實(shí)驗(yàn)3總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理

1、實(shí)驗(yàn)3總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理目目 錄錄 概述概述 實(shí)驗(yàn)要求實(shí)驗(yàn)要求 關(guān)鍵概念及實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)關(guān)鍵概念及實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)教學(xué)目的與要求教學(xué)目的與要求 掌握總賬管理系統(tǒng)中日常業(yè)務(wù)處理的相關(guān)內(nèi)容 熟悉總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的各種操作 掌握憑證管理的具體內(nèi)容和操作方法 掌握出納管理的具體內(nèi)容和操作方法 掌握賬簿管理的具體內(nèi)容和操作方法憑證管理模塊的功能憑證管理模塊的功能 主要是完成對憑證的日常處理工作，它又可劃分為如下模塊： 憑證輸入 憑證審核 憑證查詢打印 憑證匯總 記賬等目目 錄錄 概述概述 實(shí)驗(yàn)要求實(shí)驗(yàn)要求 關(guān)鍵概念及實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)關(guān)鍵概念及實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)實(shí)驗(yàn)中要思考的幾個問題及注意事項(xiàng)實(shí)驗(yàn)中要思考的幾個問題及注意事

2、項(xiàng) 思考的問題 憑證的錄入與控制機(jī)制是什么？如何發(fā)揮作用？ 輔助核算功能是如何實(shí)現(xiàn)的？如何在系統(tǒng)中輸入輔助核算數(shù)據(jù)？ 憑證是如何修改的？有幾種修改方式？ 憑證為什么需要審核？審核的目的是什么？ 注意事項(xiàng) 先閱讀實(shí)驗(yàn)前的理論知識，帶著問題進(jìn)行實(shí)驗(yàn)操作 注意備份 制作憑證時，注意現(xiàn)金流量、轉(zhuǎn)賬支票的登記目目 錄錄 概述概述 實(shí)驗(yàn)要求實(shí)驗(yàn)要求 關(guān)鍵概念及實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)關(guān)鍵概念及實(shí)驗(yàn)要點(diǎn) 關(guān)鍵概念關(guān)鍵概念 實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)憑證錄入與控制機(jī)制憑證錄入與控制機(jī)制-1 憑證類型和憑證號 憑證號是記賬憑證的標(biāo)識，按會計制度要求，不同類型憑證每月分別從1開始連續(xù)編號，不能有重號、漏號。 因此，當(dāng)用戶輸入憑證類型后，其

3、控制機(jī)制為：系統(tǒng)檢查出該類最后一張憑證號，自動加一后生成當(dāng)前憑證號。 憑證日期 憑證日期用于標(biāo)識經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間，憑證日期必須為公立日期，憑證日期應(yīng)該隨憑證號遞增而遞增等。 因此，其控制機(jī)制為：憑證日期為公歷日期，輸入日期不能為結(jié)賬月份的日期 附單據(jù)數(shù) 本憑證的附件張數(shù)。 摘要 輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，摘要要求簡潔明了。憑證錄入與控制機(jī)制憑證錄入與控制機(jī)制-2會計科目 會計科目是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分類的主要依據(jù)，憑證錄入模塊提供對科目編碼設(shè)置一系列的控制機(jī)制： 存在性檢查存在性檢查：即檢查憑證中科目編碼是否存在。財會人員在輸入記賬憑證時，輸入一科目編碼，如果財會人員在進(jìn)行初始設(shè)置科目設(shè)置時設(shè)置了該科目

4、編碼，即“科目文件”有該科目編碼存在，那么檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯誤”或“假”。 是否是明細(xì)記賬科目的檢查是否是明細(xì)記賬科目的檢查：檢查憑證中科目編碼是否為最底級科目編碼或記賬明細(xì)科目。在計算機(jī)條件下，科目是分級的。輸入記賬憑證時，只能輸入記賬明細(xì)科目或最底級科目，不能輸入控制性科目或父科目。如果輸入記賬明細(xì)科目，檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯誤”或“假”。 與憑證類型是否相符的檢查與憑證類型是否相符的檢查： 即檢查輸入的借方科目或貸方科目與憑證類型是否相符的檢查。特定的憑證類型有時要求憑證中必須出現(xiàn)某些科目。如付款憑證中貸方科目必須出現(xiàn)“現(xiàn)金”或“銀

5、行存款”科目；收款憑證中，借方科目必須出現(xiàn)“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。若滿足上述條件，檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯誤”或“假”。憑證錄入與控制機(jī)制憑證錄入與控制機(jī)制-3 憑證金額 任何一張憑證都滿足“有借必有貸，借貸必相等”的原則。 自動進(jìn)行借貸平衡檢查借貸平衡檢查。如果平衡，檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯誤”或“假”。 只有當(dāng)所有檢查結(jié)果都為“正確”或“真”，該張憑證被計算機(jī)接收，否則計算機(jī)拒絕接收。輔助核算信息的輸入輔助核算信息的輸入 憑證錄入過程中，如果存在輔助核算，則系統(tǒng)自動鏈接相應(yīng)模塊，并提示錄入人員進(jìn)行選擇。 輔助核算為部門，則系統(tǒng)自動鏈接部門

6、檔案，要求錄入人員選擇部門代碼。 管理費(fèi)用辦公費(fèi)財務(wù)部 營銷中心 人力資源部憑證修改憑證修改 無痕跡修改 憑證未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^ 憑證已審核但未記賬 有痕跡修改 目的：留下審計線索 方法：只能采用紅字沖銷法。紅字沖銷法。在憑證增加模塊錄入一張紅字憑證，然后再次錄入正確的憑證。憑證審核憑證審核 憑證審核的目的 發(fā)現(xiàn)憑證輸入過程中未能發(fā)現(xiàn)的錯誤 為記賬提供標(biāo)志：只有經(jīng)過審核的憑證才能記賬 為什么需要憑證審核？ ERP系統(tǒng)能夠發(fā)現(xiàn)如下問題 借貸不等 科目不存在 ERP系統(tǒng)不能發(fā)現(xiàn)如下問題 借貸反向 借貸金額同向增減 串戶 憑證審核的控制功能 審核人和制單人不能是同一人 憑證一經(jīng)審核，就不能修改、刪除

7、，只有取消審核后才可以。 取消審核只能由審核人自己完成目目 錄錄 概述概述 實(shí)驗(yàn)要求實(shí)驗(yàn)要求 關(guān)鍵概念及實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)關(guān)鍵概念及實(shí)驗(yàn)要點(diǎn) 關(guān)鍵概念關(guān)鍵概念 實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)實(shí)驗(yàn)要點(diǎn)日常業(yè)務(wù)處理日常業(yè)務(wù)處理 在總賬管理系統(tǒng)中，當(dāng)初始化設(shè)置完成后，就可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。本章以一般的會計業(yè)務(wù)流程為線索，結(jié)合具體業(yè)務(wù)介紹日常會計業(yè)務(wù)處理的各項(xiàng)基本操作。 日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)是通過輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細(xì)賬和總分類賬，進(jìn)行月末對賬和結(jié)賬，最終生成和輸出各種常用報表等。填制憑證填制憑證 憑證類型 憑證摘要 Enter鍵填寫，ESC鍵退出 會計科目代碼通過軟件輸入

8、，不要手工輸入 科目編碼必須是末級的科目編碼 輸入輔助核算信息 銀行科目、外幣科目、數(shù)量科目、客戶往來、供應(yīng)商往來、部門核算、個人往來、項(xiàng)目核算 當(dāng)輸入具有輔助核算的科目時，須輸入相應(yīng)的輔助信息。 選擇支票控制，即該結(jié)算方式被設(shè)為支票管理時，銀行賬輔助信息不能為空，且該方式的票號應(yīng)在支票登記簿中有記錄。 輸入的結(jié)算方式、票號和發(fā)生日期將在進(jìn)行銀行對賬時使用。修改憑證修改憑證 若已采用制單序時控制，則在修改制單日期時，不能在上一張憑證的制單日期之前。 若已選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證權(quán)限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。 如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報銷處理，修

9、改操作將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。 外部系統(tǒng)傳遞來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。作廢及刪除憑證作廢及刪除憑證 日常操作過程，若遇到非法憑證需要作廢時,可以使用“作廢/恢復(fù)”功能，將這些憑證作廢。 作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號，只顯示“作廢”字樣。 作廢憑證不能修改，不能審核。 在記賬時,已作廢的憑證將參與記賬,否則月末無法結(jié)賬,但系統(tǒng)不對作廢憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，即相當(dāng)于一張空憑證。 賬簿查詢時，找不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。 若當(dāng)前憑證已作廢，可單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復(fù)”選項(xiàng)，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。 憑證整理：刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑

10、證重新編號 只能對未記賬的憑證作憑證整理。 已記賬憑證作憑證整理，應(yīng)先取消記賬，再作憑證整理。沖銷憑證沖銷憑證 如需沖銷某張已記賬的憑證，可采用“制單”中的“沖銷憑證”命令制作紅字沖銷憑證。 制作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正確的藍(lán)字憑證進(jìn)行補(bǔ)充。 通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存和管理。 審核憑證審核憑證 審核憑證是指由具有審核權(quán)限的操作員對制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。 審核憑證的目的是防止錯誤及舞弊。屏幕審核時，可直接根據(jù)原始憑證，對屏幕上顯示的記賬憑證進(jìn)行審核，對正確的記賬憑證，發(fā)出簽字指令，計算機(jī)在憑證上填入審核人名字。 作廢憑證不能被審核，也不能被

11、標(biāo)錯。 審核人和制單人不能是同一個人，憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可操作，已標(biāo)錯的憑證不能被審核，需先取消標(biāo)錯后才能審核。 記賬記賬 記賬是以會計憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。 在手工方式下，記賬是由會計人員根據(jù)已審核的記賬憑證及所附有的原始憑證逐筆或匯總后登記有關(guān)的總賬和明細(xì)賬。 在電算化方式下，記賬是由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進(jìn)行合法性檢查、科目匯總、登記賬簿等。記賬記賬 記賬憑證經(jīng)出納簽字及審核后，即可進(jìn)行登記總賬、明細(xì)賬、日記賬及往來賬等操作。 第一次記賬時，若期初余

12、額試算不平衡，不能記賬。 上月未記賬，本月不能記賬。 未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。 作廢憑證不需審核可直接記賬。 記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。 在記賬過程中，不得中斷退出。取消記賬取消記賬 如果由于某種原因，事后發(fā)現(xiàn)本月已記賬的憑證有錯誤且必須在本月進(jìn)行修改，利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，將本月已記賬的憑證恢復(fù)到未記賬狀態(tài)，進(jìn)行修改、審核后再進(jìn)行記賬。 操作方法 按CTRL+H鍵激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”取消記賬 如果選擇的是恢復(fù)至本月月初，需要輸入會計主管的口令，系統(tǒng)才開始進(jìn)行恢復(fù)工作。 對于已結(jié)賬的月份，不能恢復(fù)記賬前狀態(tài)。 如果再按CTRL+H鍵，隱藏恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能。 出納管理出納管理 出納管理是總賬系統(tǒng)為出納人員提供的管理工具，它主要可以完成現(xiàn)金和銀行存款日記賬的輸出、支票登記簿的管理，進(jìn)行銀行對賬以及對長期