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文檔簡(jiǎn)介

1、公文的格式規(guī)范一、行政機(jī)關(guān)公文格式(一)用紙、排版及裝訂規(guī)則(1)公文采用A4型紙,幅面尺寸為:210mm×297mm。(2)公文用紙?zhí)祛^(即上頁(yè)邊)37mm±1mm;用紙訂口(左白邊)28mm±1mm。版心尺寸156mm×225mm(不含頁(yè)碼)。(3)公文的版心上邊沿至發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的距離,除函為零之外,命令為20mm,請(qǐng)示、報(bào)告為80mm,其它為25mm。用以標(biāo)注公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和緊急程度。(4)公文正文用3號(hào)仿宋體字,一般每面排22行,每行排28個(gè)字。正文中如遇空白處不能蓋下印章時(shí),應(yīng)調(diào)整正文字距、行距,務(wù)使正文與印章同處一頁(yè),不能出現(xiàn)“此頁(yè)無(wú)

2、正文”字樣。公文從左至右橫排。在民族自治地方,可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書(shū)寫(xiě)、排版。(5)公文要雙面印刷,頁(yè)碼套正,兩面誤差不得超過(guò)2mm。(6)公文應(yīng)左側(cè)裝訂,不掉頁(yè)。封面與書(shū)芯不脫落,后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1/4處,允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm5mm。(二)行政機(jī)關(guān)公文的文面格式新的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式(以下簡(jiǎn)稱(chēng)為公文格式)將公文劃分為眉首、主體、版記3部分18個(gè)要素。分述如下:1、眉首部分即公文的版頭部分,位于公文首頁(yè)紅色反線以上。(1)公文份數(shù)序號(hào)行政公文辦法

3、規(guī)定,絕密、機(jī)密級(jí)公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。公文份數(shù)序號(hào)簡(jiǎn)稱(chēng)份號(hào),即同一文件份數(shù)的順序編號(hào),其作用是便于登記、分發(fā)、核查和統(tǒng)計(jì)文件。序號(hào)用7位(不夠7位時(shí)前面用0)阿拉伯?dāng)?shù)頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第一行。(2)秘密等級(jí)和保密期限凡有保密要求的公文,應(yīng)當(dāng)在版心右上角第一行標(biāo)明密級(jí)。秘密分絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。標(biāo)識(shí)時(shí)用3號(hào)黑體字,頂格標(biāo)在版心右上角第1行,兩字間空1字(無(wú)保密期限情況下)。2001年1月發(fā)布的國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>具體問(wèn)題的處理意見(jiàn)規(guī)定:“涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)注明保密期限。”如公文需標(biāo)明保密期限,應(yīng)在密級(jí)程度和保密期限之間用“”隔開(kāi),而秘密等級(jí)的兩字之間

4、不空字距,如“秘密6個(gè)月”,“機(jī)密1年”,“絕密26年”等。特殊情況下,保密期限為長(zhǎng)期的,可標(biāo)為“絕密長(zhǎng)期”。還有一種免標(biāo)保密期限的,如“絕密”,則表示按該密級(jí)的最長(zhǎng)保密期限處理(絕密30年、機(jī)密20年、秘密10年)。(3)緊急程度這是對(duì)公文送達(dá)時(shí)間的要求,分“特急”、“急件”,電報(bào)分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。頂格標(biāo)在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程度,秘密等級(jí)標(biāo)在第1行,緊急程度則標(biāo)在第2行。公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)、保密期限與緊急程度視文件需要而標(biāo)識(shí)。(4)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)又稱(chēng)文件名稱(chēng),位于公文首頁(yè)眉首中央,一般采用紅色套印,所以正式公文俗

5、稱(chēng)為“紅頭文件”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)通常由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成。如國(guó)務(wù)院文件,上海市政府文件等,主要用于發(fā)布方針、政策和重要的工作部署、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的重要來(lái)文,以及轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的公文等。用小標(biāo)宋體,字號(hào)以醒目、美觀為原則,但應(yīng)小于22mm×15mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)另有其它三種標(biāo)寫(xiě)方法:只寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)(全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng))。如國(guó)務(wù)院辦公廳,××省政府等,主要用于通知重要事項(xiàng)、批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、發(fā)布任免通知等。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)(全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng))加文種名稱(chēng)。如中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令、國(guó)務(wù)院任免通知等,主要用于命(令)、任免通知、會(huì)議紀(jì)要等少數(shù)幾個(gè)文種。有一

6、些報(bào)告、請(qǐng)示和某些事務(wù)性公文、發(fā)函等,可在發(fā)文機(jī)關(guān)后面加上用圓括弧括起來(lái)的文種,如××商業(yè)局(請(qǐng)示)、××公司(函)等。如是聯(lián)合行文,標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)在前,“文件”兩字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè),上下居中排列;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多,必須保證公文首頁(yè)顯示正文。(5)發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)是一份公文特定的代號(hào)。聯(lián)合行文時(shí),只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。如果是“命令”類(lèi)公文,則按司令者任職期間發(fā)文的“流水號(hào)”為發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)用3號(hào)仿宋標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)正下方,空2行紅色反線之上4mm處。在沒(méi)有簽發(fā)人標(biāo)識(shí)時(shí),居中排布;有簽發(fā)人標(biāo)識(shí)時(shí),發(fā)文字號(hào)居左空1格,簽發(fā)人居右

7、空1字排布。它由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)三個(gè)要素組成。如“國(guó)辦發(fā)20015號(hào)”、“滬府發(fā)20021號(hào)”等。機(jī)關(guān)代字應(yīng)選用代表本機(jī)關(guān)名稱(chēng)特點(diǎn)的字構(gòu)成,盡量簡(jiǎn)短,一般不超過(guò)五個(gè)字??煞譃槿齻€(gè)層次:第一層次是發(fā)文機(jī)關(guān)的代字,即文件是以什么機(jī)關(guān)的名義發(fā)出的,“國(guó)辦”就是表示該文件以“國(guó)務(wù)院辦公廳”的名義發(fā)出;第二層次是部門(mén)代字,如文件是由發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)部的某一部門(mén)主辦的,則可以在機(jī)關(guān)代字后面加上部門(mén)代字,如“國(guó)辦秘”就是表示該文件是“國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局”主辦的;第三層次是文件類(lèi)型或文種代字,如“國(guó)辦發(fā)”就表示是國(guó)務(wù)院辦公廳的普發(fā)性文件;“國(guó)辦批”就表示是國(guó)務(wù)院辦公廳的批復(fù);“國(guó)辦函”就表示是國(guó)務(wù)院辦公廳的

8、函件,等等。年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng),不應(yīng)簡(jiǎn)化,用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě),并用六角括號(hào)“”括入。序號(hào)是按年度統(tǒng)一編制的發(fā)文流水號(hào),用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí),前面不加“第字”和虛位“0”字。(6)上行文簽發(fā)人凡上報(bào)的公文,應(yīng)當(dāng)標(biāo)注核準(zhǔn)并簽發(fā)文稿的機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人姓名,以示公文的具體責(zé)任者,即“簽發(fā)人”,是該公文開(kāi)始生效并對(duì)其負(fù)責(zé)的標(biāo)志。新的公文處理辦法規(guī)定,上行文應(yīng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名,其中“請(qǐng)示”應(yīng)在附注中注明聯(lián)系人姓名和電話?!昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體,后標(biāo)全角冒號(hào),姓名用3號(hào)楷體,與發(fā)文字號(hào)并行居右空1字排布。聯(lián)合發(fā)文時(shí)有多個(gè)簽發(fā)人,則主辦單位簽發(fā)人的姓名標(biāo)識(shí)于第一行,其他簽發(fā)人姓名按發(fā)文機(jī)關(guān)順序,從第二行起上下依次排列

9、,同時(shí)下移發(fā)文字號(hào),使之與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行;紅色反線也同時(shí)下移,與發(fā)文字號(hào)的間距仍保持4mm。簽發(fā)人姓名可用鉛印或打印,不必親署。(7)紅色反線發(fā)文字號(hào)與簽發(fā)人之下4mm處印一條與版心等寬(即156mm)的紅色反線。2、主體部分反映公文的主要內(nèi)容,位于首頁(yè)紅色反線以下,末頁(yè)主題詞(不含)以上。(1)公文標(biāo)題標(biāo)題在紅色反線下空2行,用2號(hào)小標(biāo)宋體居中排布,可一行或多行;回行時(shí),要詞意完整(不要將雙音節(jié)詞或固定詞組拆開(kāi);也不要將“的”字排在行首)、排列對(duì)稱(chēng)、間距適當(dāng)。如果標(biāo)題行數(shù)過(guò)多,可將標(biāo)題上移1至2行,即減少與紅色反線之間的空行或不空行,以保證正文在首頁(yè)出現(xiàn)。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文的主

10、要內(nèi)容并標(biāo)明文種。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題有三種形式:一是完全式。由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分構(gòu)成。如國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>的通知。二是省略式。有三種情況。一是省略發(fā)文單位,一般用于單位內(nèi)部行文,如關(guān)于××同志任職的通知;二是省略事由,一般用于內(nèi)容單一、正文較短,使人一目了然的發(fā)文,如中華人民共和國(guó)主席令;三是省略發(fā)文單位和事由,主要用于公布性公文,如公告、通告。三是附加式。即在文種前加附加語(yǔ)。如國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)發(fā)改委關(guān)于制止電站無(wú)序建設(shè)意見(jiàn)的緊急通知。發(fā)布性公文還要在標(biāo)題下標(biāo)明該文件通過(guò)的形式和日期,外加括號(hào)。可稱(chēng)

11、之為“題注”。(2)主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān),也稱(chēng)受文機(jī)關(guān)或收文機(jī)關(guān)。應(yīng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。主送機(jī)關(guān)置標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí),回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)后標(biāo)全角冒號(hào)。公布性公文,如命令、通告、公告,以及會(huì)議通過(guò)的公文,可不標(biāo)主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)稱(chēng)謂可有下列幾種寫(xiě)法:?jiǎn)畏Q(chēng)或特稱(chēng)。用于向一個(gè)特定的機(jī)關(guān)行文??绲貐^(qū)、跨單位行文,以及上行文的主送機(jī)關(guān),應(yīng)該寫(xiě)明單位全稱(chēng),如“山東省人民政府”。只有在本地區(qū)、本單位,才可使用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng),如“省政府”、“市政府”。統(tǒng)稱(chēng)。用于發(fā)至下一級(jí)多個(gè)機(jī)關(guān)的行文。如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府,國(guó)務(wù)院各部委”、“各直屬機(jī)構(gòu)”、

12、“各人民團(tuán)體”等。遞降稱(chēng)。用于多級(jí)下行文,如“各市、區(qū)、縣人民政府”。并稱(chēng)或轉(zhuǎn)稱(chēng)。用于同時(shí)向兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)行文。如“黨中央、國(guó)務(wù)院”、“財(cái)政局并報(bào)稅務(wù)局”、“市政府并轉(zhuǎn)報(bào)省政府”。(3)公文正文正文是公文表現(xiàn)主題的核心部分,一般包括導(dǎo)語(yǔ)、主體、結(jié)語(yǔ)三部分。具體寫(xiě)法將在各文種中詳述。正文置主送機(jī)關(guān)下一行,每自然段左空2字,回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文一般每面排22行,每行排28字,選用3號(hào)仿宋體字為宜。(4)附件說(shuō)明附件是用來(lái)說(shuō)明正文的文件,應(yīng)視為主件正文內(nèi)容的組成部分,它與公文主件具有同等效力。公文如有附件,應(yīng)在主件正文之后注明附件的序號(hào)和名稱(chēng)。寫(xiě)法是在正文結(jié)束后,下空一行左空2字用3號(hào)

13、仿宋體標(biāo)識(shí),如“附件:××××××”;附件有兩份或兩份以上時(shí),應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)明序號(hào),如“附件:1.××××2.××××”(分行排列);附件名稱(chēng)不用加書(shū)名號(hào),后面也不加句號(hào)。公文如有附件,一般與主件分頁(yè)印制,但應(yīng)在主件正文之后注明附件的序號(hào)和名稱(chēng)。附件應(yīng)與公文主件一起裝訂,并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)“附件”二字,有序號(hào)時(shí)還應(yīng)標(biāo)識(shí)序號(hào)。凡是正文中寫(xiě)明上報(bào)、下發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)報(bào)、發(fā)布的文件,不必再在正文之下標(biāo)明“附件”兩字。附件視文件需要而標(biāo)注。(5)成文

14、日期成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文以最后機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);會(huì)議通過(guò)的公文,以通過(guò)日期為準(zhǔn);法律法規(guī)的公文,以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn);電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期用3號(hào)仿宋,用漢字小字寫(xiě)“、一、二、三”。(6)印章發(fā)文機(jī)關(guān)在落款處不署名,只蓋章。印章是表示發(fā)文單位對(duì)公文生效和確認(rèn)無(wú)誤的一種憑證,蓋在年月日中間。公文除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,均應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文,由主辦單位蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)蓋印章。蓋章方法有如下幾種:一是當(dāng)單一機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí),印章應(yīng)當(dāng)端正蓋在成文日期上方,做到上不壓正文,下壓騎年蓋月,即端正、居中,下壓成文日期年、月、日約4-7個(gè)字,印章一律

15、用紅色。落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名,發(fā)文日期居版心右空4字位置;加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm,用紅色印章。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí),用下套方式,下弧壓成文日期上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí),用中套方式,中心線壓在成文日期上。二是當(dāng)聯(lián)合行文蓋兩個(gè)印章時(shí),應(yīng)將成文日期拉開(kāi),左右各空7字,主辦機(jī)關(guān)印章在前,兩印均壓成文日期,互不相交或相切。兩印相距不超過(guò)3mm。蓋章的具體方式應(yīng)當(dāng)相同,即或都采用下套方式,或都采用中套方式。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí),用下套方式,下弧壓成文日期上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí),用中套方式,中心線壓在成文日期上。三是當(dāng)聯(lián)合行文需蓋3個(gè)以上印章時(shí),應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)(可用簡(jiǎn)稱(chēng))排在發(fā)文日期和正文之間。主辦

16、機(jī)關(guān)印章在前,每排最多排3個(gè)印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章,均居中排布;印章之間 互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。(7)附注附注是需要說(shuō)明的其他事項(xiàng),包括文件限定的閱讀和印發(fā)傳達(dá)范圍、公文使用的注意事項(xiàng)的說(shuō)明及“請(qǐng)示”聯(lián)系人姓名及電話的注明,如是否可以登報(bào),翻印等,如“此件發(fā)至縣級(jí)”,“此件不得翻印”等等。附注位于成文時(shí)間和印章下一行,左空2字,用圓括號(hào)括入。不應(yīng)把附注理解為對(duì)公文內(nèi)容作出的解釋或注釋。附注視文件需要而標(biāo)注。3、版記部分即公文的文尾部分,位于公文末頁(yè)下部。(1)主題詞主題詞是指能準(zhǔn)確概括該公文主題的名詞或名詞性詞組。現(xiàn)在執(zhí)行的是199

17、7年12月20日國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局的國(guó)務(wù)院公文主題詞表,該表共15個(gè)區(qū)域詞,57個(gè)類(lèi)別詞,1049個(gè)類(lèi)屬詞(參照文后附錄)。標(biāo)注時(shí),先標(biāo)該公文的類(lèi)別詞,再標(biāo)類(lèi)屬詞,再標(biāo)文種,三類(lèi)組合即為該公文的主題詞。公文處理方法規(guī)定,上行文應(yīng)按上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞?!爸黝}詞”用3號(hào)黑體,居左頂格,后標(biāo)全角冒號(hào);詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體,詞目之間空1字,不加標(biāo)點(diǎn),詞目一般3-5個(gè),位于版記部分反線之上。(2)抄送抄送指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān),使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。公文如有抄送,置主題詞下一行;左空1字用3號(hào)仿宋標(biāo)“抄送”,后標(biāo)全角冒號(hào);回行時(shí)應(yīng)與冒號(hào)后的機(jī)關(guān)名對(duì)齊;機(jī)關(guān)名之間用逗號(hào),最后一個(gè)機(jī)

18、關(guān)名后用句號(hào)。抄送不可以是主送機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān),可以是主送機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公室(廳)。可以是主送機(jī)關(guān)的平行機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)。如抄送的機(jī)關(guān)較多,在安排順序上應(yīng)當(dāng)上級(jí)機(jī)關(guān)在前,不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)在后。當(dāng)主送機(jī)關(guān)太多,而使正文首頁(yè)不能顯示正文時(shí),應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至主題詞之下,抄送之上,中間應(yīng)加一條反線,以與抄送機(jī)關(guān)隔開(kāi)。標(biāo)識(shí)方法于抄送機(jī)關(guān)相同。(3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)是指具體負(fù)責(zé)印制公文的主管部門(mén),一般是發(fā)文單位的辦公廳(室)或文秘部門(mén);印發(fā)日期指公文起印的日期。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下(無(wú)抄送機(jī)關(guān)時(shí)直接位于主題詞之下)占1行位置;用3號(hào)仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字,日期右空1字,

19、用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí),后加“印發(fā)”兩字。公文如需翻印,還應(yīng)當(dāng)在“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間”之下標(biāo)識(shí)翻印機(jī)關(guān)的名稱(chēng)和翻印日期,其方法同上,但翻印日期后要標(biāo)明“翻印”兩字。(4)版記反線。版記各要素之下均加一條與版心等寬的反線,叫版記反線?!鞍嬗洝备饕乇仨氈糜诠牡淖詈笠豁?yè)的最后一行以上。下頁(yè)邊距離版記反線是35mm,但函是20 mm。二、黨的公文的格式(一)黨的公文的構(gòu)成中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例(以下簡(jiǎn)稱(chēng)黨的公文處理?xiàng)l例)第三章規(guī)定,黨的公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印刷版記等17個(gè)要素組成。(二)黨的公文與行政公文格式的異同與行政公文比較,黨的公文格式有下列不同:(1)行政公文的“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”在黨的公

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