公司日常行文與流轉(zhuǎn)的暫行規(guī)定(1)

1、日常行文和流轉(zhuǎn)的管理規(guī)定（初稿）  一、目的為適應(yīng)公司發(fā)展和管理水平提高的需要，規(guī)范日常經(jīng)營(yíng)管理工作中行文的編制、格式、審核、發(fā)放、流轉(zhuǎn)和存檔等工作，逐步達(dá)到行文的標(biāo)準(zhǔn)化管理和高效流轉(zhuǎn)，特制定以下規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司因經(jīng)營(yíng)管理需要向公司內(nèi)、外的部門或單位的發(fā)文，以及總部各部門、賣場(chǎng)（門店）、子公司（開化、萬(wàn)卷書店）之間日常經(jīng)營(yíng)管理工作中的正式行文，包括制度性文件（專指制度、規(guī)定、條例、規(guī)范、決定和原則意見等）和非制度性文件（指報(bào)告、請(qǐng)示、申請(qǐng)、備案、函和重要正式通知等），不包括公司內(nèi)部日常工作中的聯(lián)系單、征詢函、會(huì)議通知等其它文件。三、權(quán)責(zé)1、公司辦公室按本規(guī)定負(fù)責(zé)對(duì)公

2、司日常行文和流轉(zhuǎn)實(shí)施管理。2、公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各類行文程序在貫徹和實(shí)施過程中的協(xié)調(diào)解釋工作。3、公司總經(jīng)理室負(fù)責(zé)對(duì)外發(fā)文內(nèi)容的審核、審批簽發(fā)。四、內(nèi)容1、發(fā)文文件的編制要求：1.1措辭準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔，不使用可能引起誤解的語(yǔ)言，文件的內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)完整，特別是對(duì)外發(fā)文，用詞要貼切。1.2對(duì)已有的管理制度中規(guī)定的內(nèi)容可直接引用，但必須寫明引用的文件名、編號(hào)以及引用條款。2、行文文件的格式：2.1公司內(nèi)外發(fā)文、請(qǐng)示（申請(qǐng)）報(bào)告的標(biāo)準(zhǔn)格式詳見附錄A、B；2.2格式規(guī)范：行文原則上全部采用A4幅面紙，所有文本留出上、下頁(yè)邊距2cm，左頁(yè)邊距3 cm，右頁(yè)邊距2cm，標(biāo)題居中排列，文件編號(hào)居中，標(biāo)題字體采用黑體小二

3、號(hào)，正文字體采用宋體四號(hào)，正文的行間距采用單倍；2.3內(nèi)外發(fā)文的文件編號(hào)：公司各部門、各單位以公司名義的內(nèi)外發(fā)文，文件編號(hào)中必須以“浙有加利”開頭，文號(hào)由公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編排，各職能部門不能以本部門名義編號(hào)正式發(fā)文。發(fā)文文件的編號(hào)規(guī)則按下列要求進(jìn)行： 浙有加利 文件年號(hào) 發(fā)文順序號(hào) 如：浙有加利 2009001號(hào)3、內(nèi)外發(fā)文的審核程序：文件主辦部門待文件的初稿完成后，必須向公司辦公室申請(qǐng)?zhí)顚憽拔募灠l(fā)單”（見附錄C），經(jīng)主辦部門主管核稿（視發(fā)文的內(nèi)容若需相關(guān)部門會(huì)簽的，則將“文件簽發(fā)單”傳至各部門會(huì)簽后呈分管領(lǐng)導(dǎo)核稿），報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)審核登記文號(hào)，打印后方可作為正式文件，蓋

4、章發(fā)放。4、內(nèi)外發(fā)文的發(fā)放和存檔：4.1完成上述審批流程的文件由公司辦公室負(fù)責(zé)編制 “發(fā)文登記簿”（見附錄），內(nèi)部發(fā)文由辦公室負(fù)責(zé)按發(fā)放范圍在“OA系統(tǒng)”內(nèi)發(fā)布或公告欄粘貼；對(duì)外發(fā)文由主辦部門負(fù)責(zé)人將文件傳達(dá)至相關(guān)部門、單位和人員。4.2正式辦文簽發(fā)的文件、文稿連同“文件簽發(fā)單”由公司辦公室保存，年終交檔案室立卷存檔。4.3其它非制度性文件由各責(zé)任部門留存，年終列出清單移交檔案室，根據(jù)其內(nèi)容，存入相應(yīng)的檔案類別。5、日常文件處理流轉(zhuǎn)：5.1外部收文各部門、各單位凡接獲上級(jí)或是其它單位的外部正式來文，除專門針對(duì)本部門、本單位個(gè)性工作的文件外，均須到公司辦公室進(jìn)行來文（來函）登記，由辦公室編制“收

5、文登記簿”（見附錄），視文件內(nèi)容性質(zhì)，填寫“文件閱辦單”（見附錄）或在來文右上方蓋藍(lán)色收文印章（式樣見附件），并擬訂辦文意見，呈交總經(jīng)理室主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理閱讀或批示后，按照要求轉(zhuǎn)有關(guān)責(zé)任部門、責(zé)任人傳閱或落實(shí)辦理。公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件流轉(zhuǎn)處理情況進(jìn)行催辦或督辦，責(zé)任部門或人員處理結(jié)束后填寫處理意見和結(jié)果轉(zhuǎn)回辦公室，由辦公室按規(guī)定存檔。5.2內(nèi)部其它行文5.2.1除上述正式發(fā)文以外的申請(qǐng)、請(qǐng)示報(bào)告等公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的文件，各申請(qǐng)、請(qǐng)示部門將文件呈各分管領(lǐng)導(dǎo)批示（涉及相關(guān)部門的，先與相關(guān)部門溝通，取得相關(guān)部門意見），由各分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要在請(qǐng)示報(bào)告的批示處寫明批示意見，按批示意見轉(zhuǎn)至經(jīng)辦部門落實(shí)執(zhí)行。需

6、總經(jīng)理批示的，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)至辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一上呈總經(jīng)理批示，按批示意見轉(zhuǎn)至經(jīng)辦部門落實(shí)執(zhí)行。辦公室負(fù)責(zé)登記編制“內(nèi)部其它行文登記簿”（見附錄G），原件留存，復(fù)印件送達(dá)至各相關(guān)部門。5.2.2其他公司內(nèi)部日常工作中的聯(lián)系單、征詢函、會(huì)議通知等文件按實(shí)際工作需要在公司內(nèi)部進(jìn)行流轉(zhuǎn)。5.2.3來文單位可以根據(jù)實(shí)際工作要求在文件上注明希望的辦理時(shí)限，辦文單位根據(jù)合理的辦理時(shí)限要求負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)中的辦理或催辦、督辦，以確保行文流轉(zhuǎn)的效率。  五、本規(guī)定從二00九年 月 日起生效，原有規(guī)定與本規(guī)定相抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)執(zhí)行。本規(guī)定由辦公室負(fù)責(zé)解釋，最終解釋權(quán)修改權(quán)歸總經(jīng)理室。 

7、0;附件：附錄A：發(fā)文文件的標(biāo)準(zhǔn)格式附錄B：請(qǐng)示（申請(qǐng)）報(bào)告的標(biāo)準(zhǔn)格式附錄C：文件簽發(fā)單附錄D：文件閱辦單附錄E：發(fā)文登記簿附錄F：收文登記簿附錄G：內(nèi)部其它行文登記簿收文印章式樣：浙江有加利連鎖超市有限公司收文收文號(hào)收文時(shí)間附錄A：發(fā)文文件的標(biāo)準(zhǔn)格式浙江有加利連鎖超市有限公司文件  浙有加利（）號(hào) 標(biāo) 題        浙江有加利連鎖超市有限公司 （公章）年月日 主題詞：主送：抄報(bào)：抄送：附錄B：請(qǐng)示（申請(qǐng)）報(bào)告的標(biāo)準(zhǔn)格式請(qǐng) 示 報(bào) 告批示登記號(hào)：請(qǐng)示對(duì)象希望辦結(jié)日期請(qǐng)示主題請(qǐng)示部門請(qǐng)示人職務(wù)、崗位內(nèi)容：（可另附頁(yè)）請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人（簽名）： 年 月 日相關(guān)部門意見：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理批示：申 請(qǐng) 報(bào) 告批示登記號(hào)：請(qǐng)示對(duì)象希望辦結(jié)日期申請(qǐng)主題申請(qǐng)人所在部門職務(wù)、崗位請(qǐng)示內(nèi)容：（可另附頁(yè)）申請(qǐng)人：（簽名）年 月 日相關(guān)部門意見：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理批示：附錄C：文件簽發(fā)單浙江有加利連鎖超市有限公司文件簽發(fā)單文件標(biāo)題主 題 詞主 送抄報(bào)、送擬稿部門擬稿人核稿人會(huì)稿部門會(huì)稿意見（可另附頁(yè)）會(huì)稿部門會(huì)稿意見（可另附頁(yè)）分管領(lǐng)導(dǎo)核稿意見總經(jīng)理批示簽發(fā)發(fā)文字號(hào)浙有加利20 號(hào)密級(jí)期限打印校 對(duì)印發(fā)時(shí)間