OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目建議書

1、OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目建議書一、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)項(xiàng)目的啟動(dòng)思路隨著公司不斷發(fā)展壯大，內(nèi)部信息化建設(shè)逐步提升，管理的要求也越來越高，現(xiàn)有的手工管理體系已經(jīng)不能滿足目前的管理需求。以全面提升運(yùn)營(yíng)速度、管理質(zhì)量、快速反應(yīng)能力和降低運(yùn)營(yíng)成本為目標(biāo)，建議采用現(xiàn)代的管理工具，以提高管理效率，降低管理成本，促進(jìn)內(nèi)部企業(yè)文化、知識(shí)的積累，為公司長(zhǎng)遠(yuǎn)的業(yè)務(wù)發(fā)展贏得有利時(shí)間。辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)稱OA實(shí)現(xiàn)后，可將各類審批、各種通知、報(bào)表、工作任務(wù)的安排及完成情況匯報(bào)等在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)，不但能節(jié)約數(shù)目可觀的辦公費(fèi)用，更為重要的是能為領(lǐng)導(dǎo)提供隨時(shí)隨地的辦公條件，各種信息的掌握和各種工作指令的發(fā)布及接受不再受到地域的限制，將大大提高工

2、作效率。在此目標(biāo)的指引下，建議選擇適合我公司管理情況的通達(dá)OA系統(tǒng)，并提交結(jié)果給公司領(lǐng)導(dǎo)參考審批。二、OA系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的總體目標(biāo)1、充分利用先進(jìn)的電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一個(gè)覆蓋公司辦公場(chǎng)所及所屬分支機(jī)構(gòu)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為各部門、各辦事處提供信息交換平臺(tái)，有效協(xié)調(diào)、處理各部門及辦事處之間的工作，提高內(nèi)部處理事務(wù)的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，全面提升日常辦公效率。2、在OA系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、協(xié)同辦公、信息發(fā)布、知識(shí)文檔共享等工作，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。3、OA系統(tǒng)通過內(nèi)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)方式訪問，為各辦事處及異地辦公用戶提供遠(yuǎn)程辦公支持。4、OA系統(tǒng)支持大并發(fā)用戶同時(shí)在線使用，為以后擴(kuò)展提供基礎(chǔ)。三、 OA系統(tǒng)項(xiàng)目應(yīng)用價(jià)值

3、OA系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值具體表達(dá)在下面幾個(gè)方面：一整合單位資源1、通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將單位的資源如人、物、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、制度、文件等集成在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理使用。2、有效積累優(yōu)秀職工的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、心得并向所有職工開放，使職工互相學(xué)習(xí)，快速提高業(yè)務(wù)水平，到達(dá)事半功倍的效果。3、將行政各種辦公用品等資源進(jìn)行分類管理，更加方便、可靠、透明，發(fā)揮他們最大的成效。4、建立正規(guī)、科學(xué)、開放的制度和文化，保持旺盛的生命力，保障內(nèi)部的健康持續(xù)發(fā)展。二加快了信息流通1、下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時(shí)傳到達(dá)相關(guān)人員，無任何中間環(huán)節(jié)。2、職工的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、改良過

4、程和發(fā)現(xiàn)人才。3、所有職工都可以在第一時(shí)間知道單位的最新動(dòng)態(tài)和政策，更加關(guān)注單位發(fā)展。4、下屬可以在第一時(shí)間將工作進(jìn)度和市場(chǎng)信息反映給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，以快制勝。5、職工們能在OA平臺(tái)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團(tuán)隊(duì)關(guān)系和單位文化。三標(biāo)準(zhǔn)辦公流程1、建立起一個(gè)緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡(jiǎn)單的管理機(jī)制，讓單位內(nèi)部充滿活力，促進(jìn)持續(xù)發(fā)展。2、使職工責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。3、辦公流程變得標(biāo)準(zhǔn)、有序，效率大大提高，執(zhí)行力大大提高。4、徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時(shí)的反應(yīng)。5、領(lǐng)導(dǎo)層可以清晰、準(zhǔn)確的了解職工對(duì)某一事件的傾向性以做出正確的決

5、策。6、離職職工無法帶走自己的客戶資源，防止人員流動(dòng)帶來的客戶流失的風(fēng)險(xiǎn)。7、通過網(wǎng)絡(luò)而不是麻煩的 來詢問項(xiàng)目進(jìn)度，從而節(jié)省大量時(shí)間、精力和 費(fèi)。8、領(lǐng)導(dǎo)層可以及時(shí)關(guān)注下屬的工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，不會(huì)因?yàn)槭杪┒鴣G掉重要的工作。9、職工們每天都記錄下當(dāng)天的工作內(nèi)容和心得，領(lǐng)導(dǎo)層可以直接查看、指導(dǎo)。10、單位可以免去比方諸如打印、分發(fā)、打 、找人等諸多困擾，節(jié)約紙張、人力等辦公成本，將資源和精力、時(shí)間用于核心業(yè)務(wù)。11、職工與職工、職工與領(lǐng)導(dǎo)之間可以方便、直接、充分的進(jìn)行交流，通過正確的手段而不是憑個(gè)人交際能力來溝通。四提高辦事效率1、有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。2、信息

6、流通速度成倍提高，帶來職工反應(yīng)速度的成倍提高。3、領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便的隨時(shí)查看分配過的任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進(jìn)度情況，跟蹤監(jiān)督以提高執(zhí)行效率和力度。4、職工能夠清晰的查看到自己當(dāng)前領(lǐng)取的各項(xiàng)任務(wù)狀態(tài)以合理安排時(shí)間。5、職工之間可以快捷的在線發(fā)送文件、通知和留言，不必打 甚至親自到處找人，時(shí)時(shí)溝通，節(jié)省時(shí)間，提高效率。6、消除打印、復(fù)印、分發(fā)等諸多中間環(huán)節(jié)，溝通點(diǎn)對(duì)點(diǎn)，傳遞一指通。7、隨時(shí)隨地都能夠在網(wǎng)上快捷的查看各種資料，調(diào)閱并打印出來，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費(fèi)掉的大量時(shí)間。OA系統(tǒng)即對(duì)工作流、信息流和知識(shí)管理的標(biāo)準(zhǔn)管理和增值利用，為用戶提供了一個(gè)先進(jìn)、高效的信息化工作平臺(tái)。對(duì)管理層而言降低

7、管理成本，提高管理力度；對(duì)職工而言，降低工作內(nèi)耗，提高工作效率。OA系統(tǒng)將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價(jià)值、更重要的事務(wù)，整體提高了辦事效率和對(duì)信息的可控性，使管理趨于完善，提高執(zhí)行力，最終實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力全面提升的目標(biāo)。四、 OA系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施運(yùn)行及規(guī)劃 一實(shí)施的價(jià)值 1、通過OA供給商專業(yè)化的實(shí)施服務(wù)，幫助我們優(yōu)化進(jìn)而固化業(yè)務(wù)流程，標(biāo)準(zhǔn)、完善管理模式； 2、通過OA供給商標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施服務(wù)，保證項(xiàng)目的順利推進(jìn)，降低應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，縮短實(shí)施時(shí)間； 3、幫助單位培養(yǎng)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力兼?zhèn)涞南到y(tǒng)管理和應(yīng)用管理人才；二OA項(xiàng)目規(guī)劃 第一階段共性應(yīng)用15-25個(gè)工作日，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公環(huán)境，順利完成組

8、織行為的一次革命?？焖偻瓿刹块T的協(xié)同信息、文件審批、公文、信息發(fā)布、綜合辦公、知識(shí)管理等諸多標(biāo)準(zhǔn)功能的實(shí)現(xiàn)，滿足所有關(guān)鍵應(yīng)用和部分?jǐn)U展應(yīng)用，迅速建立起單位的工作平臺(tái)，降低期初全員使用風(fēng)險(xiǎn)。 第二階段局部深化階段，通過半年或1年以上的協(xié)同工作的磨合，讓協(xié)同平臺(tái)中的使用者評(píng)估應(yīng)用價(jià)值，并規(guī)劃內(nèi)部協(xié)同的進(jìn)一步提升和管理優(yōu)化，通過協(xié)同辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)級(jí)互聯(lián)，成功滲透到業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，形成穩(wěn)固的應(yīng)用。五、OA系統(tǒng)項(xiàng)目設(shè)計(jì)原則要求 1、實(shí)用性與可擴(kuò)展性 (1)OA系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合本單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，能滿足各部門日常辦公業(yè)務(wù)工作需要。 (2)OA系統(tǒng)應(yīng)盡可能為本單位將來業(yè)務(wù)發(fā)展預(yù)留空間，因此應(yīng)做到： A.各子系統(tǒng)模塊化，可

9、移植性較好； B.接口標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)化，為其他后續(xù)的信息化產(chǎn)品預(yù)留充分余地； C.流程可定制，可實(shí)現(xiàn)各種復(fù)雜條件流程設(shè)計(jì)，可由系統(tǒng)管理者根據(jù)實(shí)際應(yīng)用情況自行設(shè)計(jì)表單。 2、可靠性與穩(wěn)定性 OA系統(tǒng)必須具備較高的可靠性與穩(wěn)定性。 (1)系統(tǒng)應(yīng)對(duì)用戶數(shù)據(jù)輸入的合法性進(jìn)行嚴(yán)格校驗(yàn)。系統(tǒng)不會(huì)因用戶非法輸入而造成程序中止； (2)OA系統(tǒng)應(yīng)在資源占用、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等方面設(shè)計(jì)合理，不應(yīng)對(duì)服務(wù)器造成過高壓力而導(dǎo)致死機(jī)或服務(wù)器操作系統(tǒng)崩潰等情況。 (3)OA系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)采用目前為業(yè)界認(rèn)可的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)對(duì)未來辦公信息容量具有充分的把握，確保系統(tǒng)運(yùn)行較長(zhǎng)時(shí)間(如兩年以上)后不會(huì)因信息過多、數(shù)據(jù)庫(kù)容量不

10、足而導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的崩潰。 3、標(biāo)準(zhǔn)性與開放性 OA系統(tǒng)在總體設(shè)計(jì)、模型設(shè)計(jì)、程序代碼設(shè)計(jì)中應(yīng)選用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的軟件技術(shù)，使系統(tǒng)具有較強(qiáng)的可移植性。 4、先進(jìn)性與兼容性 (1)OA系統(tǒng)應(yīng)選用當(dāng)前較為先進(jìn)的軟件技術(shù)編寫； (2)軟件的體系結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)先進(jìn)合理； (3)具有較好的兼容性，主要從硬件條件、服務(wù)器軟件平臺(tái)、客戶端環(huán)境以及程序和數(shù)據(jù)庫(kù)與其他程序的接口方面等。 5、美觀性與易用性 軟件界面美觀大方，色彩搭配合理，界面的設(shè)計(jì)清晰明了，易于掌握。系統(tǒng)安裝調(diào)試簡(jiǎn)便。 6、保密性與安全性 (1)完善的身份認(rèn)證功能； (2)具備完善的用戶權(quán)限控制機(jī)制； (3)重要信息應(yīng)以加密方式存儲(chǔ)，防止超級(jí)用戶從數(shù)據(jù)庫(kù)中

11、竊取信息； (4)完善的日志及跟蹤功能，對(duì)OA系統(tǒng)內(nèi)主要事件需做相應(yīng)的記錄，記錄中應(yīng)包括用戶名、日期時(shí)間、客戶端IP地址等； (5)具備方便的數(shù)據(jù)備份及災(zāi)難恢復(fù)能力，可在服務(wù)器系統(tǒng)崩潰后最短時(shí)間內(nèi)使系統(tǒng)恢復(fù)正常運(yùn)行； 7、兼顧傳統(tǒng)模式 OA的實(shí)施不可一蹴而就，在較長(zhǎng)一段時(shí)期，應(yīng)充分考慮紙介質(zhì)文檔與電子文檔同時(shí)并存的情況，因此OA軟件的設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮系統(tǒng)實(shí)施初級(jí)階段的特點(diǎn)。六、 OA系統(tǒng)應(yīng)具備的功能 1、協(xié)同辦公 內(nèi)部職工間的協(xié)同工作平臺(tái)包括異地協(xié)同, 設(shè)置新建、待發(fā)、已發(fā)事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)，是辦公中最常用、最重要的部分。通常的辦公事項(xiàng)，如工作請(qǐng)示、匯報(bào)、審批、工作安排、信息傳遞等實(shí)際事務(wù)

12、、事件等均可借助于協(xié)同事項(xiàng)功能完成。并支持流程管理，時(shí)間節(jié)點(diǎn)考核管理等，為績(jī)效提供支持。 2、公文管理 要求必須符合內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)程序及格式；便于操作，簡(jiǎn)單易學(xué)；通用性較好，兼容性較強(qiáng)。能實(shí)現(xiàn)外部收文的登記、分辦轉(zhuǎn)辦、擬辦、閱批、承辦、督辦、反饋、歸檔，內(nèi)部發(fā)文、呈批件的起草、會(huì)簽、核稿、簽批、編號(hào)、制發(fā)、督辦、反饋、歸檔等。 3、文檔管理 系統(tǒng)提供對(duì)個(gè)人檔案和單位檔案進(jìn)行集中式信息管理，并通過授權(quán)下級(jí)部門的檔案管理員，實(shí)現(xiàn)不同部門或下級(jí)單位的多檔案員管理。并按權(quán)限設(shè)置讀權(quán)限 查看、寫權(quán)限歸檔新建權(quán)可建子目錄并擁有該子目錄管理權(quán)、管理權(quán)讀/寫/增/刪/更名/移動(dòng)/授權(quán)。文檔管理還應(yīng)該具有文檔、郵

13、件、協(xié)同、公告、計(jì)劃會(huì)議、本地文檔互相通聯(lián)，并且實(shí)現(xiàn)分級(jí)權(quán)限，可以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)辦公人員資料的存放、共享和轉(zhuǎn)發(fā)。 4、日程、計(jì)劃、會(huì)議 實(shí)現(xiàn)了較為完善的日程、會(huì)議、計(jì)劃管理，支持個(gè)人日程、部門日程、項(xiàng)目日程的安排。在日常辦公中對(duì)于各種計(jì)劃進(jìn)行有效可控，實(shí)現(xiàn)中下級(jí)向上級(jí)報(bào)計(jì)劃，上級(jí)進(jìn)行計(jì)劃的回復(fù)和批示；通知各種會(huì)議的召開，確定召開時(shí)間和參加人員；安排個(gè)人的每日的事件等等。 5、審批管理 具備嚴(yán)密的審批權(quán)限控制并靈活的表樣制作權(quán)限。完成內(nèi)部各種文件、單據(jù)的審批流程應(yīng)用，如：新聞審核流程/稿件審核流程/市場(chǎng)費(fèi)用申請(qǐng)/特價(jià)申請(qǐng)/費(fèi)用報(bào)銷/業(yè)務(wù)差旅申請(qǐng)/報(bào)告流程/合同審批/客戶投訴處理/采購(gòu)申請(qǐng)/固定資產(chǎn)報(bào)

14、廢申請(qǐng)/公務(wù)聯(lián)絡(luò)/辦公用品申報(bào)/公章借用/客戶接待申請(qǐng)/用車申請(qǐng)/職工培訓(xùn)申請(qǐng)/部門用人申請(qǐng)/人員調(diào)動(dòng)申請(qǐng)/職工獎(jiǎng)勵(lì)審批/職工違紀(jì)處罰報(bào)批職工轉(zhuǎn)正審批/加班申請(qǐng)/考勤匯總/出勤補(bǔ)登/請(qǐng)假申請(qǐng)單/工作交接/重要工作請(qǐng)示等涉及所有日常工作審批應(yīng)用。 6、行政辦公 (1)信息發(fā)布 具有相應(yīng)權(quán)限的用戶可通過OA系統(tǒng)將本單位相關(guān)信息發(fā)布，軟件應(yīng)提供按照不同類型發(fā)布，并可以選擇發(fā)布范圍。 (2)調(diào)查 具有相應(yīng)權(quán)限人員可在OA中發(fā)布調(diào)查，通過OA的在線調(diào)查系統(tǒng)可及時(shí)了解職工對(duì)某事件的意見和看法。 3討論 為內(nèi)部工作人員提供一個(gè)交流和討論的環(huán)境。論壇建有不同版塊，可以對(duì)不同版塊中的文章進(jìn)行管理和維護(hù)，還應(yīng)提供

15、精華區(qū)的功能以方便用戶瀏覽其中的精華文章并可對(duì)重要文章置頂處理,要求：支持FLASH和討論區(qū)版主。 (4)行政辦公輔助功能 行政辦公等流轉(zhuǎn)程序，會(huì)議室管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書借閱功能。 6、電子簽章 OA軟件應(yīng)具備電子簽章功能。電子圖章的管理、簽蓋須嚴(yán)格按照印章使用制度實(shí)施。電子圖章的使用必須具備較高的保密性、安全性及防偽性。 7、其他：關(guān)聯(lián)其他系統(tǒng) 8、公眾信息查詢 辦事程序、天氣預(yù)報(bào)、列車時(shí)刻、 區(qū)號(hào)、日歷、論壇等。9、系統(tǒng)管理 OA系統(tǒng)應(yīng)提供完善的后臺(tái)管理功能。通過后臺(tái)系統(tǒng)，管理員可對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限劃分、用戶管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、流程定義以及系統(tǒng)日志查看等。七、OA系統(tǒng)投資預(yù)算