




版權(quán)說明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請(qǐng)進(jìn)行舉報(bào)或認(rèn)領(lǐng)
文檔簡介
1、展會(huì)管理規(guī)定一、總則明確公司參展標(biāo)準(zhǔn)和操作流程,掌握國內(nèi)外的大型專業(yè)展會(huì)的行情,持續(xù)改進(jìn)和完善公司展會(huì)的組織、開展和管理工作。二、適用范圍本制度適用于展會(huì)的組織、信息收集和參展的程序管理.綜合辦行政管理員為展會(huì)統(tǒng)一負(fù)責(zé)人,原展會(huì)負(fù)責(zé)人趙業(yè)水與劉建開應(yīng)與綜合辦行政管理員進(jìn)行工作交接,并負(fù)責(zé)給綜合辦行政管理員提供之前參加過的展會(huì)相關(guān)資料。三、展會(huì)操作規(guī)程(一)國內(nèi)展會(huì)參展操作規(guī)程第一步:收集資料.收集與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè)展會(huì)信息,并與展會(huì)組委會(huì)取得聯(lián)系,向其索要參展指南以及參展注意事項(xiàng);第二步:確展.經(jīng)公司研究后確認(rèn)參展及參展人員,籌備參展計(jì)劃及人員分工;第三步:簽訂合同。與展會(huì)組委會(huì)聯(lián)系、洽談
2、合同簽訂事宜,合同簽訂后,催促對(duì)方盡快確認(rèn)展位;第四步:簽訂廣告合同.與展會(huì)組委會(huì)聯(lián)系,確定本次會(huì)議的廣告代理商,如需廣告宣傳,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后,與其聯(lián)系并簽訂合同,辦理相關(guān)事宜;第五步:辦理參展商證、參觀證。攤位確認(rèn)后,向組委會(huì)詢問參展商證和參觀證辦理的有關(guān)事項(xiàng),確定參觀人數(shù)后,酌情辦理參觀人員的證件;第六步:預(yù)訂房間。展位確認(rèn)后,盡快預(yù)訂房間,房間盡量訂在展區(qū)附近或交通便利、價(jià)格適中的酒店,做到既節(jié)省費(fèi)用又方便與客戶洽談;第七步:展會(huì)籌備。在展前的籌備時(shí)間內(nèi),參展人員按展會(huì)方案分工實(shí)施完成;第八步:展前動(dòng)員。展前要求召開參展會(huì)議,以確保參展過程中萬無一失;第九步:參展總結(jié)。將各人匯報(bào)附
3、在材料后歸檔,并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單,所有影像資料,在電腦中存檔;第十步:存檔.將所有展會(huì)的資料匯總裝訂成冊,經(jīng)董事長審批后存檔,要求在電腦和檔案櫥中各保存一份;第十一步:落實(shí)政策補(bǔ)貼。根據(jù)國家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),積極申報(bào)各項(xiàng)扶持政策。(二)國外展會(huì)參展操作規(guī)程第一步:收集資料。通過因特網(wǎng)和各類信息刊物收集與本公司相關(guān)的專業(yè)展覽會(huì),特別是國際專業(yè)展覽會(huì);與展會(huì)的組委會(huì)或中國承辦方聯(lián)系,向其索要參展指南及注意事項(xiàng);第二步:確展.經(jīng)公司研究后確認(rèn)參展及參展人員,籌備參展計(jì)劃及人員分工;第三步:簽訂合同.與展會(huì)主辦單位或組展方聯(lián)系洽談簽訂合同事宜,合同簽訂后,催促主辦單位或
4、組展方盡快確認(rèn)展位;第四步:簽訂廣告合同.與展會(huì)組委會(huì)聯(lián)系,確定本次會(huì)議的廣告代理商,如需廣告宣傳,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后,與其聯(lián)系并簽訂合同,辦理相關(guān)事宜;第五步:展會(huì)籌備.在展前的籌備時(shí)間內(nèi),各人按展會(huì)方案的分工實(shí)施完成;特別注意如參展形式為特裝展的,應(yīng)做好展臺(tái)的設(shè)計(jì)、搭建工作;第六步:簽證辦理。攤位確認(rèn)后,向主辦機(jī)構(gòu)詢問簽證的有關(guān)事項(xiàng),督促參展人員辦理護(hù)照,要求對(duì)方寄發(fā)邀請(qǐng)函,隨后安排辦理簽證;該項(xiàng)事宜由組展方統(tǒng)一辦理的,應(yīng)積極配合提供相關(guān)證件;第八步:預(yù)訂房間及往返機(jī)票.展位確認(rèn)后,應(yīng)盡快預(yù)訂往返機(jī)票及房間,房間應(yīng)盡量訂在展區(qū)附近或交通便利、價(jià)格適中的酒店,做到既節(jié)省費(fèi)用又方便與客戶洽談
5、;第九步:展前動(dòng)員。展前召開參展要求會(huì)議,以確保參展過程中萬無一失;第十步:參展總結(jié)。將各人匯報(bào)附在材料后歸檔,并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單,所有影像資料,在電腦中存檔;第十一步:存檔。將所有展會(huì)的資料匯總裝訂成冊,經(jīng)董事長審批后存檔,要求在電腦和檔案櫥中各保存一份;第十二步:落實(shí)政策補(bǔ)貼.根據(jù)國家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),積極申報(bào)各項(xiàng)扶持政策.四、展會(huì)管理實(shí)施細(xì)則(一)參展目的企業(yè)形象和品牌推廣、產(chǎn)品展示、市場宣傳和信息收集.(二)參展原則1 )參加展會(huì)應(yīng)本著嚴(yán)謹(jǐn)、經(jīng)濟(jì)、實(shí)效、符合市場戰(zhàn)略的原則,避免盲目、沖動(dòng)及鋪張浪費(fèi)的參展行為;2 )參展前應(yīng)認(rèn)真了解展會(huì)信息,仔細(xì)閱讀參展商
6、手冊,并做好真實(shí)性調(diào)查等風(fēng)險(xiǎn)防范工作;3)參加展會(huì)應(yīng)做詳細(xì)周密的策劃,包括展位的選擇、展臺(tái)的布置方案、廣告的發(fā)布、目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)等;4)除布展工作外,應(yīng)強(qiáng)調(diào)參展人員的作用,做好明確的職責(zé)分工和展前培訓(xùn),展示公司團(tuán)結(jié)、專業(yè)的良好形象,把握商機(jī);5)展會(huì)應(yīng)與市場拓展緊密集合,國外展會(huì)是我公司拓展市場區(qū)域接觸客戶的主要途徑之一,展會(huì)后應(yīng)及時(shí)、積極跟進(jìn),做好后續(xù)宣傳和客戶開發(fā)工作;6)展會(huì)結(jié)束后應(yīng)做效果分析并提交總結(jié)報(bào)告,積累參展活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)。(三)年度展會(huì)計(jì)劃組織展會(huì)負(fù)責(zé)人應(yīng)在每年12月份對(duì)下一年度展會(huì)的信息進(jìn)行收集,并整理為展會(huì)信息報(bào)告,發(fā)給國際項(xiàng)目部,國外展會(huì)具體市場調(diào)研由國際項(xiàng)目部負(fù)責(zé),國際項(xiàng)目部
7、對(duì)收集后的展會(huì)信息應(yīng)做初步的評(píng)價(jià),對(duì)其相關(guān)性、影響力、往期信譽(yù)和效果進(jìn)行分析,選定目標(biāo)展會(huì);綜合辦行政管理員負(fù)責(zé)在每年1月份根據(jù)各項(xiàng)目部意見,整理、確定本年度展會(huì)信息及參展提案報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)研究確定,企劃法務(wù)室趙業(yè)水與采購履約部劉建開負(fù)責(zé)協(xié)助綜合辦整理展會(huì)信息機(jī)參提案。1 )信息調(diào)研綜合辦行政管理員應(yīng)對(duì)目標(biāo)展會(huì)做詳盡的信息調(diào)查,包括:主辦方、承辦單位、舉辦時(shí)間、展館位置、承租信息、展位信息、展會(huì)影響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。國際項(xiàng)目部經(jīng)理應(yīng)配合外聯(lián)員做好該項(xiàng)工作,通過咨詢展會(huì)所在國代理商考究展會(huì)的真實(shí)情況;如赴國外參展,還應(yīng)了解當(dāng)?shù)卣Z言、政治環(huán)境、文化風(fēng)俗、交通和食宿信息等。(企
8、劃法務(wù)室與采購履約部劉建開負(fù)責(zé)協(xié)助綜合辦處理相關(guān)事宜)2 )價(jià)格及優(yōu)惠政策落實(shí)綜合辦行政管理員在參展前應(yīng)與主辦方或組展單位咨詢價(jià)格,爭取國家、省、市方面的各項(xiàng)優(yōu)惠政策。對(duì)我公司擬長期參展的展會(huì),應(yīng)與主辦方或組展單位建立良好關(guān)系,以獲得優(yōu)惠的參展價(jià)格,好的展位和相關(guān)待遇。3 )參展財(cái)務(wù)預(yù)算在提交參展計(jì)劃提案時(shí)應(yīng)做好財(cái)務(wù)預(yù)算,包括:參展費(fèi)用、特裝展示布置費(fèi)用、展品運(yùn)輸保管費(fèi)用、廣告費(fèi)用、宣傳贈(zèng)品費(fèi)用、人員差旅費(fèi)用等其他可預(yù)見費(fèi)用;參展的投資規(guī)模應(yīng)參考展會(huì)對(duì)市場戰(zhàn)略的支持作用、對(duì)區(qū)域市場銷售的現(xiàn)實(shí)作用、品牌宣傳和企業(yè)宣傳的影響力。(四)參展籌備工作1 )定立合同決定參展后應(yīng)與主辦方或組展單位訂立合同
9、;如有條件,事先核實(shí)后,請(qǐng)法律顧問出具意見和確認(rèn)。2 )展會(huì)策劃綜合辦行政管理員針對(duì)每一展會(huì)制定詳細(xì)的參展方案并負(fù)責(zé)落實(shí)。展位選擇展位應(yīng)選擇有利位置,主要考慮:出口、入口、中廳、休息區(qū)、餐飲區(qū)、洗手間附近等人流密集地段.避免選擇死角、長排中段、有墻柱障礙等展位;展位的大小可根據(jù)具體需要選用標(biāo)準(zhǔn)展位、雙展位、特裝展位以適合品牌形象策略;選擇展位前,應(yīng)了解附近展位的廠商信息和展示方式,并作出必要的設(shè)計(jì)調(diào)整。展臺(tái)布置和展品陳列展臺(tái)布置的基本原則:遠(yuǎn)觀效果醒目、有沖擊力,近觀效果舒適、明快,整體效果協(xié)調(diào);展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向;無論標(biāo)準(zhǔn)展位還是特裝展示,都必須增加照明燈光;展品和圖片的
10、展示高度應(yīng)符合人體身高和視角;展區(qū)微觀細(xì)節(jié)構(gòu)造應(yīng)考慮:展臺(tái)、展架、展示墻、標(biāo)牌、標(biāo)識(shí)、洽談區(qū),圖片設(shè)計(jì)、說明性文字、動(dòng)態(tài)屏幕演示系統(tǒng)、布展使用材料材質(zhì)(一次性/重復(fù)性)。廣告信息的發(fā)布根據(jù)需要可考慮在會(huì)刊發(fā)布廣告,可以封面和頁內(nèi)文章形式發(fā)表。可根據(jù)需要選擇條幅、彩球等展會(huì)外設(shè)廣告;在參加展會(huì)前三個(gè)月,可以考慮在有影響力的網(wǎng)站、刊物上發(fā)布報(bào)道,以擴(kuò)大知曉度。目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)參展前應(yīng)邀請(qǐng)潛在客戶、原有客戶、目標(biāo)客戶前來參加。展品及模型的運(yùn)輸和保管各種資料及展品及模型應(yīng)在展前3個(gè)月列出明細(xì)清單并制定運(yùn)輸方案,綜合辦專人負(fù)責(zé),展后應(yīng)對(duì)展品進(jìn)行核對(duì),對(duì)損壞、丟失等情況進(jìn)行匯報(bào).(五)參展人員根據(jù)展會(huì)的規(guī)模
11、,應(yīng)配備相應(yīng)的參展人員,并做明確的職責(zé)分配和展前培訓(xùn).人員主要包括:展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目助理、專業(yè)技術(shù)人員,參展前2個(gè)月由國際項(xiàng)目部提報(bào)并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。1 )參展人員的職責(zé)展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理:了解市場和廣告需求;監(jiān)督展位的制作和設(shè)計(jì)方案;保證布展時(shí)模型和文件的及時(shí)到場;保證展期提供充足的材料和宣傳品,確保公司形象反映在展會(huì)上;負(fù)責(zé)資料和宣傳品的分發(fā)管理并解答提問;負(fù)責(zé)展品的清點(diǎn)和匯總;負(fù)責(zé)信息的收集、匯總和整理;負(fù)責(zé)參展人員的管理;撰寫展會(huì)總結(jié)報(bào)告.專業(yè)技術(shù)人員:必須是經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員,對(duì)產(chǎn)品和技術(shù)細(xì)節(jié)非常了解,在參觀客戶的要求下進(jìn)行產(chǎn)品演示,或預(yù)先安排演示;對(duì)客戶提出的技術(shù)問題進(jìn)行回答;撰寫信息
12、收集和產(chǎn)品反饋報(bào)告。項(xiàng)目助理:主動(dòng)問訊駐足的參觀者,并對(duì)公司和產(chǎn)品的概況進(jìn)行介紹;將參觀者引導(dǎo)給項(xiàng)目經(jīng)理或?qū)I(yè)技術(shù)人員;分發(fā)宣傳品和紀(jì)念品;指導(dǎo)客人填寫信息和聯(lián)絡(luò)表格;恭送問詢者離開,負(fù)責(zé)展會(huì)客商來訪登記表的填寫、整理及展會(huì)客戶信息匯總表的匯總;會(huì)后負(fù)責(zé)撰寫展會(huì)總結(jié)。2 )人員規(guī)范和培訓(xùn)全體參展人員要求統(tǒng)一著裝;佩戴名卡;態(tài)度親切主動(dòng),舉止合乎禮儀;談吐規(guī)范,富有熱情;對(duì)參展的必要事項(xiàng)、信息和規(guī)范應(yīng)該做事前培訓(xùn),由負(fù)責(zé)展會(huì)所在國的市場部負(fù)責(zé)。3 )參展人員培訓(xùn)內(nèi)容參展意義、目的和理念,展覽必要常識(shí)(當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗禮節(jié)、展會(huì)性質(zhì)、目標(biāo)客戶鎖定等);行為、規(guī)范和禮儀;職責(zé)分配和合作溝通;活動(dòng)時(shí)間表;產(chǎn)品
13、知識(shí)及常規(guī)問題的統(tǒng)一回答;信息的收集。(六)展會(huì)的總結(jié)展會(huì)結(jié)束后應(yīng)該對(duì)參展的效果進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià).必須指出,展覽的效果,尤其是潛在影響力不易測定,因此,對(duì)展覽的實(shí)效分析不宜作不切實(shí)際的要求.1 )效果分析包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對(duì)銷售的促進(jìn)效果、客戶對(duì)該次展覽的印象等等.2 )信息收集信息收集應(yīng)作為展會(huì)活動(dòng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。信息內(nèi)容包括:行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動(dòng)態(tài)、新技術(shù)、競爭對(duì)手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、展示設(shè)計(jì)趨勢和改進(jìn)等等;可考慮安排專門的信息收集人員,不參與展臺(tái)展示活動(dòng)以起到身份隱蔽作用,主要負(fù)責(zé)收集其他競爭對(duì)手信息.3 )總結(jié)報(bào)告展會(huì)總結(jié)報(bào)告應(yīng)在參展后10個(gè)工作日內(nèi)由展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理提交綜合辦主任,內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會(huì)評(píng)價(jià)、改進(jìn)建議等;展會(huì)結(jié)束10個(gè)工作日內(nèi),展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)按財(cái)務(wù)規(guī)定報(bào)銷
溫馨提示
- 1. 本站所有資源如無特殊說明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請(qǐng)下載最新的WinRAR軟件解壓。
- 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請(qǐng)聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
- 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁內(nèi)容里面會(huì)有圖紙預(yù)覽,若沒有圖紙預(yù)覽就沒有圖紙。
- 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
- 5. 人人文庫網(wǎng)僅提供信息存儲(chǔ)空間,僅對(duì)用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護(hù)處理,對(duì)用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對(duì)任何下載內(nèi)容負(fù)責(zé)。
- 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當(dāng)內(nèi)容,請(qǐng)與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
- 7. 本站不保證下載資源的準(zhǔn)確性、安全性和完整性, 同時(shí)也不承擔(dān)用戶因使用這些下載資源對(duì)自己和他人造成任何形式的傷害或損失。
最新文檔
- 專業(yè)土地抵押合同
- 工程建設(shè)合同協(xié)議書
- 保潔服務(wù)合同和內(nèi)容
- 在建工程抵押反擔(dān)保合同
- 擔(dān)保人合同擔(dān)保合同
- 企業(yè)軟件銷售合同
- 場地門面出租合同
- 人工智能在醫(yī)療影像領(lǐng)域的應(yīng)用合同
- 測繪工程部技術(shù)員聘用合同
- 湖北恩施學(xué)院《學(xué)前兒童發(fā)展科學(xué)》2023-2024學(xué)年第二學(xué)期期末試卷
- 中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施條例培訓(xùn)課件
- 2024年全國統(tǒng)一高考英語試卷(新課標(biāo)Ⅰ卷)含答案
- 2024年認(rèn)證行業(yè)法律法規(guī)及認(rèn)證基礎(chǔ)知識(shí) CCAA年度確認(rèn) 試題與答案
- 2024年濰坊工程職業(yè)學(xué)院高職單招(英語/數(shù)學(xué)/語文)筆試歷年參考題庫含答案解析
- 六郁湯-古今醫(yī)鑒卷四-方劑加減變化匯總
- 汽車公司APQP質(zhì)量門檢查表
- 哈工大微電子工藝緒論01單晶硅
- 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)教學(xué)課件:chapter8
- 玉米雜交種制種技術(shù)匯總
- T∕ACSC 01-2022 輔助生殖醫(yī)學(xué)中心建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)(高清最新版)
- 線性空間的定義與性質(zhì)
評(píng)論
0/150
提交評(píng)論