辦公用品固定資產(chǎn)采購制度

1、辦公用品采購管理制度目錄第一章：目的 2第二章：適用范圍 2第三章：定義 2第四章：辦公用品采購業(yè)務(wù)及管理方法 2第一章：目的 為了統(tǒng)一限量，控制辦公用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支、 規(guī)范公司辦公用品的采購、 領(lǐng)用流程，降低辦公用品庫存的同時(shí)保證辦公用品的供應(yīng)， 減少辦公用品的浪費(fèi)、 私用現(xiàn)象，特制定本制度。第二章：適用范圍本制度適用于集團(tuán)各公司、各部門。第三章：定義辦公用品包括個(gè)人辦公用品、公用辦公用品、固定資產(chǎn)。個(gè)人辦公用品：個(gè)人辦公用品包括筆、本、紙、橡皮、筆筒、削筆刀、剪 刀、膠帶、文件夾、檔案袋、檔案盒、訂書機(jī)、計(jì)算器、打孔器、起釘器等。公用辦公用品：非個(gè)人所需的辦公物品及耗材，如打印紙、

2、白板筆、墨盒、 硒鼓、碳粉、電池、洗手液、紙巾、茶葉、拖把、垃圾袋、垃圾桶等。固定資產(chǎn)：這里說的固定資產(chǎn)是指使用價(jià)值在一年以上的并且是由公司統(tǒng) 一購買的辦公用品， 包括公司給各部門或個(gè)人配置的辦公桌椅、 文件柜、 沙發(fā)等 辦公家具、電腦、通訊工具、 U 盤/硬盤等存儲(chǔ)工具、機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、空調(diào)、風(fēng)扇、室內(nèi)裝飾品、照明電器、茶具、打卡機(jī)、飲水機(jī)等。第四章：辦公用品采購業(yè)務(wù)及管理方法一、辦公用品購買原則1. 賣家選擇：堅(jiān)持貨比三家原則，選擇守信譽(yù)、質(zhì)量優(yōu)、價(jià)格低的供貨 商，并建立長期合作關(guān)系。做到定點(diǎn)采購，力爭銀行結(jié)賬減少現(xiàn)金支 出，降低采購成本。2. 小型或零星的辦公用品的采購要由行政人員到

3、指定的辦公用品店選購 或要求其送貨，盡量做到定時(shí)定點(diǎn)購買。3. 大型辦公用品（這里指單位價(jià)值在 1000元以上的固定資產(chǎn)） 的采購要 兩人或兩人以上到大型商場詢價(jià)，對(duì)比之后選購價(jià)格合適、質(zhì)量合格 的辦公用品（固定資產(chǎn)） 。4. 凡集團(tuán)內(nèi)部各公司員工申請(qǐng)的辦公用品（固定資產(chǎn)）不可自行購買， 匯總后交由行政部經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一進(jìn)行購買，特殊情況急需的物品 且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下可由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)行政人員先行購買，事后 及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù)并匯報(bào)給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)登記入庫以作備案。5行政人員于月底之前將本月采購的辦公用品采購明細(xì)表以及日 常支出費(fèi)用明細(xì)表交本部門負(fù)責(zé)人。（附表）、采購流程1. 辦公用品的米購流

4、程（如下圖所示）（1）常用辦公用品的采購：每月底統(tǒng)計(jì)下月各部門所需的辦公用品數(shù)量及其種類并填寫辦 公用品采購申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由行政部人員負(fù)責(zé)到指定商家 進(jìn)行采購，期間如有急需物品需要添置可直接采購，并由采購負(fù)責(zé)人 及時(shí)在米購點(diǎn)做好記錄。（后附表）2. 固定資產(chǎn)采購流程（如圖）三、費(fèi)用結(jié)算和報(bào)銷1. 常用辦公用品的結(jié)算和報(bào)銷方式（1）常用辦公用品可與固定商家商定結(jié)算周期和方式，結(jié)算日可由行政部 向商家索要辦公用品購買記錄，并憑發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷應(yīng)付金額，如數(shù)額較大 可交由財(cái)務(wù)部直接結(jié)算。（2）小件商品的報(bào)銷程序可按照常規(guī)報(bào)銷方式，經(jīng)財(cái)務(wù)審批相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字 即可直接報(bào)銷。（3）預(yù)支借款：需要先寫借據(jù)

5、經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可購買，購買以后 按照常規(guī)報(bào)銷方式進(jìn)行報(bào)銷。2. 固定資產(chǎn)報(bào)銷經(jīng)批準(zhǔn)購買的辦公用品（固定資產(chǎn)）報(bào)銷方式按常規(guī)報(bào)銷方式報(bào) 銷，未經(jīng)任何程序購買的物品，一律不予報(bào)銷。四、辦公用品管理1. 個(gè)人 /公用辦公用品管理領(lǐng)用人需填寫“辦公用品使用登記表”注明日期、物品名稱、數(shù)量、用途、 使用人簽字（相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)取物品時(shí)可由代領(lǐng)人或行政人員代簽） （附表）。（注： 為節(jié)制浪費(fèi)盡量避免在短時(shí)間內(nèi)重復(fù)領(lǐng)取同一樣物品（特殊情況除外） ，每月各公司衛(wèi) 生用品不得超過 100 元）2. 固定資產(chǎn)管理（1）固定資產(chǎn)安全管理 固定資產(chǎn)的安全按照“誰使用，誰保管，誰丟失，誰負(fù)責(zé)”的原則實(shí)行。 責(zé)任人對(duì)所

6、負(fù)責(zé)的固定資產(chǎn)必須正確使用， 精心愛護(hù)，保證固定資產(chǎn)完整性。嚴(yán)禁用公用辦公用品辦私事。 未經(jīng)許可， 不得將固定資產(chǎn)借給外單位或非本單位 的人員使用。（2）固定資產(chǎn)盤點(diǎn)： 固定資產(chǎn)要定期進(jìn)行盤點(diǎn)， 統(tǒng)一編號(hào)并填寫 固定資產(chǎn)盤點(diǎn) 表 。（附表）（3）固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移： 固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移分為固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥、 固定資產(chǎn)的租出、 固 定資產(chǎn)的租入。固定資產(chǎn)的內(nèi)部調(diào)撥需填寫固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單 ，固定資產(chǎn)的租出需填寫 固定資產(chǎn)租出通知書 ，固定資產(chǎn)的租入需填寫固定資產(chǎn)的租入通知書 （附表）。（4）固定資產(chǎn)的維修：需填寫固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)單 （附表）。（5）固定資產(chǎn)的報(bào)廢：出現(xiàn)下列情況責(zé)任人可以按程序申請(qǐng)報(bào)廢 固定資產(chǎn)已

7、過使用壽命，確實(shí)不能再使用的； 固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障經(jīng)確認(rèn)無法再修復(fù)的； 因設(shè)備配置低或配套設(shè)施落后而造成事實(shí)上不能再使用的； 維修成本過高，達(dá)到或超過設(shè)備自身價(jià)值的； 出現(xiàn)以上情況的固定資產(chǎn)按報(bào)廢程序并遵循財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定辦理報(bào)廢。3. 庫存管理 （1）每月底對(duì)本月所有人使用的辦公用品進(jìn)行核算登記，對(duì)庫存辦公用品進(jìn)行一次盤點(diǎn)。（2）定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，并統(tǒng)一編號(hào)登記入庫（附表）集團(tuán)行政部2021年 10月16日辦公用品使用登記表日期物品名稱/數(shù)量用途使用人簽字辦公用品采購申請(qǐng)表經(jīng)辦人時(shí)間申請(qǐng)部門申請(qǐng)物品規(guī)格數(shù)量單價(jià)合計(jì)總計(jì)行政部財(cái) 務(wù) 部行政經(jīng)理簽字：申請(qǐng)部門驗(yàn)收：財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字：申請(qǐng)部門驗(yàn)收：固

8、定資產(chǎn)采購申請(qǐng)單中文名稱英文名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量需要日期備注請(qǐng)購原因用途請(qǐng)購人部門經(jīng)理行政部經(jīng)理總經(jīng)理總裁辦本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財(cái)務(wù)部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單中文名稱數(shù)量購置日期英文名稱附屬設(shè)備1.耐用年限規(guī)格2.已使用年數(shù)移前用途（移出部門）移后用途（移入部門）移出部門經(jīng)理移入部門經(jīng)理移出部門使用人移入部門使用人行政部經(jīng)理經(jīng)辦人使用部門：（移出）（移入）年 月 日財(cái)產(chǎn)編號(hào):本表一式四聯(lián)：（1）行政部（2）財(cái)務(wù)部（3）移出部門（4）移入部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)驗(yàn)收單領(lǐng)用部門儀器名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量生產(chǎn)廠家出廠日期出廠號(hào)制造國存放地點(diǎn)技術(shù)驗(yàn)收情況驗(yàn)收人部門負(fù)責(zé)人保管人備注

9、驗(yàn)收日期本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財(cái)務(wù)部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)登記卡本卡編號(hào)財(cái)產(chǎn)編號(hào):中文名稱英文名稱規(guī)格型號(hào)廠牌號(hào)碼購置日期購置金額存放地點(diǎn)耐用年限附屬設(shè)備年月日使用部門用途保管人固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單申請(qǐng)單位：年 月 日類別名稱規(guī)格型號(hào)計(jì)量單位購入 日期使用年限已用年限財(cái)產(chǎn)編號(hào)原值已提折舊（元）凈值（元）殘值（元）報(bào)廢原因簽章：年 月日技術(shù)部門 鑒定意見簽章：年 月日財(cái)產(chǎn)管理部門意見簽章：年 月日單位領(lǐng)導(dǎo) 審批意見簽章：年 月日上級(jí)主管 部門審批 意見簽章：年 月日經(jīng)辦人:申請(qǐng)報(bào)廢部門負(fù)責(zé)人：本表一式二份，財(cái)務(wù)部、行政部各執(zhí)一份。固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)表名稱編號(hào)型號(hào)使用部門故障現(xiàn)象

10、：申請(qǐng)人：填表日期聯(lián)系請(qǐng)修部門領(lǐng)導(dǎo)簽字故障分析：分析人：技術(shù)部意見經(jīng) 辦 人部 門 領(lǐng) 導(dǎo)修理內(nèi)容及更換零件名稱：修理人：修理日期：實(shí)際維修費(fèi)用：驗(yàn)收結(jié)果經(jīng)辦人部門領(lǐng)導(dǎo)本表一式兩份，財(cái)務(wù)部、行政部各執(zhí)一份。固定資產(chǎn)租入通知書租入單位租出單位名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量生產(chǎn)廠家出廠日期出廠號(hào)月租（元）制造國存放點(diǎn)租賃方式技術(shù)驗(yàn)收情況驗(yàn)收人部門負(fù)責(zé)人保管人備注驗(yàn)收日期本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財(cái)務(wù)部（3）使用部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)租出通知書租入單位租出單位名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量生產(chǎn)廠家出廠日期出廠號(hào)月租（元）制造國存放地點(diǎn)八、租賃方式使用部門意見：簽章日期年 月日資產(chǎn)管理部門意見簽章日期年 月日技術(shù)部門意見

11、：簽章日期年 月日單位領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽章日期年 月日上級(jí)主管部門意見：簽章日期年 月日本表一式三聯(lián)：（1）行政部（2）財(cái)務(wù)部（3）存放部門各留存一聯(lián)。固定資產(chǎn)清理申請(qǐng)單資產(chǎn)編碼固定資產(chǎn)名稱型號(hào)/規(guī)格入帳日期原值已提折舊帳面凈值使用人/責(zé)任人存放地點(diǎn)清理原因及方案清理費(fèi)用或變賣收 入預(yù)算檢測人員意見及備 注：財(cái)務(wù)部：部門經(jīng)理：公司負(fù)責(zé)人：申請(qǐng)人：申請(qǐng)日期：本表一式兩聯(lián)，（1）行政部（2）財(cái)務(wù)部。辦公用品管理制度1. 目的為對(duì)辦公用品的采購、發(fā)放及使用進(jìn)行有效的管理，合理配 置辦公資源、降低辦公用品費(fèi)用，特制定本制度。2. 適用范圍本制度適用于公司辦公用品的管理。3. 內(nèi)容3.1 辦公用品的分類根

12、據(jù)辦公用品的價(jià)值和使用特性分為 A B、C、D四類：A類：即價(jià)值較高，并納入固定資產(chǎn)管理類辦公用品，指計(jì)算機(jī)，復(fù)印機(jī)，打印機(jī)， 機(jī)， ，大型辦公家具，辦公桌，辦公 椅，空調(diào)，書柜，微波爐，飲水機(jī)、工作服等；B 類：非消耗性工具、文具類，指 機(jī)，各式文件架（欄） 、文 件夾、資料袋、訂書機(jī)、計(jì)算器、剪刀、鋼筆、簽字筆、直尺、 三角板、白板、號(hào)碼機(jī)、拉桿夾、檔案盒、 U 盤、證件夾、圓 頭夾、小刀、電水壺、水瓶等；C類：消耗性文具類，指各種紙、筆記本、筆芯、膠水、膠帶、回形針、 大頭針、圓珠筆、橡皮、鉛筆、涂改液、釘書釘、復(fù)寫紙、 色帶、帳芯、帳殼、印油、皮筋等；D類：即勞保用品，指手套、拖把、掃

13、把、垃圾桶、垃圾袋、廁刷、潔廁凈、 洗衣粉、 抹布、消毒液、臉盆、 水桶、肥皂、創(chuàng)可貼、 電池、家具護(hù)理蠟、玻璃凈亮水等。3.2 需求申請(qǐng)B、C D類辦公用品的需求由使用者申請(qǐng)，經(jīng)辦公室審核決定是否配 給。3.2.2A 類辦公用品由需求部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，經(jīng)辦公室審核，總經(jīng)理 審批后決定是否配給。3.3 采購經(jīng)審批后的需求物品， 經(jīng)辦公室審核有庫存的 , 辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后 發(fā)放給需求申請(qǐng)者，沒有庫存也不能內(nèi)部調(diào)配的，則需申請(qǐng)采購。所有辦公用品的采購，必須實(shí)行先申請(qǐng)，后采購的原則。 所有辦公用品的采購由總經(jīng)理指定專人采購（以下簡稱為采購員） 。3.3.4 由使用人填寫請(qǐng)購單 （ 需詳細(xì)注明需采購物

14、品名稱、數(shù)量、 型號(hào)、規(guī)格、特性、用途、使用日期，其他特性等須在備注欄中寫明 ）, 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，辦公室核定，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購員方可實(shí)行采 購。3.3.5 未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得擅自采購，否則其采購費(fèi)用不予 報(bào)銷。特殊情況，來不及辦理請(qǐng)購手續(xù)的，須 請(qǐng)示總經(jīng)理，經(jīng)批 準(zhǔn)后方可采購，事后應(yīng)及時(shí)辦理請(qǐng)購手續(xù)。否則，其采購費(fèi)用不予報(bào) 銷。3.3.6 采購辦公用品時(shí)， 必須由 2 人同去采購， 采購員為第一責(zé)任人， 陪同人為第二責(zé)任人。3.3.7 采購員在接到經(jīng)審批后的請(qǐng)購單時(shí)，應(yīng)按照請(qǐng)購單所 寫要求采購。 保證所采購的物品滿足使用要求， 并在要求的使用日期前完成采購作業(yè)3.3.8 采購員應(yīng)

15、在所需采購物品滿足使用功能的要求下盡量選擇價(jià)格 低的物品。3.3.9 采購員對(duì)于日常性采購的物品， 應(yīng)定點(diǎn)采購， 每次采購后將價(jià) 格報(bào)辦公室備案。非經(jīng)常性采購的項(xiàng)目，必須貨比三家，最終選擇物 美價(jià)廉的供應(yīng)商。3.3.10 嚴(yán)禁在采購作業(yè)中，虛報(bào)采購費(fèi)用及物品價(jià)格，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 公司將對(duì)責(zé)任人作辭退處理，且視為被辭退人同意放棄一切經(jīng)濟(jì)補(bǔ)3.3.113.3.123.3.13采購回來的物品應(yīng)及時(shí)交辦公室文員處驗(yàn)收入庫。 經(jīng)驗(yàn)收不符合要求的物品，由采購人及時(shí)換貨或退貨。 辦公室主任作為辦公用品采購的監(jiān)督者。3.4 驗(yàn)收及入庫 經(jīng)采購的物品必須先驗(yàn)收后入庫。 一般物品的驗(yàn)收人員由辦公室文員及采購申請(qǐng)人組成

16、。特殊物品的 驗(yàn)收由辦公室組織驗(yàn)收小組驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)，要查看所采購的物品數(shù)量、型號(hào)、特性等與請(qǐng)購單所寫 是否相同，是否滿足使用要求。3.4.4 驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)所采購的物品不符合質(zhì)量要求或申請(qǐng)人使用 要求的，不予入庫，由采購員及時(shí)辦理換貨或退貨事宜。3.4.5 經(jīng)驗(yàn)收合格的物品由辦公室文員及出納共同辦理入庫手續(xù)。3.5 辦公用品的領(lǐng)用辦公用品的領(lǐng)用，由使用者填寫辦公用品領(lǐng)用單，辦公室文員審核無誤后給予發(fā)放并登記所發(fā)放的辦公用品。每月8日前，辦公室文員將統(tǒng)計(jì)后的辦公用品領(lǐng)用單交財(cái)務(wù)一 份。辦公室文員每3個(gè)月應(yīng)對(duì)所負(fù)責(zé)的辦公用品庫存盤點(diǎn)一次。 發(fā)現(xiàn)帳 與實(shí)物數(shù)量不符應(yīng)及時(shí)報(bào)辦公室主任。辦公室文員對(duì)所管

17、理的辦公用品負(fù)責(zé)。3.6辦公用品的使用管理辦公用品實(shí)行誰使用誰負(fù)責(zé)，辦公室負(fù)責(zé)辦公用品的使用監(jiān)督工作。辦公室負(fù)責(zé)A類辦公用品的維修工作。3.7其他未盡事宜按照公司相關(guān)制度執(zhí)行。請(qǐng)購單物品名稱單位規(guī)格數(shù)量特性顏色用途要求到貨日期備注申請(qǐng)人部門經(jīng)理辦公室總經(jīng)理請(qǐng)購單物品名稱數(shù)量規(guī)格型號(hào)特性顏色用途要求到貨日期年月日備注申請(qǐng)人部門經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公用品采購、驗(yàn)收、入庫、領(lǐng)用流程圖辦公用品統(tǒng)計(jì)表2021.12.20日盤序號(hào)名稱單位規(guī)格本月結(jié)存?zhèn)渥?shù)量金額1橡皮擦個(gè)42富迪膠粘卷13透明膠（大）卷3兩卷已經(jīng)開始使用4透明膠（中）卷15透明膠（?。┚?6訂書機(jī)個(gè)B303527重型訂書機(jī)個(gè)18厚層訂書針盒59起釘器個(gè)210回形針盒8小盒裝11大頭針盒25小盒裝12得力液體膠支18135021高度粘度合成膠支414填充墨水瓶4青色、黑色、洋紅、黃色各一支15連供墨水瓶4青色、黑色、洋紅、黃色各一支16彩色長尾票夾盒50mm217彩色長尾票夾盒32mm218彩色長尾票夾盒19mm319A4紙盒1020中性筆支黑4621中性筆支紅1322中性筆芯支5023鐵板夾個(gè)224秒干印臺(tái)個(gè)125快干