ISO程序書(shū)編寫(xiě)培訓(xùn)(共16).ppt

1、*(上海)*有限公司*(上海)*有限公司 系統(tǒng)性系統(tǒng)性 應(yīng)對(duì)質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行策劃，要求覆蓋應(yīng)對(duì)質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行策劃，要求覆蓋ISO9001全部相全部相關(guān)要素的要求和規(guī)定，具體等明天手冊(cè)定下來(lái)，才能確定有關(guān)要素的要求和規(guī)定，具體等明天手冊(cè)定下來(lái)，才能確定有哪些需編程序哪些需編程序 符合性符合性 應(yīng)符合應(yīng)符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)條款的要求；標(biāo)準(zhǔn)條款的要求； 應(yīng)符合本公司流程的實(shí)際情況。應(yīng)以滿(mǎn)足實(shí)際需要為度，而應(yīng)符合本公司流程的實(shí)際情況。應(yīng)以滿(mǎn)足實(shí)際需要為度，而不是越多越嚴(yán)就越好，要適度。不是越多越嚴(yán)就越好，要適度。 通過(guò)清楚、準(zhǔn)確、全面、簡(jiǎn)單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)唯一的通過(guò)清楚、準(zhǔn)確、全面、簡(jiǎn)

2、單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)唯一的理解，所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實(shí)際工作中能完全做到；理解，所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實(shí)際工作中能完全做到； 協(xié)調(diào)性協(xié)調(diào)性 文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方，從整文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方，從整體上結(jié)構(gòu)針對(duì)編寫(xiě)具體某一文件來(lái)說(shuō)，應(yīng)緊扣該文件的目的體上結(jié)構(gòu)針對(duì)編寫(xiě)具體某一文件來(lái)說(shuō)，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動(dòng)。和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動(dòng)。 應(yīng)認(rèn)真處理好各種過(guò)程的接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。應(yīng)認(rèn)真處理好各種過(guò)程的接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。*(上海)*有限公司l職責(zé)分明，語(yǔ)氣肯定（避免用職責(zé)分

3、明，語(yǔ)氣肯定（避免用“大致大致上上”、“基本上基本上”、“可能可能”、“也許也許”之類(lèi)詞語(yǔ)）；之類(lèi)詞語(yǔ)）；l結(jié)構(gòu)清晰、文字簡(jiǎn)明、文風(fēng)一致。；結(jié)構(gòu)清晰、文字簡(jiǎn)明、文風(fēng)一致。；l遵循遵循“最簡(jiǎn)單、最易懂最簡(jiǎn)單、最易懂”原則編寫(xiě)各類(lèi)原則編寫(xiě)各類(lèi)文件；文件；*(上海)*有限公司-目的：目的：說(shuō)明為什么開(kāi)展該項(xiàng)活動(dòng)。說(shuō)明為什么開(kāi)展該項(xiàng)活動(dòng)。-范圍：范圍：說(shuō)明活動(dòng)涉及的（產(chǎn)品、項(xiàng)目、過(guò)程、活動(dòng)）范圍。說(shuō)明活動(dòng)涉及的（產(chǎn)品、項(xiàng)目、過(guò)程、活動(dòng)）范圍。 -職責(zé)：職責(zé)：說(shuō)明活動(dòng)的管理和執(zhí)行、驗(yàn)證人員的職責(zé)。說(shuō)明活動(dòng)的管理和執(zhí)行、驗(yàn)證人員的職責(zé)。 -定義：定義：說(shuō)明文件中使用的專(zhuān)有之名詞、縮寫(xiě)。說(shuō)明文件中使用的專(zhuān)有

4、之名詞、縮寫(xiě)。 -作業(yè)內(nèi)容：作業(yè)內(nèi)容：流程步驟的詳細(xì)文字說(shuō)明。流程步驟的詳細(xì)文字說(shuō)明。 -流程圖：流程圖：使用統(tǒng)一的符號(hào)，以圖解方式說(shuō)明流程。使用統(tǒng)一的符號(hào)，以圖解方式說(shuō)明流程。 -相關(guān)文件：相關(guān)文件：列出支持本程序的第二、第三層文件。列出支持本程序的第二、第三層文件。 -相關(guān)表單：相關(guān)表單：列出支持本程序的第四層文件（表單）。列出支持本程序的第四層文件（表單）。*(上海)*有限公司l先繪制流程圖。首先確保流程正確。先繪制流程圖。首先確保流程正確。l確定過(guò)程的涉及部門(mén)及職責(zé)。確定過(guò)程的涉及部門(mén)及職責(zé)。l結(jié)合結(jié)合ISO要求和實(shí)際工作，確定流程圖應(yīng)要求和實(shí)際工作，確定流程圖應(yīng)涉及的內(nèi)容。涉及的內(nèi)容

5、。 例如：合約評(píng)審時(shí)就涉及到對(duì)産品有關(guān)過(guò)程的確例如：合約評(píng)審時(shí)就涉及到對(duì)産品有關(guān)過(guò)程的確定，合同或訂單處理程序，評(píng)審程序（內(nèi)容，權(quán)定，合同或訂單處理程序，評(píng)審程序（內(nèi)容，權(quán)限，結(jié)果處理），合同或訂單的變更等內(nèi)容。限，結(jié)果處理），合同或訂單的變更等內(nèi)容。l根據(jù)流程圖及程序內(nèi)容編寫(xiě)文件。根據(jù)流程圖及程序內(nèi)容編寫(xiě)文件。*(上海)*有限公司l使用部門(mén)稱(chēng)謂應(yīng)統(tǒng)一使用部門(mén)稱(chēng)謂應(yīng)統(tǒng)一 如文管中心、業(yè)務(wù)部、生管課、品保課不要出現(xiàn)如文管中心、業(yè)務(wù)部、生管課、品保課不要出現(xiàn)許多程序書(shū)或流程圖上有文件中心、營(yíng)業(yè)部、銷(xiāo)許多程序書(shū)或流程圖上有文件中心、營(yíng)業(yè)部、銷(xiāo)售部、品檢課等。售部、品檢課等。l在程序書(shū)或流程圖中所引用

6、的文件名稱(chēng)在程序書(shū)或流程圖中所引用的文件名稱(chēng)或記錄、表單的名稱(chēng)亦應(yīng)正確統(tǒng)一?；蛴涗?、表單的名稱(chēng)亦應(yīng)正確統(tǒng)一。 如有的程序書(shū)上引用的是如有的程序書(shū)上引用的是EB操作指導(dǎo)書(shū)，有的操作指導(dǎo)書(shū)，有的程序書(shū)上引用的是程序書(shū)上引用的是EB操作標(biāo)準(zhǔn)書(shū)等。操作標(biāo)準(zhǔn)書(shū)等。*(上海)*有限公司所引用表單結(jié)案、歸檔審查、檢查動(dòng)作處理NoYes*(上海)*有限公司*(上海)*有限公司書(shū)面或口頭訂單業(yè)務(wù)接單(與客戶(hù)聯(lián)系保證相關(guān)要求得到確定)業(yè)務(wù)部評(píng)審生管接單審核系統(tǒng)訂單列印/核準(zhǔn)/分發(fā)通知客戶(hù)已受訂生管排單生產(chǎn)客戶(hù)業(yè)務(wù)部廠務(wù)部YESYESNONO此流程圖的錯(cuò)此流程圖的錯(cuò)誤在哪里誤在哪里?此流程圖的錯(cuò)此流程圖的錯(cuò)誤在哪里

7、誤在哪里?*(上海)*有限公司目的：目的：及時(shí)并正確處理訂單。及時(shí)并正確處理訂單。范圍：范圍：始自客戶(hù)對(duì)始自客戶(hù)對(duì)PioneerPioneer下單；終于客戶(hù)訂單移轉(zhuǎn)生產(chǎn)管理。下單；終于客戶(hù)訂單移轉(zhuǎn)生產(chǎn)管理。職責(zé)：職責(zé)：無(wú)無(wú)定義：定義：無(wú)無(wú)此段內(nèi)容的錯(cuò)此段內(nèi)容的錯(cuò)誤在哪里誤在哪里?*(上海)*有限公司作業(yè)內(nèi)容：作業(yè)內(nèi)容：l客戶(hù)對(duì)客戶(hù)對(duì)PioneerPioneer下單后下單后( (口頭或書(shū)面口頭或書(shū)面) )，如果為新產(chǎn)品，則為特殊訂，如果為新產(chǎn)品，則為特殊訂單。特殊訂單負(fù)責(zé)之業(yè)務(wù)專(zhuān)員應(yīng)填寫(xiě)單。特殊訂單負(fù)責(zé)之業(yè)務(wù)專(zhuān)員應(yīng)填寫(xiě)“接單檢查表接單檢查表 ( (產(chǎn)品規(guī)產(chǎn)品規(guī)格格)”()”(表單表單:300-9

8、9-01):300-99-01)，送請(qǐng)各相關(guān)單位會(huì)簽，確認(rèn)生產(chǎn)技術(shù)可，送請(qǐng)各相關(guān)單位會(huì)簽，確認(rèn)生產(chǎn)技術(shù)可行，如果生產(chǎn)技術(shù)有問(wèn)題，則由業(yè)務(wù)專(zhuān)員召開(kāi)會(huì)議，行銷(xiāo)、制造及行，如果生產(chǎn)技術(shù)有問(wèn)題，則由業(yè)務(wù)專(zhuān)員召開(kāi)會(huì)議，行銷(xiāo)、制造及品管等人員依需要參加。品管等人員依需要參加。l特殊訂單技術(shù)已經(jīng)確認(rèn)后或一般訂單（舊料號(hào)），負(fù)責(zé)之特殊訂單技術(shù)已經(jīng)確認(rèn)后或一般訂單（舊料號(hào)），負(fù)責(zé)之業(yè)務(wù)助理應(yīng)確認(rèn)（業(yè)務(wù)助理應(yīng)確認(rèn)（1 1）產(chǎn)品規(guī)格）產(chǎn)品規(guī)格( (并憑此轉(zhuǎn)換成并憑此轉(zhuǎn)換成PioneerPioneer內(nèi)部之料號(hào)內(nèi)部之料號(hào)) )及（及（2 2）單價(jià)、（）單價(jià)、（3 3）交期、（）交期、（4 4）數(shù)量、（）數(shù)量、（5 5

9、）送貨地址、（）送貨地址、（6 6）付款）付款條件、（條件、（7 7）交易條件、（）交易條件、（8 8）貨運(yùn)方式等八項(xiàng)。）貨運(yùn)方式等八項(xiàng)。l如果該訂單為新產(chǎn)品或新客戶(hù)，業(yè)務(wù)助理應(yīng)由各相關(guān)單位處搜集資如果該訂單為新產(chǎn)品或新客戶(hù)，業(yè)務(wù)助理應(yīng)由各相關(guān)單位處搜集資料，料， 將系統(tǒng)上之基本資料將系統(tǒng)上之基本資料( (客戶(hù)基本資料客戶(hù)基本資料“依客戶(hù)調(diào)查問(wèn)卷依客戶(hù)調(diào)查問(wèn)卷” ” （表單：（表單：300-99-02300-99-02）錄入、料品基本資料）錄入、料品基本資料) )建立完成。建立完成。1.1.業(yè)務(wù)助理負(fù)責(zé)將訂單資料輸入系統(tǒng)業(yè)務(wù)助理負(fù)責(zé)將訂單資料輸入系統(tǒng) ( (未核準(zhǔn)訂單未核準(zhǔn)訂單) )，查核單價(jià)

10、、信用，查核單價(jià)、信用額度，產(chǎn)銷(xiāo)協(xié)調(diào)額度，產(chǎn)銷(xiāo)協(xié)調(diào)( (交期交期) )，并打印出，并打印出“銷(xiāo)售訂單銷(xiāo)售訂單”( (表單表單:300-99-03):300-99-03)一式四聯(lián)一式四聯(lián)( (未核準(zhǔn)未核準(zhǔn)) )。此段內(nèi)容的錯(cuò)此段內(nèi)容的錯(cuò)誤在哪里誤在哪里?*(上海)*有限公司l如果客戶(hù)有書(shū)面之訂購(gòu)資料且與如果客戶(hù)有書(shū)面之訂購(gòu)資料且與“銷(xiāo)售訂單銷(xiāo)售訂單”( (未核未核準(zhǔn)準(zhǔn)) )之資料完全一致：業(yè)務(wù)助理將之資料完全一致：業(yè)務(wù)助理將“銷(xiāo)售訂單銷(xiāo)售訂單”( (未未核準(zhǔn)核準(zhǔn)) )并客戶(hù)之書(shū)面訂購(gòu)資料依核決權(quán)限送業(yè)務(wù)主管并客戶(hù)之書(shū)面訂購(gòu)資料依核決權(quán)限送業(yè)務(wù)主管簽核完畢，即完成訂單書(shū)面核準(zhǔn)作業(yè)。簽核完畢，即完成

11、訂單書(shū)面核準(zhǔn)作業(yè)。l如果客戶(hù)沒(méi)有書(shū)面之訂購(gòu)資料或有書(shū)面之訂購(gòu)資料如果客戶(hù)沒(méi)有書(shū)面之訂購(gòu)資料或有書(shū)面之訂購(gòu)資料但是與但是與“銷(xiāo)售訂單銷(xiāo)售訂單”( (未核準(zhǔn)未核準(zhǔn)) )之資料不完全一致：之資料不完全一致：業(yè)務(wù)助理將業(yè)務(wù)助理將“銷(xiāo)售訂單銷(xiāo)售訂單”( (未核準(zhǔn)未核準(zhǔn)) )送簽核完畢，再送簽核完畢，再傳真給客戶(hù)簽認(rèn)后并傳回傳真給客戶(hù)簽認(rèn)后并傳回PioneerPioneer，才算完成訂單書(shū)，才算完成訂單書(shū)面核準(zhǔn)作業(yè)。面核準(zhǔn)作業(yè)。l訂單核決權(quán)限如訂單核決權(quán)限如“核決權(quán)限一覽表核決權(quán)限一覽表”（600-99-09600-99-09），），每年年底修訂一次。每年年底修訂一次。*(上海)*有限公司l客戶(hù)訂單之外部

12、原始憑證：客戶(hù)之書(shū)面訂購(gòu)資料或客戶(hù)簽認(rèn)之客戶(hù)訂單之外部原始憑證：客戶(hù)之書(shū)面訂購(gòu)資料或客戶(hù)簽認(rèn)之“銷(xiāo)售訂單銷(xiāo)售訂單”，業(yè)務(wù)助理依客戶(hù)別妥善保存。，業(yè)務(wù)助理依客戶(hù)別妥善保存。l完成訂單書(shū)面核準(zhǔn)作業(yè)后，業(yè)務(wù)助理請(qǐng)業(yè)務(wù)主管進(jìn)行系統(tǒng)之訂完成訂單書(shū)面核準(zhǔn)作業(yè)后，業(yè)務(wù)助理請(qǐng)業(yè)務(wù)主管進(jìn)行系統(tǒng)之訂單核準(zhǔn)作業(yè)，并將已簽核之單核準(zhǔn)作業(yè)，并將已簽核之“銷(xiāo)售訂單銷(xiāo)售訂單”一式四聯(lián)給生管簽收一式四聯(lián)給生管簽收后分發(fā)各單位后分發(fā)各單位( (第一聯(lián)業(yè)務(wù)助理留存；第二聯(lián)給生管；第三聯(lián)第一聯(lián)業(yè)務(wù)助理留存；第二聯(lián)給生管；第三聯(lián)給包裝；第四聯(lián)給品管給包裝；第四聯(lián)給品管) )。l如果是如果是5.35.3項(xiàng)之狀況，業(yè)務(wù)助理應(yīng)傳真已簽核之項(xiàng)之狀況，業(yè)務(wù)助理應(yīng)傳真已簽核之“銷(xiāo)售訂銷(xiāo)售訂單單”( (第一聯(lián)第一聯(lián)) )通知客戶(hù)通知客戶(hù)PioneerPioneer已經(jīng)接受該訂單。已經(jīng)接受該訂單。l時(shí)間控制：自客戶(hù)對(duì)時(shí)間控制：自客戶(hù)對(duì)PioneerPioneer下單至下單至PioneerPioneer回復(fù)客戶(hù)訂單消息回復(fù)客戶(hù)訂單消息(5.5(5.5項(xiàng)或項(xiàng)或5.95.9項(xiàng)項(xiàng)) )一般訂單最多一般訂單最多3 3個(gè)工作天，急單一個(gè)工作天。個(gè)工作天，