各種專門檔案的整理方法

1、實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案各種專門檔案的整理方法一、業(yè)務(wù)檔案的整理業(yè)務(wù)檔案的范圍：主要包括反映本單位在從事業(yè)務(wù)工作等活動中形成的專門文件材料。比如審計(jì)局的審計(jì)檔案，民政局的婚姻登記檔案、社會救助、低保檔案、收養(yǎng)檔案、優(yōu)撫檔案，人民法院的訴訟檔案、仲裁檔案，縣人口和計(jì)劃生育局的病殘兒鑒定檔案、再生育審批檔案，縣農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦、縣醫(yī)保站的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，各醫(yī)院的出生檔案、病歷檔案、 疾控中心的計(jì)劃免疫檔案、 防疫檔案， 縣公安局、派出所的戶籍檔案、案件檔案，縣經(jīng)管局的土地承包檔案，縣林業(yè)局的山林定權(quán)發(fā)證、退耕還林檔案，縣教育局、各學(xué)校的學(xué)生檔案、 教學(xué)檔案， 縣房產(chǎn)局的房地產(chǎn)買賣交易檔案、城市拆遷檔案、房屋產(chǎn)

2、權(quán)產(chǎn)籍檔案、抵押檔案、廉租住房保障檔案，縣國土資源局的農(nóng)村宅基地檔案、土地普查檔案、地籍檔案、地產(chǎn)、法規(guī)檔案，縣住房公積金管理中心的公積金貸款，提取檔案，縣工商局的個(gè)體工商戶登記檔案消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)檔案、法規(guī)檔案，縣物價(jià)局的物價(jià)管理檔案，縣環(huán)保局的環(huán)境監(jiān)測檔案，縣殘聯(lián)的殘疾人檔案，縣勞動就業(yè)局的職業(yè)介紹檔案、失業(yè)保險(xiǎn)發(fā)放檔案、技能培訓(xùn)檔案、保險(xiǎn)補(bǔ)貼檔案、下崗職工個(gè)人檔案，縣工傷保險(xiǎn)站的參保單位檔案、工傷認(rèn)定、鑒定檔案，縣勞動和社會保障局的勞動仲裁精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案檔案，縣財(cái)政局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政所的農(nóng)民補(bǔ)貼檔案等。這些業(yè)務(wù)檔案特別重要，很多都是民生檔案，必須收集到檔案室統(tǒng)一管理。業(yè)務(wù)檔案的整理方法：

3、各單位形成的業(yè)務(wù)檔案必須按照怎樣整理好檔案課程中第三大點(diǎn)“檔案整理的質(zhì)量要求”規(guī)范化整理、 編目、裝訂，并編制全引目錄或案卷目錄。以軟卷皮裝訂的案卷檔案（如公證處的公證檔案、工商局及國土局的法規(guī)檔案）和以檔案袋為單位保管的業(yè)務(wù)檔案（農(nóng)合辦的醫(yī)保檔案）必須裝盒，并規(guī)范填寫檔案盒背脊項(xiàng)目，所有檔案不得直接裸露在檔案架上。如有些醫(yī)院的病例檔案到目前為止都沒有裝卷、裝盒，自成立以來的檔案不是捆扎成堆就是直接都裸露在檔案架上，98 年形成的病例檔案都已經(jīng)發(fā)黃、變脆，離保管期限30 年還有很遠(yuǎn)就快無法使用了，這是對檔案、也是對以后的利用者極不負(fù)責(zé)任的做法，雖然檔案盒要點(diǎn)成本，但這些投入是必須的 , 同時(shí)各

4、醫(yī)院必須將應(yīng)該永久保存的出生病歷檔案分出來重新整理，跟嬰兒出生證明一起編號，編制檢索工具，方便服務(wù)民生。業(yè)務(wù)檔案的具體整理辦法上級主管部門有規(guī)定的按上級要求整理，如審計(jì)局的審計(jì)業(yè)務(wù)檔案，法院、檢察院的訴訟檔案，公安局的戶籍、案件檔案、紀(jì)檢會的案件處理檔案，公證處的公證檔案，工商局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局的法規(guī)檔案等，其上級都有具體整理要求，因此案卷整理就必須嚴(yán)格照規(guī)定執(zhí)行。對于上精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案級沒有具體要求的業(yè)務(wù)檔案，各單位應(yīng)該請檔案局的同志前去指導(dǎo)，由檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員依據(jù)其檔案形成特點(diǎn)和價(jià)值制定整理方案。如農(nóng)合辦的醫(yī)保檔案、計(jì)生局的生育審批檔案就是在檔案局有關(guān)同志的指導(dǎo)下，將檔案規(guī)范整理編

5、目。財(cái)政所的民生檔案整理方法：各鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政所的民生檔案主要分三種，一是納稅登記表、二是農(nóng)民信息網(wǎng)資料、三是農(nóng)民補(bǔ)貼檔案。對于這些重要資料，必須以村為單位組卷，并編寫卷內(nèi)目錄，再裝入檔案盒，統(tǒng)一編制盒號，填寫好封面和背脊，編制案卷目錄和全引目錄。業(yè)務(wù)檔案硬卷皮、軟卷皮和硬卷盒如下圖：二、會計(jì)檔案的整理方法會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)告（會計(jì)報(bào)表等）和其他會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。 主要包括： 會計(jì)憑證： 原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證；會計(jì)賬?。嚎傎~、明細(xì)賬、日記賬（銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬）、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬薄、其他會計(jì)賬（公積金、養(yǎng)老

6、金明細(xì)賬）；財(cái)務(wù)報(bào)告：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)（包括附表及文字說明）、其他財(cái)務(wù)報(bào)告；其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，還有會計(jì)檔案的移交清冊和銷毀清冊（此項(xiàng)也可放在全宗卷內(nèi)）。精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案會計(jì)檔案整理工作的內(nèi)容主要包括：分類、立卷、排列與編目等環(huán)節(jié)。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，會計(jì)檔案的立卷工作由財(cái)務(wù)會計(jì)部門按照本單位會計(jì)檔案分類方法承擔(dān)，其它整理環(huán)節(jié)的工作，原則上由檔案部門負(fù)責(zé)。（一）會計(jì)類檔案分類有 2 種方法：會計(jì)部門將當(dāng)年年度的會計(jì)憑證、會計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會計(jì)核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、賬薄、報(bào)告等幾種主要形式進(jìn)行分類。通常采用 1、采用種

7、類保管期限年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會計(jì)檔案數(shù)量少的單位。 2、年度類別保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計(jì)年度，再按形式分為幾類（先報(bào)表、帳薄再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。（二）會計(jì)檔案的立卷方法：1、會計(jì)憑證的立卷方法：會計(jì)憑證一般按月立卷。會計(jì)人員根據(jù)憑證登記帳簿后，應(yīng)將各種記帳憑證按時(shí)間和原始憑證號順序組卷， 每本為一卷， 每卷厚薄要適中 （ 3cm左右）。憑證卷裝訂前要剔除金屬物，編寫頁號，所附原始憑證可以不編號，但應(yīng)折疊整齊，要填寫好憑

8、證封面和脊背，并在封精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案面與脊背的接封處，加蓋財(cái)務(wù)專用章和裝訂人的印章，然后裝入會計(jì)憑證盒，并填寫好憑證盒封面。2、會計(jì)帳簿的立卷方法：會計(jì)帳簿按年度立卷，在會計(jì)年度終結(jié)時(shí)進(jìn)行。帳簿一般都有固定格式和明確分類，立卷時(shí)要嚴(yán)格按照帳簿的種類進(jìn)行，一本帳簿為一卷。對于活頁帳簿，保留已使用過的帳頁 , 編制頁碼 , 去除空白頁 , 撤掉帳夾，用會計(jì)檔案封皮裝訂成冊。對于死頁帳簿，應(yīng)該保持原來面目 , 不必折去空頁 , 編制頁碼后用會計(jì)檔案封皮裝訂。帳簿裝訂時(shí) , 應(yīng)有卷內(nèi)文件目錄和備考表。封面應(yīng)填寫齊全, 平整 , 并注明所屬年度及帳簿名稱。封皮上除了全宗號、目錄號、案卷號外 , 其余

9、都由財(cái)務(wù)部門填寫。3、會計(jì)報(bào)表的立卷： 會計(jì)報(bào)表是按年度立卷。 立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限， 年度報(bào)表與季度、 月份報(bào)表分別組卷。本單位的報(bào)表與下屬單位的表，可根據(jù)保管期限的異同，分別裝訂或合訂成卷。會計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù) , 下邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺地裝訂。在整理會計(jì)報(bào)表時(shí),可能會遇到一些文字材料，這些材料是對會計(jì)報(bào)表的分析和說明，應(yīng)為會計(jì)報(bào)表的組成部分，應(yīng)當(dāng)與會計(jì)報(bào)表合在一起組卷，以保持內(nèi)容上的密切聯(lián)系。訂前要編制頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄及備考表，去除金屬物，用會計(jì)卷皮裝訂。工資表、銀行對帳單等整理方法參照會計(jì)報(bào)表。精彩文檔實(shí)用

10、標(biāo)準(zhǔn)文案（三）會計(jì)檔案的排列與編目會計(jì)檔案的編號要便于管理、查找、鑒定銷毀，通常可以根據(jù)案卷排列的方法，按類別各編一個(gè)大流水號。會計(jì)檔案經(jīng)過裝訂和排列以后，都要填寫案卷目錄，作為會計(jì)檔案最基本的檢索和統(tǒng)計(jì)工具。案卷目錄的編制方法通常分別編制憑證、帳簿、報(bào)表三本目錄，案卷目錄填寫項(xiàng)目有：歸檔日期、案卷號、案卷名稱、起止年月日、起止號次、冊數(shù)、保管期限、備注、銷毀日期。3、聲像檔案整理（一）照片檔案的整理方法照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人在社會活動中直接形成的，有保存價(jià)值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管， 便于

11、提供利用的整理原則。1 、照片的整理。照片一般采用的分類方法是年代問題分類法，即在全宗內(nèi)把照片先按年代分開，再在每個(gè)年代內(nèi)按問題進(jìn)行分類。照片檔案較少的單位，可直接按問題分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。照片經(jīng)過分類后，應(yīng)分別排列存放，每類內(nèi)按時(shí)間順序排列。照片分類后， 再按類將照片組合成案卷， 一般情況下，一類內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的可組成一卷，照片數(shù)量少的，一精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案年的照片也可以組成一卷。卷內(nèi)排列一般按時(shí)間順序或重要程度排列。照片的分類號、底片號、參見號應(yīng)在文字說明欄中寫清。另外，在每張照片的背面也應(yīng)寫明上述各種號碼，以便查找后歸還。照片的編號，應(yīng)先編每卷的卷號，再編卷內(nèi)照

12、片的順序號。在完成案卷整理后，還要編制案卷的卷內(nèi)目錄，填寫備考表、案卷目錄，以利于查找利用。（案卷目錄中需要說明的項(xiàng)有照片號和照片題名，照片號即案卷內(nèi)照片的順序號，照片的題名即文字說明改成照片名稱，不超過50 個(gè)字）2 、底片的整理方法。 按年度、尺寸或內(nèi)容等分類后，再按底片收到的先后次序流水編號即可。 底片號在編寫時(shí)，應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊外。3 、照片文字說明的成分與要求。照片文字說明是補(bǔ)充反映照片內(nèi)容的基本要素。如果沒有文字說明作補(bǔ)充，就會使人無法明白畫面上所反映的內(nèi)容、時(shí)間和地點(diǎn)。一般，每張照片都要編寫文字說明，一組（若干張）聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。文字說明包括：事由、時(shí)間

13、、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素。事由即照片影像所反映事件、事物的情由；時(shí)間即事件的發(fā)生和照片拍攝的時(shí)間；地點(diǎn)即被攝物所在的具體地點(diǎn)；人物即照片上主要人物的姓名、身份；背景即對揭示照片影像主題具有一定作用的情況；攝影者即照精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案片的拍攝單位和拍攝人。這六個(gè)要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。隨著數(shù)碼相機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，很多單位都使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行照片的拍攝，形成數(shù)碼照片。對于數(shù)碼照相可以通過光盤刻錄進(jìn)行保存、檢索。具體講就是，先建立一個(gè)照片類目文件夾，然后將所攝的具有保存價(jià)值的數(shù)碼照

14、片按類目錄保存到計(jì)算機(jī)上，并給每張照片附上文字說明，再刻錄成光盤。多個(gè)類目的照片可以刻錄在一張光盤上。檢索的方法可以通過打開計(jì)算機(jī)左下角的“開始搜索所有文件和文件夾”按鈕，輸入相關(guān)內(nèi)容，就能快速檢索到此照片。（二）磁性載體檔案的整理與編目磁性載體檔案系指國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人在社會活動及科學(xué)實(shí)踐中直接形成的有保存價(jià)值的以磁性材料（如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。磁性載體文件應(yīng)一式兩份，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一樣及時(shí)整理。在全宗內(nèi)，磁性載體檔案一般按年代問題進(jìn)行分類。1 、錄音帶、錄像帶檔案的整理以自然盒為一卷，在一般單位，錄音錄像檔案形成的量不大，內(nèi)容也比較單一，可暫不分類

15、整理。錄音錄像檔案較多的單位，如廣播電臺、電視臺等， 可按內(nèi)容進(jìn)行分類， 通常按政治、 經(jīng)濟(jì)、文學(xué)藝術(shù)、精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案科學(xué)、教育等分為若干類別。 如果數(shù)量多， 還可以再分屬類。分類時(shí)應(yīng)把永久保留性節(jié)目與臨時(shí)性節(jié)目分開，把機(jī)密的與一般的分開， 把不同版種區(qū)別開來 （原版、復(fù)制版、播出版）。檔案部門對驗(yàn)收并須入庫的錄音錄像檔案，應(yīng)登記入冊。如果數(shù)量少，只需建立總登記簿即可，按收到的先后次序入冊即可。登記的項(xiàng)目包括：編號、收到日期、錄制日期、內(nèi)容、責(zé)任者、錄制單位、錄制地點(diǎn)、放送時(shí)間、技術(shù)狀況（消磁情況、模版質(zhì)量）、數(shù)量備注等。編號采用流水編號或分類號類流水號。如檔案數(shù)量多，可先進(jìn)行分類，然后

16、建立分類登記簿，登記項(xiàng)目如上。經(jīng)過登記的錄音錄像檔案應(yīng)裝在特制的盒內(nèi)或套內(nèi)，在盒套外面貼上標(biāo)簽，上面注明題目（內(nèi)容）、講演人、錄制日期、卷（盤）數(shù)、編號、帶長、時(shí)間等項(xiàng)內(nèi)容。盒內(nèi)還附有文字材料，并統(tǒng)一編號。2 、軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標(biāo)簽、注明內(nèi)容、主要任務(wù)，形成時(shí)間、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限等內(nèi)容，同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷， 編一個(gè)案卷號， 然后每盤再依次編排序號，并編制磁性載體檔案案卷目錄，歸檔的磁性載體文件應(yīng)由文字形成部門編制歸檔說明。四、科技檔案的整理與編目科技檔案的整理工作，就是由檔案部門對收集來的科技檔案，按其形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)

17、分類、系統(tǒng)排列及編精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案目的工作。這項(xiàng)工作包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目兩部分。系統(tǒng)整理包括對案卷的分類和排列，以真實(shí)反映科技、生產(chǎn)活動的歷史面貌，保持其有機(jī)聯(lián)系?？茖W(xué)編目包括編檔號和編目錄，用以固定案卷分類、排列的整理成果，揭示各類案卷的內(nèi)容和構(gòu)成?？萍紮n案整理的原則：遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。科技檔案的整理方法：一般講，基層檔案部門對科技檔案的整理， 大體要經(jīng)過分類、案卷組織與排列、編目幾個(gè)環(huán)節(jié)。分類?？萍紮n案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有

18、一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)。工程項(xiàng)目分類法。它適用于對基本建設(shè)工程檔案的分類，就是在本單位全部基建檔案范圍內(nèi)，以工程項(xiàng)目為分類單元，劃分科技檔案的類別。型號分類法。它適用于產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類，就是以各個(gè)型號的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元， 劃分科技檔案的類別。 課題分類法。適用于對科研檔案的分類，以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案的類別。專業(yè)特征分類法。按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)劃分科研檔案的類別。地域特征分類法。根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分科技檔案的類精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案別。時(shí)間特征分類法。按科技檔案內(nèi)容所反映的時(shí)間特征劃分科技檔案的類別。以上幾種基

19、本方法，在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，可根據(jù)具體情況，結(jié)合其中幾種靈活運(yùn)用?；窘ㄔO(shè)檔案的分類，具體到不同單位和不同基建項(xiàng)目，其檔案主要有性質(zhì)工程項(xiàng)目分類法、流域工程項(xiàng)目分類法。產(chǎn)品檔案的分類，由于產(chǎn)品種類繁多，各種產(chǎn)品代號也不盡相同，因此在型號分類法的基礎(chǔ)上，派生出許多具體分類方法，比較常用的有使用性質(zhì)型號分類法、系列型號分類法、年度型號分類法。設(shè)備檔案的分類，根據(jù)組織形式和設(shè)備類型的不同，設(shè)備檔案具體的分類主要有性質(zhì)型號分類法、工序型號分類法。科研檔案的分類方法主要有學(xué)科課題分類法、專業(yè)課題分類法。案卷組織與排列1、案卷組織。案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值相同、密級相同的科技文件的最小集合體。科技文件之間的

20、聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下，組織案卷的方法應(yīng)當(dāng)與該類科技檔案的分類方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種：按結(jié)構(gòu)組織案卷、按子項(xiàng)或子課題組織案卷、按工序或階段組織案卷、按專業(yè)組織案卷、按問題組織案卷、按名稱或文件性質(zhì)精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案組織案卷。此項(xiàng)工作應(yīng)由有關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門承擔(dān)，檔案部門協(xié)助、指導(dǎo)。2、科技文件材料的排列要注意以下幾點(diǎn)：基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件

21、材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列；二是對于沒有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關(guān)系排列。圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。有譯文的外文資料的排列。譯文在前，原文在后。（三）案卷編目案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務(wù)部門隨同組織案卷一并進(jìn)行的，是科技文件整理工作的一項(xiàng)內(nèi)容，基層科技檔案部門應(yīng)協(xié)助和指導(dǎo)科技業(yè)務(wù)部門做好案卷編目工作。案卷編目，是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。其內(nèi)容有：

22、編號及填制案卷內(nèi)科技文件目錄，填寫備考表，裝精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案訂案卷以及裝盒、填制案卷封面和脊背標(biāo)簽，編制科技檔案總目錄、分類目錄。1、編號及填制卷內(nèi)科技文件目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時(shí)就有圖樣目錄或文件目錄，編目時(shí)應(yīng)盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時(shí)沒有編制目錄，或原有目錄不適用時(shí)，則要編制或重新編制目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，其項(xiàng)目有編號及填寫卷內(nèi)文件目錄。（ 1）編號。案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。單面書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件

23、材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄外。成套圖樣印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其他科技材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。（ 2）案卷內(nèi)科技文件目錄的編制。 案卷內(nèi)科技文件目錄，其項(xiàng)目有：序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號，序號應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從” 1”起依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序；文件編號應(yīng)填寫科技文件材料的文號或精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖樣的圖號、設(shè)備代號、項(xiàng)目代號等；責(zé)任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或主要責(zé)任者或個(gè)人

24、的姓名；題名，指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題（全稱）；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期；頁號應(yīng)填寫每件科技文件材料的首頁上標(biāo)注的頁號。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)科技文件材料首頁之前。2、填寫備考表。 備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統(tǒng)計(jì)都有一定的作用。備考表的項(xiàng)目主要包括兩個(gè)部分：一部分是對組織案卷時(shí)，卷內(nèi)科技文件基本情況的有關(guān)記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內(nèi)科技文件完整、準(zhǔn)確情況的說明。這部分內(nèi)容是由有關(guān)的科技人員填寫的。另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理工作過程中，對有

25、關(guān)該案卷變化情況的記載和說明。這部分內(nèi)容由科技檔案部門的有關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫。備考表排列在案卷內(nèi)科技文件的尾頁之后。3、裝訂案卷以及裝盒、填寫案卷封面及背脊。(1)裝訂時(shí)科技文件材料都要折疊為統(tǒng)一的A4 幅面、取掉金屬物，將下側(cè)、右側(cè)對齊，用裝訂條將卷內(nèi)目錄和科技材料夾在一起三孔一線裝訂，并在卷內(nèi)目錄右上角的小方框內(nèi)填寫全宗號、目錄號、案卷號，再放入科技檔案盒內(nèi)。精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案(2) 填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內(nèi)科技文件內(nèi)容和形式特征的一種工具。同時(shí)，它又對案卷內(nèi)的科技文件起著保護(hù)作用，封面編制的質(zhì)量和水平，將直接影響到對科技檔案著錄和檢索工具的編制，關(guān)系到科技檔案的管

26、理和開發(fā)利用。所以，填制案卷封面在案卷編目中是一項(xiàng)重要內(nèi)容。封面的內(nèi)容項(xiàng)目，主要由3 部分組成。案卷題名。又稱案卷標(biāo)題，是案卷內(nèi)科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向?qū)?。案卷題名在結(jié)構(gòu)上一般由3 個(gè)部分組成：一是項(xiàng)目名稱，即案卷內(nèi)科技文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設(shè)備等的名稱。二是案卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容特征，如機(jī)械產(chǎn)品某組成部分（結(jié)構(gòu)特征），工程設(shè)計(jì)某設(shè)計(jì)階段（階段特征）等科技文件。三是科技文件名稱特征，如圖樣、說明書、計(jì)算書、實(shí)驗(yàn)記錄、成果報(bào)告等。擬定案卷題名，要注意概括性，做到文字簡練，表達(dá)準(zhǔn)確。不可繁雜冗長，防止卷內(nèi)科技文件名稱和簡單羅列；同時(shí)要注意

27、完整性，能夠恰當(dāng)?shù)亟沂景妇淼膬?nèi)容和成分，避免不適當(dāng)?shù)暮喕?。案卷的管理性?nèi)容項(xiàng)目。共 4 個(gè)：立卷單位，填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；編制日期，指案卷內(nèi)科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限；密級，密級是根據(jù)保密規(guī)定填卷內(nèi)文件材料的最高密級。檔號項(xiàng)。包括檔號，即本案卷的科技檔案精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案號，由目錄號或分類號和案卷排列順序號組成；檔案館（室）號，填寫國家給定的本檔案館（室）的編號。(3)填寫案卷脊背標(biāo)簽。脊背標(biāo)簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項(xiàng)目有保管期限、案卷題名，填寫同封面。檔號填寫實(shí)例：縣檢察院的基建檔案永久第一卷，其檔號為25 J 001。

28、4、編制科技檔案總目錄、分類目錄科技檔案總目錄，是科技檔案登記總帳，是按照科技檔案歸檔時(shí)間的順序，以案卷為對象進(jìn)行登記，也稱流水賬。科技檔案的分類目錄， 是嚴(yán)格按照科技檔案分類、 排列次序，對案卷進(jìn)行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務(wù)的工具。五、歸檔實(shí)物的整理方法歸檔實(shí)物的整理就是將歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。歸檔實(shí)物的整理單位。一般以每件實(shí)物為一件。實(shí)物檔案的整理應(yīng)遵循保持實(shí)物檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用的原則。（一）整理要求一是歸檔實(shí)物應(yīng)齊全完整。凡是本單位在公務(wù)活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實(shí)物檔案均應(yīng)收

29、集齊全、完整無損，整理歸檔。二是 每件歸檔實(shí)物均應(yīng)轉(zhuǎn)拍照片進(jìn)行相應(yīng)歸檔。（二）整理方法精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案1、鑒定。一是根據(jù)本單位的歸檔范圍，對每一件實(shí)物進(jìn)行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。二是對存有真?zhèn)我闪x的實(shí)物應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。三是歸檔實(shí)物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價(jià)值的實(shí)物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。2、分類歸檔實(shí)物應(yīng)在其全宗實(shí)物類別內(nèi)，按照年度或類別年度進(jìn)行分類。歸檔實(shí)物數(shù)量較少（每年少于30 件）的立檔單位可不進(jìn)行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。按年度分類將歸檔實(shí)物按形成或獲得年度分類。采用公元紀(jì)年標(biāo)識，如“ 2006”。按類別分類將歸

30、檔實(shí)物按問題進(jìn)行分類。歸檔實(shí)物按問題一般分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類。榮譽(yù)類包括：證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、匾等；紀(jì)念品（禮品）類包括：紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、字畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品、樣品、花瓶等；印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標(biāo)。精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案3、排列根據(jù)分類方案，每件歸檔實(shí)物在最低一級類目內(nèi)按時(shí)間先后順序排列。格式主要有如下幾種：格式：全宗號實(shí)物件號。格式：全宗號實(shí)物年度件號。格式：全宗號實(shí)物類別年度件號。實(shí)物檔案較少的單位（每年少于30 件）可選擇格式或；實(shí)物檔案較多的單位可選擇格式。4、編號根據(jù)排列方式，編制由全宗號、實(shí)物檔案代號、

31、年度、類別、件號等各選項(xiàng)組成的序列號，即編制歸檔章。這個(gè)歸檔章完全不跟文書檔案一樣需要蓋印，而是可以跟圖書標(biāo)簽一樣先用不干膠按這個(gè)模式做好，整理時(shí)就在實(shí)物上粘貼項(xiàng)目完整的歸檔章（見圖 1），再編制歸檔章項(xiàng)目。平面實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物正面右下方，立體實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物底座。歸檔章項(xiàng)目包括全宗號、實(shí)物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。如下圖：( 全宗S( 年( 類別 )號)度 )( 件( 參見號 )號)精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案長寬 =55 16mm全宗號：同文書檔案實(shí)物檔案代號：用第一個(gè)漢語拼音字母標(biāo)識，即“S”。年度：填寫實(shí)物形成或獲得的年度。類別：榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類。件號 :

32、 歸檔實(shí)物的排列順序號。在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按歸檔實(shí)物排列順序從“ 1”開始標(biāo)注。參見號：指與本件實(shí)物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號。5、編制實(shí)物檔案目錄實(shí)物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質(zhì)、型制、年度、類別、參見號、備注。目錄用紙A4 型圖 2: 實(shí)物檔案歸檔目錄題名材型制年備件號（文字說質(zhì)類別參見號度注明）?件號：見歸檔章題名（文字說明）：綜合運(yùn)用時(shí)間、級別、內(nèi)容、授予者、接受者、實(shí)物名稱等要素書寫文字說明。精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案材質(zhì)：實(shí)物的制成材料。型制：實(shí)物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸, 單位用 mm。年度、類別、參見號：見歸檔章備注：注釋實(shí)物檔案除題名外需

33、說明的情況。6、編制目錄封面實(shí)物檔案目錄應(yīng)編制目錄封面，并可以將歷年的目錄裝入歸檔文件目錄夾，方便查閱統(tǒng)計(jì)。封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項(xiàng)目。（三）保管實(shí)物檔案應(yīng)專柜保管。對貴重的實(shí)物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。 存放實(shí)物檔案的庫房和框架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色，確保實(shí)物檔案完好無損。易蟲蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)工作。 有條件的單位應(yīng)建立實(shí)物檔案庫房，作為專門保管實(shí)物檔案的場所。六、電子檔案的整理：電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值，按照有關(guān)電子文件歸檔管理規(guī)定處理并且已經(jīng)歸檔的電

34、子文件。（一）歸檔要求精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案1、文件形成部門應(yīng)隨時(shí)對電子文件進(jìn)行邏輯歸檔（邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔隨時(shí)歸檔） ，定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行物理歸檔（物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔原則上參照紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間進(jìn)行），并按檔案管理的要求進(jìn)行登記。2、歸檔電子文件應(yīng)按“件”進(jìn)行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來進(jìn)行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序等。3、電子文件形成部門要隨時(shí)收集

35、符合電子文件歸檔范圍的電子文件，著錄并填寫歸檔電子文件登記表。歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。歸檔電子文件登記表(1)形成部門?文完成日期?載體類型?件題名?特文件生成者 ?征文件歸檔者 ?設(shè)硬件環(huán)境?備（主機(jī)類精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案環(huán)型、網(wǎng)絡(luò)情境況）特操作系統(tǒng)?征軟件環(huán)境數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)?（類型、版應(yīng)用軟件處理平臺?本）（字處理、 電子表格、演示文檔）文字格式?文記錄格式圖像格式（類型）?件( 文字、圖音頻格式（類型）?紀(jì)像、多媒體 ) 視頻格式（類型）?錄?特其它?征文件載體類型數(shù)量件盤文送交部門?件送交人?交領(lǐng)導(dǎo)簽字?接送交日期? ?4 、文件形成部門應(yīng)將經(jīng)過檢驗(yàn)的電子文件和歸檔電子文件登記表保存在脫機(jī)

36、載體上。精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案5 、檔案館（室）應(yīng)對歸檔電子文件進(jìn)行真實(shí)性、有效性和完整性測試，并填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表檢驗(yàn)項(xiàng)目檢驗(yàn)結(jié)果備注載體外觀檢驗(yàn)?病毒檢驗(yàn)?真實(shí)性檢驗(yàn)?完整性檢驗(yàn)?有效性檢驗(yàn)?移交人：?年? 月? 日移交單位：?年? 月? 日接收人：?年? 月? 日歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表形成部門 ?完成日期?載體類型?題名?文件生成者 ?文件歸檔者 ?精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案硬件環(huán)境?（主機(jī)類型、網(wǎng)絡(luò)情況）操作系統(tǒng)?軟件環(huán)境數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)?（類型、版應(yīng)用軟件處理平臺?本）（字處理、 電子表格、演示文檔）文字格式?記錄格式圖像格式（類型）?( 文字、圖音頻格式（類型）?像、

37、多媒體 ) 視頻格式（類型）?其它?文件載體類型?數(shù)量件盤送交部門?送交人?領(lǐng)導(dǎo)簽字?送交日期? ?精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案（二）歸檔方法1、一個(gè)歸檔年度的電子文件應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中，視文件數(shù)量，跨年度電子文件也可拷入一盤載體中。2、推薦采用只讀光盤作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體，但可以作為短期備份或遷移。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫狀態(tài)。3、存儲電子文件的裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，注明電子檔案號、歸檔年度、盤號等。如下圖：歸檔電子文件登記表(2)盤名 文件名 形成時(shí)間文件類型載體保管期備注限4、信息組織結(jié)構(gòu)每盤存儲載體的根目錄下有說明文件、歸檔電子文件

38、登記表、歸檔電子文件目錄。電子文件保存在相應(yīng)目錄中。各級目錄按照樹狀結(jié)構(gòu)排列。（ 1）說明文件。文件名： README。文件內(nèi)容：有關(guān)本存儲載體的各種信息。應(yīng)包括分類號、立檔單位名稱、歸檔年度、盤號、制作人、檢查人、制作時(shí)間。文件格式：說明文精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案件為字符文件。每行的左邊為標(biāo)題，右邊為說明內(nèi)容，中間用冒號分開。例如：2005 年黨員年報(bào)： 2005 年教育系統(tǒng)黨員年報(bào)。（ 2）歸檔電子文件登記表。文件名： REGISTER。文件內(nèi)容：歸檔電子文件登記表的電子版本。（ 3）歸檔電子文件目錄。目錄名： DATA。目錄內(nèi)容：以子目錄的形式存放歸檔電子文件，一組電子文件保存在一個(gè)子目錄中。（ 4）對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。（三）電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)電子文件具有對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術(shù)特點(diǎn)不同，存儲載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔案的存儲應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)分別采取措施保證其原始