長沙美斯服飾ppt課件

1、有效會議長沙美斯服飾有限公司劉春花.第一章規(guī)劃您的會議1.規(guī)劃會議的方法與技巧v1.1.確認(rèn)會議目的v1.2.擬定會議討論事項(xiàng)v1.3.遴選與會人員v1.4.會議前的行政作業(yè).會議的十大問題會議的十大問題v離題,閑聊v無結(jié)論v無會議目標(biāo)或議案v拖得太久v低效率的主持人v與會者心不在焉v與會者為準(zhǔn)備開會資料v過多或無組織的開會數(shù)據(jù)v一言堂v內(nèi)部或外部干擾1.1.確認(rèn)會議目的a) SMART原則的會議目標(biāo) b) 明確原則 c) 可衡量原則 d) 可達(dá)成與結(jié)果導(dǎo)向原則 e) 時間設(shè)定原則會議是不是可以解決所有問題在我們這個課,什么樣的情況才開會2.2.擬定會議討論事項(xiàng)擬定會議討論事項(xiàng)擬定會議討論事項(xiàng)

2、原則擬定會議討論事項(xiàng)原則1.1.了解會議目的及討論事項(xiàng)了解會議目的及討論事項(xiàng)2.2.清楚自己扮演的角色及所負(fù)責(zé)任清楚自己扮演的角色及所負(fù)責(zé)任3.3.提前在會前有充分的準(zhǔn)備提前在會前有充分的準(zhǔn)備4.4.有機(jī)會提供未盡周全的討論事項(xiàng)建議有機(jī)會提供未盡周全的討論事項(xiàng)建議. .擬定會議討論事項(xiàng)原則擬定會議討論事項(xiàng)原則v1.每次會議以三個較為適當(dāng)v2.預(yù)估每個討論事項(xiàng)所需時間v3.排定討論的優(yōu)先級v討論事項(xiàng)的排定原則:v1.需要創(chuàng)意動腦的排在前面v2.較為重要的排在前面v3.爭議性較小的排在前面(例)v4.須費(fèi)時討論較久的排在后面.遴選原則遴選原則1.1.討論事項(xiàng)主要負(fù)責(zé)人討論事項(xiàng)主要負(fù)責(zé)人2.2.討論

3、事項(xiàng)結(jié)果可能受影響的成員討論事項(xiàng)結(jié)果可能受影響的成員3.3.重要決策者重要決策者( (例例) )4.4.對該主題了解并能有所貢獻(xiàn)者對該主題了解并能有所貢獻(xiàn)者分清參與會議人員的性質(zhì)分清參與會議人員的性質(zhì)1.1.出席者出席者2.2.列席者列席者3.3.遴選與會人員原則遴選與會人員原則4.會議前行政作業(yè)v會場安排va).應(yīng)考慮出席會議人員方便vb).盡量避免任何外界干擾，讓與會人員專心開會vc).會場應(yīng)盡量讓與會人員感到舒適vd).確認(rèn)會議室ve).會議視聽效果vf).會議室空間應(yīng)考慮與會人員數(shù)量讓與會人員沒有距離感，壓迫感.4.會議前行政作業(yè)v會議時間確定va)與會人員時間調(diào)查.v先區(qū)分與會人員對

4、會議的貢獻(xiàn)度v無法協(xié)調(diào)時以重要的與會人員時間為優(yōu)先考慮vb開會時段確認(rèn) ：理想的開會時段：上午9：0011：00v下午15：3017:00v不佳的開會時段：v會議時長v以一小時開完為原則 會議前：讓與會者有所準(zhǔn)備會議中：與會人員有所依循，以達(dá)到開會的目的會議后：便于會后評估與追蹤事前規(guī)劃會議的好處小結(jié)：會議是在特定的時間，地點(diǎn)內(nèi)，集結(jié)特定的對象三人以上對于相關(guān)主題，做一面對面的溝通.v第二章稱職的會議主持人會議主持人所扮演色v1.引導(dǎo)者v2.協(xié)調(diào)者v3.規(guī)范者如何扮演一個引導(dǎo)者v營造和諧氣氛，讓與會人員暢所欲言.表達(dá)每一位與會者的重要性，仰耐他們的專業(yè)貢獻(xiàn)，鼓勵參與并確保意見被充分表達(dá)輿討論。

5、在會議中，鼓勵或征詢與會者的意見，當(dāng)思考或討論陷入膠著狀況，要能適時的提出問題，激發(fā)可能的思考方向，協(xié)助澄清意見輿想法，并指引會議朝會議目標(biāo)邁進(jìn)，獲得預(yù)期希望達(dá)成的共識或者具體可行的決議。v 如何扮演一位稱職的引導(dǎo)者v1.營造和諧氣氛v2.鼓勵思考輿討論v3.鼓勵發(fā)表意見或者征詢意見v4.分清問題v5.說明方向如何扮演一個協(xié)調(diào)者1.協(xié)調(diào)比較不同觀點(diǎn)意見，匯整意見： 輿會討論到某一階段,主持人應(yīng)能適時的找出與會 人員意見的共同點(diǎn)輿差異點(diǎn),讓會議有共同的焦點(diǎn),繼續(xù)討論. 如何扮演一個協(xié)調(diào)者2.做出決策：決議被充分的討論后，不能讓討論持續(xù)無止境的延續(xù)，主持人應(yīng)適時的提醒與會人員，進(jìn)入決策階段。 決策

6、的方式：a)最佳方式：匯整討論的內(nèi)容輿意見，擬定最可行的因應(yīng)對策，再訴諸表決或由主持人裁定并由與會人員附議的方式。b)直接訴諸主持人權(quán)威：雖然可以快速得到結(jié)果，但會打壓與會者士氣，過于獨(dú)斷，容易因一人觀點(diǎn)，而有所偏頗且出錯率高。也會造成后續(xù)的行動方案，教難讓人心悅誠服的執(zhí)行。c)直接訴諸投票表決，少數(shù)服從多數(shù)：參與度高讓多數(shù)人的意見得到尊重，卻也造成少數(shù)人的意見被忽略。如人數(shù)較少的會議，可以考慮采納。d)直接訴諸幾位重要的與會主管決議：直接訴諸幾位重要的與會主管決議雖然是有效的做法，但還是僅限于幾個人的意見，還是有瑕疵，如果決策不當(dāng)，小團(tuán)體也易于落入被指責(zé)，且后續(xù)的行動方案，教難讓人心悅誠服的

7、執(zhí)行。更多資料在資料搜索網(wǎng)(3722 ) 海量資料下載如何扮演一個協(xié)調(diào)者3.重述決議：每一議題討論決議后，簡明扼要重述決議，目的在于使與會人員均能清楚了解并確認(rèn)。4.分配工作，研擬行動方案：決議要有效的落實(shí)，需要后續(xù)的追蹤輿具體 的行動方案。因此決議后，主持人應(yīng)能針對決議結(jié)果，定具體明確的行動方案，分配各項(xiàng)工作執(zhí)行人輿時程。如何扮演一個規(guī)范者v1.掌握時間v準(zhǔn)時開會：v(1)與會者遲到，不要等他們;v(2)不需要向遲到者解釋已經(jīng)進(jìn)行或者討論過的決議內(nèi)容，除非遲到者v需要參與該議題的決議表決,否則應(yīng)請遲到者會后參閱會議紀(jì)錄v(3)如果是該會議的關(guān)鍵人物或者重要議題報(bào)告人遲到，則應(yīng)以變動議v程為首

8、要考慮，以免拖延會議結(jié)束時間，除非該會議是針對遲到者確v認(rèn)可能延擱的時間，來決定會議開 始的推遲時間。v準(zhǔn)時結(jié)束會議：v(1)如有推遲的狀況，可以考慮刪除議程中不重要的項(xiàng)目，改由用書面報(bào)v告的方式，但一定要全體會議者的完全同意。v(2)如果有些議程明顯無法在有限的時間內(nèi)討論決議，應(yīng)考慮通過表決，v另外安排一些后 續(xù)會議，完成未竟項(xiàng)目。如何扮演一個規(guī)范者v2.掌控會議進(jìn)度v宣布開會，說明會議目的、議程。v遵守會議討論議題輿議程，避免離題。v有效掌控進(jìn)度的方法：不讓別人有插嘴的機(jī)會，放大音量使人噤口，暗示性話語使人停職發(fā)言，以點(diǎn)頭、淺笑、瞪眼等肢體語言來暗示繼續(xù)講或該閉嘴。v3 維持會議秩序：保持

9、中立，減少輿議程無關(guān)的爭辯輿討論小結(jié)v引導(dǎo)者v1.營造和諧氣氛，讓與會人員暢所欲言v2.激發(fā)思考輿討論v3.分清問題說明方向v協(xié)調(diào)者v1.協(xié)調(diào)比較不同的觀點(diǎn)意見，匯整意見v2.做出決策v3.重述決議v4.分配工作，研擬行動方案v規(guī)范者v1.掌握時間v2.掌握會議進(jìn)度v3.維持會議秩序v第三章有效引導(dǎo)與沖突化解v主持會議有三種技巧：v會議引導(dǎo)技巧v觀察與會者的行為技巧v沖突處理技巧一、會議引導(dǎo)技巧v會議主持人應(yīng)適時的利用問問題的技巧，來印發(fā)討論、澄清問題、引導(dǎo)方向、控制進(jìn)度等，以獲得會議的目標(biāo)。v問問題的類型可以分為以下幾種：會議引導(dǎo)技巧va)征詢意見：v征詢與會者的意見、信息或范例。(如：針對

10、這種情況，我們應(yīng)該如何因應(yīng)？有沒有人可以提供相關(guān)資料，幫助大家進(jìn)一步思考的？可以舉一個例子，幫助大家更快進(jìn)入狀況嗎？)會議引導(dǎo)技巧vb)澄清問題：v針對不清楚的報(bào)告或雙方爭論焦點(diǎn)模糊時，v適時協(xié)助澄清。(如：負(fù)疚!我還沒有完全了v解，你是說如果，會？小李，你是v說，而小張你是認(rèn)為，是嗎？)會議引導(dǎo)技巧vC)重復(fù)確認(rèn)：v由重復(fù)說話者所說的重點(diǎn)，確認(rèn)理解無v誤，也協(xié)助其它與會者有相同一致的認(rèn)知v(如：我再確認(rèn)一下，你是說？)會議引導(dǎo)技巧vd)引發(fā)討論或想法：v會議陷入沉默或膠著狀態(tài)時，主持人應(yīng)適v時拋出適宜的話題，來促發(fā)想法、引發(fā)討v論或者挖掘更進(jìn)一步的討論。(如：針對Av方案，我們是否有必要同時

11、也考慮的v事情呢？各位是不是需要考慮，如果Av廠，如果無法如期交貨時的因應(yīng)對策？)會議引導(dǎo)技巧ve)支持鼓勵：v發(fā)覺有部份與會人員過渡靜默，也可以v用問題引導(dǎo)發(fā)言。(如，大為，我想廳廳v你的想法？小芬，你過去處理過類似的v情況，你覺得怎樣處理比較好呢？)會議引導(dǎo)技巧vf)換發(fā)言人：v當(dāng)發(fā)覺某位與會人員過度發(fā)言，應(yīng)適時制止 并引導(dǎo)其它人發(fā)言。(謝謝小王，那么，小張，你認(rèn)為呢？)會議引導(dǎo)技巧vg).綜合歸納：v當(dāng)觀察到議題已被充分討論時，應(yīng)技巧的做充分歸納，v引導(dǎo)該議題進(jìn)入決議階段。(如：綜合歸納的討論，有vA、B、C三項(xiàng)對策，是不是先對這個對策做決議呢？)會議引導(dǎo)技巧vh)控制進(jìn)度：v有時會議討

12、論過于激烈，難免會猶言未盡，v但任適時提醒，掌握進(jìn)度。(如再次提醒大家會議v只剩15分鍾，請大家把握時間。)vi)引導(dǎo)方向：發(fā)現(xiàn)有偏離主題的 狀況發(fā)生，主持v人應(yīng)適時的引導(dǎo)回來。(如：此次會議主要是論v新產(chǎn)品的促銷方案，有關(guān)舊品回收議題，建議于v臨時動議中，再行討論)觀察與會者的行為技巧vA 分析與會者的肢體語言v要讓會議有效率，應(yīng)該要會前研究與會者風(fēng)格輿應(yīng)對方式，會議中，盡量減低或排除可能人為因素影響會議進(jìn)行，并且學(xué)習(xí)觀察與會者肢體語言信息，適時的反映處理，都是能讓會議依著原定的目標(biāo)、議程輿進(jìn)度進(jìn)行的重要技巧v與會者風(fēng)格:v一般而言，與會者風(fēng)格可分為5種：沉默者、漫談?wù)摺⑶致哉?、跟隨者、行動

13、者。以下分別介紹這5種風(fēng)格的人，所具有的特質(zhì)輿應(yīng)對方式。觀察與會者的行為技巧v1.沉默者特點(diǎn)為：v(1)少有貢獻(xiàn)的發(fā)表意見，但不表示對議題沒有意見或反映。v(2)對發(fā)表意見感到不安，怕說錯、被批評或被忽略。v應(yīng)對方案：a.切忌在一開始，點(diǎn)名要求發(fā)言。b. 盡量用問問題方v式，用鼓勵性言語輿肢體語言，引導(dǎo)發(fā)言。v2.漫談?wù)咛攸c(diǎn)為：v(1)霸住發(fā)言權(quán)，冗長發(fā)言。v(2)漫談不相關(guān)主題。v(3)琢磨無效議題v應(yīng)對方案：v(1)冗長發(fā)言時，以“你的重點(diǎn)是.”的問句，協(xié)助其歸納總結(jié)重點(diǎn)。v(2)漫談不相關(guān)主題時，適時以“這是很好的觀點(diǎn)，但回到我們的主題”話v語，拉回主題。v(3)琢磨于無效的議題時，適時

14、以 “這我們以前已經(jīng)討論過，我們還有許多重要v的議題要討論，我想我們應(yīng)該. ” 提醒回到原定議題上。觀察與會者的行為技巧3.侵略者特點(diǎn)：(1).刻意反對他人的意見，在任何事情上找碴，籍此引起爭端以獲取權(quán)力.(2).常在他的批評中，揭露某些被忽視的重要弱點(diǎn)或缺失。應(yīng)對方式：(1).勿刻意忽略侵略者負(fù)面的意見或嘗試跳過他的意見，因?yàn)橛袝r他的批評常指出某些重要事實(shí)，缺失去，提醒注意。(2)引導(dǎo)侵略者專注在所見問題的建設(shè)性輿正面部份。4.跟隨者特點(diǎn)：(1).不會有自己的想法和意見。(2).相對的卻會很快的支持他人的意見。(3).熱衷于執(zhí)行。對應(yīng)方式：(1)刻意將焦點(diǎn)放在他身上，否則你將很難獲得他的支持

15、輿承諾。5.行動者:行動者是非常有精力，非?；钴S的。他們意志力強(qiáng)盛、不放棄、不妥協(xié)。其特點(diǎn)為：(1).容易成為會議中的焦點(diǎn)，有許多精力，樂于采取行動，看見結(jié)果。(2).有堅(jiān)定的意志力，行動者有其正確的輔助力量，但若應(yīng)對不當(dāng)，也會造成反效果的。應(yīng)對方式：(1).善加利用是主持人的有力助手，因?yàn)樗麄儤芬娛虑楸煌瓿桑皹酚趯ふ医鉀Q方式。(2).切勿安排過多的行動者在會議中，將難以駕馭，因?yàn)橛袝r他們會朝向相反的方向努力。(3).善用行動者，不要讓他們遮蓋或阻礙了其它與會人員。觀察與會者的行為技巧觀察與會者的行為技巧vB.肢體語言的觀察技巧v學(xué)習(xí)觀察與會者的肢體語言所傳遞的信息，適時反應(yīng)，也是掌握與會人

16、員依循會議目標(biāo)、議程輿進(jìn)度共同努力的重要技巧。v會議中，常有的肢體語言包括：觀察與會者的行為技巧無興趣無興趣 采用封閉式姿勢：低頭、目光固定的看著桌面、注意力不集中或視遠(yuǎn)采用封閉式姿勢：低頭、目光固定的看著桌面、注意力不集中或視遠(yuǎn)方、對討論的議題沒有反應(yīng)、頻頻看表、打呵欠、清楚表達(dá)缺乏興趣。方、對討論的議題沒有反應(yīng)、頻頻看表、打呵欠、清楚表達(dá)缺乏興趣。 憤怒憤怒 緊閉爽唇、目光咄咄逼人、握拳、對于討論的議題反應(yīng)強(qiáng)烈。緊閉爽唇、目光咄咄逼人、握拳、對于討論的議題反應(yīng)強(qiáng)烈。 理直氣壯理直氣壯 蹙眉、目光輕視、盛氣凌人的指人、輕蔑的表情蹙眉、目光輕視、盛氣凌人的指人、輕蔑的表情 感興趣支持感興趣支持

17、 放松雙臂雙手、身體前傾、揚(yáng)眉微笑、點(diǎn)頭、目光接觸、對談話主題感放松雙臂雙手、身體前傾、揚(yáng)眉微笑、點(diǎn)頭、目光接觸、對談話主題感興趣興趣想發(fā)言想發(fā)言 身體前傾、揚(yáng)起一只手臂、目光注視主持人、嘴巴微開身體前傾、揚(yáng)起一只手臂、目光注視主持人、嘴巴微開回避態(tài)度回避態(tài)度 交叉雙臂、回避主持人目光接觸交叉雙臂、回避主持人目光接觸處理會議沖突技巧由于權(quán)力義務(wù)的關(guān)系，不同與會人員的立場不同，會議中產(chǎn)生沖突在所難免。身為會議主持人，沖突發(fā)生時，處理的重點(diǎn)未必是在解決問題的本身，而是應(yīng)思索如何運(yùn)用沖突中具有建設(shè)性的一面。由于，在許多情況下，人與人之間的對立、爭執(zhí)輿競爭，反而有正面幫助，可以達(dá)到以下好處：增加工作活

18、力;通過不同觀點(diǎn)的腦力激蕩輿爭論、激發(fā)出更多的創(chuàng)意;通過雙方收集證明自己的立場的數(shù)據(jù)以及陳述，讓雙方更加彼此了解。 沖突的應(yīng)對方式：處理會議沖突技巧va.分清目標(biāo)v很多沖突的發(fā)生，純粹是因?yàn)榕c會者對會議的目標(biāo)有不同的認(rèn)知而造成。認(rèn)知不同，就無法期望對方能展現(xiàn)出所期望的行為，因此，分清會議的目標(biāo)是破解雙方僵局的第一步。目標(biāo)不一致，只會讓意見更分歧，不是產(chǎn)生僵局就是沖突更激烈。因此，重申目標(biāo)或再次分清目標(biāo)，都是主席在會議沖突發(fā)生時可以采取的動作，讓會議盡早回歸正常程序的運(yùn)作。處理會議沖突技巧vb.尋求諒解v爭執(zhí)產(chǎn)生時，雙方往往很難冷靜的傾聽對方的說明。沖v突的雙方容易陷入情緒低化、廳不進(jìn)建言輿思考能力受v干擾，因而造成更為負(fù)面的結(jié)果。會議主持人要適時站v出來，要求雙方冷靜，協(xié)調(diào)雙方脫離僵局。v當(dāng)雙方有爭執(zhí)時，往往無法冷靜下來傾聽對方說辭，因v此，需要主持人適當(dāng)介入，幫助倆人跳出僵局，身為主v持人的你，可以要求雙方先冷靜下來，嘗試相互陳述對v方的立場及堅(jiān)持的理由，幫助雙方思考對方的立場。vc.維持理性v沖突產(chǎn)生時，人在情緒化的反應(yīng)下，是很容易失去理智的。會議主持人要適時跳出來干預(yù)，化解負(fù)面的情緒，請與會人員維持理性，使會議繼續(xù)下去。v再