展覽業(yè)務(wù)的操作流程

1、一個(gè)展覽業(yè)務(wù)的操作流程一. 接洽階段 獲取參展客戶(hù)信息上門(mén)拜訪客戶(hù)取得客戶(hù)參展相關(guān)資料 明確展覽設(shè)計(jì)圖交付日期二. 設(shè)計(jì)階段與設(shè)計(jì)師溝通并即時(shí)同客戶(hù)進(jìn)行展位設(shè)計(jì) 的交流向客戶(hù)交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說(shuō)明、工程報(bào)價(jià) 研究客戶(hù)反饋意見(jiàn)并再次修改 交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價(jià)三. 簽約階段同客戶(hù)確定工程價(jià)格 明確同客戶(hù)的相互配合要求 簽定合同四. 制作階段根據(jù)部門(mén)工作單完成制作及準(zhǔn)備工作 安排客戶(hù)到工廠實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情況 完成主辦、主場(chǎng)、展館等各項(xiàng)手續(xù)五. 現(xiàn)場(chǎng)施工階段 現(xiàn)場(chǎng)展位搭建處理現(xiàn)場(chǎng)追加、變更項(xiàng)目 配合客戶(hù)展品進(jìn)場(chǎng) 客戶(hù)驗(yàn)收六展會(huì)期間及撤場(chǎng)階段 安排展會(huì)期間現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù) 配合客戶(hù)展

2、品離場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)拆除七后續(xù)跟蹤服務(wù) 展會(huì)的后續(xù)總結(jié)報(bào)告 為客戶(hù)提供行業(yè)會(huì)展信息和分析 邀請(qǐng)客戶(hù)參觀公司其他服務(wù)案例 一項(xiàng)目接洽階段 1獲取參展客戶(hù)信息：以下一些渠道是有 可能幫助獲得最初步的客戶(hù)信息的。上屆展覽會(huì)的會(huì)刊 一般比較成熟和已 經(jīng)固定的展會(huì)，行業(yè)中的主要廠商基本上會(huì) 繼續(xù)參展，所以上屆會(huì)刊是很好的渠道。會(huì) 刊資料往往登載有平面圖 （可以看出是否展 位屬于特裝，一般面積在 36 平米以上是需 要特別布置的） 、展商的聯(lián)系方式和簡(jiǎn)介 （有 些展會(huì)也會(huì)把公司的展會(huì)負(fù)責(zé)人姓名登在 上面）。會(huì)刊資料可以配合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)景照片進(jìn) 行比較，重要展會(huì)進(jìn)行拍攝存檔（數(shù)碼相片 統(tǒng)一存放路徑電腦備份、 相片紙打印編號(hào)

3、存 檔以方便查閱）。展會(huì)專(zhuān)設(shè)網(wǎng)站 比較有規(guī)模的展會(huì)基本 上建有專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)頁(yè)， 一般有對(duì)下屆 展會(huì) 的宣 傳和以往展覽的回顧， 有些不僅會(huì)列出上屆 的展商，為顯示其展會(huì)效益，網(wǎng)上也上傳一 些布置得挺美觀的展位照片。行業(yè)資訊媒體 行業(yè)資訊媒體比較熟悉 其行業(yè)的展會(huì)和廠商， 有些專(zhuān)門(mén)的采訪類(lèi)欄 目，類(lèi)似展會(huì)快報(bào)的性質(zhì)，里面有參展商市 場(chǎng)宣傳方面的負(fù)責(zé)人信息。 正在服務(wù)客戶(hù)的參展商手冊(cè)和平面圖 如果在每次展會(huì)上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶(hù)參 展，最好能夠通過(guò)他們獲得展位平面圖（在 為新客戶(hù)服務(wù)時(shí)也要盡可能獲得所有展商 的平面圖），上面是最新的參展商，該屆展 會(huì)的特裝客戶(hù)可以一目了然。 2上門(mén)拜訪客戶(hù) :會(huì)展行業(yè)的

4、業(yè)務(wù)特殊性在 于它的客戶(hù)基本是確定的，只是客戶(hù)需要選 擇不同的供應(yīng)商而已。 很多的客戶(hù)會(huì)進(jìn)行邀 稿競(jìng)標(biāo)，這些是很多 展覽公司 都可以進(jìn)入 的，有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶(hù)需要通 過(guò)其他機(jī)會(huì)再進(jìn)入。很多時(shí)候，確實(shí)要參展 的特裝客戶(hù)是需要展覽服務(wù)的， 可以進(jìn)行登 門(mén)拜訪的。通過(guò)對(duì)客戶(hù)的交談，詳細(xì)了解客戶(hù)的意圖， 明確客戶(hù)希望展示的主題，偏愛(ài)色調(diào)，是否 開(kāi)辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。有些客戶(hù)會(huì) 提供他們的公司介紹給展覽公司， 但即便有 對(duì)方的公司介紹，通過(guò)交流，業(yè)務(wù)人員需要 得知其以往的展臺(tái)情況， 特別是為什么會(huì)放 棄原有的合作關(guān)系，有哪些地方是不滿(mǎn)意 的。有些客戶(hù)通常邀請(qǐng)很多家比稿， 但最后選中 的

5、方案是幾個(gè)方案的集合，對(duì)于這種客戶(hù)事 先很難分辨。也有個(gè)別客戶(hù)已經(jīng)有了搭建 商，只是為了形式，或是為了通過(guò)比稿得到 一份現(xiàn)成的設(shè)計(jì)圖，最后自己另外找人做。 目前會(huì)展行業(yè)比較混亂， 該種情況希望可以 通過(guò)與客戶(hù)交流能夠提前得以發(fā)覺(jué)。 3取得客戶(hù)參展相關(guān)資料：如果得到客戶(hù) 的認(rèn)可，同意為其展覽提供策劃設(shè)計(jì)，通常 需要得到客戶(hù)的以下資料 展館平面圖、 展位面積、展商手冊(cè)、客戶(hù)公司介紹資料、 客戶(hù)公司全稱(chēng)、客戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)司標(biāo)、客戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)字 體、客戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)、參展產(chǎn)品名稱(chēng)規(guī)格和數(shù) 量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點(diǎn)參展產(chǎn)品、 展位制作預(yù)算。通常不管是何種情況，客戶(hù)都會(huì)提供設(shè)計(jì)本 身需要的資料，但對(duì)于展覽服務(wù)公司來(lái)說(shuō)，

6、 獲得客戶(hù)的費(fèi)用運(yùn)算是最關(guān)鍵的，在投標(biāo)比稿中尤為重要。有些客戶(hù)會(huì)給一個(gè)大概的范 圍，但有些客戶(hù)不愿透露，甚至本身也沒(méi)有 事先有預(yù)算。我們可以收集該客戶(hù)的以往同 行業(yè)展位照進(jìn)行比較，或者把一些展位圖給 客戶(hù)參考選擇，并告知其大致費(fèi)用，請(qǐng)其選 擇參考。客戶(hù)一般會(huì)選擇其風(fēng)格和價(jià)格都比 較接近的展臺(tái)圖參展商手冊(cè)和客戶(hù)要求關(guān)系到設(shè)計(jì)師的方 案是否能夠達(dá)到入圍中標(biāo)，應(yīng)該盡可能齊全 地從客戶(hù)那邊獲得。展商手冊(cè)涉及到了展館 的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等?？蛻?hù)要求可從以 下幾個(gè)方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位材質(zhì)要求、 色彩要求、設(shè)計(jì)重點(diǎn)、照明要求、展板數(shù)量、 展位高度等。4明確設(shè)計(jì)圖交付日期，制定工作計(jì)劃： 同客戶(hù)明確首稿

7、的交付時(shí)間和要求， 會(huì)同設(shè) 計(jì)師進(jìn)行安排。對(duì)于大的項(xiàng)目，應(yīng)該制定一 份工作時(shí)間明細(xì)表，有需要可以提交給客 戶(hù)。二設(shè)計(jì)階段 1向設(shè)計(jì)師轉(zhuǎn)交客戶(hù)設(shè)計(jì)要求并隨時(shí)與客 戶(hù)進(jìn)行展位設(shè)計(jì)的相關(guān)溝通交流 為形成設(shè)計(jì)部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把 與客戶(hù)在項(xiàng)目接洽中獲得的客戶(hù)設(shè)計(jì)要求 和可能的需求風(fēng)格，填寫(xiě)設(shè)計(jì)明細(xì)表，轉(zhuǎn)交 給設(shè)計(jì)部的負(fù)責(zé)人 在設(shè)計(jì)師出圖中， 業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶(hù) 的隨時(shí)聯(lián)系，把握其可能的變化。如果有必 要，應(yīng)該把設(shè)計(jì)師介紹給客戶(hù)，讓雙方可以 有直接的聯(lián)系。 對(duì)于需要親自去考察測(cè)量的場(chǎng)地， 可以由業(yè) 務(wù)人員或者設(shè)計(jì)師安排去現(xiàn)場(chǎng)。 設(shè)計(jì)師應(yīng)注 意同工程施工人員保持聯(lián)系， 了解最新的 展 示材料，

8、 避免設(shè)計(jì)采用的材料陳舊或者有些 設(shè)計(jì)無(wú)法實(shí)地施工。2向客戶(hù)交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說(shuō)明、工程報(bào)價(jià)展臺(tái)初稿定下以后，會(huì)同供應(yīng)商得到成本 價(jià)，制作明晰的報(bào)價(jià)單。一般 展臺(tái)設(shè)計(jì)的報(bào) 價(jià)有一個(gè)比較細(xì)分的順序，既是為了方便具 體列項(xiàng)也有助與讓客戶(hù)明了并樂(lè)于接受，往往按照設(shè)計(jì)圖從天到地或者從外到里按順 序羅列，防止漏掉項(xiàng)目。在報(bào)價(jià)中要對(duì)材料、 顏色、形狀及尺寸進(jìn)行盡可能完整的描述。一份完整的報(bào)價(jià)就是一份詳細(xì)的工單，便于把握施工成本核算及施工的準(zhǔn)確性。展覽設(shè)計(jì)承建中，有一部分費(fèi)用是可以由客 戶(hù)自己向展館支付的，但往往實(shí)踐中都是展 覽公司代交的，應(yīng)在報(bào)價(jià)中凡代場(chǎng)館收費(fèi)的 項(xiàng)目一定要注明，比如電箱申請(qǐng)、場(chǎng)地管理 費(fèi)

9、等。有些客戶(hù)要求在提交設(shè)計(jì)圖時(shí)同時(shí)附上設(shè) 計(jì)說(shuō)明，但有些要求比較簡(jiǎn)單，只要看到實(shí) 際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企業(yè)比 較注重形象宣傳，盡管沒(méi)有明確要求設(shè)計(jì)圖 附有說(shuō)明，但從今后正規(guī)化考慮，應(yīng)該提倡 設(shè)計(jì)師寫(xiě)設(shè)計(jì)說(shuō)明。一般可以就展位風(fēng)格、 材質(zhì)說(shuō)明、展位功能、色彩說(shuō)明、照明說(shuō)明、 設(shè)計(jì)重點(diǎn)等幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。交圖時(shí)，如 果能夠安排設(shè)計(jì)師一起同客戶(hù)見(jiàn)面的就好， 可由設(shè)計(jì)師向客戶(hù)說(shuō)圖， 解釋該方案的賣(mài)點(diǎn) 和最大的與眾不同。3研究客戶(hù)反饋意見(jiàn)并進(jìn)行再次修改 客戶(hù)如果是多家比稿的話，就會(huì)有一番篩 選。如果要求我們繼續(xù)修改，那么應(yīng)仔細(xì)了 解其真實(shí)意圖。有些客戶(hù)經(jīng)過(guò)第一次接觸 后，即便是原來(lái)對(duì)展覽陌生的

10、要說(shuō)出個(gè)一二 來(lái)。應(yīng)仔細(xì)同其溝通。如果客戶(hù)要求重新以 不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)該綜合具體情況。4交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價(jià) 三簽約階段1同客戶(hù)確定工程價(jià)格 在報(bào)價(jià)確定價(jià)格時(shí)， 一定要保證所有的材料 和特別要求公司是能夠做到的。 否則一旦客 戶(hù)確認(rèn)而現(xiàn)場(chǎng)無(wú)法達(dá)到要求的話， 將造成不 好影響。2明確同客戶(hù)的相互配合要求 展館現(xiàn)場(chǎng)搭建的時(shí)間一般都比較緊張， 只有 2-3 天的安排，這其中還有客戶(hù)的展覽產(chǎn)品 需要布置，有時(shí)涉及到需要提前申報(bào)的事 宜，應(yīng)同客戶(hù)協(xié)調(diào)好雙方負(fù)責(zé)的范圍。 3簽定合同 四制作階段 1根據(jù)部門(mén)工作單完成制作及準(zhǔn)備工作 根據(jù)具體項(xiàng)目的需要，安排 AV 設(shè)備、木工 結(jié)構(gòu)制作、地毯供應(yīng)

11、商、美工制作等部分按 照設(shè)計(jì)圖的要求和客戶(hù)的制定進(jìn)行制作。 注 意在制作過(guò)程中如果有變動(dòng)， 應(yīng)及時(shí)同設(shè)計(jì) 師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應(yīng)照會(huì)客戶(hù)。 2安排客戶(hù)到工廠實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情 況 一般客戶(hù)確認(rèn)最后的效果圖后就只是等待 到時(shí)進(jìn)場(chǎng)， 有些項(xiàng)目較大或者是客戶(hù)特別注 重的項(xiàng)目會(huì)在制作中進(jìn)行監(jiān)督， 我們應(yīng)做好 安排其到公司或工廠間參觀的準(zhǔn)備。 3完成主辦、主場(chǎng)、展館等各項(xiàng)手續(xù) 有些項(xiàng)目應(yīng)該是要于開(kāi)展前向展館或者主 辦方進(jìn)行申報(bào)的， 如果該部分工作是由我們 來(lái)完成就要就定水、電、氣與客戶(hù)確認(rèn)，并 向主辦方提供必要的材料，如電圖等進(jìn)行審 批。對(duì)于某些特殊用材如霓虹燈、高空氣球 等等還要進(jìn)行特別的審批。五

12、現(xiàn)場(chǎng)施工階段 1現(xiàn)場(chǎng) 展臺(tái)搭建 現(xiàn)場(chǎng)施工的好壞決定了項(xiàng)目設(shè)計(jì)是否得到 了實(shí)現(xiàn)。 現(xiàn)在有很多的展覽公司只注重設(shè)計(jì) 不注重搭建，造成了客戶(hù)的不滿(mǎn)，這也是展 覽服務(wù)中經(jīng)常有客戶(hù)更換供應(yīng)商的原因。 一 般在搭建中客戶(hù)也會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)布置展品， 此時(shí) 最好具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的業(yè)務(wù)服務(wù)人員能到 現(xiàn)場(chǎng)陪同，有必要，設(shè)計(jì)師也可以到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān) 督施工，并同客戶(hù)即時(shí)交流。盡管實(shí)際的效 果不能馬上體現(xiàn)， 但是很多客戶(hù)希望能得到 這樣的服務(wù)。如果業(yè)務(wù)人員確實(shí)有原因不能 在現(xiàn)場(chǎng)， 應(yīng)該把負(fù)責(zé)搭建布置的聯(lián)系人介紹 給客戶(hù)。2處理現(xiàn)場(chǎng)追加、變更項(xiàng)目 現(xiàn)場(chǎng)中經(jīng)常會(huì)有一些設(shè)計(jì)中本身沒(méi)有預(yù)料 到的情況出現(xiàn)，而且客戶(hù)也會(huì)臨時(shí)提出一些 要求。如果

13、是由于公司本身的原因造成的， 應(yīng)即時(shí)進(jìn)行更改，如果是客戶(hù)額外提出的， 應(yīng)保證首先滿(mǎn)足其合理的要求， 同時(shí)對(duì)追加 的部分要求客戶(hù)簽收補(bǔ)充到總項(xiàng)目款項(xiàng)中。 3配合客戶(hù)展品進(jìn)場(chǎng)實(shí)踐中往往是先把展臺(tái)結(jié)構(gòu)布置好以后再 安排展品入場(chǎng)的， 現(xiàn)場(chǎng)的工作人員一定要注 意為客戶(hù)服務(wù)，配合其展品進(jìn)場(chǎng)。4客戶(hù)驗(yàn)收 所有的搭建工作完成后， 要進(jìn)行展位的衛(wèi)生 清潔，該項(xiàng)工作主要能安排我們的工作完成 好，直到客戶(hù)驗(yàn)收完， 確保次日的開(kāi)幕。 （應(yīng) 注意有些時(shí)候自己展臺(tái)搭建完成的較早， 所 有工作都結(jié)束后，大家都以為沒(méi)事了，但隔 壁展位的施工會(huì)造成展臺(tái)衛(wèi)生和展品擺放 等受到影響）六展會(huì)期間及撤場(chǎng)階段 1安排展會(huì)期間現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急服務(wù)

14、和增值服務(wù) 在開(kāi)展期間，主要是客戶(hù)的接待工作，但很 多時(shí)候會(huì)需要對(duì)展臺(tái)進(jìn)行維護(hù)和臨時(shí)配置 東西。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員和一二個(gè)工人應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng) 進(jìn)行應(yīng)急服務(wù)。從客戶(hù)方來(lái)講，他很是希望 能夠在展覽期間有展覽公司的人在場(chǎng)， 并且 最好是他熟悉的， 能夠有需要的時(shí)候隨時(shí)可 以得到解決?？蛻?hù)在現(xiàn)場(chǎng)的工作人員應(yīng)該有 我們的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員的最直接的聯(lián)系方法。 增值服務(wù)方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員在 現(xiàn)場(chǎng)幫助客戶(hù)做接待工作，外語(yǔ)水平好的可 以充當(dāng)翻譯服務(wù)， 甚至可以幫助客戶(hù)發(fā)送資 料、安排客戶(hù)間見(jiàn)面等。 2配合客戶(hù)展品離場(chǎng)和現(xiàn)場(chǎng)拆除 展覽結(jié)束后，應(yīng)首先配合客戶(hù)把展品撤離現(xiàn) 場(chǎng)，再進(jìn)行展位的拆除，如果客戶(hù)對(duì)有些材 料需要再次使用的，應(yīng)幫助其大包運(yùn)輸；如 果是需要我們保存的，應(yīng)主要拆裝。 3.退回前期預(yù)付的相關(guān)費(fèi)用 完成工程后，應(yīng)即時(shí)進(jìn)行成本總結(jié)，向展館 或主辦方退回事先預(yù)付的電箱申請(qǐng)、 通訊押 金等費(fèi)用。七.后續(xù)跟蹤服務(wù) 作好后續(xù)服務(wù)是贏得回頭客的重要原因。 許 多公司認(rèn)為展會(huì)有些要間隔半年一年的才 舉辦一次， 展