綜合辦公室規(guī)范管理的幾個問題2

1、綜合辦公室規(guī)范管理的幾個問題一、事務性程序1、來人接待來人到電梯門口后保安主動詢問找何部門、何人，并填寫來客登記表。（1）如拜會董事長、總經(jīng)理將該人員領至綜合辦，綜合辦人員核實后先到董事長、總經(jīng)理辦公室匯報后直接領至董事長、總經(jīng)理室，如需要由綜合辦人員做好服務工作，訪客離開后保安做好送離，并將訪客離開情況告知辦公室，辦公室文員清理董事長、總經(jīng)理室衛(wèi)生，流程結束。（2）如拜訪其他部門，保安指明位置后即可。（3）董事長到辦公室保安必須提醒辦公室人員一到。2、辦公用品采購、庫存、發(fā)放管理（1）實行集中采購由專人負責,定期計劃批量采購，即：每月29日前各部門向綜合辦公室提報所需辦公用品計劃，由辦公室負

2、責同意采購。（若臨時急需采購辦公用品由申請人填寫辦公用品申請單，經(jīng)綜合辦負責人審批后可采購）。 (2)采購辦公用品要由專人做好入庫登記，寫明入庫日期、品種、數(shù)量、價格，并由專人保管。（3）各部門領用辦公用品需填寫辦公用品領用單，發(fā)放人員要進行核對并做好分發(fā)登記，寫明分發(fā)日期、品種、數(shù)量、領取人。3、設備設施綠色植物維修維護（1）計算機由使用人負責妥善保管，如遇軟件、硬件等故障要請專業(yè)技術人員進行維修。（2）復印機、傳真機、電話等公共辦公設施，使用人員按照規(guī)定操作使用，自覺愛護。并由專人負責定期檢查，排除故障。如遇故障要請專業(yè)技術人員進行維修。（3）辦公室內綠色植物等定期澆水、施肥，請大家自覺愛

3、護。（4）以上設備設施綠色植物嚴禁人為破壞，一旦發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。4、衛(wèi)生處理（1）衛(wèi)生區(qū)劃分：綜合辦公室、接待室、顧問室、會議室安排值日表每日清晨清掃，特定區(qū)域進行衛(wèi)生區(qū)劃分，自覺維護，嚴禁亂扔、亂倒現(xiàn)行。（3）個人衛(wèi)生區(qū)域：資料文件擺放整齊，桌面整潔無灰塵、無雜物，周圍地面干凈。（2）衛(wèi)生監(jiān)督：由督察部負責衛(wèi)生監(jiān)督，不定期進行衛(wèi)生檢查，發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生不清潔情況及時通知區(qū)域負責人進行處理，并作為衛(wèi)生評比的重要依據(jù)。5、晨會處理（1）點名：7:50由辦公室專人負責進行點名，未到者視遲到處理，便于考勤。（2）大晨會：集團公司副總主持召開，安排當日各項工作，視需要做好記錄。（3）部門晨會：各部門視情況自行召

4、開部門會議，視需要做好記錄。6、安全處理（1）保安依托接待程序控制安全；晚班如何進行檢查。7、其他雜務處理二、文件文字程序1、文件流轉（1）紅頭文件：行文部門文件經(jīng)部門負責人審批后將電子版?zhèn)鹘o辦公室，辦公室進行文字審核并加文件編號、紅頭等后打印裝訂，然后將文件審批單附在文件首頁，審批單中文件名稱、文件序列號、擬稿部門、擬稿人、文件主題由行文部門填寫；文件審批單交辦公室主任簽批后請副總批示，副總批示完成轉董事長批示；審批完成后文件交辦公室發(fā)放并歸檔；文件發(fā)送需要分電子掃描版和紙質版；收文單位收文后按文件傳閱范圍附文件傳閱單，要求傳閱人員簽字確認后歸檔；辦公室對歸檔件完整性進行檢查。（2）行祥文件

5、：行文部門文件經(jīng)部門負責人審批后將電子版?zhèn)鹘o辦公室，辦公室進行文字審核并加行祥【201 】等后打印裝訂，然后將文件審批單附在文件首頁，審批單中文件名稱、文件序列號、擬稿部門、擬稿人、文件主題由行文部門填寫；文件審批單交辦公室主任簽批后請副總批示，副總批示完成轉董事長批示；審批完成后文件交辦公室發(fā)放并歸檔；文件發(fā)送需要分電子掃描版和紙質版；收文單位收文后按文件傳閱范圍附文件傳閱單，要求傳閱人員簽字確認后歸檔；辦公室對歸檔件完整性進行檢查。2、辦公室文字處理（1）董事長、總經(jīng)理文字處理：接董事長進行文字處理人員按董事長要求編寫文稿初稿，編寫完成后交辦公室文字副主任核稿，核稿完成后由文字處理交董事長審閱、修訂，文字處理人員修訂完成交辦公室文字副主任核稿，核稿完成后由文字處理人員交董事長審閱、修訂，以此類推，直至定稿。（2）辦公室對其他部門和外部單位文字處理：接受任務的文字處理人員按要去編寫文件初稿，編寫完成后交辦公室文字副主任審閱、修改，修訂完成交辦公室主任審閱、修訂后傳給其他部門和外部單位。（3）其他部門文字處理：三、車輛管理1、公司用車2、個人駕公司車3、私車公用四、