檔案管理辦法及相關(guān)表格

1、檔案管理工作規(guī)定受控狀態(tài)： 受 控 檔案編號(hào)： 生效日期： 編號(hào)：版本號(hào)A檔案管理工作規(guī)定修改次數(shù)00總頁(yè)數(shù)檔案管理工作規(guī)定一、 主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類(lèi)檔案資料的形成與歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等管理內(nèi)容。二、檔案的管理部門(mén)1、文書(shū)結(jié)案后，原稿由公司檔案室歸檔。2、各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影印件。3、檔案室主要職責(zé)：（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；（2）對(duì)企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；（4）做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，

2、逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。三、檔案的種類(lèi)1、法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。2、企業(yè)的重大決議。包括由公司董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。3、計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。4、總結(jié)性文件。包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。5、批示性文件。包括企業(yè)各類(lèi)計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)等。以及企業(yè)各類(lèi)命令、工作指示等。6、憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報(bào)的、在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等原始

3、記錄和文本。7、證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司所獲各種榮譽(yù)證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。8、匯報(bào)性文書(shū)資料。包括公司上報(bào)董事會(huì)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表。9、勞資人力資源資料。包括公司各部門(mén)的人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外聯(lián)單位提供的，以聲象形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。11、技術(shù)性資料。包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等。四、檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管

4、、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。五、檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室各部門(mén)和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。2、立卷歸檔的時(shí)間凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交檔案管理員立卷歸檔。3、立卷歸檔的要求（1）各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的人員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。（2）移交檔

5、案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。（3）歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。（4）立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，填寫(xiě)備查表，注明保管期限。（5）填寫(xiě)案卷一律用鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。（6）立卷應(yīng)以部門(mén)為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。（7）立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。（8）立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。（9）文

6、件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問(wèn)題，做到查找方便。（10）各種檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。（11）聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。六、檔案的借閱1、檔案主要供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。2、各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。3、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得

7、擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注，不得轉(zhuǎn)借。4、對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。5、必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還時(shí)，檔

8、案管理員要及時(shí)催還。7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。七、檔案保密要求1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部四級(jí)。3、有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，有密級(jí)檔案其他人員需使用或復(fù)印的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4、對(duì)已過(guò)保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。5、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分。6、公司在職工作人員離開(kāi)本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能離職。檔案管理員調(diào)離或離職，應(yīng)由其主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督辦理，檔案交接后，方能調(diào)離或辦理離職手續(xù)。八、檔案的銷(xiāo)毀1、對(duì)超過(guò)保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理共同鑒定后，按規(guī)定銷(xiāo)毀。2、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。3、銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀文件作為它用，或作廢紙出售。