如何提高辦文辦會辦事能力

1、1如何提高辦文、辦會、辦事能力根據(jù)會議安排，結(jié)合今年 7 月 1 日正式施行的黨政機(jī) 關(guān)公文處理工作條例，與辦公室的各位同仁交流一下我在 辦文、辦會、辦事工作中的一些粗淺的體會，希望能達(dá)到拋 磚引玉的效果。如何提高辦文的能力我想重點(diǎn)就公文處理過程中容易忽視的 9 個(gè)方面的內(nèi)容， 提請大家引起高度重視。1 、文種。 請示就是請示，報(bào)告就是報(bào)告。而且請示應(yīng)當(dāng) 一文一事，不得在報(bào)告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)，不 能把請示寫成報(bào)告，更不能下行文當(dāng)成上行文使， 給上級機(jī) 關(guān)發(fā)通知是不行的， 文種是絕對不能混用的。2 、文頭與落款。 就是紅頭文件的紅頭是有規(guī)定的，紅頭 和下面的蓋章必須是一致的。紅頭必須

2、和落款是一致的。聯(lián) 合發(fā)文也是有規(guī)定的，聯(lián)合發(fā)文一般是按黨、政、軍、群排 列，黨政機(jī)關(guān)、政府機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體，按這個(gè)順 序排列。有選定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。報(bào)市委的文件，一定要用部門的黨組（黨委）文件 頭。3 、簽發(fā)人。 上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。4 、成文日期。 署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日 期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。5 、主送機(jī)關(guān)。 向上級機(jī)關(guān)行文原則上主送一個(gè)。除上級 機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān) 負(fù)責(zé)報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報(bào)送公 文。26 、轉(zhuǎn)報(bào)。下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名

3、義向上 級機(jī)關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上 級機(jī)關(guān)。7 、初審。 對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是： 是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是 否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否 已經(jīng)協(xié)商、 會簽。 經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回 來文單位并說明理由。8 、承辦。 閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需 要確定范圍后分送。 批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān) 負(fù)責(zé)指示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。在這里，我想重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)一下擬辦的問題，即要圍繞精、準(zhǔn)、實(shí)，走出去辦文、互動(dòng)式辦文、協(xié)商式辦 文，不斷提高擬辦

4、的文件的質(zhì)量。9 、傳閱。 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對 象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不 得漏傳、誤傳、延誤，做到送得快、跟得緊、抓得細(xì)。對于以上這 9 個(gè)方面的內(nèi)容，關(guān)鍵還是要有一份責(zé)任心，強(qiáng)化三種意識，即協(xié)作意識、責(zé)任鏈意識、延伸服務(wù)意識。一是強(qiáng)化協(xié)作意識。要切實(shí)避免一出事都是別人的事，一有 好事都是自己的事，相互推諉、相互扯皮的情況發(fā)生，進(jìn)一 步強(qiáng)化協(xié)作意識，形成團(tuán)結(jié)干事的強(qiáng)大合力，以敢于擔(dān)當(dāng)、樂于奉獻(xiàn)、善于協(xié)調(diào)的良好心態(tài)迎接新的挑戰(zhàn)。二是強(qiáng)化責(zé) 任鏈意識。每一個(gè)人既對本崗位工作負(fù)責(zé)，更對整體工作負(fù) 責(zé)；既對自己負(fù)責(zé)，也對集體負(fù)責(zé)。 在工作中， 要多些“

5、最 后一道閘門”的警醒， 少些“擊鼓傳花”的放任，多些精益 求精的執(zhí)著，少些“差不多就行”的散漫，盡職盡責(zé)，我們 就能增強(qiáng)責(zé)任鏈的強(qiáng)度。三是強(qiáng)化延伸服務(wù)意識。要在服務(wù) 前置化和延伸化上下功夫。對上游和下游環(huán)節(jié)多一份關(guān)心關(guān) 注，做到對前置嚴(yán)把關(guān)、對過程重效3率、對結(jié)果善跟蹤，這 樣我們就會對文、會、事的前因后果、來龍去脈有個(gè)大致把 握，而不會出現(xiàn)忙而無序、忙中出錯(cuò)的問題。如何提高辦會能力 辦會是我們辦公室需要做好的一項(xiàng)重要工作，重點(diǎn)應(yīng)把 握好以下三個(gè)環(huán)節(jié)：制訂方案、把握重點(diǎn)、注重細(xì)節(jié)。一是制訂方案。 制訂方案是辦會的一個(gè)重要前期準(zhǔn)備工 作。在制訂方案方面，我們要注意三條。 第一，周密思考， 謀定

6、而后動(dòng)。 制訂會議方案就是如何辦會的謀定，把方案搞 好了，我們的會議就能確保成功。方案要全面，不要遺漏任 何一個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都要考慮到，都要按現(xiàn)實(shí)去模擬，這個(gè)特別重要。方案要考慮到，有些事情是能應(yīng)急處理的，有 些事情是難以應(yīng)急處理的。比如說會場主席臺的話筒擺幾只 為好？如果只擺兩只，有第三個(gè)講話時(shí)臨時(shí)接一個(gè)話筒是不 行的，所以會議方案非常重要。制訂方案，就是要周密的思 考，不遺漏任何一個(gè)環(huán)節(jié)。 第二，流程管理，明確具體責(zé)任 每一個(gè)環(huán)節(jié)， 每一項(xiàng)會務(wù)的工作， 都要擬定具體流程， 把責(zé) 任明確到點(diǎn)、 到人。做到有人來落實(shí)，有人來檢查，有人來 督促。如果辦小型會議可以，但是大型的會務(wù)必須是分工到

7、人，而且有人督促落實(shí)。 第三，層層報(bào)批，主動(dòng)請示匯報(bào)。 會務(wù)方案是要報(bào)批的，有些事情不是我們辦公室的同志能決 定的，不是具體的會務(wù)工作人員能夠決定的，需要單位領(lǐng)導(dǎo) 的審批，甚至是上級領(lǐng)導(dǎo)審定后才能實(shí)施的。比如說會議確 定幾個(gè)發(fā)言人，確定哪幾個(gè)發(fā)言人，不是想定誰就定誰，是 要報(bào)批的。再比如說分組討論，怎么編排分組也不能說你想 怎么定就怎么定，都要報(bào)批的，都要上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定，我們辦 公室的同志一定要有請示報(bào)告的意識。二是把握重點(diǎn)。 辦會重點(diǎn)是什么？我認(rèn)為主要是兩個(gè)方 面，一個(gè)是參4會領(lǐng)導(dǎo)的接待服務(wù)，另一個(gè)是會場服務(wù)。會議 有哪些領(lǐng)導(dǎo)出席，服務(wù)如何做到點(diǎn)對點(diǎn)、全覆蓋，都要用心 研究。包括會議議程的提前

8、告知等等都要用心研究。第二就 是會場的準(zhǔn)備。會場里邊有很多情況，比如說話筒的問題，如果不注意， 不吸取教訓(xùn)， 往往會出大問題， 在會議開始的 時(shí)候， 話筒不響了，甚至有時(shí)有雜音，這就影響了會議的效 果，結(jié)果是功虧一簣。還有一個(gè)是會標(biāo)不能出現(xiàn)任何錯(cuò)誤，重要的會議都有會標(biāo)。要檢查好，會標(biāo)錯(cuò)了大家都能看到， 這樣問題就放大了。還有就是排序，主席臺的排序不能排錯(cuò)， 原則上按單中（雙數(shù)按左密右稀的布局來擺放）來擺放（ 2 人除外）。會前準(zhǔn)備十分重要，一旦會議開始了，會議正常 開始了，那么會議也就成功了一半。特別強(qiáng)調(diào)，在會場會務(wù) 工作中，一定要做到“三化”，即服務(wù)現(xiàn)場化、服務(wù)精細(xì)化、 服務(wù)明白化。三是關(guān)注

9、細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)決定成敗。如，把領(lǐng)導(dǎo)的講話材料 放在主席臺上，沒有過細(xì)檢查，領(lǐng)導(dǎo)在講話過程中發(fā)現(xiàn)缺頁 斷行，這問題就非常嚴(yán)重。還有就是主席臺座席的擺放，因 為不管誰在主席臺上，你要告訴這些在主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，并 提前告知相關(guān)人員，把相關(guān)細(xì)節(jié)告之于前，讓領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人 員心中有數(shù)，服務(wù)工作就比較主動(dòng)。再比如說有些領(lǐng)導(dǎo)不喝 茶，就喝白開水，你給他上一杯茶，他就會不習(xí)慣。所以一 定要用心思、一定要上心。如何提高辦事能力在機(jī)關(guān)，辦事能力同樣非常重要。你辦事能讓領(lǐng)導(dǎo)放心， 你也就有了立身之本。一是用敬畏的心態(tài)辦事。 簡單的說就是要有畏懼的心理。 什么事情如果都是帶著畏懼的心理去做，你就會認(rèn)真的、小 心謹(jǐn)慎的把它做

10、好。往往辦不好、辦不成事情的，都有粗心 大意、粗枝大葉、隨心所欲、我行我素的情5況。在機(jī)關(guān)我們 經(jīng)常辦一些事情，但是發(fā)現(xiàn)會經(jīng)常出一些紕漏，就是沒有帶著一種敬畏的心態(tài)去辦事。有人認(rèn)為這種事情不是很簡單嗎，隨便處理一下就行了，結(jié)果往往容易出差錯(cuò)。所以辦公室的 同志辦每件事都要有敬畏的心態(tài)去做。有位領(lǐng)導(dǎo)說過，今天 我交給你一件事，你把它做好了，明天我再交給你一件事，你又把它做好了，后天我交給你更多的事，你把它做好了，最后我把整個(gè)擔(dān)子交給你。這位領(lǐng)導(dǎo)說的道理非常深刻，就 是你每件事都讓領(lǐng)導(dǎo)放心了，最后把整個(gè)擔(dān)子交給你是很自 然的。我們對待每件事都要認(rèn)真去做，而且確保每一件事都 要做好。二是按原則辦事

11、。辦任何事情都要有一個(gè)原則立場，我 們辦公室的同志不管處理任何事情都要先把原則確定下來。 什么事都一樣，把原則確定了，在原則問題上取得了一致、 達(dá)成了共識，那么對號入座，解決起來就水到渠成。辦事要 辦好，最重要的一個(gè)方法就是要把復(fù)雜問題簡單化，簡單化 的辦法就是按原則辦。辦事里面講原則有可能得罪人，但是 得罪的是少數(shù)，贏得的是多數(shù)。但你如果不按原則辦你最后 得罪的是多數(shù)，擁護(hù)你的是少數(shù)。也可能你最后把所有人都 得罪了，你事情雖然辦了但得罪了所有人。在原則之下，我 們可以保持靈活，前提是遵循原則。既有原則性也有靈活性，在工作中同樣非常重要，靈活性不是否定原則性，靈活性是 在原則性的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)靈活

12、性。在不違反原則的前提下我們 可以妥協(xié)，可以發(fā)揚(yáng)風(fēng)格，可以退讓。有一句話大家都知道： 大事講原則，小事講風(fēng)格，不大不小的事講妥協(xié)。三是按程序辦事 。無論你在哪個(gè)單位，都要對分管領(lǐng)導(dǎo) 負(fù)責(zé)，要經(jīng)常6跟分管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào)，不要越級請示匯報(bào)。越 級請示會遇到什么問題，就是你把你的分管領(lǐng)導(dǎo)放在了一個(gè) 很尷尬的位置上，上級沒有做出直接指示，上級的上級給你 做出安排， 那么這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)就被晾在了一邊。 按程序辦更要注 意的是越級指示。因?yàn)橛械氖侵饕I(lǐng)導(dǎo)給你直接指示，他沒 有經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)，這種情況你怎么辦，各個(gè)單位都可能會經(jīng) 常遇到。我認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)越級指示是對你的信任，但你一定要有 這個(gè)意識，還有一位領(lǐng)導(dǎo)你的分管領(lǐng)導(dǎo)

13、，你的直接領(lǐng)導(dǎo)。遇到這種情況的時(shí)候你要采取兩點(diǎn)，第一，如果時(shí)間緊急，先把這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)交待的任務(wù)落實(shí)；第二，你要先跟你的直接領(lǐng) 導(dǎo)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)指示的情況和辦理的情況，最好是在你辦事之前 先跟你的直接分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，聽聽他有什么意見。把兩個(gè)領(lǐng) 導(dǎo)的指示結(jié)合起來抓好落實(shí)。那么你這件事情辦完了辦好了 就會有正的效果，沒有負(fù)的作用。另外，對有些事情，最好先了解一下有沒有規(guī)定，原來 是怎么辦的。先按規(guī)定來辦，如果規(guī)定沒有，再看有沒有先 例，原來是怎么辦的，可以比照原來的先例來辦。如果既沒 有先例也沒有規(guī)定，那么請示報(bào)告之后再摸索辦、探索辦。特別要注意機(jī)關(guān)多講規(guī)矩，多講程序，多請示報(bào)告，要有程 序意識。請示報(bào)告也要講點(diǎn)藝術(shù)，掌握“火候”，得認(rèn)真思 考清楚這個(gè)事情有哪幾個(gè)方面需要請示領(lǐng)導(dǎo)，理清楚后再逐 點(diǎn)逐項(xiàng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，一次匯報(bào)就解決，不要瑣碎、絮絮叨叨。 因?yàn)橛械氖虑楹苄。闳フ埵绢I(lǐng)導(dǎo)又沒有必要，領(lǐng)導(dǎo)就會認(rèn) 為這點(diǎn)事情還用請示我嗎？但你又定不了，這種事情怎么辦 最好是幾件事一起請示。因?yàn)閹准吕锩嬗幸患卤仨氄埵?領(lǐng)導(dǎo)的，幾件事捎帶請示一下領(lǐng)導(dǎo)效果比較好，這樣領(lǐng)導(dǎo)就 不會認(rèn)為你什么事都做不了主。四是分輕重緩急辦事。 有些事情可以緩辦的緩辦，有些 事情可以暫時(shí)擱置不辦的，先擱置，保證突出重點(diǎn)，把重點(diǎn) 任務(wù)落實(shí)好，把重點(diǎn)辦的事辦7好。急事要急辦，凡是有實(shí)效 的事情你不能耽誤，耽誤就是誤事。如果是急事你