一種Word和Excel結(jié)合制作打印模板實現(xiàn)批量套打的方法

1、辦公自動化雜志在辦公室工作中, 我們經(jīng)常形成各種管理數(shù)據(jù), 很多時候 我們需要把這些數(shù)據(jù)以各種形式表現(xiàn)出來, 打印成各種版式的 表格 、 標簽或套打在現(xiàn)成的樣式上, 如學校管理中的學生錄取 通知 、畢業(yè)證書 、 學生證 、 準考證 、 成績單 、 獎勵證書; 檔案管理 中的案卷目錄 、 卷內(nèi)目錄 、 案卷封面 、 卷內(nèi)說明 、 案卷背脊標簽 、 實物檔案標簽的打印或套打 。 過 去,我們需要花費巨資請專業(yè)人員編制專用管 理系統(tǒng)或購買專用管理軟件,通過專用管理系 統(tǒng)設計的打印格式來實現(xiàn) 。 實際上,利用 Word 郵件合并制作批量套打模板是一種更簡便的方 法, 該方法不需編程 、 一般電腦使用人

2、員短時間 即可掌握 。2009年 11月 8日, 我校迎來百年校慶, 校慶期間, 許多校 友為回報母校, 支持學校的建設, 捐款贈物, 學校為了表達對校 友的感謝之情, 需要制作一批捐贈證書 。 檔案館負責禮品的接 收及捐贈證書的打印, 本文以我校百年校慶中對校友禮品的捐 贈證書制作為例介紹批量套打模板的制法及其使用 。一 、 校友捐贈信息登記表校友捐贈信息, 以 Excel 表格式記錄, 其登記項目如表 1, 著錄界面采用 Excel 自帶記錄單格式, 如圖 1二 、 基本思路以套打的樣張圖片為文檔背景, 以窗體工具欄中圖文框定 位套打位置, 用郵件合并插入域從 Excel 表中提取捐贈人,

3、 捐贈 禮品名等信息,在證書上相應信息填寫位置精確定位插入域, 套打格式采用所見即所得的設計方式 。已有材料:校友捐贈信息登記表 、 未填寫的捐贈證書樣張 。一種 Word 和 Excel 結(jié)合制作打印模板實現(xiàn)批量套打的方法林慕嬋(華南農(nóng)業(yè)大學廣州510642摘 要 通過在 Word 中插入背景圖片 、 圖文框和使用郵件合并功能 、 實現(xiàn) Excel 表中數(shù)據(jù)在 Word 打印模板中的自動替換和精確 套打 。 本文以我校百年校慶中捐贈證書的批量套打為例介紹批量套打模板的制作方法和實現(xiàn)步驟 。 關(guān)健詞 郵件合并 模板 套打文獻標識碼 B文章編號 100323-5329A Method to Ac

4、hieve the VolumeOverprinting &Make Printing Template Combined with Word and ExcelLin Muchan(South China Agricultural UniversityGuangzhou510642Abstract By way of Word to insert the background pictures, frames and use the function of mail merging, to achieve the automatic replacement and accurate

5、overprinting in table data of Excel and printing templates of Word. This article gives example for the donated certificate with volume overprinting in centennial celebration of my university to introduce the production methods and implementation steps of volume overprinting template Keywords M ail m

6、erging Template Overprinting備注 序 號時間 捐贈者 捐贈 禮品名捐贈 金額 捐贈者原 所在學院 捐贈者原 所在班級 捐贈者現(xiàn) 所在單位 聯(lián)系 電話12009.11. 1美國南 北加州 校友會 藍花楹樹 、紅花風鈴木 、加州胡 椒樹種籽工程學院 75機化美國趙崇軍 代表捐 (含圖片 及賀信 表 1校友捐款贈物登記表總第 176期2010年 3月ApplicationExperiences應用 經(jīng)驗47·· 辦公自動化雜志圖 1Excel 中自帶的校友捐贈記錄單格式三 、 實現(xiàn)步驟1、 套打模板制作 (1 掃描捐贈證書樣張 。 (2 設置背景圖片新

7、建一 Word 空白文檔,點擊菜單 “ 文件 頁面設置 ” , 頁 邊距上下左右均設為 0, 方向選橫向, 點確定 調(diào)整 確定; 點 擊菜單 “ 插入 圖片 來自文件 ” 插入捐贈證書掃描件, 用尺 子量套打樣張高度尺寸,雙擊圖片設置將圖片高度設為樣張 高度尺寸 (由于此證書是 A4紙大小, 所以其高度與橫向 A4紙 高一致, 設為 21cm , 勾選相對原始圖片大小和鎖定縱橫比, 圖 片版式設為襯于文字下方, 再微量移動圖片左 、 上邊框與文檔 左邊界和上邊界重疊, 這時文檔中圖片大小與套打的原樣張大 小一致 。(3 定義套打域使用圖文框定位套打域位置 。 點擊菜單 “ 視圖 工具欄 勾選窗

8、體 ” , 這時窗體工具欄顯現(xiàn), 點擊窗體工具欄中插入圖文 框圖標, 將圖文框移至要插入套打文字的各處, 調(diào)好各圖文框 位置, 點拉圖文框邊界調(diào)好圖文框大小, 鼠標右健設置圖文框 邊框為無 。聯(lián)接數(shù)據(jù)表 。 點擊菜單 “ 視圖 工具欄 勾選郵件合并 ” , 這時郵件合并工具欄顯現(xiàn), 點擊打開數(shù)據(jù)源圖標聯(lián)接到校友捐 贈信息登記表, 光標置于文字框中, 點擊工具欄中插入域圖標, 在各處文字框中插入對應域 、 定義域中文字字體和大小使其與 印好的文字字體及大小相協(xié)調(diào), 圖文框中文字選自動換行及水 平和垂直方向居中 。(4 打印調(diào)整并保存在所有需要套打的部位都插入域之后,點收件人圖標, 勾 選任一條記

9、錄, 點合并到新文檔圖標, 試打一張看位置對不對, 不對時再做微調(diào), 保證套打的內(nèi)容都套進去 。 之后點擊 “ 工具 選項 打印 ” , 選中 “ 僅打印窗體域內(nèi)容 ” 選項, 將文件另存為 “ 捐贈證書套打模板 ” 。 至此, 捐贈證書套打模板制作完成, 效果如圖 2所示 。2、 合并打印打開捐贈證書套打模板文件, 這時出現(xiàn) “ 打開此文檔將運 行下列 SQL 命令:SELECT *FROM Sheet1$ , 數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù) 將放入文檔中, 是否繼續(xù) ” , 鼠標點是 。 再點郵件合并工具欄中 合并到新文檔圖標, 這時全部捐贈記錄的證書合并在同一個文 件中, 保存合并文件名為 “ 捐贈證書

10、 ” , 再點文件打印圖標可一 次性打印全部證書 。 如只需打印某一項的捐贈證書, 可點收件 人圖標, 勾選某條需打印的記錄再合并到文檔, 也可從合并的 全部捐贈證書中用打印當前頁打印 。如果要打印的是校友捐款證書,我們可用現(xiàn)有模板做修 改, 將域 捐贈禮品名 改為 捐贈金額 另保存即可 。四 、 結(jié)論套打是辦公室工作中經(jīng)常要用到的一項技術(shù), 掌握套打?qū)?用技術(shù)能給我們工作帶來很大便利 。 套打有多種實現(xiàn)方法, 利 用 Word 文檔中背景圖片和圖文框的定位功能和郵件合并的域 替換功能, 我們可以自由定制各種批量套打模板, 從而實現(xiàn)各 類證書 、 單據(jù) 、 表格的批量精確套打 。參考文獻1朱 蕓 . 使用文本模板自由定制套打格式 J.電腦知識 與技術(shù) , 2005, (30.2張志德 , 楊 豐 , 林 霖 . 高校錄取通知書