制作電子文檔的具體步驟培訓(xùn)講學(xué)

1、制作電了文檔的具體步驟制作成果地質(zhì)資料電子文檔的具體步驟一、整理、編輯1、對(duì)正文類的整理、編輯電子文檔正文類包括：報(bào)告封面（含題名頁）、目錄、正文、內(nèi)容摘要。用 word制作的這幾項(xiàng)應(yīng)放在同一文件（應(yīng)與老報(bào)告制作電子文檔采用掃描的方法區(qū)別 開）。整理內(nèi)容：正文部分的各章節(jié)順序和編輯格式（如字體、字號(hào)等）應(yīng)按照地質(zhì)礦產(chǎn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)定執(zhí)行；將封面（報(bào)告題名）命令為1級(jí)標(biāo)題，篇名命令為2級(jí)標(biāo)題，章名命令為3級(jí)標(biāo) 題，節(jié)名命令為4級(jí)標(biāo)題，以下逐級(jí)類推（注意：如果某一級(jí)標(biāo)題的字體、字號(hào) 或排列方式與地質(zhì)行標(biāo)不符，應(yīng)統(tǒng)一對(duì)該標(biāo)題重新定義，方法見標(biāo)準(zhǔn)使用說明的 第6頁）；正文目錄應(yīng)是用word軟件自動(dòng)生成的

2、目錄（方法見標(biāo)準(zhǔn)使用說明第8頁）；插圖、插照、插表注意在計(jì)算機(jī)屏幕的顯示方向應(yīng)向上，不是向上的應(yīng)整理為向 上;插圖、插照的文件格式以能插入 word，且在其中正常使用為原則，優(yōu)選格式是 gif、JEPG、wmf、CCITT tiff g4。在插圖、插照時(shí)必須先在插入的位置插入圖 文框，但對(duì)單獨(dú)占據(jù)一頁的圖片、照片不用插入圖文框；插表要采用表格命令直接制作，不得采用超級(jí)鏈接辦法鏈接其它軟件制作的表 格；頁碼的插入。頁碼應(yīng)位于頁面的底端（頁腳），對(duì)齊方式為“外側(cè)”（奇數(shù)頁在右 側(cè)，偶數(shù)頁在左側(cè)）；注意：a封面、目錄、正文、內(nèi)容摘要這幾部分之間頁碼不連續(xù)，故此各部分之間要用分隔符（如分節(jié)符）分隔開

3、（方法見標(biāo)準(zhǔn)使用說明第 9頁）；b、插圖、插照、插表為單頁面的與正文也應(yīng)在相應(yīng)位置編連續(xù)頁碼。頁面的設(shè)置以A4為宜，插圖、插表橫向超過 A4的，按實(shí)際尺寸定，插表中有續(xù)表 的，續(xù)表中仍必須有表名和表頭。2、對(duì)審批類的整理審批類文件不管其紙介質(zhì)與正文類合訂在一起與否，在做電子文檔時(shí)，審批類文件必須單獨(dú)組成一類電子文件；對(duì)大調(diào)查項(xiàng)目審查類文件至少應(yīng)包括：認(rèn)定書、審查意見書，編排時(shí)認(rèn)定書在前、 審查意見在后。當(dāng)存在多個(gè)審批驗(yàn)收文件時(shí)，應(yīng)按照審批級(jí)次由咼到低編排， 同級(jí)、同類的按時(shí)間順序由新到老編排；審批類電子文件不得制作成柵格文件，若無原始的電子文件，應(yīng)在word軟件下重新錄入；審批類電子文件的內(nèi)容

4、必須與正式批件一致，編排格式與正式文件盡量一致，每一 份審批類電子文件必須注明發(fā)文機(jī)關(guān)（公章）、發(fā)文時(shí)間，公章內(nèi)容用文字表 示。3、對(duì)附表、附件類的整理應(yīng)區(qū)別附表、附件，不要二者混淆為一體；附表（附件）類文件內(nèi)容類別不同的表格（附件）應(yīng)分冊(cè)制作；每?jī)?cè)附表（附件），都應(yīng)有附表（附件）的封面、目次頁、內(nèi)容，插入頁碼時(shí)各部 分之間也應(yīng)用分隔符（分節(jié)符）分隔開；附件及附表中的圖、表在計(jì)算機(jī)屏幕中顯示的方向應(yīng)向上；附表類電子文件原則上要用表格命令直接制作，使用word軟件制作附表、對(duì)引用特別復(fù)雜函數(shù)的表格，可以在 word中插入Microsoft Excel表格；附表每一表格的表名要用5號(hào)標(biāo)題命令定義；

5、表格的縱向尺寸應(yīng)以版芯的尺寸為界限，若超出版芯，可用續(xù)表來解決，續(xù)表中仍 必須有表名和表頭（續(xù)表的表頭一標(biāo)題行可用word表格菜單中“標(biāo)題行重復(fù)”命 令制作，具體方法見標(biāo)準(zhǔn)使用說明第 9頁）。4、附圖類文件的整理附圖類電子文件包括兩類，第一類是可以獨(dú)立用于繪圖或顯示的電子文件、第二類是由計(jì)算機(jī)軟件制作的矢量化圖形文件；對(duì)第一類（第二類后面另述）附圖電子文件制作上，首選計(jì)算機(jī)直接制作（包括通過格式轉(zhuǎn)換）對(duì)不能直接用計(jì)算機(jī)制作或轉(zhuǎn) 換的，可采用掃描等數(shù)字化方法形成柵格文件；采用的格式為3種格式之一：EPS格式（不分色、文字變曲線）、壓縮的 JPEG格 式（彩色或灰度圖采用）和 CCITT tiff

6、 g4格式（黑白圖件采用）。分辨率的選取 一般可取300dpi，對(duì)壓縮的JPEG格式質(zhì)量因子取75以上；檢查轉(zhuǎn)換格式后的圖件是否能正常顯示且清晰；檢查圖件的圖名、圖幅號(hào)、比例尺、圖例、圖簽、圖面內(nèi)容的正確性及規(guī)范性。以上整理、編輯過程中貫穿的原則：文字部分的內(nèi)容、頁碼，附圖的圖號(hào)、內(nèi)容等必 須與紙介質(zhì)一一對(duì)應(yīng)。二、電子文件的命名1將整理好的電子文件按照其分類命名，文件名由 8個(gè)字符組成（不包括文件名后 綴），按其標(biāo)識(shí)作用的不同分為 3個(gè)部分：類別位、冊(cè)序位、文件序號(hào)位文件名后綴 文件序號(hào)位 間隔符（下 冊(cè)序位 類別位類別位（第1位）標(biāo)識(shí)該電子文件的類別，類別代碼如表所示類別名稱類別代碼（字母大

7、小寫均可）正文類Z審批類S附圖類T附表類B附件類J其它類Q冊(cè)序位（第2-3位）冊(cè)序位用于標(biāo)識(shí)該電子文件所在分冊(cè)的順序。冊(cè)序位的值為01-99。若其值小于10，冊(cè)序位的第1位填充0”。文件序號(hào)位（第5-8位）標(biāo)識(shí)該電子文件在本分冊(cè)中的順序。同一分冊(cè)電子文件的文件序號(hào)，從“0001 ”起連續(xù)取值。2、附圖類第二類電子文件的整理與命名附圖類第二類電子文件按產(chǎn)生時(shí)采用軟件的平臺(tái)不同可分別包含下述電子文件；mapGIS6.1版及其以上版本或5.32版（若使用六色色標(biāo)庫，則必須使用6.1版及其以上版本）的*.wt、*.wl、*.wp等點(diǎn)線面文件，*.mpj工程文件和相應(yīng)的屬性文件； arc/info fo

8、r PC 的 3.51 版的 E00 文件；AutoCAD （或基于 AutoCAD 的軟件）R14 版的 DXF文件；Mapinfo4.5版的 * .map、*.ID、*.TAB 等文件；以及運(yùn)行上述電子文件繪圖時(shí)所必須的相關(guān)文件（如二次開發(fā)軟件、系統(tǒng)庫、子庫和文件等）將上述電子文件收集全上述電子文件名應(yīng)與對(duì)應(yīng)的第一類附圖電子文件名相對(duì)應(yīng)，如附圖第一冊(cè)的圖02采用mapGIS平臺(tái)制作轉(zhuǎn)換為EPS格式第一類電子文件T01_0002.eps，其對(duì)應(yīng)用mapGIS 生成*.wt文件的文件名就應(yīng)為T01_0002wt （楊斌雄注：矢量文件不要改名）一個(gè)圖件的所有第二類電子文件存放在對(duì)應(yīng)的一個(gè)子目錄中

9、，其子目錄名與其對(duì)應(yīng)的第一類電子文件相同將整理后并按要求命名的第二類電子文件存放在文件夾Backup下如果各圖件第二類電子文件是在同一軟件平臺(tái)產(chǎn)生的，運(yùn)行第二類電子文件繪圖時(shí)所必須的相關(guān)文件相同，則可以將這些相同的內(nèi)容直接放在Backup下。每份成果資料附圖類的電子文件必須制作一個(gè)說明文件，以圖為單位說明兩類電 子文件各自的軟件平臺(tái)、版本、以及標(biāo)示出運(yùn)行第二類電子文件繪圖時(shí)所必須的相 關(guān)文件（如二次開發(fā)軟件、系統(tǒng)庫、子庫和文件等），并寫明一些必要的參數(shù)（如 坐標(biāo)系、比例尺、投影方式、投影參數(shù)、字段名及字段名含義等）；對(duì)壓縮的 JPEG 和CCITT tiff g4 格式的圖件，必須注明圖件的實(shí)

10、際尺寸和形成柵格文件時(shí)所采用 的分辨率。此說明文件文件名規(guī)定存為“ Backup.txt ”，置于Backup子目錄下。三、電子文檔三級(jí)目錄的制作安裝“地質(zhì)資料光盤制作瀏覽系統(tǒng)V3.6PS”后1、盤目錄的制作在硬盤中新建一文件夾 （其文件夾名可任意取，如 GP ZL、DZZL等）；點(diǎn)擊地質(zhì)資料光盤制作瀏覽系統(tǒng)的“盤目錄制作”點(diǎn)擊對(duì)話框中的“輸入”，然后在資料號(hào)、報(bào)告題名、光盤號(hào)各框中輸入對(duì)應(yīng)報(bào)告 的電子文檔號(hào)（屏幕畫面中顯示的是“資料號(hào)”）、報(bào)告題名、光盤號(hào)后點(diǎn)擊“增 力加”，確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊“保存”，在文件名框中鍵入main_dir.ml，保存位置選擇 第步建的文件夾的位置，最后點(diǎn)“確定”。2

11、、類目錄的制作在文件夾下建一文件夾（文件夾的命名為該報(bào)告的電子文檔號(hào)）點(diǎn)擊光盤制作瀏覽系統(tǒng)的“類目錄制作”，出現(xiàn)“類名”、“文件名”對(duì)話框a若正文類為一冊(cè)，類名框中輸入“正文”，文件名框中輸入Z01_0001.mlb、若正文類為多冊(cè)，如為2冊(cè)，類名框中輸入“正文（空兩個(gè)字節(jié)）第一冊(cè)（空一個(gè)字節(jié)）第一冊(cè)的題名”，文件名框中輸入“ Z01_0001.ml ”后點(diǎn)“增加”，再在類名 框中輸入“正文（空兩個(gè)字節(jié)）第二冊(cè)（空一個(gè)字節(jié)）第二冊(cè)的題名”，文件名 框中輸入Z02_0001.ml”后點(diǎn)“增加”，審批類、附圖類、附表類、附件類、其它 類依次同上輸入，最后點(diǎn)擊“保存”。在新出現(xiàn)的“另存為”對(duì)話框的“

12、文件名”框 中鍵入sud_dir.ml，保存位置為文件夾。檢查無誤后點(diǎn)擊“確定”。3、文件目錄的制作點(diǎn)擊光盤瀏覽制作系統(tǒng)的“文件目錄制作”后點(diǎn)擊對(duì)話框中的“輸入”選項(xiàng)，在文件 目錄項(xiàng)框中，輸入相應(yīng)的標(biāo)題（對(duì)“正文類”應(yīng)為報(bào)告題名，“審批類”為審批文號(hào)、 審批形式，若無審批文號(hào)，貝U以審批機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱和審批形式為標(biāo)題，對(duì)附圖類以對(duì)應(yīng) 圖名為標(biāo)題），頁碼框中鍵入的是電子文件的文件序號(hào)，然后點(diǎn)擊“增加”，每?jī)?cè)文 件輸入完后，點(diǎn)擊“保存”，文件名框中鍵入的文件名與對(duì)應(yīng)的電子文件名相同，但 文件序號(hào)的取值為該分冊(cè)中文件序號(hào)最大的那個(gè)序號(hào)，文件后綴應(yīng)改為“ .ml”，保存 位置為文件夾，最后點(diǎn)擊“確定”。制作

13、三級(jí)目錄時(shí)應(yīng)注意：附圖類文件目錄文件，其目錄條目的標(biāo)題部分若有比例尺，比例尺符號(hào)用半角字符 “”表示，小于等于1:100的比例尺，用中文“百”、“千”、“萬”表示數(shù)字單位；若目錄文件（不管哪一級(jí)）中含有上、下角標(biāo)時(shí)，以符號(hào)“ A ”表示上角標(biāo)的開始；以 符號(hào)“”表示下角標(biāo)的開始。每個(gè)角標(biāo)用中括號(hào)“”括起。如川2e+b表示為：川a2|E+B制作中，類目錄文件、文件目錄文件的目錄條目框由于有字節(jié)所限，若目錄條目超 長(zhǎng)可點(diǎn)擊“增加”后續(xù)行，續(xù)行的文字應(yīng)與上一行文字左對(duì)齊，對(duì)類目文件，續(xù)行中的文 件目錄文件名要完整；在編制類目錄文件時(shí)要按正文類、審批類、附圖類、附表類、附件類和其它類的 順序排列。編制

14、三級(jí)目錄還可以用寫字板或記事本一類的字處理軟件直接制作，但要注意各級(jí) 條目的記錄格式（尤其注意字節(jié)要求， 勺鍵入），另要注意：每行后都要有一個(gè)回車 符。盤目錄文件記錄格式為：盤號(hào)電子文檔號(hào)矽電子檔號(hào)對(duì)應(yīng)的成果地質(zhì)資料正題名“盤號(hào)”長(zhǎng)度限定在20個(gè)字節(jié)之內(nèi)“電子文檔號(hào)”長(zhǎng)度限定在12個(gè)字節(jié)之內(nèi)“成果地質(zhì)資料正題名”無長(zhǎng)度限制“保存”時(shí)的文件名規(guī)定為main_dir.ml ”類目錄文件中的記錄條目有兩種格式：格式1:類目名該類目所對(duì)應(yīng)的文件目錄文件名格式2:類目名冊(cè)序號(hào)1冊(cè)題名1冊(cè)提名1所對(duì)應(yīng)的文件目錄文件名冊(cè)序號(hào)2冊(cè)題名2冊(cè)提名2所對(duì)應(yīng)的文件目錄文件名III當(dāng)一類文件僅有一個(gè)文件冊(cè)時(shí)，采用格式

15、1;當(dāng)一類文件含多個(gè)分冊(cè)時(shí)，采用格式 2在格式2中，用數(shù)字標(biāo)注冊(cè)序號(hào)，其后標(biāo)注冊(cè)題名，冊(cè)序號(hào)左邊空2個(gè)字節(jié)，冊(cè)序號(hào)與冊(cè)題名之間空一個(gè)字節(jié)，冊(cè)題名用于揭示該冊(cè)的主題，應(yīng)簡(jiǎn)潔、明了。目錄條目每行最大長(zhǎng)度為28個(gè)字節(jié)，目錄條目超長(zhǎng)時(shí)要換行。換行后，下一行文字 與上一行文字應(yīng)“左對(duì)齊”，續(xù)行中的文件目錄文件名要完整。每條目錄條目后面（包 括最后一個(gè)條目）要有一個(gè)回車符。文件“保存”，文件名規(guī)定為“ sub_dir.ml”文件目錄文件記錄條目格式為：標(biāo)題標(biāo)題所對(duì)應(yīng)的起始電子文件的文件序號(hào)目錄條目每行最大長(zhǎng)度為 37個(gè)字節(jié)，目錄條目超長(zhǎng)時(shí)要換行。換行后，下一行文字 與上一行文字應(yīng)“左對(duì)齊”。每條目錄條目后面（包括最后一個(gè)條目）要有一個(gè)回車 符。四、電子文檔的錄制將整好按要求命名了的各類電子文件copy到文件夾中相應(yīng)文件目錄后，第二類附圖電子文件夾Backup也copy到文件夾下；對(duì)文件名、所放位置按要求 進(jìn)行