)的措施來(lái)完成的。所以說(shuō)，督察工作也即是職能部門督察角色

8、扮演得如何，一定程度上決定著酒店管理和經(jīng)營(yíng)的成功。忠誠(chéng)的服務(wù)員。職能部門的服務(wù)性，體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是為決策者，領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)；這就要求職能部門要想決策者之未想，積極主動(dòng)，細(xì)致周到，的替領(lǐng)導(dǎo)將事情及早安排，主動(dòng)服務(wù)。也就是說(shuō)酒店的決策者往往只是將其最新的決策和設(shè)想予以公布執(zhí)行，但在具體落實(shí)過(guò)程中需要有許多細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)，這些事需要相關(guān)職能部門仔細(xì)考慮有所安排，對(duì)一些決策在落實(shí)中可能出現(xiàn)的問(wèn)題要有預(yù)見(jiàn)性，并能防患于未然，真正做好決策者的服務(wù)員，另一方面就是面對(duì)員工和其他部門，應(yīng)轉(zhuǎn)換觀念，由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)化，樹立“員工第一“的思想，充分認(rèn)識(shí)到滿意員工與滿意服務(wù)的關(guān)系，提倡主動(dòng)服務(wù)，改變工作作風(fēng)，為員工

9、和部門提供周到服務(wù)使員工感到溫馨和舒適，并以此煥發(fā)出服務(wù)顧客的熱情，將管理工作寓于服務(wù)之中，真正”管理出效益。職能部門的服務(wù)員角色雖不能直接創(chuàng)造價(jià)值，但可以間接產(chǎn)生效益，例如各酒店在每一年的年末都要制定下一年度的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，酒店的決策者在制定營(yíng)業(yè)目標(biāo)是超級(jí)大國(guó)過(guò)科學(xué)測(cè)算，只能將營(yíng)業(yè)指標(biāo)分配到各部門。但作為職能部門之一的財(cái)務(wù)部就應(yīng)該想到，各經(jīng)營(yíng)部門在接到任務(wù)后，肯定要結(jié)合本部門經(jīng)營(yíng)進(jìn)行指標(biāo)分解，這就需要與近幾年的同期指標(biāo)進(jìn)行同步對(duì)比，尋找規(guī)律的內(nèi)容，切合實(shí)際，科學(xué)地將經(jīng)營(yíng)指標(biāo)進(jìn)行剖析。為此從服務(wù)的角度講，就應(yīng)該主動(dòng)把各部門有可能用到的數(shù)字提前查好，主動(dòng)到一線各部門送發(fā)，除此之外，還可派人到一線營(yíng)業(yè)

10、部門幫助測(cè)算，必要時(shí)還應(yīng)做到經(jīng)營(yíng)部門隨時(shí)要資料隨時(shí)幫助查找，如此服務(wù)，真正起到了幫一線員工和部門排憂解難的作用。高超的培訓(xùn)員。職能部門的各項(xiàng)工作中，其中有一項(xiàng)重要的工作就是指導(dǎo)，更正基層工作行為中的失誤，使其按照規(guī)范，正確的方法進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，這實(shí)際就是一種培訓(xùn)而且這種規(guī)范和指導(dǎo)，在各職能部門中都有著具體的內(nèi)容，也是其業(yè)務(wù)工作中的一個(gè)組成部門，除此之外，酒店職能部門中的人事培訓(xùn)部就是店內(nèi)最大的培訓(xùn)部門，從崗前到崗中，從店規(guī)紀(jì)到專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，無(wú)所不包，也就是說(shuō)每一個(gè)員工，包括管理人員只要在酒店一直堅(jiān)持工作，對(duì)其就有一個(gè)不斷培訓(xùn)和提高的問(wèn)題，其中主要內(nèi)容都是由酒店各職能部門尤其是人事培訓(xùn)部來(lái)承擔(dān)。所以說(shuō)，職能部門充當(dāng)著培訓(xùn)師的角色?？傊?，在酒店職能部門中，由于各部門具體業(yè)務(wù)范疇不同，工作的性質(zhì)和方式不同行使職責(zé)的過(guò)程也不