采購(gòu)控制管理程序

1、1 目的本程序旨在建立對(duì)本公司有關(guān)采購(gòu)的過(guò)程控制辦法，以期以合理的價(jià)格，適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、適當(dāng)?shù)臄?shù)量、適 當(dāng)?shù)馁|(zhì)量、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)向公司提供符合規(guī)定要求的物料和服務(wù)，以滿(mǎn)足生產(chǎn)需要，達(dá)到公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。范圍本程序適用于公司所需的采購(gòu)產(chǎn)品的采購(gòu)過(guò)程控制，包括：采購(gòu)目標(biāo)的制定、采購(gòu)控制流程、采購(gòu)方式的選擇； 采購(gòu)文件的編制與審批；供方的調(diào)查與選定，考核與管理；價(jià)格管理；物料驗(yàn)證和代用管理；合同、訂單管理，等。職責(zé)生產(chǎn)部物控負(fù)責(zé)物料需求計(jì)劃的編制控制及組織本公司內(nèi)配套材料的供應(yīng)。 采購(gòu)部負(fù)責(zé)物料采購(gòu)計(jì)劃的編制和實(shí)施。 研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)采購(gòu)物料的認(rèn)定和技術(shù)支持。 采購(gòu)部、研發(fā)質(zhì)量部共同負(fù)責(zé)對(duì)供方配套能力的考評(píng)。活動(dòng)

2、內(nèi)容采購(gòu)目標(biāo)確保采購(gòu)物料的質(zhì)量。不斷提高采購(gòu)物料的性?xún)r(jià)比。不斷提高采購(gòu)工作效率及人員的工作質(zhì)量，嚴(yán)格控制合同風(fēng)險(xiǎn)。 防止采購(gòu)工作異常情況的發(fā)生，針對(duì)異常情況迅速妥當(dāng)?shù)靥幚怼?.1.1 選擇優(yōu)良的供方確保供應(yīng)資源安全、穩(wěn)定及競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，及時(shí)供應(yīng)生產(chǎn)所需的物 料及獲得優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.1.24.1.34.1.4采購(gòu)過(guò)程控制流程4.2.14.2.24.2.34.1.5訂單、定期采購(gòu)過(guò)程控制流程詳見(jiàn)附錄 A 。 零星采購(gòu)過(guò)程控制流程詳見(jiàn)附錄 B。 固定資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程控制流程詳見(jiàn)附錄 C。采購(gòu)方式采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)物料使用狀況，用量大小，采購(gòu)頻率，市場(chǎng)供需狀況，交易習(xí)慣 及價(jià)格質(zhì)量穩(wěn)定等因素，選擇下列最有利

3、的采購(gòu)方式，辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)。4.3.1 一般采購(gòu)根據(jù)生產(chǎn)工程部 /業(yè)務(wù)部的物料 /成品需求計(jì)劃“確認(rèn)計(jì)劃及請(qǐng)購(gòu)報(bào)表”和相關(guān)采購(gòu) 政策，編排物料采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行例行訂貨。4.3.2 定期采購(gòu)針對(duì)交貨期較長(zhǎng)或穩(wěn)定使用的大宗物料，采購(gòu)部應(yīng)事先選定合適的供方，議定一 段時(shí)間的供應(yīng)價(jià)格，交易條件及分批交貨時(shí)間，辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)。4.3.3 零星采購(gòu)a) 針對(duì)生產(chǎn)工程部的“樣品索樣單”及“新品物料請(qǐng)購(gòu)單”所需物料的采購(gòu)。b) 針對(duì)市場(chǎng)部、人事行政部審批的零星“物料請(qǐng)購(gòu)單”所需物料的采購(gòu)。c) 針對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的委托采購(gòu)單所需生產(chǎn)材料的采購(gòu)。4.3.4 固定資產(chǎn)采購(gòu) 根據(jù)公司各部門(mén)提出的“儀器 /設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單”進(jìn)行的采

4、購(gòu)。采購(gòu)審批4.4.1 “確認(rèn)計(jì)劃及請(qǐng)購(gòu)報(bào)表”由生產(chǎn)工程(業(yè)務(wù)部)提出，生產(chǎn)工程部(業(yè)務(wù)部)負(fù) 責(zé)人審核并報(bào)總經(jīng)理審批。4.4.2 “樣品索樣單”、“新品物料請(qǐng)購(gòu)單”由生產(chǎn)工程部負(fù)責(zé)人審核。4.4.3 零星“物料請(qǐng)購(gòu)單”其使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)總經(jīng)理審批。 訂單審批權(quán)限：a) 單個(gè)合同(訂單)采購(gòu)金額超過(guò)人民幣壹仟元的，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合 審批。b) 固定資產(chǎn)部份由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。 供方的調(diào)查與選定4.5.1 為保證物料的質(zhì)量和確保料源，生產(chǎn)部和采購(gòu)部應(yīng)對(duì)經(jīng)常采購(gòu)的物料，評(píng)定其 供方的設(shè)備規(guī)模、生產(chǎn)能力、質(zhì)保能力，建立供方檔案。a)b)c)4.5.2 供方選擇原則： 具有

5、營(yíng)業(yè)執(zhí)照，一般納稅人認(rèn)定； 質(zhì)量、價(jià)格、交貨及服務(wù)等條件良好； 原則上優(yōu)先選用具有 ISO9000 質(zhì)保體系、產(chǎn)能符合配套要求、新品開(kāi)發(fā)能力強(qiáng) 及財(cái)務(wù)體系健全的供方；d)商譽(yù)良好。a)b)4.5.3 供方的選定 采購(gòu)部應(yīng)廣采商源或接受推薦的供方。 認(rèn)定合格的供方的物料，且其質(zhì)量體系評(píng)定合格，進(jìn)入合格供方手冊(cè)，作 為批量采購(gòu)的對(duì)象。c)d)采購(gòu)工作的實(shí)施4.6.1 由生產(chǎn)工程部、人事行政部、市場(chǎng)部各單位在各自授權(quán)責(zé)任范圍內(nèi)根據(jù)生產(chǎn)、 業(yè)務(wù)等需要，向采購(gòu)部提出采購(gòu)需求，包括需要采購(gòu)物料的項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù) 量等。供方提供的物料出現(xiàn)質(zhì)量異常，應(yīng)于指定期限內(nèi)回復(fù)改善，如無(wú)法達(dá)到者，采 購(gòu)部有權(quán)取消

6、其合格供方的資格。應(yīng)供方的要求，認(rèn)定部門(mén)可向其提供質(zhì)保方面的指導(dǎo)。4.6.2 采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)信息，訂立采購(gòu)合同（訂單）， 其內(nèi)容包括：確定的供方、所采購(gòu)物料的項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、運(yùn)輸方 式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。4.6.3 采購(gòu)人員應(yīng)在采購(gòu)合同（訂單）審批后，開(kāi)始采購(gòu)工作。在生產(chǎn)急需等特殊情況 下，可在合格供方范圍內(nèi)緊急組織進(jìn)貨應(yīng)急使用，然后補(bǔ)簽采購(gòu)合同（訂單）。4.6.4 若屬分批交貨者，采購(gòu)員應(yīng)于采購(gòu)合同（訂單）上分別寫(xiě)明交貨數(shù)量及交貨日 期、交貨地點(diǎn)。4.6.5 采購(gòu)人員于訂購(gòu)作業(yè)完成后，因特殊事項(xiàng)變更者，應(yīng)及時(shí)以函、電方式與供方 商洽談變更訂貨行為，必要時(shí)

7、由對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。4.6.6 物料到貨后，采購(gòu)員把采購(gòu)單給倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)入庫(kù)數(shù)量、驗(yàn)證情況，符合要 求后采購(gòu)員方可辦理付款手續(xù)。交貨期管理4.7.1 供方交貨的依據(jù)為雙方簽訂的合同（訂單），供方應(yīng)按合同（訂單）的交貨期如 期交貨。為確保供方如期交貨，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)未結(jié)（未交貨、在途等）訂單的記錄， 進(jìn)行跟蹤、控制和平衡。采購(gòu)部應(yīng)對(duì)供方的交貨準(zhǔn)確度進(jìn)行考核。 當(dāng)供方無(wú)法按合同（訂單）的交貨期如期交貨，采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)將信息反饋給相 關(guān)控制單位。4.7.2 交貨期的跟蹤與控制b)c)a）a)b)4.7.3 交貨期變更 本公司因業(yè)務(wù)需要，變更交貨日期，需與供方聯(lián)絡(luò)處理。 供方無(wú)故違反合同（訂單）的交貨期規(guī)

8、定，超過(guò)目標(biāo)時(shí)間二周的，本公司有 權(quán)取消合同（訂單）。c)不可抗力造成合同（訂單）無(wú)法全部或部份履行的，應(yīng)在事故過(guò)去二周內(nèi)相應(yīng) 照會(huì)對(duì)方并視具體情況變更或取消合同（訂單）。價(jià)格管理4.8.1 詢(xún)價(jià)的選擇，原則上以獲得本公司合格供方資格者優(yōu)先。4.8.2 每一種物料，原則上需有三家以上的供方報(bào)價(jià)。4.8.3 采購(gòu)人員就供方的報(bào)價(jià)單加以分析整理后，依照本公司價(jià)格控制流程和審批權(quán) 限，呈報(bào)審批。4.8.4 采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)供方報(bào)價(jià)及市場(chǎng)狀況進(jìn)行議價(jià)、比價(jià)，選擇最佳的訂貨對(duì)象和時(shí) 機(jī)。物料驗(yàn)證和代用管理4.9.1 物料檢驗(yàn)如經(jīng)進(jìn)貨檢驗(yàn)判為不合格批的物料，需辦理代用的，由采購(gòu)部填寫(xiě) “物料超差代用申請(qǐng)表”，

9、送生產(chǎn)部審批，獲準(zhǔn)后才進(jìn)一步投入使用或加工。4.9.2 因生產(chǎn)急需或貨源短缺問(wèn)題，需用其他規(guī)格的物料進(jìn)行代用，由采購(gòu)部或生產(chǎn) 部填寫(xiě)“物料更換代用申請(qǐng)表”，向工程部獲準(zhǔn)后方可采購(gòu)或使用。進(jìn)貨異常的處理列入合格供方手冊(cè)的供方應(yīng)建立密切的工作關(guān)系與聯(lián)絡(luò)渠道，如買(mǎi)賣(mài)雙方對(duì)出 現(xiàn)異常的采購(gòu)物料有處理或認(rèn)同的差異時(shí)，由生產(chǎn)工程部會(huì)同采購(gòu)部處理。4.10.1進(jìn)貨缺料時(shí)，工廠倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保存好原始證據(jù)（短缺物料所在的箱號(hào)、生產(chǎn)批次號(hào) 等查證資料）并在收貨單上記錄收貨差異情況，采購(gòu)部應(yīng)立即進(jìn)行核對(duì)，并通知供方盡 快補(bǔ)齊。4.10.2采購(gòu)物料存在質(zhì)量異常時(shí)，由研發(fā)質(zhì)量部或采購(gòu)部向供方反饋。必要時(shí)跟蹤檢 查供方的糾正措

10、施及效果。4.10.4因物料本身的質(zhì)量缺陷，造成本公司聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)損失的，按簽定的有關(guān)質(zhì)量索 賠協(xié)議處理。采購(gòu)文件的控制4.11.1圖紙及采購(gòu)規(guī)范a）負(fù)責(zé)物料認(rèn)定和采購(gòu)的部門(mén)其文件管理應(yīng)建立檔案。b）研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)認(rèn)定報(bào)告的分發(fā)及變更控制，而供方由采購(gòu)部通知。 訂單管理訂單編制應(yīng)包括物料名稱(chēng)、型號(hào)規(guī)格、企業(yè)編號(hào)、廠家、單價(jià)、數(shù)量、交貨 期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式、運(yùn)輸方式、付款條件等完整的交易條件 和規(guī)范準(zhǔn)確的描述。若注明驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，進(jìn)貨將按技術(shù)協(xié)議或物料認(rèn)定報(bào)告或 雙方認(rèn)可的規(guī)格書(shū)驗(yàn)收。采購(gòu)訂單一式五聯(lián)，其中兩聯(lián)按授權(quán)原則審批簽定后生效，供需雙方各保存一 份原稿。一聯(lián)分送財(cái)務(wù)部。訂單或采

11、購(gòu)合同正本在采購(gòu)部保存，保存期三年。4.11.2a)b)C）合格供方手冊(cè)的管理4.12.1合格供方手冊(cè)其主要內(nèi)容應(yīng)包括：物料的企業(yè)名稱(chēng)、地址、材料類(lèi)別、評(píng) 定依據(jù)。附錄A采購(gòu)過(guò)程控制流程圖 制定生產(chǎn)計(jì)劃I生產(chǎn)/業(yè)務(wù)部詢(xún)價(jià)、比價(jià)采購(gòu)部4采購(gòu)政策、需求緊急度1V決疋采購(gòu)方式采購(gòu)部嘎 電腦記錄更改供方配套能力及等級(jí)frA11(-, f rtf X-AZ1分配訂購(gòu)量米購(gòu)部YES報(bào)價(jià)審采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單1制訂單小 購(gòu)部確認(rèn)計(jì)劃及請(qǐng)購(gòu)報(bào)表YES業(yè)務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理NO訂單審批I采購(gòu)部物料需求計(jì)劃生產(chǎn)部/業(yè)務(wù)部 編制采購(gòu)計(jì)劃NO采購(gòu)員米購(gòu)員交貨動(dòng)態(tài)管理YES理 貨工廠倉(cāng)庫(kù)退、換卜T NOI附錄B圖物料請(qǐng)購(gòu)單附錄C年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃大綱結(jié) 束采購(gòu)可行性報(bào)告一 提出申請(qǐng)供應(yīng)商核對(duì)規(guī)格審批-固定資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程控制流程圖No使用部門(mén)用單位控制Y采旦A 2議標(biāo)、招標(biāo) 商務(wù)