商務(wù)電子郵件撰寫禮儀

1、商務(wù)電子郵件撰寫禮儀商務(wù)電子郵件撰寫禮儀職場系列培訓(xùn)職場系列培訓(xùn)u電子郵件的格式電子郵件的格式目目 錄錄u電子郵件的禮儀規(guī)范電子郵件的禮儀規(guī)范u其他注意事項其他注意事項u收件人、抄送人的選擇收件人、抄送人的選擇商務(wù)電子郵件的格式商務(wù)電子郵件的格式 電子郵件的格式：電子郵件的格式：內(nèi)容構(gòu)成：內(nèi)容構(gòu)成：稱呼、問候、正文、祝頌語、署名、日期稱呼、問候、正文、祝頌語、署名、日期格式上的要求：格式上的要求：（1 1）稱呼：稱呼頂格寫在第一行，然后，）稱呼：稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號，表示下面有話要說再在后面加上冒號，表示下面有話要說（2 2）問候語：問候語要寫在稱呼的下一行，）問候語：問

2、候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段空兩格。它可以獨立成為一段與書信格式相同與書信格式相同格式上的要求：格式上的要求：（3 3）正文：正文一般分為連接語、主體）正文：正文一般分為連接語、主體文、總括語三個部分。每一個部分開頭文、總括語三個部分。每一個部分開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆都應(yīng)另起一行，空兩格落筆 （4 4）祝頌語：祝頌語是表示致敬或祝）祝頌語：祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如賀一類的話，如“此致此致”、“祝?！钡?。等。它可以緊接著正文寫，也可以獨占一行，它可以緊接著正文寫，也可以獨占一行，空兩格寫。另外，在寫與空兩格寫。另外，在寫與“此致此致”和和“祝?！毕嗯涮椎南嗯?/p>

3、套的“敬禮敬禮”、“健康健康”一一類表示祝愿的話語時，一般要另起一行類表示祝愿的話語時，一般要另起一行頂格寫頂格寫格式上的要求：格式上的要求： （5 5）署名：寫完信之后，在信的右下角）署名：寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人的姓名叫做署名（如郵件已寫上發(fā)信人的姓名叫做署名（如郵件已設(shè)置自動簽名，可省略）設(shè)置自動簽名，可省略）（6 6）日期）日期 發(fā)信的日期可寫在具名的后發(fā)信的日期可寫在具名的后邊，也可以另起一行（因電子郵件的即邊，也可以另起一行（因電子郵件的即時性，可省略）時性，可省略）商務(wù)電子郵件的禮儀規(guī)范商務(wù)電子郵件的禮儀規(guī)范一、電子郵件是一種商務(wù)文本，應(yīng)當(dāng)認真撰寫一、電子郵件是一種商務(wù)

4、文本，應(yīng)當(dāng)認真撰寫：1. 主題要明確主題要明確收件人見到它便對整個電子郵件一目了收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了然了 2. 語言要流暢語言要流暢盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料最好標明出處，以便核對資料最好標明出處，以便核對 3.郵件的內(nèi)容要簡潔郵件的內(nèi)容要簡潔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，愈短愈好內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，愈短愈好二、電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無意義的郵件二、電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無意義的郵件 若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對

5、方一下，往往還是必不可少的往往還是必不可少的第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼問題第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼問題 商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件。己的郵件。第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能l對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給時間

6、增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。人以華而不實之感。l電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前有可能會大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。功盡棄。 收件人、抄送人的區(qū)別收件人、抄送人的區(qū)別收件人、抄送人的區(qū)別：收件人、抄送人的區(qū)別：在功能上無特別區(qū)別在功能上無特別區(qū)別在指向上有所區(qū)別：在指向上有所區(qū)別：主要是為了區(qū)分收件人的主要是為了區(qū)分收件人的主次用主次用。收件人：收件人：指的是你郵

7、件的指的是你郵件的主送人主送人，可以是一個，可以是一個或多個或多個抄送人：抄送人：需要告知的人，比如其他相關(guān)人員、需要告知的人，比如其他相關(guān)人員、 跨級、領(lǐng)導(dǎo)跨級、領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范 （一）關(guān)于主送一）關(guān)于主送 應(yīng)當(dāng)根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)文、收文部門（或應(yīng)當(dāng)根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)文、收文部門（或個人個人為簡便，以下統(tǒng)一稱為為簡便，以下統(tǒng)一稱為“主送人主送人”、“抄送人抄送人”）的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送人。的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送人。 上行文（向上級請示）應(yīng)當(dāng)堅持一個主送人的上行文（向上級請示）應(yīng)當(dāng)堅持一個主送人的作法，不能多頭主送。作法，不能多頭主送。多頭主送

8、往往造成受文人多頭主送往往造成受文人之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。快解決問題。有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范 確定上行文主送人的規(guī)范是：確定上行文主送人的規(guī)范是： 1 1請示：請示：一般只寫一個主送人，需要同時送其一般只寫一個主送人，需要同時送其他人的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。他人的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 2 2受雙重領(lǐng)導(dǎo)受雙重領(lǐng)導(dǎo)：發(fā)送上行文時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作：發(fā)送上行文時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作內(nèi)容，即針對具體公務(wù)活動的職權(quán)歸屬寫明主內(nèi)容，即針對具體公務(wù)活動的職權(quán)歸屬寫明主送人和抄送人。送人和抄送人。 3 3除上級負責(zé)人直接交辦的

9、事項外，不除上級負責(zé)人直接交辦的事項外，不要隨意向上級負責(zé)人報送要隨意向上級負責(zé)人報送“請示請示”、“意見意見”和和“報告報告”。 有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范 （二）關(guān)于抄送（二）關(guān)于抄送 抄送人是指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)抄送人是指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容的其他人。抄送范圍得當(dāng)，有助于公文處理，容的其他人。抄送范圍得當(dāng)，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。 有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范 1 1應(yīng)當(dāng)抄送的情況應(yīng)當(dāng)抄送的情況 （1 1）除主送人外，）除主送人外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他需要執(zhí)行

10、或知曉公文的其他人員人員，應(yīng)列為抄送人；，應(yīng)列為抄送人； （2 2）向下級或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時向下級或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級部門抄送直接上級部門； （3 3）上級部門向受）上級部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一個上級部門；必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一個上級部門； （4 4）隔級溝通：）隔級溝通：下級因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)抄送被越下級因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)抄送被越過的上級；上級越級向下級行文時，可以抄送過的上級；上級越級向下級行文時，可以抄送受文人的直接上級。受文人的直接上級。 有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范有關(guān)主送、抄送機關(guān)的

11、規(guī)范 2 2不應(yīng)當(dāng)抄送的情況不應(yīng)當(dāng)抄送的情況 （1）請示郵件不得抄送其下級部門或個人； （2）接受抄送公文的部門或個人不必再向其他機關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送； （3）凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。 電子郵件的其他重要事項電子郵件的其他重要事項郵件主題郵件主題 如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送分開不同的電郵傳送 也就是說，每封信的主題最好只有一個，這樣對方也就是說，每封信的主題最好只有一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。會比較好針對單純的主題加以回信。商務(wù)郵件的修辭商務(wù)郵件的修辭 撰寫

12、商務(wù)電郵前，不妨想到此時是面對著對方，撰寫商務(wù)電郵前，不妨想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖而不是面對鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖一點；一點； 書寫時要比口語對話再稍微正式一點書寫時要比口語對話再稍微正式一點 設(shè)想對方看了你的信之后可能有的觀點，也就設(shè)想對方看了你的信之后可能有的觀點，也就是要在別人的思考里思考是要在別人的思考里思考 了解對方和你一樣都是大忙人，講重點即可了解對方和你一樣都是大忙人，講重點即可 多一點體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短多一點體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。扼要，有親和力但不失禮。郵件結(jié)構(gòu)郵件結(jié)構(gòu)：第一段與最

13、后一段是重點第一段與最后一段是重點 電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點，也就是電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段說，重點在最前面的第一段 如果信件很長，最好在結(jié)尾的部分，再度強調(diào)第一段如果信件很長，最好在結(jié)尾的部分，再度強調(diào)第一段的重點。的重點。要求：要求：主動說出你期待對方做的事情主動說出你期待對方做的事情 當(dāng)你想要收件者采取行動時，如果電郵的內(nèi)容當(dāng)你想要收件者采取行動時，如果電郵的內(nèi)容長，在信件的一開始，就說明你的要求長，在信件的一開始，就說明你的要求 如果內(nèi)容很短，不超過一個屏幕可以讀完的范如果內(nèi)容很短，不超過一個屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)

14、容的結(jié)尾提出要求即可。圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。日期：日期：郵件的日期與時間要明確郵件的日期與時間要明確 在電郵中提到的日期與時間，一定要具體，你在電郵中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什么時候說的下個月或是下周三到底是什么時候? ?因此最因此最好改成下周三好改成下周三( (如如3 3月月7 7日日) )下個月下個月( (如如8 8月月) )，時間也要明確，是上午還是下午，時間也要明確，是上午還是下午? ?是以是以自己或?qū)Ψ降臅r區(qū)為準自己或?qū)Ψ降臅r區(qū)為準? ?以免雙方認知不同而產(chǎn)以免雙方認知不同而產(chǎn)生誤會。生誤會?；貜?fù)郵件：回復(fù)郵件： 如果你回復(fù)對方的來

15、信時，使用對方的主旨回復(fù)，如果你回復(fù)對方的來信時，使用對方的主旨回復(fù)，讓對方知道這是來自于你的回復(fù)。此外，如果想要讓對方知道這是來自于你的回復(fù)。此外，如果想要在主旨點出回復(fù)的重點，可以在郵件本文內(nèi)容里寫在主旨點出回復(fù)的重點，可以在郵件本文內(nèi)容里寫上回復(fù)主旨：上回復(fù)主旨：XXXXXXXXXXXX讓對方知道這是回復(fù)哪一讓對方知道這是回復(fù)哪一封信。封信。風(fēng)格：風(fēng)格： 檢查自己寫的電郵時，試試看讀出聲音，對話檢查自己寫的電郵時，試試看讀出聲音，對話式的寫作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然式的寫作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。順暢。 語感語感: 1.采用主動的語氣。采用主動的語氣。讓收信者知道，是誰