電子檔案管理制度

1、電子檔案管理制度制度名稱(chēng)電子檔案管理制度受控狀態(tài)編 號(hào)第1章 總則第1條 目的為了對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，由主管部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，以保證管理工作的連續(xù)性，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司全體員工。第2章 電子檔案的收集與積累第3條 電子檔案的收集范圍電子文件的收集范圍，按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第4條 收集積累要求1.記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)

2、際條件或需要，確定是否保留。2.保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。 3.在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。4.用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。5.用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。6.用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性以及易修改性等問(wèn)題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)

3、據(jù)。7.用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。8.用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。9.由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。 10.通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。11.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。第5條 收集、積累方法1.及時(shí)按照要求制作電子文件備份。2.每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。3.電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。4

4、.電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。5.電子文件性質(zhì)代碼：R稿性電子文件；U非正式電子文件；O正式電子文件；N無(wú)紙電子文件；T文本文件；I圖象文件；G圖形文件；V影像文件；A聲音文件；M多媒體文件；P計(jì)算機(jī)程序；D數(shù)據(jù)文件。第3章 電子檔案的整理與歸檔第6條 電子文件的整理要求1.電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。2.電子文件應(yīng)按檔案著錄規(guī)則著錄，并制成機(jī)讀目錄。3.歸檔電子文件應(yīng)填寫(xiě)登記表。第7條 電子文件的歸檔1.歸檔范圍。電子文件的歸檔范圍的劃分可參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.歸檔時(shí)間。邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定

5、期完成。3.檢測(cè)。在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。4.歸檔前的鑒定。電子文件的歸檔鑒定工作，參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，鑒定結(jié)果在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。具體如下：（1）有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。（2）保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第8條 歸檔要求1.把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電

6、子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。2.本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是只讀光盤(pán)、一次性寫(xiě)入光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文牛長(zhǎng)期保存的載體。3.存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)填寫(xiě)編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。4.將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。5.需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上。如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)

7、存在同一載體上。6.原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少一年。7.在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。第4章 電子檔案的移交與保管第9條 電子檔案的檢驗(yàn)1.檔案保管部門(mén)應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%，合格率應(yīng)達(dá)到100%。2.檢驗(yàn)項(xiàng)目。具體包括載體是否有劃痕，是否清潔；有無(wú)病毒；核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。3.將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案入庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有錯(cuò)的，

8、應(yīng)退回形成單位，重新制作。第10條 電子檔案的移交移交手續(xù)驗(yàn)收合格后，檔案保管部門(mén)在電子檔案入庫(kù)登記表上簽字蓋章。一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份自存。第11條 電子檔案的保管電子檔案保管，除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件：1.歸檔載體應(yīng)做防護(hù)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層；載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。2.環(huán)境溫度選定范圍宜在1424；相對(duì)濕度選定范圍宜在45%60%。3.存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。4.電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。第12條 存效性保證1.每滿1年，便對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。

9、2.每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。3.設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。4.磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。5.定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。第13條 電子檔案的利用1.電子檔案的封存載體不得外借。2.利用時(shí)使用拷貝件。3.利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。4.利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。5.具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)，必須符合國(guó)家或部門(mén)有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。第14條 電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定1.電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定按國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.電子檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)在辦理審批手續(xù)后才可實(shí)施。3.非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷(xiāo)毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不