第一章自我管理—平衡的關(guān)鍵

1、第一章：自我管理平衡的關(guān)鍵“若想讓生活與眾不同，或許你應(yīng)該讓自己與眾不同。”諾曼·文森特·皮埃爾“工作量大，時間少?！薄案静粔驎r間去完成。”“不管我投入多少時間，就是不夠用。” 這些話聽起來是否無比熟悉？當(dāng)今社會大部分人都會感覺工作 超量、深陷泥淖，極度需要時間。要想掌握主動、減少壓力，我們必 須學(xué)習(xí)一些基本的道理，然后再制定改進(jìn)計(jì)劃。悲嘆時間不夠是徒勞無功的那只會浪費(fèi)時間和精力。 每個人 每天都有 24 小時。準(zhǔn)確地說， 1440分鐘。就是這樣。不多不少。你 可能會希望能夠擁有更多時間， 但這就是不可能的。 這也是人人平等 的一個體現(xiàn)。你必須接受這個事實(shí)， 設(shè)法利用現(xiàn)有

2、的時間。時間都到哪去了？成就卓著的人能準(zhǔn)確計(jì)算出自己每一分鐘的 去向。查出自己浪費(fèi)時間和效率低下的各項(xiàng)活動， 對于我們在這個快 節(jié)奏的社會取得成功至關(guān)重要。沙漏能很好地說明時間的概念。 沙子每時每刻都在以相同的頻率 不斷流逝。你無法插入手指阻止它流逝。在剛剛過去的一分鐘里，我 們每個人都失去了不可追回的 60 秒鐘。芬蘭偉大的賽跑選手帕沃· 魯米在 20世紀(jì) 20年代曾多次創(chuàng)下賽跑的世界記錄，繼而將這些記錄打破。在他又一次打破記錄時,一個剛剛得知消息的大學(xué)生興沖沖地對教授說： “羅杰斯教授，帕沃·魯 米剛剛又打破賽跑世界記錄了，他的成績比世界紀(jì)錄足足縮短了 2 秒！”教授看

3、了他一會兒，然后說： “那么帕沃·魯米打算用這省出來 的 2 秒做什么呢？”糟糕的是你根本無法節(jié)省時間。不過我們也有值得樂觀的一面。 你可以明智地投資你的時間， 以期將來獲得生產(chǎn)上的收益和做決定的 自由。你可以把時間投入到什么活動中去獲得最大回報(bào)呢？（“時間 投資回報(bào)” ROTI ）你工作的時間越長， 取得的成效越低而你也越可能會毀掉你已 經(jīng)做好的一切。 大部分人理論上接受這一事實(shí)， 但在實(shí)踐中卻常常不承認(rèn)。老話說的好：“不要把活動等同于成就?！庇?jì)算機(jī)已經(jīng)把這一觀念深深地植入我們腦中。你是否曾經(jīng)用一個小時往電腦里輸入信 息，然后卻在最后一刻因?yàn)槠诜噶酥旅腻e誤而把前一小時輸入的 內(nèi)

4、容全部刪除？假如你堅(jiān)持讓自己超過合理限度地工作， 那不僅會使自己的生活 無法平衡，而且會受“報(bào)酬遞減法則” 和“反效法則” 控制。解決問題的答案在于高效、有力地利用好每天的 1440 分鐘。必 須把忙碌的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)楦弋a(chǎn)的狀態(tài)。時間管理和組織技巧都不是問 題，問題在于自我管理技巧。評價：自我管理測試用“是”或“否”回答以下問題，前提是要對自己絕對誠實(shí)。_1.我先做喜歡做的事再做不喜歡的。_2.我做會做的事比做不會做的事要快。_3.我先做最簡單的事再做難的。_4.我先解決小問題再對付大問題_5.我做后備資源充分的項(xiàng)目。_6.我有時會先做計(jì)劃外的事再做計(jì)劃中的事。_7.我先回應(yīng)別人的要求再回應(yīng)自己的

5、。_8.我先做緊急的事再做重要的事。_9.我隨時準(zhǔn)備處理危機(jī)和緊急情況。_10.我先做有趣的事再做無趣的。_11.我做那些有政治權(quán)宜的事。_12.我做那些帶來最多結(jié)局的事。_13.我做事的依據(jù)是看誰要我做。_14.我依照事情出現(xiàn)的順序去做。_15.我做事依照“吱吱叫車輪” 原則（會叫的車能得到潤滑）你給出的“是”越多，你就必須消除越多習(xí)慣來更有效地管理自己，管理時間，管理生產(chǎn)效率及你的壓力水平。你是自己人生中各種經(jīng)歷積累和混合的復(fù)雜產(chǎn)物。 改變長期形成的習(xí)慣需要重新評估你目前的方法、態(tài)度，需要學(xué)習(xí)新方法，并且要8培養(yǎng)新習(xí)慣去代替原來無效的習(xí)慣。 要堅(jiān)定地相信并有力、 長期貫徹 改變過程中的每一

6、個相關(guān)步驟?？偠灾?，改變舊習(xí)慣需要時間、努力加集中的精力。沒有任何 神奇的答案。改變不會自動發(fā)生。你現(xiàn)有的習(xí)慣不是一夜之間形成的； 所以想馬上就永遠(yuǎn)地改變這些習(xí)慣也是不現(xiàn)實(shí)的。習(xí)慣就像繩索， 聯(lián)結(jié)起生活的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。 新習(xí)慣就像細(xì)線脆 弱，易斷。隨著時間的流逝，習(xí)慣變得根深蒂固，細(xì)線漸漸變成絞在 一起的粗繩， 支撐的力量也大大增加需要很大力氣才能移走。 如 果那習(xí)慣是個好習(xí)慣的話這是件奇妙的事情。 如果那習(xí)慣還需改進(jìn) 的話，情況就不那么樂觀了。用新習(xí)慣代替舊習(xí)慣就像用一根脆弱的新線去代替絞在一起的 粗繩一樣。 新線還不夠結(jié)實(shí)不夠穩(wěn)固。 必須會有一個新老共存的過渡 階段。如果你積極努力地去加強(qiáng)新

7、習(xí)慣， 舊習(xí)慣就會逐漸減弱直到消 失。但是只有你全力以赴去加強(qiáng)新習(xí)慣才能取得這樣的效果。幸運(yùn)的是，獲得新習(xí)慣的過程并不會持續(xù)過久。 “現(xiàn)代心理學(xué)之 父”威廉·詹姆斯指出，要消除一種舊習(xí)慣或形成新習(xí)慣，需要 21 到 30 天不變而有間隔的重復(fù)。你的目標(biāo)應(yīng)該是持續(xù)的改進(jìn)，而不是 完美。改進(jìn)的意思是找出問題的解決辦法。 結(jié)果不僅可以提高生產(chǎn)效 率，并且能獲得成就感，獲得進(jìn)一步改進(jìn)的動力。在這里，毅力是問題的關(guān)鍵。 你必須有毅力去贏得主動權(quán)去 重設(shè)你的首要任務(wù)， 重新達(dá)到生活的平衡做任何必要的工作來改 變習(xí)慣。你有這樣的毅力嗎 ?9自我管理辦法：概要成大事者均精力充沛， 動力十足， 因?yàn)樗?/p>

8、們總是努力達(dá)成自我目 標(biāo)或要求。你的目標(biāo)和動力是什么呢？目標(biāo)明確才有動力創(chuàng)造新技 術(shù)、發(fā)明新工具來獲取更高水平的生產(chǎn)力。 可以改進(jìn)的方面其實(shí)很多， 歸納起來主要包括以下幾點(diǎn)。·明確的任務(wù) /目的 。沒有清晰的目標(biāo)意識，就不可能 有效組織和管理輕重緩急。你要走向何處？你生活的目的是什么 ?你 今天為什么要上班？你們部門存在的具體目的又是什么 ?你有沒有一 個系統(tǒng)的任務(wù)書？你能不假思索的說出它的內(nèi)容嗎 ?本書第三章介紹了各種有用的辦法幫助你確定個人及工作上的 任務(wù)安排， 并且介紹了如何通過確立清晰、 專注的目標(biāo)來確保生活和 工作朝著你意愿的方向發(fā)展。·確立首要任務(wù)并與人溝通。

9、在列每日事項(xiàng)清 單時，如果沒把各項(xiàng)事務(wù)的重要性確定下來， 那么清單列得再好也是 無用、低效的。 人們往往很容易掉入這樣一個陷阱，那就是完成了很 多任務(wù)，卻不曾想這些任務(wù)都是錯的。有時，人們不先去做最重要的 事，反而選擇最簡單、 更有趣或者順手拈來的事情去做。你必須了解，對于你和部門來說，什么是真正重要的，這樣才能 做出正確的決定， 有效利用時間。 本書第五章介紹了一些非常有用的 組織工具來幫助你決定什么才是真正重要的， 并且為你安排好了做事 的邏輯順序。 本書第九章主要介紹了如何與人溝通， 將各項(xiàng)首要任務(wù)10 告知他人，使他人的努力能夠與你同步。·每日行動計(jì)劃。 沒有計(jì)劃地開始一天，

10、十有八九這 天就在做些錯事。 任何其他人都有可能帶著各種請求和任務(wù)來打斷你 的行動。 你就會被動地被這些不速之客牽著鼻子走， 因?yàn)槟愀緵]有 辦法保衛(wèi)自己。本書第四章和第九章向你描述了提前計(jì)劃和有效溝通 如何成功助你保衛(wèi)自己。·對超負(fù)荷說“不” 。對許多人來說，規(guī)劃、處理 和完成項(xiàng)目的方式本身都沒什么大錯，錯就錯在攬的項(xiàng)目實(shí)在太多。 （如果你現(xiàn)在想“啊，我就是這樣的！”那你就對了。）你必須 學(xué)會說“不”并且真正學(xué)會拒絕。本書第六章會告訴你怎么做。·側(cè)重于完成而不是完美。 你是否總要等 項(xiàng)目達(dá)到完美無缺才會結(jié)束和發(fā)布它 ?你是否還能想到亟待改進(jìn)的方 法？就算你什么也想不到，

11、你是否也會煩躁地想一定還有你忽略了的 地方？在你追求那不可能的完美主義夢想時，你浪費(fèi)了多少時間精 力？本書第七章介紹的觀點(diǎn)和技巧會教你怎樣去控制住自己的完美 主義思想。·文件和工作環(huán)境管理。 不管你把緊要事情安排 得多么明了， 不管你的每日工作計(jì)劃做得多么高效， 你的東西都有可 能會丟在雜亂的書桌上、龐雜的文件中、滿滿的抽屜或書櫥里，甚至 丟在你的車子里，而你在找這些東西時又必定會浪費(fèi)掉許多無比珍 貴、無法挽回的時間。本書第七章會告訴你如何解決這樣的問題。11·果斷。 做決定的過程和之后的計(jì)劃過程同等重要。沒有 做好計(jì)劃，沒有安排好輕重緩急，很有可能就會陷入糟糕的情況中，

12、或者因?yàn)楦緵]有辦法取應(yīng)對突發(fā)情況而錯失良機(jī)。 本書第四章介紹 了如何做計(jì)劃；第七章講述了一些辦法，能夠助你自信滿滿、高效快 捷地做決定。·冷靜處理危機(jī)。 如果我們總是忙于尋找滅火器去撲 滅一天天不斷發(fā)生的火災(zāi)， 那生活該是多么令人沮喪！ 因?yàn)橐幌虮缓?略的情況忽然變得緊急， 我們的生產(chǎn)力可能會被無限地受阻。 如果你 總是忙于滅火，那你永遠(yuǎn)也沒辦法防止新的火災(zāi)發(fā)生！本書第四章介紹了如何做計(jì)劃， 而計(jì)劃的一個好處就是消除每天 活動中的諸多危機(jī)。當(dāng)然， 如果危機(jī)無法避免有時確實(shí)如此，本 書第十一章介紹了一系列方法確保你成功渡過危機(jī)。·有效分配任務(wù)。 ( delegation)毫

13、無疑問，“我自 己能做得更好”這種思想是最可能制造業(yè)務(wù)麻煩和錯失良機(jī)的因素。 而分配任務(wù)時不能有效溝通則可能排在第二。 本書第九章向你介紹了 如何通過自信地分配任務(wù)來讓其他人全力投入到你的計(jì)劃中去的高 效辦法。·排除干擾。 你的一天原本都按計(jì)劃順利地進(jìn)行著，但 是電話忽然響了， 或者突然來了一個不速之客， 這樣你的工作效率瞬 間大打折扣。 這樣的情況在很多時候是可以避免的； 如果實(shí)在無法避 免，那也必須得到有效控制。如果你有這樣的問題，那么你可以在本 書第八章找到解決辦法。12盯住項(xiàng)目 /最后期限你是否有過這樣的經(jīng)歷，某天猛一抬頭忽然意識到最重要的項(xiàng)目三天后就到期了而手頭 還有三個星

14、期的工作量等著你完成？專業(yè)人士侃侃而談各種流程圖， 卻找不到一個有效的辦法給你？如果你有這樣的經(jīng)歷， 那么本書第十 章就是你需要的了。·提高會議效率。 會議室是唯一一個“分分鐘必守， 數(shù)小時浪費(fèi)”的地方。無計(jì)劃、不必要的會議加上錯誤的與會人員每 年要耗費(fèi)幾百萬個小時， 浪費(fèi)幾十億美元。 而有計(jì)劃又必要的會議則 通常會因?yàn)闇?zhǔn)備不足或后續(xù)不到位而變得低效。 本書第九章介紹的有 效會議計(jì)劃會告訴你如何讓會議時間變得有價值、 有成果。·消除拖延陋習(xí)。 把今天該做的事拖到明天是人們普 遍會犯的毛病， 而這種毛病在工作和生活中都會極大地?fù)p害效率。 人 們經(jīng)常把時間耗費(fèi)在不重要的活動中，

15、 而真正重要的工作卻沒做。 如 果你現(xiàn)在就想解決這個問題，請翻到第七章。·平衡生活，減少壓力。 這是大多數(shù)人最終要達(dá) 到的目標(biāo)。隨著外界壓力越來越大，隨著工作節(jié)奏不斷加快，你正確 抉擇的能力平衡生活的能力處理壓力的能力就成為存活的 關(guān)鍵因素了。 如果你感覺生活的節(jié)奏快得讓你無所適從， 如果你發(fā)現(xiàn) 你的時間根本不夠用， 那么請讀一讀第十二章。 把每一天都當(dāng)成享受 而不是負(fù)擔(dān)。熟悉以上所提的每一項(xiàng)對于自我管理 / 效率提高計(jì)劃都至關(guān)重 要。高效的新習(xí)慣需要隨著時間一點(diǎn)一滴而循序漸進(jìn)地培養(yǎng)。 其實(shí)每13 個人都知道這一點(diǎn)， 但是很多人仍然一邊說著需要做改變一邊又重復(fù) 著自己舊的習(xí)慣。人們感

16、覺到的壓力大部分來自于他們沒有按照自己的安排去做。 他們答應(yīng)變得有條理起來，但是又沒做到。他們開始做一大堆項(xiàng)目， 卻只完成其中的兩項(xiàng)。 自我管理就是要縮小說與做之間的差距。 效率 是和完成緊密結(jié)合的。 這兩者又都需要行動和堅(jiān)持。 請銘記：開始并不重要，重要的是結(jié)果。堅(jiān)守你的承諾 你是否曾經(jīng)投入一個項(xiàng)目并決心做一些改變?nèi)缓笥龅搅苏?礙？你就聳聳肩，說：“唉，不行了。”然后又回到舊的、令你感覺 舒服的方法去？你是否給過新方法以公正的嘗試？很可能沒有。 僅僅因?yàn)槟阌龅?了挫折就放棄是毫無道理的。 如果你的孩子遇到這種情況你會怎么對 他說？你是不是會說： “剛開始沒成功沒關(guān)系，再試試”？那你為什 么要

17、說：“我開始沒成功，所以我放棄了”？或許你會想： “想法很好，但實(shí)際操作起來就是不行?！毕胂脒@ 里面的邏輯。 如果實(shí)際操作不行， 那就不是個好的想法了那就只 是幻想了。堅(jiān)持住。想辦法對付它。根據(jù)你的具體情況修正它。嘗試新事物會讓人手足無措。這很正常。但你想把它做好。你想 正確地完成它。你想現(xiàn)在就做。記住金克拉的話：14“任何值得正確去做的事都值得異常投入地做， 直到你學(xué)會了正 確把它做好為止?！崩^續(xù)做下去。繼續(xù)嘗試。 大部分好點(diǎn)子在剛開始實(shí)施時都不那么 令人自在。本書包含了大量好點(diǎn)子。 很多這些點(diǎn)子要求我們不按尋常規(guī)矩出 牌，并且有很多點(diǎn)子看起來會很難做。剛開始時你可能會犯些錯誤， 并且有時還

18、可能會出現(xiàn)退步。 這些都是正常的， 它們是學(xué)習(xí)和改變的 一部分。你只需堅(jiān)持自己的承諾不放棄。 并且請記住：要達(dá)到任何顯赫的目標(biāo)， 你都必須離開你的舒適區(qū)域。十條建議讓你迅速開始改變 要讓自己保持動力成為有條理的人并非易事。 永久的改變總是需 要時間的， 并且在尚未看到結(jié)果時保持前進(jìn)的動力是很難的。 所以很 關(guān)鍵的一點(diǎn)是我們要迅速開始， 并且先做一些可以讓自己看到或感覺 到目前效果的事。 你需要獲得成就感， 并且要感覺到你所付出的努力 確實(shí)是有回報(bào)的。每隔一段時間你要迅速改變自己的動力。畢竟，這不也是很多人習(xí)慣在每天結(jié)束時劃掉“待做事項(xiàng)”中某 些項(xiàng)目的原因嗎？劃掉那些項(xiàng)目可以給你一種你迫切需要的

19、進(jìn)步感 覺并且推動你繼續(xù)去做清單上其他的項(xiàng)目。你是否有過這樣的經(jīng) 歷：一天結(jié)束時回顧清單， 結(jié)果發(fā)現(xiàn)自己做了大量清單上并未列出的 事情然后你把它們也寫下來， 這樣你就又把它們都劃去？這就是 你在繼續(xù)走向永久改變的征程上所需要獲得的成就感。15以下是一系列你可以立刻去做的事以迅速開始你的條理性改進(jìn) 進(jìn)程。你也可以在本手冊的后面找到更詳細(xì)的解釋和一些基本原理。1. 首先，徹底“清空”大腦。列出一系列在你大腦里盤旋的未完 成項(xiàng)目不管大事小事。 大腦在記住這些項(xiàng)目時會浪費(fèi)大量時間和精 力。要使“清空”大腦的清單有效，就必須確保清單的完整性。去列 滿清單吧，不管需要花費(fèi)多少時間。·項(xiàng)目清單所有

20、正在進(jìn)行的項(xiàng)目。·下一步行動清單把完成所有有效項(xiàng)目所需的下一步驟列出 來。·等待清單記錄下所有必須依靠他人完成的項(xiàng)目。·日歷具體行動的日期、時間。·某天 /可能事項(xiàng)清單所有還需考慮的任務(wù)。以后可能還會想到別的項(xiàng)目， 只需把它們簡單添加到清單上。 不 要擔(dān)心主次排序。 你現(xiàn)在所要獲得的只是一些精神呼吸的空間。 如果 某件未完成的事項(xiàng)已經(jīng)列在“清空”大腦清單上了，你就不要再去考 慮了，等到了時間再去做。2. 建立“今日難題”文件。3. 徹底清理書桌。迅速瀏覽每個項(xiàng)目。不要逐字逐句讀那樣的 話你永遠(yuǎn)也讀不完。智者曾經(jīng)說過： “識字的人永遠(yuǎn)都不能成功地清 理好辦

21、公室?！蔽覀円苊膺@樣的結(jié)果。如果是待做的項(xiàng)目，確定好行動日期，在右上角注明，并且放16 到“今日難事”文件里。·如果是要?dú)w檔的文件，放到“待歸檔”文件袋內(nèi)（而不是放在 書桌或總檔案里）。·如果那是別人的文件，放到別人的書桌上去。 ·如果是不確定的文件，把它丟開。4. 把參考和閱讀分開。 你不可能閱讀所有的專業(yè)雜志、 書籍等等。 把那些你需要將來用作參考的雜志存起來， 并且只把你近期要用的雜 志放在閱讀文件內(nèi)。5. 不要將總檔案放在桌面上，也不要將它放在你能看到的地方， 最好不要放在辦公室里。6. 制定兩分鐘法則。每次遇到兩分鐘內(nèi)可以做完的事，請馬上去 做。7打電話時請站著。8. 每天早晨請先做最重要的事。9. 找出你的最佳工作時間，避免自己在這段時間內(nèi)受外界干擾。10. 重新定位你的壓力水平。記住以下這些小常識，避免讓你的 腎上腺素達(dá)到最高水平。·看看窗外。坐在窗邊的人比其他人患頭疼、腰疼和精力衰竭的 概率低 23%。·戶外運(yùn)動。研究表明習(xí)慣在戶內(nèi)做運(yùn)動的人比較可能堅(jiān)持不下 去。減輕你的運(yùn)動強(qiáng)度。 運(yùn)動強(qiáng)度和心理健康獲益之間沒有必然的17 聯(lián)系。·運(yùn)動之后請放松。躺好，閉上眼睛，讓精神游移片刻。運(yùn)動中 釋放的腦內(nèi)啡可以使你保持