飯店客戶掛賬操作流程及規(guī)范

1、.呈報 /Report：總經(jīng)理、董事長日期 /Date：2014/08/26由/From：財務部文件號 /Ref：FN 14011事由 /Subject：關于飯店客戶掛賬操作流程及規(guī)定（修訂）為了加強應收賬款的日常管理，確保應收賬款的安全性和回收的及時性，保證資金周轉(zhuǎn)順暢，避免呆賬、死賬的出現(xiàn)，規(guī)范飯店客戶掛賬的操作規(guī)范，并結合飯店實際情況，特制訂此文件：一、適用范圍：適用于華中飯店管理管理公司各分公司二、職責營銷部：根據(jù)申請對客戶消費能力及信用情況進行評估，為客戶辦理掛賬協(xié)議；財務部：參與掛賬客戶的信用審核，對客戶檔案的系統(tǒng)錄入、保管及復核；總經(jīng)理：參與掛賬客戶的信用審核，對掛賬結賬協(xié)議進行

2、審批；三、管理操作及規(guī)范1、 客戶申請及企業(yè)調(diào)查和信用評估（1）客戶根據(jù)公司業(yè)務需要及消費能力，向飯店提出消費掛賬月結申請；（2）客戶辦理掛賬需提供相關資料：營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構代碼證副本、稅務登記證副本、公司法人身份證、開戶許可證等資料（以上證照提供復印件并加蓋公章） ；（3）對于掛賬協(xié)議過期申請續(xù)簽的客戶，需在協(xié)議到期前2 個月提交續(xù)簽申請，于協(xié)議到期前續(xù)簽完畢方可掛賬；（4）營銷部負責人根據(jù)對方提供的相關資料，對客戶的公司規(guī)模、企業(yè)效益、信用情況等進行調(diào)查，提交“客戶信用情況調(diào)查報告” ；（5） 對符合掛賬條件的客戶，經(jīng)營銷部負責人審核合格后，填制簽單掛賬申請書附上客戶辦理掛賬的相關資

3、料，報財務部復核、總經(jīng)理審批；.（6）財務部及總經(jīng)理可根據(jù)營銷部提交的“客戶信用情況調(diào)查報告”及其他相關資料進行審核，同時有權決定是否需要重新安排信用調(diào)查；（7）續(xù)簽掛賬協(xié)議的客戶，同樣需要提交簽單掛賬申請書 ，由營銷部及財務部對合作期的賒賬回收率等信用進行評估，詳細填寫評估意見，供總經(jīng)理參考審批；（8）簽單掛賬協(xié)議客戶到店消費時，必須有客戶單位相關授權人員簽字方可轉(zhuǎn)入其公司掛賬賬戶，沒有授權人簽字確認的消費，一律不得轉(zhuǎn)掛賬，特殊情況上報批準后由相關擔保人（銷售人員）代為簽字確認。2、 審批權限及時效（ 1） 財務部自收到營銷部提交的簽單掛賬申請書需于2 個工作日內(nèi)完成客戶檔案資料的復核，并簽

4、注復核意見；對于續(xù)簽客戶需簽注以往合作的信用情況；（ 2） 總經(jīng)理自收到財務部轉(zhuǎn)報的客戶簽單掛賬申請書需于2 個工作日完成審批， 審批內(nèi)容包括： 每月掛賬額度、 協(xié)議有效日期等信息；（ 3） 每月掛賬額度超過 5 萬元，需報送酒店董事長核準；3、 合同簽訂（ 1） 營銷部依據(jù)審批通過的簽單掛賬申請書與客戶簽訂金鼎澳門國際飯店簽單掛賬協(xié)議書 ，此協(xié)議需申請公司負責人簽名并加蓋公章及財務專用章，同時取得掛賬單位客戶的客戶簽單掛賬授權書；（ 2） 對于客戶公司提供相關公司資料不齊全、蓋有效公章的，一律不許辦理正式掛賬協(xié)議及簽單掛賬；（ 3） 對于特殊客戶且每月都有固定消費能力的（政府行政機關、事業(yè)單

5、位或其他特殊組織） ，不方便辦理蓋章簽約手續(xù)的，仍需由營銷部提交簽單掛賬申請書 ，詳細記錄該客戶的信息，并上報總經(jīng)理批準4、 系統(tǒng)錄入、變更、檔案管理（ 1） 財務部自收到營銷部轉(zhuǎn)存的 “掛賬協(xié)議” 在 1 個工作日內(nèi)錄入系統(tǒng)，.由審計將掛賬協(xié)議檔案進行歸檔留存，詳細填寫客戶公司資料（客戶的單位名稱、聯(lián)系人、信用額度、有效日期等） ，并通知酒店各個收款點相關信息。（ 2） 掛賬公司授權人發(fā)生變更時，應立即向酒店方書面發(fā)出變更通知書，詳細記錄終止授權人的姓名或新增人員姓名和簽名模版，酒店自接到書面通知之日做出調(diào)整；（ 3） 酒店內(nèi)部員工崗位變動時（含離職或調(diào)職） ，由部門負責人負責辦理掛賬協(xié)議的

6、掛賬跟進及擔保的交接手續(xù)，財務部及總經(jīng)理做好監(jiān)督執(zhí)行，未辦理交接手續(xù)的，不可結算工資或辦理調(diào)動手續(xù)；5、 臨時掛賬（延遲付款）擔保管理（ 1） 未簽訂簽單掛賬協(xié)議書的客戶原則上不允許臨時掛賬，特殊情況需要臨時掛賬的，必須由相關申請擔保并簽字確認，由部門負責人上報總經(jīng)理同意批準后執(zhí)行，掛賬額由相關擔保人負責及總經(jīng)理共同承擔擔保，各承擔 50%責任；（ 2） 部門負責人（營銷部負責人、餐飲部負責人、房務部負責人、前廳部負責人）申請擔保。（ 3） 臨時掛賬（延遲付款）必須在客戶離店后7 個工作日內(nèi)結清，對于上一筆款項未結清賬款的，各相關擔保人不得再次擔保掛賬；（ 4） 如當月月底仍有未結清臨時掛賬款

7、且超出 7 個工作日的，將停發(fā)相關擔保人工資直至賬款收回。6、 會議 /團隊客戶賬款管理（ 1） 會議 /團隊接待通知單中必須注明“預付金金額、付款方式、結算時間、飯店協(xié)調(diào)人（即銷售員） ”，預付金按此次會議預算金額的 20% 收取；（ 2） 會議 /團隊客戶根據(jù)營銷部會議通知單中的付款方式付款， 原則上會議 /團隊結束后結清全部消費，也可在會議通知單上注明可延遲付款，但回款期不得超過 7 個工作日；（ 3） 由銷售員及銷售部負責人全權負責會議團隊的相關款項收款及責任；7、 回款相關規(guī)定及責任.（ 1） 簽訂正式掛賬協(xié)議的客戶，按月進行結算，于消費月次月5 日前與掛賬客戶核對完畢， 25 日前

8、消費款項必須到賬；（ 2） 其他臨時性掛賬客戶嚴格根據(jù)相關時間進行收款，不得跨月回款；（ 3） 相關擔保權限人嚴格根據(jù)回款時效及時跟進應收賬款的回款；（ 4） 應收賬款在收款時不得再產(chǎn)生相關優(yōu)惠或抹零少收款項，相關優(yōu)惠或抹零金額必須在掛賬單位消費完畢后確認應收賬款前進行銷售折讓處理，否則由相關責任人承擔缺少款項。（ 5） 財務部根據(jù)賬款回收時間要求及時催收應收賬款，對于超過賬款回收時間的將向相關擔保權限人下發(fā)催款通知單 ，由相關人員及時跟進賬款的催收，對于連續(xù)下發(fā)催款通知單兩次還未回款的客戶，酒店有權隨時終止掛賬合作協(xié)議；（ 6） 壞賬的確認條件： 1、債務人被依法宣告破產(chǎn)、撤銷，其剩余財產(chǎn)確實不足清償?shù)膽召~款； 2、債務人死亡或依法被宣告死亡、失蹤，其財產(chǎn)或遺產(chǎn)確實不足清償?shù)膽召~款； 3、債務人遭受重大自然災害或意外事故， 損失巨大，以其財產(chǎn) (包括保險賠款等 ) 確實無法清償?shù)膽召~款； 4、債務人逾期未履行償債義務，經(jīng)法院裁決，確實無法清償?shù)膽召~款； 5、逾期 3 年以上仍未收回的應收賬款； 6、有確鑿證據(jù)證明已無力清償債務的；（ 7） 壞賬的相關擔保人為應收賬款第一責任人，款項無法收回的，由相關擔保人承擔 100%責任；財務部為催款跟進工作的責任人，因應收賬款催款預警不及時造成無法追討的款項，由財務部