電子文件的特點(diǎn)及管理

1、電子文件的特點(diǎn)及 管理各位讀友大家好，此文檔由網(wǎng)絡(luò)收集而來，歡迎您下載，謝謝本文作者：閔濤電子文件的特點(diǎn)及管理閔濤隨著我國信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì) 算機(jī)越來越廣泛地被應(yīng)用于人類社會活 動的方方面面，產(chǎn)生的電子文件也越來 越多。電子文件是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識 別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤 或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸數(shù) 字代碼序列。由于電子文件的傳輸快捷 性、可復(fù)制性等優(yōu)點(diǎn)，使得無紙化辦公成為現(xiàn) 實(shí)，這就給檔案管理工作提出了一個(gè)新 的課題。檔案管理如何適應(yīng)信息化時(shí)代 的步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新發(fā)展， 已成為當(dāng)前檔案工作者需要不斷加以關(guān) 注和研究解決的新問題。一、電子文件的特點(diǎn)1、操作方便

2、，簡單易行，自動分類 組合，便于管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式 是，檔案由文書處理部門立卷，檔案業(yè) 務(wù)部門接收，文件一年一歸檔。傳統(tǒng)的 檔案管理十分注重檔案的整理分類。因 為是手工檢索，需要整理清楚，分類精 細(xì)，將每份文件歸人相應(yīng)的類別和合適 的案卷，便于日后檢索。分類和組卷花 費(fèi)了檔案人員大量的時(shí)間和精力。在計(jì) 算機(jī)管理信息系統(tǒng)中，文件與檔案的界 限已不復(fù)存在。文書處理人員、業(yè)務(wù)人 員和檔案管理人員共享一個(gè)辦公信息管 理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上 儲存，隨時(shí)歸檔。有關(guān)部門既可以將應(yīng) 歸檔的電子文件的最終版本經(jīng)過整理， 按檔案部門歸檔，也可將在日常工作中 形成的各種文件材料直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng) 絡(luò)

3、系統(tǒng)隨時(shí)傳輸?shù)綑n案部門，檔案部門 再根據(jù)歸檔的要求，及時(shí)將有保存價(jià)值 的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載 體上記錄下來，轉(zhuǎn)化為電子檔案。2、容量大，何種小，節(jié)省庫房存儲 空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫房和 裝具來進(jìn)行存放和保管，而電子文件載 體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比 擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案 裝具和庫房空間，降低保管成本。3、檢索快捷，提高檔案利用率。利 用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或 檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復(fù)制 檔案，還需辦理審批手續(xù)。在辦公造化 系統(tǒng)中，儲存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫是 檔案部門與辦公業(yè)務(wù)部門共享的，用戶 可通過辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡(luò) 上直接

4、查找并選擇檔案信息，并可方便 地復(fù)制存儲方便快捷。二、電子文件對檔案管理的影響電子文件能在通信網(wǎng)絡(luò)上迅速地進(jìn) 行傳遞；它的利用不受時(shí)間和距離的影 響，可共享，但它不再具有紙質(zhì)文件的 直觀性，需要借助計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備才 能閱讀、處理，并且它的保管上對環(huán)境 的溫濕度、防磁性等要求也很高，使其 精選公文范文在諸多方面對檔案管理產(chǎn)生了影響。1、改變了原有的管理對象、流程和 方法。電子文件材料由擬稿者直接輸入 磁盤，并可在磁盤上進(jìn)行修改加工，一 旦貯入辦公信息數(shù)據(jù)之中，即由檔案、 技術(shù)人員所共享，這就使文件材料與檔 案之間不再有明顯的界限?？呻S時(shí)產(chǎn)生， 隨時(shí)更改，歸檔時(shí)，必須以磁盤或光盤 的形式移交，歸

5、檔范圍也不能只是辦理 完畢具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該 文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。2、改變了分類方式。鑒于電子文件 信息與載體的可分離性，檔案的實(shí)體分 類整理將被概念分類整理所取代。這是 因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果僅能體現(xiàn)一種屬性 聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作 管理檔案的需要。但在電子文件的環(huán)境 中，文件的形式循征和內(nèi)容循征都已經(jīng) 發(fā)生了變化，電子文件材料可以通過計(jì) 算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整 合，不再需要像紙質(zhì)文件那樣進(jìn)行繁重 的實(shí)體分類整理。不同的用戶可以根據(jù) 精選公文范文 精選公文范文 不同的需要，利用辦公造化系統(tǒng)對電子 文件進(jìn)行自由組合分類整理。3、改變了鑒定的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和

6、方法 由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其 自身價(jià)值的可讀性，其鑒定的方法、內(nèi) 容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià) 值理論分析范圍也將隨之?dāng)U大，電子文 件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)均被列入分 析范圍。傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定要求根據(jù) 文件的憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期 限，而電子文件一方面由于制作方便， 將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由 于用戶的需要，信息和將會不斷地修改 和補(bǔ)充，故而很難對其劃定固定的保管 期限。再加上目前電子文件的憑證價(jià)值 尚無法律保證，其鑒定、管理方法亦無 定論。三、加強(qiáng)電子文件管理的主要措施1、解決好電子文件的保存問題。電 子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。 磁性物質(zhì)極易受外磁場

7、影響而導(dǎo)致退 磁、消磁，光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等 部分組成，而目前光盤常用的記錄介質(zhì) 不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。 所以要長久保存電子文件，需要定期進(jìn) 行復(fù)制，以防止信息損失。2、建立電子檔案。目前，正處于紙 質(zhì)文件和電子文件并存的過渡期，認(rèn)真 做好歸檔的電子文件的技術(shù)處理工作顯 得尤為重要。新型電子文件材料的歸檔 勢在必行，要求檔案工作者必須深入到 現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，從保護(hù)電子文件的 原始信息入手，通過技術(shù)處理，將已歸 檔的電子文件改為 只讀性”文件，即只 能讀不能寫的不可更改的文件，從而識 別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電 子文件的可靠性。3、提高電子文件管理人才的業(yè)務(wù)素 質(zhì)。面對調(diào)整發(fā)展的信息時(shí)代，檔案管 理人員必須拓寬知識面、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu), 既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識