ISO文件控制與管理課件(共44頁).ppt

1、文件控制與管理培訓(xùn)文件控制與管理培訓(xùn)20122012年年2 2月月各位同事：大家好！各位同事：大家好！歡歡 迎迎 參參 加加文件控制與管理培訓(xùn)文件控制與管理培訓(xùn)課程課程課程介紹l課程目標(biāo)了解對(duì)文件控制和管理的要求如何建立公司的文件管理制度文件控制與管理的運(yùn)作課程安排（見培訓(xùn)計(jì)劃）組織研討學(xué)習(xí)學(xué)習(xí) 行動(dòng)行動(dòng) 感受感受 分享分享文文 件件信息及其承載媒體信息及其承載媒體信信 息：有息：有意義的資料意義的資料規(guī)范：闡明規(guī)范：闡明要求的文件要求的文件程序文件程序文件程序：程序：為進(jìn)行某為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程所項(xiàng)活動(dòng)或過程所規(guī)定的途徑規(guī)定的途徑記錄：闡明所記錄：闡明所取得結(jié)果或提取得結(jié)果或提供所完成活動(dòng)供

2、所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件的證據(jù)的文件 19001中闡明文件的作用：文件能夠溝通意圖 、統(tǒng)一行動(dòng)。a) 重復(fù)性和可追溯性；b）提供客觀證據(jù)；c）評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)的適宜性；d）文件的形成本身不是目的，它應(yīng)是一項(xiàng)增值的活動(dòng)。目 的 通過對(duì)與 公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng) 有關(guān)文件的編制、評(píng)審、發(fā)放（包括外來文件）、標(biāo)識(shí)、使用、保管、更改、歸檔、作廢實(shí)施控制，確保在各相關(guān)部門使用文件為有效版本。范 圍 適用于所有與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)文件（任何媒體形式）外來文件（包括:來自行業(yè)管理部門指導(dǎo)文件、專業(yè)技術(shù)文件、國(guó)家法律法規(guī)、電腦軟件等）。文件管理員的職責(zé)1、確保文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，且是充分與適宜的；2、確保文件

3、的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；3、確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；4、確保文件保持清晰、易于識(shí)別；5、確保外來文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)；6、防止作廢文件的非預(yù)期使用，對(duì)作廢的保留文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)。定義定義歸口控制部門（人）歸口控制部門（人）1、行政人力部王琛負(fù)責(zé)質(zhì)量文件的發(fā)布、發(fā)放、存檔等總歸口控制。2、各部門經(jīng)理助理或文員負(fù)責(zé)本部門的相關(guān)文件的編制和使用保管。3、各部門負(fù)責(zé)人為本部門質(zhì)量工作第一責(zé)任人，負(fù)有指導(dǎo)、督促、配合等職責(zé)。概 念管理標(biāo)準(zhǔn)-對(duì)公司標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)域中需協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理事項(xiàng)所制定規(guī)范性文件。一個(gè)人不需要標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)= 正確的過程 + 正確的結(jié)果標(biāo) 準(zhǔn)是一種特殊的文件 包括：范圍、引

4、用標(biāo)準(zhǔn)（文件）、定義、職責(zé)、管理內(nèi)容、記錄 管理標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)性、適用性要求 組織到墻； 職責(zé)到底； 流程到邊； 控制到點(diǎn)讓不參與標(biāo)準(zhǔn)編讓不參與標(biāo)準(zhǔn)編寫的人員都能看懂寫的人員都能看懂標(biāo)準(zhǔn)，清楚如何執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，清楚如何執(zhí)行 文件控制和管理的要求 1、文件的結(jié)構(gòu)層次、文件的分類2、文件的編寫、文件的審核與批準(zhǔn)要求3、文件與記錄的標(biāo)識(shí)、文件與記錄的編號(hào)4、文件與記錄的檢索要求、記錄的保存期限規(guī)定5、文件的分發(fā)與回收管理要求6、文件的版本控制與變更管理要求7、外來文件的管理要求8、作廢文件的管理要求等 受控文件和非受控文件的定義： 受控文件：受控文件是“非受控文件”的對(duì)稱。 凡是能夠產(chǎn)生多個(gè)修改狀態(tài)或多個(gè)版本

5、的文件都是受控文件。也就是說凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般來說這些文件是長(zhǎng)期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的文件，如：公司經(jīng)營(yíng)方針目標(biāo)、程序文件、各種規(guī)章制度等。 非受控文件： 非受控文件是“受控文件”的對(duì)稱。 凡是不存在修改和換版的文件都是非受控文件。這些文件一般情況下都是一次性使用，而且使用的時(shí)間較短，并在使用過程中不用修改和換版。如：審核計(jì)劃、停電通知等。 文件控制兩個(gè)批準(zhǔn) 文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的； 必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)； 四個(gè)確保 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別； 確保在使用處可獲得有效版

6、本的適用文件； 確保文件保持清晰、易于識(shí)別； 確保外來文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)； 一個(gè)防止 防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因而保留作廢文件時(shí)，對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。 天津?yàn)I海旺輝工程咨詢有限公司天津?yàn)I海旺輝工程咨詢有限公司 體現(xiàn)文件控制程序體現(xiàn)文件控制程序 文件編號(hào)：文件編號(hào)：QP4.2-01編編制：制：版版本：本：G 審審核：核：分發(fā)號(hào)：分發(fā)號(hào)：批批準(zhǔn)：準(zhǔn)：有效版本文件編號(hào)樣例樣例文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)更改單號(hào)修訂狀態(tài)生效日期09-14D2009.7.2211-15E2011.11.18文件修改狀態(tài)紀(jì)錄狀態(tài)得到識(shí)別樣例樣例文件的編制與批準(zhǔn)公司制訂的管理性、技術(shù)性文件由相關(guān)部門編寫。

7、文件發(fā)布前由編寫部門填寫文件審批單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。對(duì)于國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)管理部門指導(dǎo)文件等,作為外來文件進(jìn)行管理。（外來文件審批，并識(shí)別其適用性）文件的發(fā)布和使用文件的發(fā)布和使用文件由人力行政部統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放時(shí)應(yīng)標(biāo)明唯一的分發(fā)號(hào)。原稿紙版文件保存在人力行政部，公司各部門以電子格式下發(fā)。文件發(fā)放到相關(guān)部門時(shí)應(yīng)填寫“文件發(fā)放、回收登記表”，由接收人簽收并登記。外來文件由各部門相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)接收后統(tǒng)一上傳人力行政部進(jìn)行文件識(shí)別，登記 “外來文件清單”，經(jīng)總經(jīng)理審批后，轉(zhuǎn)入相關(guān)部門執(zhí)行；各部門質(zhì)量人員應(yīng)將公司發(fā)放的文件和資料，及時(shí)登記入“有效文件清單”，以掌握有效版本使用，人力

8、資源部負(fù)責(zé)登記整個(gè)公司的“有效文件清單”，對(duì)文件每年至少清查一次，并注明其有效狀態(tài)。各部門質(zhì)量人員應(yīng)對(duì)質(zhì)量文件資料妥善保管和使用，嚴(yán)防丟失誤刪。必要時(shí)對(duì)文件評(píng)審與更新必要時(shí)對(duì)文件評(píng)審與更新文件在實(shí)施中如需要修改或更新，必須進(jìn)行評(píng)審，由原制訂部門負(fù)責(zé)更改，原審批部門負(fù)責(zé)審批。若由其它部門審批時(shí)，須獲得原審批部門的有關(guān)背景資料。文件更改時(shí)，由申請(qǐng)部門填寫“文件更改申請(qǐng)單”，表明更改的內(nèi)容。文件的更改經(jīng)審批后，同原文件發(fā)放范圍一致發(fā)放，同時(shí)收回原文件并做好收、發(fā)記錄，填寫“文件發(fā)放、回收登記表”。確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別。防止作廢、失效文件的非預(yù)期使用防止作廢、失效文件的非預(yù)期使用作廢文

9、件由人力行政部及時(shí)回收并做好記錄，確保防止誤用。文件進(jìn)行作廢處理時(shí)，填寫“文件銷毀記錄單”，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀，并做好登記。如因法規(guī)或積累知識(shí)需保留的作廢文件，由部門負(fù)責(zé)人上報(bào)人力行政部，標(biāo)明“作廢留存” ，并分開保存。文件的借閱文件的借閱本公司相關(guān)人員可向人力行政部借閱管理性或技術(shù)性文件和資料。涉及公司機(jī)密文件不得外借，顧客借閱文件，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱文件須填寫“文件借閱、復(fù)制登記表”。23編制編制審批審批首版首版文件文件發(fā)放發(fā)放簽收簽收使用使用更改更改評(píng)審評(píng)審審批審批N版版發(fā)布發(fā)布作廢作廢回收回收分發(fā)號(hào)分發(fā)號(hào)N版版文件文件作廢作廢無效無效文件文件有效文件清單有效文件清單文件審批表文件

10、審批表24收集收集識(shí)別識(shí)別確認(rèn)確認(rèn)發(fā)放發(fā)放簽收簽收使用使用獲取新獲取新版本版本確認(rèn)確認(rèn)舊版舊版回收回收適用的適用的外來文外來文件件外來文件清單外來文件清單外來文外來文件新版件新版本本作廢作廢（無效）（無效）版本版本文件的分類文件的分類管理性文件管理性文件：管理制度、管理規(guī)定、工作流程、各種記錄。技術(shù)性文件技術(shù)性文件：各部門工作流程、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)定、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。外來文件外來文件：指國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等從外部獲取的文件、資料。文件的編號(hào)文件的編號(hào)管理性文件：GL/-技術(shù)性文件 ：JS/- -文件編制部門(“GS”-表示公司 “XS”表示銷售部，“FW”表示服務(wù)部 “PJ”表示配件部)

11、 -表示該部門文件的順序號(hào)。例：整車銷售管理規(guī)定整車銷售管理規(guī)定GL/XS-01外來文件沿用原編號(hào)（如：）。其它文件由各職能部門自行編號(hào)，報(bào)人力行政部備案。 新文件發(fā)行： A）經(jīng)相關(guān)人員審核 B）交文控受控發(fā)行 C）電子文檔發(fā)送給文控 D）登錄部門文件清單 受控文件的修改： A）文件更改申請(qǐng)單； B）各相關(guān)人員審核； C）文件分發(fā)回收記錄； D）作廢文件的處理。業(yè)務(wù)部門：.管理管理規(guī)定規(guī)定企業(yè)傳播指導(dǎo)方針企業(yè)傳播指導(dǎo)方針新客戶的客戶聯(lián)系流程新客戶的客戶聯(lián)系流程顧客抱怨（投訴）處理工作流程顧客抱怨（投訴）處理工作流程舉舉例例人力資源人力資源：各級(jí)人員各級(jí)人員崗位職能描述崗位職能描述、績(jī)效體系、績(jī)

12、效體系員工內(nèi)員工內(nèi)、外部培訓(xùn)管理規(guī)定外部培訓(xùn)管理規(guī)定(培訓(xùn)、計(jì)劃記錄培訓(xùn)、計(jì)劃記錄)新進(jìn)員工培訓(xùn)管理規(guī)定新進(jìn)員工培訓(xùn)管理規(guī)定HR目標(biāo)體系文件目標(biāo)體系文件課 間 休 息 記 錄：是一種特殊文件。 表現(xiàn)在：當(dāng)記錄尚未填寫時(shí)，一張空白表格，仍屬于文件；一旦填寫完成了就起到了提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的作用，這是就轉(zhuǎn)變?yōu)橛涗洝?記錄可以是表格、圖表、報(bào)表等不同表現(xiàn)形式，也可以是照片、電子媒體等不同媒介形式。有效文件清單有效文件清單部門：部門： 序號(hào)序號(hào)文件編號(hào)文件編號(hào)文件名稱文件名稱備備 注注序號(hào)序號(hào)文件編號(hào)文件編號(hào)文件名稱文件名稱備備 注注1 1* * * * * * * * * * * * * * *

13、*制度制度2 2* * * * * * * * * * * * * * * *規(guī)定規(guī)定有效文件清單有效文件清單部門：部門：業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)部部 文文件件記記錄錄35記錄控制記錄控制標(biāo)識(shí)標(biāo)識(shí)貯存貯存檢索檢索保存保存期限期限處置處置每種記錄表格有唯一的名稱和編號(hào)每種記錄表格有唯一的名稱和編號(hào)環(huán)境條件：防蛀蟲、防潮、防損壞、防丟失環(huán)境條件：防蛀蟲、防潮、防損壞、防丟失易查找，包括對(duì)編目、歸檔和查閱的要求易查找，包括對(duì)編目、歸檔和查閱的要求根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)，法規(guī)要求及項(xiàng)目要求決定保存期根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)，法規(guī)要求及項(xiàng)目要求決定保存期過期記錄的過期記錄的 銷毀需登記、批準(zhǔn)銷毀需登記、批準(zhǔn) 記錄是闡明所取得的記錄是闡明所取

14、得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的的 證據(jù)的文件證據(jù)的文件 質(zhì)量記錄質(zhì)量記錄 編號(hào)根據(jù)年/月/日數(shù)量的多少 填寫要求清晰、涂改要簽章、禁紅鉛筆等 保存期限按質(zhì)量記錄清單 按量月/年裝訂成冊(cè)，標(biāo)識(shí)清楚，妥善保存 保存到期的記錄銷毀文件處置申請(qǐng)單 質(zhì)量記錄的借閱文件借閱申請(qǐng)單1、文件發(fā)放、回收登記表2、文件更改申請(qǐng)單3、文件（記錄）銷毀記錄單4、文件借閱、復(fù)制登記表5、有效文件清單6、外來文件清單7、文件審批表8、質(zhì)量記錄清單9、涉及記錄涉及記錄文件名稱文件名稱 *制度文件編號(hào)文件編號(hào)*編制部門編制部門 *業(yè)務(wù)部門版版 本本A審審 核核 人人意意 見見 審審 核核 人人 ： 年年 月月

15、 日日批批 準(zhǔn)準(zhǔn) 人人意意 見見 批批 準(zhǔn)準(zhǔn) 人：人： 年年 月月 日日審批文件審批文件發(fā)放范圍發(fā)放范圍文件發(fā)布文件發(fā)布實(shí)施時(shí)間實(shí)施時(shí)間備備 注注文件審批表文件審批表序號(hào)序號(hào)文件編號(hào)文件編號(hào)文件名稱文件名稱備備 注注1 1*制度制度2 2*有效文件清單有效文件清單部門：部門：*業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門 序序號(hào)號(hào)文件文件名稱名稱章章 節(jié)節(jié)編編 碼碼條款條款號(hào)號(hào)修改內(nèi)容摘要修改內(nèi)容摘要修改人修改人修修 改改日日 期期批準(zhǔn)人批準(zhǔn)人文件更改申請(qǐng)單文件更改申請(qǐng)單序號(hào)序號(hào)文件名稱文件名稱文件編號(hào)文件編號(hào)版本號(hào)版本號(hào)使用部門使用部門外來文件清單外來文件清單序號(hào)序號(hào)記錄名稱記錄名稱記錄編號(hào)記錄編號(hào)保存期限保存期限保存

16、部門保存部門1文件審批表XS/ZJ-01-103年文件借閱、復(fù)制登記表文件借閱、復(fù)制登記表 文件發(fā)放、回收登記表文件發(fā)放、回收登記表 時(shí)間時(shí)間文件名稱文件名稱編編 號(hào)號(hào)版版 本本借借/復(fù)份數(shù)復(fù)份數(shù)簽簽 名名歸還時(shí)間歸還時(shí)間備備 注注序號(hào)序號(hào)文件文件名稱名稱文件文件編號(hào)編號(hào)版次版次分發(fā)分發(fā)號(hào)號(hào)發(fā)放記錄發(fā)放記錄回收記錄回收記錄備備 注注簽收簽收日期日期數(shù)量數(shù)量簽收簽收日期日期數(shù)量數(shù)量文件（記錄）銷毀記錄單文件（記錄）銷毀記錄單文件名稱文件名稱文件編號(hào)文件編號(hào)版版 次次保管部門保管部門保保 管管 者者保存期限保存期限銷毀理由銷毀理由銷毀內(nèi)容銷毀內(nèi)容銷毀日期銷毀日期 銷銷 毀毀 者者 申申 請(qǐng)請(qǐng) 人人

17、部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人總總 經(jīng)經(jīng) 理理 質(zhì)量記錄質(zhì)量記錄清單清單無人審批文件不接收，副本文件不能再?gòu)?fù)印。各部門文件管理人員調(diào)職、離職或請(qǐng)假時(shí)須提前把文件交接清楚，并做好交接手續(xù)（根據(jù)該部門最新的“文件清單”）。公司所有新發(fā)放/更改的文件統(tǒng)一由文控負(fù)責(zé)編號(hào)，部門不得私自編號(hào)。所有須受控的文件必須經(jīng)過文控下發(fā)，部門不得私自發(fā)放。部門新制定的受控文件，須將電子檔提交文控處，由文控統(tǒng)一格式、編號(hào)，受控分發(fā)。部門文件管理員除其原有職責(zé)外，還須負(fù)責(zé)部門文件的接收、歸檔、建立目錄、日常維護(hù)等工作。 介紹介紹公文種類及適用范圍公文種類及適用范圍 公文按文種分為：決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、令、函等。 公司公文按文件性質(zhì)分為管理制度類、通知通報(bào)類及請(qǐng)示報(bào)告類三大類，