公司采購流程管理制度

1、公司采購流程管理制度為了提高公司采購效率、明確采購內(nèi)容及崗位職責(zé)、有效降低 采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程， 加強與各部門間的配合，特制訂本制度。一、目的保證公司所需的產(chǎn)品，提高采購工作的品質(zhì)管理，特制定本管 理規(guī)程。二、范圍北京時代感恩勵志教育文化傳播中心（簡稱“時代感恩”）網(wǎng) 絡(luò)商城配套的影音教材及益智玩具等和各部門工作所需的其他產(chǎn)品。三、職責(zé)1. 熱愛本職工作，勤于創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市 場信息的積累。2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。3. 負(fù)責(zé)時代感恩商城所需的產(chǎn)品材料的采購工作。4. 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護

2、工作5. 堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。6. 大額項目必須做招標(biāo)工作，其他產(chǎn)品（非唯一性）詢價必須三 家以上的供應(yīng)商或合作伙伴參與。7. 積極了解產(chǎn)品的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處 理。8. 及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商或合 作伙伴進行付款。9. 做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。10. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。四、人員配置及崗位分工1. 人員配置 ：采購經(jīng)理或采購總監(jiān)1名，采購主管1名，采購 若干2. 分工采購經(jīng)理或采購總監(jiān)：1. 主持采購部的全面工作2. 主要負(fù)責(zé)本部門的規(guī)章制度及操作制度的文件制定，確保采購部所有人員能夠嚴(yán)格順利進行工

3、作，并遵守各項制度3. 同時負(fù)責(zé)整個公司戰(zhàn)略物資的計劃、安排、統(tǒng)籌，并做好與其他各部門的協(xié)調(diào)工作4. 負(fù)責(zé)對采購部所有人員進行管理培訓(xùn)及工作安排，按部門的工作職能做好工作5. 提升采購部門的整體凝聚力與業(yè)務(wù)能力， 并對員工的采購過程進 行監(jiān)管，對下屬存在的問題進行及時糾正和引導(dǎo)6. 監(jiān)控項目物流的狀況，控制不合理的物資采購和消費7. 進行采購收據(jù)的規(guī)范指導(dǎo)和審批工作，協(xié)助財會進行工程的審核 及成本的控制采購主管：1. 執(zhí)行采購部經(jīng)理安排的各項任務(wù)，做好上報下達2. 配合采購部經(jīng)理對部門文件進行編制，并報由采購經(jīng)理審批3. 做好采購人員的管理，確保采購人員的凝聚力與業(yè)務(wù)能力4. 在對于重要的產(chǎn)品

4、采購事，采購主管實時跟進，并隨時上報下達5. 新產(chǎn)品，新材料供應(yīng)商的尋找，資料收集及開發(fā)工作，對新供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況的評估及認(rèn)證，以保證供應(yīng)商的優(yōu)良性米購：1. 主要產(chǎn)品的估價和詢價及細節(jié)落實2. 供應(yīng)商產(chǎn)品的品質(zhì)初步確認(rèn)3. 材料樣板的初期制作與更改4. 替代產(chǎn)品和供方的搜尋及落實5. 采購部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)文件的擬制6. 與技術(shù)、需求部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)7. 與供應(yīng)商有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)五、程序采購部在公司經(jīng)營中擔(dān)負(fù)著不可推卸的重要責(zé)任，采購工作的好壞，直接影響公司產(chǎn)品的品質(zhì)、交期、成本、風(fēng)險等。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本和風(fēng)險最 有

5、效的方法。在整個采購過程中，采購部需要運營、營銷、技術(shù)、控制、財務(wù)、驗收(通常稱為驗收)等各個部門的大力支持才能順利 的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系需要一個標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)劃， 來提升 工作效率，減少工作失誤，為公司的整體發(fā)展做出各自的貢獻。(一) 請購及其規(guī)定1 .請購單要填寫完整，具體應(yīng)包括以下要素：(1) 請購的部門；(2) 請購產(chǎn)品所屬項目；(3) 請購的用途;4）請購的產(chǎn)品名；5）6）7）；8）請購的產(chǎn)品數(shù)量；請購的產(chǎn)品細節(jié)參數(shù)或規(guī)格；請購產(chǎn)品的樣品、 圖片或詳細參數(shù)資料 （技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及使用要求）請購的產(chǎn)品的需求時間（使用時間）；請購如有特殊需要請備注說明2. 提報規(guī)定（1）采購單應(yīng)按照要

6、素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部；（2）固定資產(chǎn)申購按照（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報；（3）請購部門在提報采購單時，應(yīng)要求采購部簽字接收人，請購部門備份；（4）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（5）遇公司急需的產(chǎn)品時，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其 他形式請示，征得同意后提報采購部門，并在采購單上寫上說明（6）如果是單一來源采購或指定采購公司及品牌的產(chǎn)品，請購部 門必須作出說明。（7）采購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購 部。（8）其中涉及到明確的文化屬性產(chǎn)品，如音像、讀物資料必須填 寫清楚音

7、像的基礎(chǔ)要求，出版方、出品方、文化屬性、時間長度、內(nèi) 容清晰度或分辨率以及各式要求確保產(chǎn)品的唯一性。（二）請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請購的接收要點（1）采購部在接收采購單時應(yīng)檢查采購單的填寫是否按照規(guī)定填寫 完整、 清晰，檢查采購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收采購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不 采購， 圖片或詳細參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不 采購的原則；（3）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、采購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于采購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理；（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；3）無法在請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請

8、購部門；4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議3、采購周期的規(guī)定（1）常規(guī)商品采購周期在 7 天時間；（2）遇到緊急采購，應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購商品周期在 3 天時間內(nèi)；（三）詢價及其規(guī)定1詢價應(yīng)認(rèn)真審閱采購單的品名、產(chǎn)品屬性、規(guī)格、參數(shù)，了 解產(chǎn)品及其技術(shù)要求的各項信息， 遇到問題應(yīng)及時的與請購部門領(lǐng)導(dǎo) （需求部門）溝通；2 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購3 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4 所有采購項目必須向供方源或服務(wù)商直接詢價， 原則不能通過 中間商詢價；5 對于請購部門需求的產(chǎn)品如有成本較低的替代品可以推薦采購 替代品；6遇到重要的產(chǎn)

9、品或預(yù)估單次采購金額大于 5 萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并說明基本情況；7 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；8. 單次采購總金額在 5000元以下且單項不高于 500 元的項目可 以由采購部自行采購；單次采購總金額預(yù)算在 5000 元以上的所有項 目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價（單項單價低于 500 元除 外）；單次采購總金額預(yù)算價格在 20 萬元以上的項目應(yīng)由采購部組 織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購總金額預(yù)算價格在 100 萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標(biāo)；9比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力， 具有提

10、供或完成我公司所需產(chǎn)品和項目的能力；10. 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)及時報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。（四）比價、議價1 對供應(yīng)商的供應(yīng)能力和產(chǎn)品質(zhì)量，交貨時間及服務(wù)品質(zhì)進行確 認(rèn)；2對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他公司的價 格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力， 資質(zhì)進行驗 證和審查， 如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；4參考目標(biāo)或理想價格與合作單位進行價格及條件的進一步談判；5. 在比價或跟供方談判之前， 了解采購的產(chǎn)品市場行情和預(yù)采購方 的優(yōu)點和缺點，以便在談判議價的過程中掌握主動權(quán)（五）合同的簽訂及其規(guī)定1 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方

11、之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié) 議。依法成立的合同，受法律保護。（1）合同正文應(yīng)包含的要素：合同品名、編號、簽訂時間、簽 訂地點； 采購產(chǎn)品、參數(shù)規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清 單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分； 音像資料必須填寫 清楚音像的基礎(chǔ)要求，文化屬性，時間長度，內(nèi)容清晰度或分辨率包 裝要求； 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價， 特殊情況應(yīng)注明； 付 款方式； 交貨日期； 品質(zhì)保證期； 品質(zhì)要求及規(guī)范； 違約責(zé)任和 解決糾紛的辦法； 雙方的公司信息； 其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定1 ）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降

12、低到最低； 3）為防止合同數(shù)量追加或追加無依據(jù)，采購時要求供貨方提供報 價清單；4 ）質(zhì)保期或合作期限及使用時間一定要明確從什么時候開始到什 么時間結(jié)束，產(chǎn)品類并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；5 ）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；6 ）針對不同的合同約定不同的付款方式，如產(chǎn)品類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款、品質(zhì)保證金的順序明確付款額度、付款時間 和付款條件等 ；7）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；8）違約責(zé)任一定要詳細、具體；9 ）合同簽定應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進行合同審批單流程；11）合同審批單流程通過后應(yīng)由公司負(fù)責(zé)人簽字，加蓋公司合 同章方可生效；12）如本合同的商品系乙方根

13、據(jù)甲方的設(shè)計等智力成果加工制作而 成，則乙方保證不向任何第三人透露， 否則造成甲方損失的由乙方賠 償。13）合同雙方未經(jīng)對方同意， 均不得將合同內(nèi)容及相關(guān)各自商業(yè)秘 密向任何第三人透露，否則賠償給對方造成的一切損失。14）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門并歸檔；（六）付款及合同執(zhí)行1 付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)按照合同規(guī)定的付款；（2）按照進度付款的采購產(chǎn)品必須確保驗收合格方可付款；3）按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件時，該付款審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；（4）財務(wù)部門在接到付款審批單后根據(jù)簽署的合同和付款審批單付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款 的應(yīng)及時

14、的通知采購部。2 合同執(zhí)行（1） 已簽訂合同由采購部負(fù)責(zé)采購人員負(fù)責(zé)跟進，由采購部負(fù)責(zé) 人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題， 采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及 時通知請購部門領(lǐng)導(dǎo)及公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握產(chǎn)品情況，跟蹤并督 促其保質(zhì)保量，按時履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜 應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同；（七）驗收與入庫1. 報驗（1）供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同，產(chǎn)品進公司時采購部應(yīng)及時的 通知接收人員 （商品類一般為保管員或庫管， 信息資料類則有所需部 門或技術(shù)部門）進行確認(rèn)驗收；（2）對材料驗收標(biāo)準(zhǔn)參照合同或公司技術(shù)部門的相關(guān)要求執(zhí)行；3）達到驗收和報驗條件的產(chǎn)品應(yīng)在第一時間報請驗收部門進行驗收；（4）驗收部門（需求部門）在接到報驗通知后應(yīng)及時報驗，對于 驗收不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況驗收部門應(yīng)負(fù)主要 責(zé)任；2 入庫（1）公司所有的采購產(chǎn)品在入庫前均應(yīng)通過驗收部門的驗收；（2）產(chǎn)品在運達公司后采購部應(yīng)及時通知驗收部門 （需求部門） ， 由保管員及時安排卸貨與搬運；（3）驗收部門（需求部門）未及時驗收的產(chǎn)品，倉庫在收到送貨 清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；（4）驗收部門（需求部門）已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫， 并及時出具入庫清單；（九）爭議或退貨在商品或信息資料類采購過程中