采購與付款業(yè)務流程

1、采購與付款業(yè)務流程（一）業(yè)務目標1。經(jīng)營目標通過規(guī)范采購業(yè)務流程， 確保采購業(yè)務按規(guī)定程序和適當授權進行， 實現(xiàn)預 期目標。2。財務目標確保采購與付款業(yè)務及相關會計賬目的核算真實、 完整、規(guī)范、防止差錯和 舞弊；保證帳實相符，財務會計報告合理揭示采購業(yè)務享有的折扣、折讓。3。合規(guī)目標保證采購及付款業(yè)務、相關采購、招標合同等符合國家有關法律法規(guī)。確保付款、與采購有關的貨幣資金管理符合中國人民銀行等國家有關部門的 法規(guī)要求。（二）業(yè)務風險1。經(jīng)營風險由于采購業(yè)務流程設計不合理或控制不當， 可能導致采購物資及價格偏離目 標要求，或出現(xiàn)舞弊和差錯2財務風險 可能導致會計核算多記、 錯記、漏記物資采購成

2、本和應付帳款以及其他應付 負債，造成核算和反映不真實、不完整、不規(guī)范。3合規(guī)風險 可能導致采購業(yè)務處理違反國家有關規(guī)定而受到行政處罰或法律制裁。（三）業(yè)務流程步驟與控制點1采購申請和采購計劃（1）使用單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營、建設需要和預算，提出采購申請。注明所需 物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術質(zhì)量標準與要求等，經(jīng)單位、部門領導審核后報 倉儲部門審核。（ 2）倉儲部門根據(jù)物資儲備定額，符合儲備定額的給予辦理發(fā)貨手續(xù)； 定額不足的編制物資請購計劃，經(jīng)部門領導審核后報采購部門。（3）采購部門根據(jù)采購申請計劃編制物資采購實施方案，報部門領導簽 字后再報主管領導審批。2編制、審定采購實施方案（1）經(jīng)審批的采購計

3、劃，交財務部申請資金計劃。 采購計劃需按照貨幣資金內(nèi)部控制制度的規(guī)定審批（2）采購部門依據(jù)經(jīng)審定的采購實施方案和資金計劃制定相關采購計劃。 包括選擇確定采購價格、供應商、采購合同、采購物資的技術指標等。3選擇確定采購價格及供應商（1）采購部門依據(jù)批準的物資采購實施訂單和資金計劃，通過詢比價、招 標、網(wǎng)上采購和公開采購信息等公平、 透明的方式， 并按公司物資采購的有關規(guī) 定提出選擇和確定采購價格和供應商的方案，經(jīng)部門領導審核確定。（ 2）需與供應商就價格、 付款方式或供貨質(zhì)量及要求等進行談判確定的， 由采購、財務及相關技術部門等人員組成談判組， 提出初步意見， 報授權領導審 定后由采購部門前頭談

4、判。（3）對公司要求實施統(tǒng)一采購的大宗或進口物資，應按公司的相關規(guī)定 辦理。屬招標采購范圍的，應組織采標采購。4簽訂采購合同（1）大宗、批量或比較重要的物資采購必須簽訂采購合同。合同文本由 采購部門擬訂，傳送財務、法律或技術有關部門 / 崗位審核。（ 2）財務、法律或技術部門 / 崗位依據(jù)職責權限對合同有關條款進行認 真審核，提出修改意見交擬訂部門修改合同文本。（3）分管業(yè)務的領導和財務總監(jiān)審定合同，交授權人員簽訂合同。合同 需報財務部、檢驗部、法律部門等備案。原件留采購部門。（4）采購合同需要變更或提前終止時，應報原審批領導同意。 重大合同變更需報公司總經(jīng)理辦公會研究同意。5跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行

5、 （1）采購部門采購人員、合同管理人員及有關部門在合同簽訂后，應當 跟蹤并監(jiān)督合同的執(zhí)行。（2）物資采購、技術、 設計等部門和需用部門對長周期運行的關鍵重要設 備、材料實行過程監(jiān)造，確定監(jiān)造方式，編制大綱，簽訂監(jiān)造協(xié)議，落實監(jiān)造責 任人。（3）采購人員按照采購合同中確定的制造周期、交貨時間、 工程項目進度 計劃落實催交催運措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。6采購物資驗收入貨 （1）質(zhì)檢部門對到貨物資進行質(zhì)量檢驗，出具質(zhì)量檢驗報告書傳送給采 購部門、倉儲部門、財務部門。（2）采購部門編制物資入庫單或系統(tǒng)自動生成入庫單（入庫單應連續(xù)編 號），倉儲部門對到貨物資進行外觀和數(shù)量檢驗并審核入庫單， 對符合合同要求

6、 的合格物資辦理驗收入庫手續(xù)， 并將入庫驗收單傳送給財務部門和采購部門分別 審核編制入帳， 經(jīng)會計主管復核后過帳； 對檢驗不符合合同要求的物資， 不得辦 理入庫手續(xù)。（3）不合格物資由采購部門辦理退貨索賠事宜或提出折讓方案，報授權 部門或人員審批后進行處理。7發(fā)票檢驗、貨款支付及核算記帳（1）財務部門對購貨增值稅發(fā)票進行校驗認證，未能通過發(fā)票認證的必 須退回重新開具。 將校驗審核夠的發(fā)票、 采購合同、 貨物入庫驗收單等信息錄入 系統(tǒng)中生成會計憑證或編制會計憑證，經(jīng)會計主管審核后過帳。（2）采購部門根據(jù)采購合同規(guī)定的貨款支付方式及合同執(zhí)行情況， 提出采 購資金支付申請， 填制付款申請單并附采購合

7、同、 驗收單據(jù)等付款依據(jù)， 經(jīng)采購 部門領導審核簽字后傳送到財務部門辦理貨款支付和結(jié)算手續(xù)。（3）財務部門收到采購部門的貨款支付申請，首先要對采購合同、購貨 發(fā)票、貨物入庫驗收單等進行審核， 同時對應付、 預付帳款和分期付款等付款約 定，以及采購享有的折扣和折讓等進行審核， 在審核確認無違反合同、 程序和其 他問題的情況下， 編制付款會計憑證和填制銀行付款單據(jù)， 經(jīng)會計主管復核、 財 務部門負責人審核簽字后付款入帳。 若需提前付款、 更改合同約定條件的以及金 額較大的，按規(guī)定權限報批。（4）月末財務部門與采購部門對采購預付款、備用金以及未結(jié)算的貨款 進行核對， 發(fā)現(xiàn)問題即使報告并查明原因和處理。 享有采購折扣或折讓的， 應在 會計報表中恰當披露。（5）季末或半年末， 倉儲部門和有關資產(chǎn)管理部門必須對存貨等實物資 產(chǎn)進行盤點。財務部門應當派人監(jiān)督盤點。（6）公司財務和采購部門應定期與客戶核對確認應付、預付帳款，發(fā)現(xiàn) 問題即使查明原因和處理。8清理、關閉合同1）合同執(zhí)行完畢后，采購部門應對合同執(zhí)行情況