酒店管理系統(tǒng)操作手冊

1、.目錄第一章系統(tǒng)介紹2第一節(jié)系統(tǒng)特點簡介2第二節(jié)系統(tǒng)功能簡介3第三節(jié)系統(tǒng)運行4第四節(jié)系統(tǒng)退出5第二章客房預(yù)訂6第一節(jié)個人預(yù)訂6第二節(jié)團(tuán)體預(yù)訂9第三節(jié)預(yù)訂信息9第三章入住登記10第一節(jié)床位入住10第二節(jié)套房入住11第三節(jié)團(tuán)體入住11第四章交費退房12第一節(jié)床位退房12第二節(jié)套房退房14第三節(jié)團(tuán)體退房15第四節(jié)轉(zhuǎn)房15第五節(jié)收銀記賬16第六節(jié)催繳欠款17第七節(jié)夜間稽查17第五章信息查詢17第一節(jié)團(tuán)體信息17第二節(jié)旅客信息18第六章系統(tǒng)管理18第一節(jié)基礎(chǔ)資料18第二節(jié)營業(yè)資料19第三節(jié)客房設(shè)置20第四節(jié)操作員管理21第五節(jié)系統(tǒng)口令22第六節(jié)操作日志22第七節(jié)房態(tài)管理23第八節(jié)交接班23.第一章系統(tǒng)介

2、紹本章內(nèi)容提要：?系統(tǒng)特點簡介?系統(tǒng)功能簡介?系統(tǒng)運行?系統(tǒng)退出第一節(jié) 系統(tǒng)特點簡介系統(tǒng)融合國內(nèi)外先進(jìn)的酒店管理思想，結(jié)合中國國情和管理基礎(chǔ)，采用MS SQL Server7.0大型數(shù)據(jù)庫、組件式開發(fā)等先進(jìn)技術(shù)，優(yōu)化酒店管理流程，強化過程控制，構(gòu)建企業(yè)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)， 實現(xiàn)信息化管理。 為企業(yè)管理層提供最佳的企業(yè)管理手段，使企業(yè)信息資源充分共享，能有效提高企業(yè)工作效率和節(jié)約資源。系統(tǒng)實現(xiàn)了從客房預(yù)訂、 客人入住、 退房、交費的酒店業(yè)務(wù)全過程進(jìn)行管理，對所有客房的狀態(tài)進(jìn)行即時的更新和統(tǒng)計，對收費和欠費情況進(jìn)行即時的統(tǒng)計、對欠費進(jìn)行跟蹤和及時追繳， 從而有效地優(yōu)化酒店資源配置， 幫助酒店加速資金周轉(zhuǎn)

3、， 降低成本， 提高經(jīng)濟(jì)效益。界面風(fēng)格清新靚麗、 簡潔流暢，用戶還可進(jìn)行個性化設(shè)置， 操作方便、快捷，具有 Windows風(fēng)格?；A(chǔ)資料可擴(kuò)展性強， 對操作人員進(jìn)行嚴(yán)格的口令管理、 操作日志管理和交接班管理，保障系統(tǒng)在安全，受控的狀態(tài)下運行。采用大型數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)真正的分布式網(wǎng)絡(luò)計算。能夠在大用戶量和大數(shù)據(jù)量的情況下，保證應(yīng)用的穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)的完整性和系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。.第二節(jié)系統(tǒng)功能簡介一、功能模塊圖圖1功能模塊圖二、功能摘要（一）客戶預(yù)訂錄入和查詢個人和團(tuán)體預(yù)訂信息， 包括預(yù)訂房間的號碼、 房間名稱、 入住時間和預(yù)住天數(shù)以及定金交付情況。（二）入住登記分為三種入住方式：床位入住、套房入住、團(tuán)體入

4、住。分別進(jìn)行管理，可錄入和查詢客人入住的基本信息。包括房間號、 房租折扣、 交付押金、 客人姓名、 證件類型、 證件號碼等。確認(rèn)后系統(tǒng)自動更新已入住房間的狀態(tài)。（三）交費退房既包括與入住對應(yīng)的三種退房方式： 床位退房、套房退房、團(tuán)體退房， 還可處理客戶轉(zhuǎn)房，收銀記帳、催收欠款等業(yè)務(wù)。（四）信息查詢可查詢所有正在入住或曾經(jīng)入住的團(tuán)體和旅客的相關(guān)信息，包括團(tuán)體名稱、 團(tuán)體負(fù)責(zé)人、客人姓名、證件名稱及號碼等。（五）系統(tǒng)管理錄入和查詢酒店的基本信息、所有客房的基本信息，對操作員進(jìn)行管理，還可修改客房.狀態(tài)，處理操作人員交接班。所有基礎(chǔ)資料一旦錄入，即可在需要的地方以查找方式錄入，充分共享。嚴(yán)格的口令管

5、理保證了系統(tǒng)的安全運行。第三節(jié)系統(tǒng)運行運行 Windows 開始 程序 酒店管理系統(tǒng) 酒店前臺管理系統(tǒng) V1.0 登錄到建好的賬套，系統(tǒng)登錄界面如下圖：圖 2操作員登陸界面錄入用戶名和密碼后，點擊確定，即可成功進(jìn)入系統(tǒng)主界面：.圖3系統(tǒng)主界面第四節(jié)系統(tǒng)退出在系統(tǒng)初始界面中，退出系統(tǒng)有三種方式：點擊 ”文件 ”菜單欄，按 ”退出 ”菜單項。點擊系統(tǒng)初始界面最右上角圖符。點擊系統(tǒng)初始界面右上角命令按鈕執(zhí)行以上三種方式之一，系統(tǒng)都出現(xiàn)以下提示：圖 4系統(tǒng)退出提示界面用戶如果確定要退出，按是按鈕，系統(tǒng)退出。否則，按否按鈕，系統(tǒng)回到主界面。.第二章客房預(yù)訂本章內(nèi)容提要：? 個人預(yù)訂? 團(tuán)體預(yù)訂? 預(yù)訂信

6、息第一節(jié)個人預(yù)訂在主界面點擊客房預(yù)訂模塊的個人預(yù)訂圖標(biāo)，系統(tǒng)彈出個人預(yù)訂單過濾窗口：可將過濾條件保存為方案圖 5 過濾窗口定義條件時，從“字段” 、“條件”下拉列表中選擇，有必要時在值中填列內(nèi)容，組成一條過濾條件，點擊“添至列表”按鈕，則會將此條過濾條件添至列表中，作為當(dāng)前的過濾條件，過濾條件可以有多條。點擊“保存”可將常用過濾框中的組合條件保存為.方案，在下次進(jìn)入只要從過濾條件下拉列表中找出此方案即可。過濾條件編輯好后，單擊“確定”按扭，序進(jìn)薄中顯示的是過濾出的單據(jù)列表：圖 6個人預(yù)訂單列表雙擊光標(biāo)所在行，可打開已錄入的個人預(yù)訂單：圖 7個人預(yù)訂單界面也可點擊工具條上的按鈕，新增一張個人預(yù)訂

7、單，新增個人預(yù)訂單時需錄入預(yù)定客名，聯(lián)系電話、房間號碼、入住日期、預(yù)住天數(shù)等信息，錄入房間號碼時，應(yīng)點擊該欄右側(cè)的按鈕，會顯示出系統(tǒng)已建好的客房資料：.圖 8查找客房資料界面通過光標(biāo)上下移動， 選中某一房間， 雙擊該行或點擊 返回 按鈕，即可自動錄入房間號碼，并攜帶出該房間類型。 若客人交付定金， 還需錄入定金金額和幣別。 在單據(jù)上還可錄入備注信息。錄入完畢后， 點擊確定按鈕保存， 系統(tǒng)會自動檢查預(yù)訂的房間在預(yù)訂期間的是否為空，若為空則保存成功，若不為空，則會提示保存失敗。保存成功后，系統(tǒng)會自動將該房間的狀態(tài)置為預(yù)訂狀態(tài)。按鈕介紹：按鈕：新增一張個人預(yù)訂單。修改：對已錄入的個人預(yù)訂單進(jìn)行修改。

8、按鈕：刪除光標(biāo)所在行對應(yīng)的個人預(yù)訂單，已入住后不能修改和刪除。按鈕：重新過濾個人預(yù)訂單。按鈕：對單據(jù)進(jìn)行打印預(yù)覽。按鈕：對當(dāng)前單據(jù)進(jìn)行打印。按鈕：刷新當(dāng)前屏幕內(nèi)容。按鈕：退出個人預(yù)訂單模塊。.第二節(jié)團(tuán)體預(yù)訂點擊團(tuán)體預(yù)訂圖標(biāo)， 可處理團(tuán)體預(yù)訂業(yè)務(wù)。 過濾框的使用以及界面操作與個人預(yù)訂類似，對相同的操作不再贅述。 團(tuán)體預(yù)訂業(yè)務(wù)與個人預(yù)訂業(yè)務(wù)不同的是， 團(tuán)體預(yù)訂業(yè)務(wù)可在同一單據(jù)上同時預(yù)訂多個房間，應(yīng)錄入團(tuán)體名稱和聯(lián)系人：圖 9團(tuán)體預(yù)訂單界面在查找錄入預(yù)定房間時，可使用 Shift 鍵或 Ctrl 鍵進(jìn)行多選。必要項目填列完整后，點擊確定按鈕可對單據(jù)進(jìn)行保存。系統(tǒng)會自動將預(yù)定房間的狀態(tài)由空房置為預(yù)定狀

9、態(tài)。第三節(jié)預(yù)訂信息點擊預(yù)訂信息圖標(biāo)， 可對所有的預(yù)訂信息進(jìn)行查詢， 通過該模塊， 可隨時掌握客房的預(yù)訂情況。錄入過濾條件后，點擊確定，進(jìn)入預(yù)訂信息綜合查詢界面：圖 10預(yù)定信息查詢.第三章入住登記本章內(nèi)容提要：? 床位入住? 套房入住? 團(tuán)體入住第一節(jié)床位入住客人入住的方式分為床位入住、 套房入住和團(tuán)體入住。 采用床位入住時， 同一房間中的剩余床位還可租給其他客人。 在入住登記模塊點擊床位入住按鈕， 選擇篩選條件后， 進(jìn)入床位入住列表界面：圖 11床位入住列表該列表顯示了已入住房間和旅客的基本情況， 雙擊光標(biāo)所在行， 可調(diào)出單據(jù)界面， 點擊新增按鈕，可辦理客人床位入住手續(xù)：圖12床位入住單.當(dāng)

10、查找錄入房間號時， 界面只會顯示有空床位的房間信息， 操作人員須錄入房租折扣、 選擇付款方式，錄入預(yù)住天數(shù)，交付押金數(shù)額及幣別?？腿诵畔㈨椣聭?yīng)列入客人姓名、性別、證件類型、證件號碼，入住原因等信息，客人也可隸屬某個團(tuán)體，由該團(tuán)體統(tǒng)一結(jié)賬。錄入完整后，點擊確定按鈕，系統(tǒng)即保存了入住信息。該房間的狀態(tài)變?yōu)槿胱顟B(tài)。第二節(jié)套房入住點擊套房入住按鈕， 處理套房入住業(yè)務(wù)， 套房入住以整個房間為出租單元， 而非以床位為出租單元。套房入住單的錄入項目與床位入住略有不同，如下圖：圖13套房入住單只需錄入房間號，不顯示房位號。其他項目的錄入?yún)⒄沾参蝗胱?。第三?jié)團(tuán)體入住辦理團(tuán)體入住業(yè)務(wù)時，通過團(tuán)體入住模塊進(jìn)行。

11、點擊團(tuán)體入住圖標(biāo)，進(jìn)入團(tuán)體入住模塊，以下顯示的是團(tuán)體入住單：.圖14團(tuán)體入住單團(tuán)體入住單須錄入團(tuán)體信息，包括團(tuán)體名稱、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系地址等。可選多個入住房間，每個房間須錄入旅客姓名。錄入完整后，點擊確定按鈕，即可完成團(tuán)體入住業(yè)務(wù)。第四章交費退房本章內(nèi)容提要：? 床位退房? 套房退房? 團(tuán)體退房? 轉(zhuǎn)房? 收銀記賬? 催繳欠款? 夜間稽查第一節(jié)床位退房同入住對應(yīng)，退房也分為床位退房、套房退房、團(tuán)體退房，處理相應(yīng)的退房和收費業(yè)務(wù)。在交費退房模塊點擊床位退房圖標(biāo)，選擇過濾條件后進(jìn)入床位退房列表界面：.圖 15床位退房列表選定了需辦理退房的賬單后，打開編輯下拉菜單：圖 16打開編輯下拉菜單點擊退房，出現(xiàn)

12、退房處理界面：圖17床位退房單用戶可錄入結(jié)算幣別， 選擇付款方式， 錄入各費用項目的消費金額， 系統(tǒng)自動計算出應(yīng)收金額，若押金超過消費金額之和，則為找零金額。項目錄入完畢，點擊確認(rèn)退房按鈕后，完成床位退房業(yè)務(wù)。用戶也可在此界面點擊旅客信息，查看相關(guān)的旅客信息，如下圖：.圖 18旅客信息退房業(yè)務(wù)完成后， 系統(tǒng)會自動將此房間或引床位的狀態(tài)置為待清潔。用戶可在系統(tǒng)管理 房態(tài)管理中調(diào)整為空房。用戶還可利用編輯下拉菜單中的賬單查詢功能，來查詢已辦理完退房手續(xù)的賬單的明細(xì)情況。第二節(jié)套房退房套房退房業(yè)務(wù)與床位退房略有不同，套房退房以房間為單元，如下圖：圖 19套房退房項目錄入完畢后，點擊確認(rèn)退房后， 完成

13、退房手續(xù)，系統(tǒng)自動記錄收入的金額，并更改房間的狀態(tài)。.第三節(jié)團(tuán)體退房團(tuán)體退房往往涉及多個房間，且可能一次入住，分次退房和結(jié)賬，比套房退房更為復(fù)雜，團(tuán)體退房單包括需結(jié)賬房間、未結(jié)賬房間、團(tuán)體信息三頁：圖20團(tuán)體退房單用戶可在需結(jié)賬房間頁選擇相應(yīng)的房間進(jìn)行退房或結(jié)賬處理，在已結(jié)賬房間頁查詢已結(jié)賬房間的賬單，還可在團(tuán)體信息頁查詢該團(tuán)體的信息。第四節(jié) 轉(zhuǎn)房客人入住后， 因為種種原因可能需要轉(zhuǎn)房，可點擊轉(zhuǎn)房圖標(biāo)辦理客人的轉(zhuǎn)房手續(xù)，選擇一張入住單，在編輯下拉菜單中選擇轉(zhuǎn)房，出現(xiàn)以下界面：.圖 21轉(zhuǎn)房單以查找方式錄入轉(zhuǎn)往房間號，預(yù)住天數(shù)， 若補交押金還需錄入押金金額，幣別，房租折價和付款方式。 錄入完畢后

14、， 點擊確認(rèn)轉(zhuǎn)房， 即可完成轉(zhuǎn)房業(yè)務(wù)。 系統(tǒng)會自動將原房間消費金額轉(zhuǎn)到客人轉(zhuǎn)到的房間下，并更新原房間的狀態(tài)。第五節(jié)收銀記賬該模塊處理入住客人的消費記賬業(yè)務(wù)， 點擊收銀記賬圖標(biāo)， 進(jìn)行收銀記賬界面， 選擇入住信息行，在編輯下拉菜單中點擊收銀記賬，出現(xiàn)以下單據(jù)界面：圖22收銀記賬單選擇收銀項目， 本例中為中餐， 錄入消費金額的幣別后， 點擊記賬， 該收費即記入客人賬單，可在退房與房費一起結(jié)算。.第六節(jié)催繳欠款該模塊可顯示和打印入住客人未結(jié)算的消費賬單，用戶可利用該模塊即時查詢和打印催款單。點擊催繳欠款圖標(biāo)，進(jìn)入入住客人未結(jié)算消費賬單列表：圖 23入住旅客賬單第七節(jié)夜間稽查第五章信息查詢本章內(nèi)容提要

15、：? 團(tuán)體信息? 旅客信息第一節(jié)團(tuán)體信息點擊團(tuán)體信息圖標(biāo)，可過濾和查看目前正入住或曾經(jīng)入住的團(tuán)體的信息，如下圖：圖 24團(tuán)體信息.第二節(jié)旅客信息點擊旅客信息圖標(biāo)，可過濾和查看目前正入住或曾經(jīng)入住的旅客的詳細(xì)信息，如下圖：圖 25旅客信息第六章系統(tǒng)管理本章內(nèi)容提要：? 基礎(chǔ)資料? 營業(yè)資料? 客房設(shè)置? 操作員管理? 系統(tǒng)口令? 操作日志? 房態(tài)管理? 交接班第一節(jié)基礎(chǔ)資料在系統(tǒng)管理模塊點擊基礎(chǔ)資料圖標(biāo)，進(jìn)行基礎(chǔ)資料管理界面，系統(tǒng)基礎(chǔ)資料包括性別資料、幣別資料、房間狀態(tài)、房間朝向、消費項目、客源資料、信用卡、掛帳單位、證件類型、旅客類型、訂單執(zhí)行狀態(tài)、付款方式、住宿原因、入住類型等。.圖 26基

16、礎(chǔ)資料房間類型、消費項目等資料可新增和刪除，新增時可在資料行點擊右鍵，出現(xiàn)以下界面：圖 27新增基礎(chǔ)資料點擊新增條目， 出現(xiàn)條目錄入界面， 錄入后點擊保存按鈕即可。 以上建好的資料可供業(yè)務(wù)處理時查找，充分共享。第二節(jié)營業(yè)資料點擊營業(yè)資料圖標(biāo)， 出現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)置界面， 分為酒店資料、 核算幣別、 營業(yè)資料、 其他頁，如下圖所示：.圖 28營業(yè)資料酒店資料錄入酒店的基本信息， 如酒店名稱、 電話、 地址等。核算幣別頁錄入結(jié)算的本位幣及代碼， 本版本以單一幣種核算， 外幣需折算為本位幣錄入。 營業(yè)資料頁錄入酒店規(guī)定的加收半天房租和全天房租的時間， 以及包房固定服務(wù)費， 包房全房租服務(wù)費比率等資料， 用于

17、結(jié)算。 其他項包括密碼最短長度設(shè)置， 操作日志文件大小設(shè)置等， 只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限進(jìn)行以上設(shè)置。第三節(jié)客房設(shè)置該模塊用于建立詳細(xì)的客房資料， 供辦理酒店日常業(yè)務(wù)時查詢和引用， 是系統(tǒng)最重要的基礎(chǔ)資料之一，必須開始用本系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)系統(tǒng)前完整錄入。每一個房間的信息包括房間號碼、房間名稱、樓層、房間朝向、房間類型、床位數(shù)、套房價格、床位價格等，其中房間朝向、房間類型可從基礎(chǔ)資料查找錄入。若房間存有圖片文件，還可指向該圖片文件。.圖 29客房設(shè)置錄入完畢后，點擊確定即可保存此房間資料。還可對房間資料進(jìn)行修改、刪除、過濾、打印等操作，請查閱相關(guān)章節(jié)的按鈕使用說明。第四節(jié)操作員管理可利用本模塊進(jìn)行操作員管理，包括新增、刪除操作員，錄入和更改操作員密碼等。圖30操作員管理.若操作員為系統(tǒng)管理員， 則具有所有操作權(quán)限。 若系統(tǒng)管理員欄為否， 則不能執(zhí)行系統(tǒng)管理模塊。第五節(jié)系統(tǒng)口令本模塊可更改當(dāng)前操作員的密碼，點擊系統(tǒng)口令圖標(biāo)，出現(xiàn)更改密碼對話框：圖 31更改密碼錄入老密碼和新密碼，并驗證密碼， 點擊確定，即可修改當(dāng)前操作員的密碼，當(dāng)前操作員下次登錄時，須錄入新密碼。第六節(jié)操作日志系統(tǒng)管理員可利用該模塊查詢系統(tǒng)使用記錄：圖 32操作日志.第七節(jié)房態(tài)管理該模塊可顯示每一個房間的詳細(xì)信息以