軟件項(xiàng)目溝通計(jì)劃(共3頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上項(xiàng)目溝通計(jì)劃項(xiàng)目溝通計(jì)劃（ProjectCommunicationPlan） 什么是項(xiàng)目溝通計(jì)劃 項(xiàng)目溝通計(jì)劃是對(duì)于項(xiàng)目全過(guò)程的溝通工作，溝通方法、溝通渠道等各個(gè)方面的計(jì)劃與安排。 就大多數(shù)項(xiàng)目而言，溝通計(jì)劃的內(nèi)容是作為項(xiàng)目初期階段工作的一個(gè)部分。同時(shí)，項(xiàng)目溝通計(jì)劃還需要根據(jù)計(jì)劃實(shí)施的結(jié)果進(jìn)行定期檢查，必要時(shí)還需要加以修訂。所以項(xiàng)目溝通計(jì)劃管理工作是貫穿于項(xiàng)目全過(guò)程的一項(xiàng)工作，項(xiàng)目溝通計(jì)劃是和項(xiàng)目組織計(jì)劃緊密聯(lián)系在一起的，因?yàn)轫?xiàng)目的溝通直接受項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的影響。 項(xiàng)目溝通計(jì)劃的內(nèi)容 項(xiàng)目溝通計(jì)劃包括四個(gè)方面的具體工作，如下圖所示：1、編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃前的準(zhǔn)備工作 1）

2、收集信息 項(xiàng)目溝通內(nèi)容方面的信息； 項(xiàng)目溝通所需溝通手段的信息； 項(xiàng)目溝通的時(shí)間和頻率方面的信息； 項(xiàng)目信息來(lái)源與最終用戶方面的信息。 2）所獲信息的加工處理 對(duì)收集到的溝通計(jì)劃方面的信息進(jìn)行加工和處理也是編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃的重要一環(huán)，而且只有經(jīng)過(guò)加工處理過(guò)的信息，才能作為編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃的有效信息使用。 2、項(xiàng)目溝通需求的確定 項(xiàng)目溝通需求的確定是在信息收集的基礎(chǔ)上，對(duì)項(xiàng)目組織的信息需求做出的全面決策，其內(nèi)容包括： 項(xiàng)目組織管理方面的信息需求； 項(xiàng)目?jī)?nèi)部管理方面的信息需求； 項(xiàng)目技術(shù)方面的信息需求； 項(xiàng)目實(shí)施方面的信息需求； 項(xiàng)目與公眾關(guān)系的信息需求。 3、溝通方式與方法的確定 在項(xiàng)目溝通中，

3、不同信息的溝通需要采取不同的溝通方式和方法，因此在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃過(guò)程中還必須明確各種信息需求的溝通方式和方法。影響項(xiàng)目選擇溝通方式方法的因素主要有以下幾個(gè)方面： 溝通需求的緊迫程度； 溝通方式方法的有效性； 項(xiàng)目相關(guān)人員的能力和習(xí)慣； 項(xiàng)目本身的規(guī)模。 4、項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制 項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制是要根據(jù)收集的信息，先確定出項(xiàng)目溝通要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，然后是根據(jù)項(xiàng)目溝通目標(biāo)和確定項(xiàng)目溝通需求去分解得到項(xiàng)目溝通的任務(wù)，進(jìn)一步根據(jù)項(xiàng)目溝通的時(shí)間要求去安排這些項(xiàng)目溝通任務(wù)，并確定出保障項(xiàng)目溝通計(jì)劃實(shí)施的資源和預(yù)算。 項(xiàng)目溝通計(jì)劃書(shū)的內(nèi)容除了前面給出的目標(biāo)、任務(wù)、時(shí)間要求、具體責(zé)任、預(yù)算與資源保障以外，一般

4、還應(yīng)該包括下列特殊內(nèi)容： 信息的收集和歸檔格式要求； 信息發(fā)布格式與權(quán)限的要求； 對(duì)所發(fā)布信息的描述； 更新和修訂項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的方法； 約束條件與假設(shè)前提。項(xiàng)目溝通計(jì)劃主要包括以下兒個(gè)方而的內(nèi)容。 (1)描述信息收集和文件歸檔的結(jié)構(gòu)，這一結(jié)構(gòu)用于收集和保存不同類(lèi)型的信息。舉例來(lái)說(shuō)，一個(gè)項(xiàng)目組的成員出席了一個(gè)會(huì)議并帶回一些有價(jià)值的信息和資料，它將如何歸檔和保存在哪里?如果一個(gè)供應(yīng)商送來(lái)了一本新產(chǎn)品樣本，它將如何歸檔和保存在哪里?如果同一供應(yīng)商兒個(gè)月后又送來(lái)了一本新產(chǎn)品樣本，如何處理這本新樣本與舊樣本?如果在項(xiàng)目中不同的成員負(fù)責(zé)訪談不同的部門(mén)，他們的訪談結(jié)果和發(fā)現(xiàn)會(huì)影響到其他成員下一步的研究，

5、那么這些訪談信息應(yīng)如何處理和在成員之間共享?對(duì)于這樣的信息資料如果缺乏及時(shí)清晰的整理和保存，就會(huì)造成信息的缺失和部門(mén)間或成員間信息的不一致，所以，有必要制定和遵循一個(gè)制度，將與項(xiàng)目有關(guān)的重要信息資料和文件進(jìn)行建檔管理。 (2)項(xiàng)目干系人聯(lián)系方式。應(yīng)該有一個(gè)專(zhuān)用于項(xiàng)目所有相關(guān)人員聯(lián)系方式的小冊(cè)子，包括項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目組上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政部人員、技術(shù)支持人員、出差訂房、訂票等系統(tǒng)中相關(guān)的人員，座機(jī)號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼、職能等等，應(yīng)一一列上，做到簡(jiǎn)潔明了，最好能有特殊人員的一些具體的標(biāo)注，能夠做到在一打開(kāi)小冊(cè)子的同時(shí)就能將所有的相關(guān)人員的資料了然于胸，正所謂知己知彼，這樣一來(lái)，很多在平時(shí)大費(fèi)周章的事，就能在養(yǎng)

6、成的良好的習(xí)慣中，輕松應(yīng)對(duì)。 (3)傳送重要項(xiàng)目信息的格式。項(xiàng)目組的成員在準(zhǔn)備書(shū)而的和口頭的狀態(tài)報(bào)告時(shí)，是否存在可以遵循的格式?是否所有的縮寫(xiě)詞和定義都有一個(gè)列表?在不同的項(xiàng)目文件中它們需不需要被重復(fù)列出?建立一個(gè)項(xiàng)目本身統(tǒng)一的文件模板，是正規(guī)管理的一部分，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供報(bào)告編寫(xiě)指南。 (4)用于創(chuàng)建信息的日程表。是否已經(jīng)分配資源去創(chuàng)建、聚集和發(fā)送關(guān)鍵項(xiàng)目信息?項(xiàng)目干系人是否知道什么時(shí)候期望提交不同的信息?什么時(shí)候他們需要參加重要的會(huì)議?時(shí)間安排是否考慮到了關(guān)鍵項(xiàng)目文件的審評(píng)和批準(zhǔn)?保證時(shí)間以建立關(guān)鍵項(xiàng)目信息和確保其質(zhì)量是很重要的。 (5)獲得信息的訪問(wèn)方法。誰(shuí)能看到一個(gè)草擬

7、的文件?每個(gè)人都能訪問(wèn)所有的項(xiàng)目文件嗎?哪些信息在線保存以及哪些只保存在硬拷貝中或以其他形式保存?每個(gè)人都能檢查硬拷貝中的文件嗎? (6)工作匯報(bào)方式。明確表達(dá)項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)上級(jí)和相關(guān)人員的工作匯報(bào)方式，明確什么時(shí)間，什么形式。比如項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)E-mail發(fā)送周報(bào);項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)直接客戶和上級(jí)按月通過(guò)E-mail發(fā)送月報(bào);緊急匯報(bào)通過(guò)電話及時(shí)溝通;每?jī)芍茼?xiàng)目組進(jìn)行一次當(dāng)前工作溝通會(huì)議;每周同客戶和上級(jí)進(jìn)行一次口頭匯報(bào)等等。 (7)溝通計(jì)劃維護(hù)人。隨著項(xiàng)目推進(jìn)和發(fā)展，需要更新溝通管理計(jì)劃和方法。要明確做出變更時(shí)誰(shuí)來(lái)更新溝通計(jì)劃?新的計(jì)劃如何發(fā)送?對(duì)哪些相關(guān)人員發(fā)送? 對(duì)于大多數(shù)項(xiàng)目，溝通計(jì)劃的大部分工作作為項(xiàng)目前期