企業(yè)商品采購流程培訓教材

1、商品采購流程商品采購流程學習目標知識目標技能目標能力目標了解企業(yè)采購的基本流程明確企業(yè)采購的作業(yè)流程采購流程的注意點進貨管理和進貨評價看到如此多的采購任務(wù)，哪我們應(yīng)該先做什么？1.采購流程概述n采購流程是指有制造需求的廠家選擇和購買生產(chǎn)所需的各種原材料，零部件等物料的全過程。尋找供應(yīng)商制定訂單計劃對采購管理工作做出評價需求商品的說明需求商品的說明選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商采購合同談判采購合同談判簽訂采購合同和訂單安排簽訂采購合同和訂單安排商品跟催商品跟催商品驗收和發(fā)票的核對商品驗收和發(fā)票的核對驗收不符與退貨處理驗收不符與退貨處理結(jié)案結(jié)案記錄與檔案維護記錄與檔案維護 確認采購需求確認采購需求一、確認采

2、購需求一、確認采購需求n任何采購都產(chǎn)生于企業(yè)中某個部門的確切的需任何采購都產(chǎn)生于企業(yè)中某個部門的確切的需求求請購（采購申請）請購（采購申請）n企業(yè)各部門應(yīng)該清楚地了解本門店對商品的需企業(yè)各部門應(yīng)該清楚地了解本門店對商品的需求：需要什么、需要多少、何時需要由誰決定求：需要什么、需要多少、何時需要由誰決定采購。采購。n采購部門和門店一起預(yù)測商品需求采購部門和門店一起預(yù)測商品需求二、需求商品的說明二、需求商品的說明n 在確認需求之后，需對需求商品的在確認需求之后，需對需求商品的細節(jié)需加以描述，包括商品品質(zhì)、包裝、細節(jié)需加以描述，包括商品品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，均加以售后服務(wù)、運輸及檢

3、驗方式等，均加以準確說明和描述，以便使商品來源選擇準確說明和描述，以便使商品來源選擇及價格談判等作業(yè)能順利進行。及價格談判等作業(yè)能順利進行。 三、選擇供應(yīng)商三、選擇供應(yīng)商n（1 1）在原有供應(yīng)商中選擇業(yè)績良好的廠商，通知）在原有供應(yīng)商中選擇業(yè)績良好的廠商，通知其報價其報價n（2 2）開發(fā)新供應(yīng)商。）開發(fā)新供應(yīng)商。廣開貨源渠道、保證商廣開貨源渠道、保證商品品種多樣性品品種多樣性 你認為該如何選擇供應(yīng)商？你認為該如何選擇供應(yīng)商？n1 1、信譽。、信譽。 如是否準時收款發(fā)貨、遵守交易期限如是否準時收款發(fā)貨、遵守交易期限n2 2、品質(zhì)、品質(zhì)n 明確了解所有可能的供應(yīng)商的商品質(zhì)量、比較不同供應(yīng)商的商品明

4、確了解所有可能的供應(yīng)商的商品質(zhì)量、比較不同供應(yīng)商的商品性能、壽命、經(jīng)濟指標、花色品種、規(guī)格等，擇優(yōu)進貨性能、壽命、經(jīng)濟指標、花色品種、規(guī)格等，擇優(yōu)進貨n3 3、價格、價格n 在保證商品質(zhì)量的基礎(chǔ)上，價格低廉的供應(yīng)商是首選在保證商品質(zhì)量的基礎(chǔ)上，價格低廉的供應(yīng)商是首選n4 4、時間、時間n包括供應(yīng)商發(fā)貨后商品在途時間，以及結(jié)算資金占用情況包括供應(yīng)商發(fā)貨后商品在途時間，以及結(jié)算資金占用情況n5 5、費用、費用n比較不同供應(yīng)商、不同地區(qū)的進貨費用和進貨成本進行選擇比較不同供應(yīng)商、不同地區(qū)的進貨費用和進貨成本進行選擇n6 6、服務(wù)、服務(wù)n比較不同供應(yīng)商服務(wù)項目的多少和服務(wù)質(zhì)量的高低。如送貨上門、是比較

5、不同供應(yīng)商服務(wù)項目的多少和服務(wù)質(zhì)量的高低。如送貨上門、是否退換貨、是否提供維修服務(wù)、是否賒銷、是否負責廣告宣傳等否退換貨、是否提供維修服務(wù)、是否賒銷、是否負責廣告宣傳等n7 7、管理、管理n考察供應(yīng)商工廠或公司的管理制度是否科學、系統(tǒng)考察供應(yīng)商工廠或公司的管理制度是否科學、系統(tǒng)四、采購合同談判四、采購合同談判n選定供應(yīng)商之后，企業(yè)要確定采購價格、選定供應(yīng)商之后，企業(yè)要確定采購價格、采購條件、供貨條件等，以便與供應(yīng)商采購條件、供貨條件等，以便與供應(yīng)商進行談判。進行談判。n新供應(yīng)商在其第一次進場銷售時，往往新供應(yīng)商在其第一次進場銷售時，往往先要簽訂一個商品試銷協(xié)議，一般三個先要簽訂一個商品試銷協(xié)議

6、，一般三個月或更短。期滿合格簽正式采購協(xié)議月或更短。期滿合格簽正式采購協(xié)議n一般談判內(nèi)容圍繞以下幾個方面：一般談判內(nèi)容圍繞以下幾個方面：n1 1、商品配送問題、商品配送問題n2 2、供貨準時性問題、供貨準時性問題n3 3、商品質(zhì)量問題、商品質(zhì)量問題n4 4、價格變動、價格變動n5 5、支付天數(shù)和支付方式、支付天數(shù)和支付方式n五、簽訂采購合同和訂單安排五、簽訂采購合同和訂單安排n訂貨簽約手續(xù)：訂貨簽約手續(xù)：n 訂單和合約兩種方式訂單和合約兩種方式n 訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件采購單采購單六、商品的追蹤和催貨六、商品的追蹤和催貨n企業(yè)把采購訂單發(fā)給

7、供應(yīng)商之后，應(yīng)對企業(yè)把采購訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，應(yīng)對訂單進行跟蹤和催貨。訂單進行跟蹤和催貨。n當訂單發(fā)出的時候，同時會確定相應(yīng)的當訂單發(fā)出的時候，同時會確定相應(yīng)的跟蹤接觸日期。跟蹤接觸日期。n跟蹤是對訂單所作的例行追蹤，以便確跟蹤是對訂單所作的例行追蹤，以便確保供應(yīng)商能夠履行其商品發(fā)運的承諾。保供應(yīng)商能夠履行其商品發(fā)運的承諾。 電子采購訂單跟蹤電子采購訂單跟蹤七、商品驗收和發(fā)票的核對七、商品驗收和發(fā)票的核對n商品的驗收是采購活動的一個重要環(huán)節(jié)。企業(yè)一般都會集中驗收。驗商品的驗收是采購活動的一個重要環(huán)節(jié)。企業(yè)一般都會集中驗收。驗收部門直接或間接地向采購部門負責。收部門直接或間接地向采購部門負責。n

8、1 1、收貨作業(yè)、收貨作業(yè)n（1 1）卸貨）卸貨n 一般門店空間有限、大多數(shù)卸貨行為都在室外進行，要避免在營一般門店空間有限、大多數(shù)卸貨行為都在室外進行，要避免在營業(yè)時間在店門口卸貨業(yè)時間在店門口卸貨n（2 2）驗貨）驗貨n 為拆卸前、應(yīng)在司機面前驗收箱數(shù)是否正確，外包裝是否破損為拆卸前、應(yīng)在司機面前驗收箱數(shù)是否正確，外包裝是否破損n 送貨單上一定要有司機簽名送貨單上一定要有司機簽名n（3 3）記錄）記錄n 驗收完畢驗收員必須完成驗收記錄?？梢詫⑺拓泦巫鰹槭肇浻涗涷炇胀戤咈炇諉T必須完成驗收記錄?？梢詫⑺拓泦巫鰹槭肇浻涗浽隍炇諘r要注意的問題：在驗收時要注意的問題：n在驗收商品時，發(fā)現(xiàn)短缺現(xiàn)象或質(zhì)

9、量與訂單不符的情在驗收商品時，發(fā)現(xiàn)短缺現(xiàn)象或質(zhì)量與訂單不符的情況，都要寫出詳細的報告交給采購部門。況，都要寫出詳細的報告交給采購部門。n廠商在交貨驗收合格后，應(yīng)隨即開具發(fā)票并支付貨款。廠商在交貨驗收合格后，應(yīng)隨即開具發(fā)票并支付貨款。付款時，必須對發(fā)票進行核對和審批，確認無誤后財付款時，必須對發(fā)票進行核對和審批，確認無誤后財務(wù)部門才能辦理付款務(wù)部門才能辦理付款八、驗收不符與退貨處理八、驗收不符與退貨處理n退貨程序：退貨程序：n1 1、樓面申請、樓面申請n2 2、退貨審核、退貨審核n3 3、退貨財務(wù)確認、退貨財務(wù)確認n4 4、退回組核查、退回組核查n5 5、執(zhí)行退貨程序、執(zhí)行退貨程序n6 6、通知

10、供應(yīng)商、通知供應(yīng)商n7 7、辦理供應(yīng)商退貨、辦理供應(yīng)商退貨n8 8、自行處理、自行處理n9 9、安全員檢查、安全員檢查n注意事項：注意事項：n1 1、必須事先簽訂有退貨協(xié)議、必須事先簽訂有退貨協(xié)議n2 2、退貨可以單獨進行，也可以與進貨作業(yè)配合進行、退貨可以單獨進行，也可以與進貨作業(yè)配合進行n3 3、廠商確認、廠商確認n4 4、填寫退貨單一定要清楚、填寫退貨單一定要清楚n5 5、退貨商品要妥善保管、退貨商品要妥善保管n6 6、退貨時確認時間和金額、退貨時確認時間和金額九、結(jié)案九、結(jié)案n 凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面

11、資料有無遺失、績效好壞等，案手續(xù)，清查各項書面資料有無遺失、績效好壞等，報高級管理層或權(quán)責部門核閱批示報高級管理層或權(quán)責部門核閱批示。十、記錄與檔案維護十、記錄與檔案維護n凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購案件，應(yīng)列入檔案登記編號分凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購案件，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備今后選擇供應(yīng)商時參閱或事后發(fā)類，予以保管，以備今后選擇供應(yīng)商時參閱或事后發(fā)生問題時查考。生問題時查考。 2.采購訂單n采購訂單的定義：采購訂單也被稱為采購合同，一般在選擇供應(yīng)商后訂立采購訂單。NoImage3.進貨方式環(huán)節(jié)管理n1) 自提進貨n自提進貨，就是在供應(yīng)商的倉庫里交貨，繳獲以后的進貨過程全由采購者獨家負責管

12、理。n(1) 貨物清點環(huán)節(jié)管理n(2) 包裝、裝卸、搬運上車管理n(3) 運輸環(huán)節(jié)管理n(4) 中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理n(5) 驗收入庫環(huán)節(jié)的管理n2）供應(yīng)商送貨供應(yīng)商送貨 供應(yīng)商送貨對采購商來說，是一種最簡單輕松的采購進貨管理方式。他基本上省去了整個進貨管理環(huán)節(jié)，把整個進貨管理的任務(wù)以及進貨途中的風險都轉(zhuǎn)移給了供應(yīng)商。只剩下一個入庫驗收環(huán)節(jié)。而入庫驗收也主要是供應(yīng)商和保管員之間的交接，進貨員最多只提供一個簡單的協(xié)助而已n3) 委托和外包進貨委托和外包進貨n委托外包，就是把進貨管理的任務(wù)和進貨途中的風險都轉(zhuǎn)移給第三方物流公司。這時供應(yīng)商和采購商都得到了解脫。因此這不但對采購商、對供應(yīng)商來說都是一種最好

13、最輕松的進貨方式。對第三方物流公司來說，也是一種最理想的進貨方式。因為它有利于發(fā)揮第三方物流公司的自主處理、聯(lián)合處理和系統(tǒng)化處理，提高了物流運作效率、降低了物流運作成本。進貨管理的基本原則n1) 進貨方式選擇原則n進貨方式選擇，要根據(jù)進貨難度和風險的大小的具體情況選擇合適的進貨方式。n(1) 對于進貨難度和風險大的進貨任務(wù)，首選是委托第三方物流公司進貨方式，次選供應(yīng)商送貨方式，一般最好不選用戶自提進貨方式。n(2) 對于進貨難度小和風險小的進貨任務(wù)，首選是供應(yīng)商送貨進貨方式。n2) 安全第一原則n3) 成本效益統(tǒng)一原則n4) 總成本最低的原則4.采購流程優(yōu)化n1）影響采購流程的因素：供應(yīng)商和品

14、牌規(guī)格選擇供應(yīng)商簽訂合同重視價格管理機構(gòu)第六章 供應(yīng)商的開發(fā)與管理供應(yīng)商的開發(fā)與管理供應(yīng)商的開發(fā)與管理學習目標學習目標重點掌握供應(yīng)商開發(fā)流程 供應(yīng)商評價的主要內(nèi)容供應(yīng)商的評價方法 供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系 一般掌握 供應(yīng)商的評價原則與標準供應(yīng)商衡量選擇 供應(yīng)商管理 供應(yīng)商開發(fā)信息的來源供應(yīng)商開發(fā)信息的來源供應(yīng)商開發(fā)信息來源（1）國內(nèi)外采購指南；（2）國內(nèi)外產(chǎn)品發(fā)布會、展銷會；（3）國內(nèi)外新聞傳播媒體；（4）政府組織的各類商品訂貨會；（5）國內(nèi)外行業(yè)協(xié)會、企業(yè)協(xié)會；（6）利用專業(yè)顧問公司；（7）媒體廣告；（8）同行市場調(diào)查；（9） 廠商介紹；（10）供應(yīng)商自行找上門供應(yīng)商開發(fā)的操作流程供應(yīng)商開發(fā)的操

15、作流程明確需求編制供應(yīng)商開發(fā)進度表尋找新供應(yīng)商資料初步聯(lián)系初步訪廠報價正式工廠審核樣品認證批量試產(chǎn)正式接納為合格供應(yīng)商訂單轉(zhuǎn)移開發(fā)新供應(yīng)商流程圖供應(yīng)商評價與選擇的步驟供應(yīng)商評價與選擇的步驟成立供應(yīng)商評估和選擇小組 確定全部的供應(yīng)商名單 列出評估指標并確定權(quán)重 評估每個供應(yīng)商的履行能力 綜合評分并確定供應(yīng)商 供應(yīng)商評價步驟供應(yīng)商評價體系的確定原則供應(yīng)商評價體系的確定原則評價體系確定原則評價體系確定原則靈活可操作性原則靈活可操作性原則靈活可操作性原則靈活可操作性原則供應(yīng)商評價體系標準供應(yīng)商評價體系標準（一）供應(yīng)商管理能力供應(yīng)商管理能力（1）經(jīng)營管理層是否實行長期規(guī)劃；（2）管理層能否保證全面質(zhì)量管

16、理以及持續(xù)完善；（3）管理人員的變動率是否過高；（4）管理層是否具有職業(yè)經(jīng)驗；（5）有多少采購專業(yè)人士被授予采購經(jīng)理；（6）企業(yè)未來方向的前景如何；（7）管理人員/工人關(guān)系如何；（8）管理人員是否為員工提供培訓和發(fā)展機會；（9）管理人員是否了解戰(zhàn)略資源的重要性。供應(yīng)商評價體系標準供應(yīng)商評價體系標準（二）員工能力員工能力員工為提高供應(yīng)商的業(yè)績作貢獻的機會和意愿勞動力的人事變動率員工道德勞動力彈性員工與管理人員關(guān)系的狀況勞動力的全面技術(shù)和能力（特別是教育和培訓）員工支持和保證及持續(xù)完善質(zhì)量的程度供應(yīng)商評價體系標準供應(yīng)商評價體系標準（三）成本結(jié)構(gòu)成本結(jié)構(gòu)制造或工藝運營成本總制造費用成本直接人工成本間

17、接人工成本物料成本供應(yīng)商評價體系標準供應(yīng)商評價體系標準（四）財務(wù)能力和穩(wěn)定性財務(wù)能力和穩(wěn)定性流動比率運營比率獲利能力比率負債比率 具體指標見表6-6供應(yīng)商評價體系標準供應(yīng)商評價體系標準（五）工藝和技術(shù)能力供應(yīng)商用以研究和發(fā)展的資源工藝和技術(shù)能力工藝流程供應(yīng)商的設(shè)計能力供應(yīng)商評價體系標準供應(yīng)商評價體系標準（六）符合環(huán)境規(guī)章環(huán)境規(guī)章（1）環(huán)境記錄的公開（2）危害廢棄物管理（3）有毒廢棄物污染管理（4）ISO14000認證（5）回收物流計劃（6）環(huán)保產(chǎn)品包裝（7）破壞臭氧層的物質(zhì)（8）危害氣體排放管理供應(yīng)商評價體系標準供應(yīng)商評價體系標準（七）生產(chǎn)計劃和控制體系生產(chǎn)計劃和控制體系（1）供應(yīng)商利用的物料

18、需求計劃體系能否確保所需零部件的可能性；（2）供應(yīng)商追蹤物料和生產(chǎn)周期時間，并是否將之與績效目標或標準相比較了；（3）生產(chǎn)計劃體系能否支持買方的及時需求；（4）生產(chǎn)計劃和控制體系需要多長的前置時間 ；（5）即時交付績效的歷史如何；（6）確定對供應(yīng)商已經(jīng)完成其計劃和生產(chǎn)的控制程度 。n（八）信息體系能力n 電子交流的能力：EDI、條碼、ERP、CAD/CAM等n（九）地理位置n（十）更長期的潛在關(guān)系n （1）對發(fā)展長期合作關(guān)系表達出意愿和保證；n （2） 保證一些資源將不用于其他客戶； n （3） 參加產(chǎn)品設(shè)計；n （4）給雙方的合作關(guān)系帶來了益處； n （5）如果出現(xiàn)問題，愿意進行談判解決；

19、第三節(jié)第三節(jié) 供應(yīng)商的評價方法供應(yīng)商的評價方法一、定性分析選擇方法主要是根據(jù)以往的經(jīng)驗，憑借以前的關(guān)系來選擇供應(yīng)商。定性分析選擇方法直觀判斷法招標法協(xié)商選擇法三種定性方法的比較三種定性方法的比較 三種定性方法的比較 方法優(yōu)點 缺點 適用范圍 直觀判斷法 直接、簡便、快捷 太具主觀性、容易導致選擇結(jié)果的不公正 適用于非主要原材料的合作伙伴 招標法 公平、公正、公開; 充分競爭,優(yōu)中選優(yōu); 提高質(zhì)量, 降低成本 手續(xù)復(fù)雜, 時間長, 不能適應(yīng)緊急訂購的需要, 訂購機動性差 訂購數(shù)量大, 合作伙伴競爭激烈 協(xié)商選擇法 訂購雙方可充分協(xié)商, 能有效保證貨物質(zhì)量和交貨期 選擇范圍有限, 不一定能得到價格最為合理、供應(yīng)條件最有利的供應(yīng)商 采購時間緊、投標單位少、競爭程度小、訂購貨物規(guī)格和技術(shù)條件復(fù)雜 第三節(jié)第三節(jié) 供應(yīng)商的評價方法供應(yīng)商的評價方法二、定量分析選擇方法依據(jù)供應(yīng)商在各標準上的得分乘以該標準的權(quán)重得到的綜合評分對供應(yīng)商評價選擇 定