快遞收發(fā)管理規(guī)定(共5頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上快遞收發(fā)管理規(guī)定專心-專注-專業(yè)一、 目的為進(jìn)一步規(guī)范公司快遞物品的收發(fā)管理，節(jié)約公司快遞成本，確保公司快遞、信件的收發(fā)工作及時(shí)、準(zhǔn)確，特制定本規(guī)定。二、 范圍本規(guī)定中所指的快遞收發(fā)均指公司員工因工作所需，向外部寄送或外部寄至內(nèi)部到付取件，從而實(shí)際產(chǎn)生公司快遞費(fèi)用支出的活動(dòng)。三、 權(quán)責(zé)3.1、行政前臺(tái)、值班人員：負(fù)責(zé)公司快遞物品的收件管理。3.2、物流部： 負(fù)責(zé)公司郵件、快遞物品的收發(fā)管理。3.3、各部門： 對(duì)本部門的快遞費(fèi)進(jìn)行管控、寄件人必須按照本辦法規(guī)定的寄件要求寄發(fā)快遞。四、 作業(yè)要求：4.1、快遞的接收4.1.1、行政部前臺(tái)、當(dāng)天值班人員或物流部在收到快遞時(shí)，

2、應(yīng)核對(duì)以下內(nèi)容：收件人是否為本公司人員，若收件人非公司人員，應(yīng)當(dāng)場退回；優(yōu)先通知收件人本人簽收；檢查信件、快遞包裝是否完好無損；了解清楚付費(fèi)情況（如是到付，需聯(lián)系收件人收件或電話知會(huì)收件人，收件委托其他人簽收處理）；快遞物品與快遞單內(nèi)容（特別是托寄內(nèi)容）是否無誤。4.1.2、在快遞單收件人簽名處簽上本人的名字，并注明日期和時(shí)間，然后在快遞簽收記錄表上登記快遞情況（收件人本人簽收快遞可不登記）；4.1.3、通知快遞收件人到前臺(tái)領(lǐng)取，快遞收件人在快遞簽收記錄表上簽字接收，特殊情況下，收件人不在公司，可拔打手機(jī)號(hào)碼告知對(duì)方，快遞收件人若交待告知部門同事幫忙代領(lǐng)，代領(lǐng)取人必須在快遞簽收記錄表上簽字確認(rèn)

3、，以備查驗(yàn)核對(duì)。4.1.4、如是到付件，收件人應(yīng)提前填寫快遞收發(fā)申請表（返修機(jī)有維修退貨單的除外），交上級(jí)主管批準(zhǔn)后交物流部簽收、報(bào)銷。4.2、快遞的發(fā)送4.2.1、因工作需要，需向外部寄送文件、資料、樣板、貨物及其他物品者必須填寫快遞發(fā)送申請表（有出貨申請單、維修送貨單及快遞費(fèi)用不是公司付款的除外）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可將快遞發(fā)送申請表、快遞單、快遞物件一起交往物流部，由物流部聯(lián)系快遞公司統(tǒng)一發(fā)送。（各需求部門于每日16:30前提出需求），快遞發(fā)送申請表未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批的，物流部可拒接受理，且快遞費(fèi)用可酌情不予報(bào)銷，或本人承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用。4.2.2、發(fā)貨人自行清點(diǎn)及打包好物品（發(fā)貨人應(yīng)打包

4、扎實(shí)確保在運(yùn)輸過程中安全可靠），交到物流部，對(duì)于打包有問題的物品，物流部有權(quán)拒發(fā)該物品。4.2.4、填寫快遞單：用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等）。4.2.5、底單按月份與登記表一同保存，月底結(jié)算快遞費(fèi)用；物流部負(fù)責(zé)核對(duì)費(fèi)用清單，核對(duì)無誤須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行支付。4.3、寄件、付費(fèi)相關(guān)規(guī)定4.3.1、快遞公司選擇參照表：序號(hào)寄件類型選擇快遞公司1A類：緊急件、貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）；發(fā)順豐快遞、EMS2B類：普通件（如資料、文件、普通配件等）；發(fā)一般的快遞公司3C類：產(chǎn)品、收費(fèi)配件出貨等；發(fā)物流、汽運(yùn)4D類：普

5、通信函、賀卡等；郵政（發(fā)平信）4.3.2、選擇的原則是合理、負(fù)責(zé)任、低成本；寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)，合理、負(fù)責(zé)任的選擇性價(jià)比高的快遞公司，以低成本完成寄件；能以普通郵寄處理的不選擇快遞。4.3.3、針對(duì)各客戶返回返修機(jī)(指已過保)，往返快遞費(fèi)一律由客戶支付，經(jīng)批準(zhǔn)的特殊情況除外；4.3.4、針對(duì)各客戶返回返修機(jī)(指未過保)，雙方（指我司、對(duì)方）寄出快遞一律由雙方自付快遞費(fèi)運(yùn)；特殊情況下客戶發(fā)貨采用到付的，返修機(jī)器返回客戶時(shí)，也采用到付的支付方式；且不可采用順豐、EMS、航空（選擇以上的需客戶支付）等快運(yùn)，只可采取物流、普通快遞（廣東省內(nèi)采用普通快遞）。4.3.5、公司給各總代理、加盟商等

6、所有客戶的出貨（包含成品、收費(fèi)配件等）一律以出貨申請單上批準(zhǔn)的（包含快遞公司、物流方式、付款方式等）為準(zhǔn)執(zhí)行； 4.3.6、客戶申請的配件首重內(nèi)可優(yōu)先選擇順豐快遞（超首重的選擇順豐、EMS、航空等快運(yùn)，發(fā)前應(yīng)該先與客戶溝通快遞方式），運(yùn)費(fèi)全部以到付方式；4.3.7、所有發(fā)票均可以選擇EMS（優(yōu)先）、順豐快遞配送；4.3.8、普通信函、賀卡等均選郵政，以平信方式郵寄。4.4、費(fèi)用管控4.4.1、所有發(fā)件費(fèi)均掛到發(fā)件部門，月底物流部提供發(fā)件清單，并做好費(fèi)用統(tǒng)計(jì)，發(fā)件部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并交給財(cái)務(wù)存根。4.4.2、對(duì)于快遞費(fèi)過高的部門，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行分析，并制定整改措施交后交財(cái)務(wù)部。4.4.3、物

7、流部每月有1500元快遞備用金，收件或寄件超過100元以上的，指定收件人或寄件人應(yīng)該提前知會(huì)物流部。4.4.4、如發(fā)生物流部提貨寄回公司物品（含采購物料、返修機(jī)）產(chǎn)生的費(fèi)用，將歸各業(yè)務(wù)部門費(fèi)用核算。4.5遺損件索賠4.5.1寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時(shí)間將單號(hào)報(bào)到前臺(tái)或物流部，由前臺(tái)或物流部與快遞公司跟進(jìn)索賠，寄件人須給予相關(guān)配合。4.5.2前臺(tái)或物流部須對(duì)每單索賠件記錄在快遞遺失/損壞登記表上，便于查詢和統(tǒng)計(jì)快遞件的遺失/ 損壞率和評(píng)價(jià)供應(yīng)商的服務(wù)能力。4.6、其它要求4.6.1、嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的10倍處罰。4.6.2、嚴(yán)禁私自寄公司產(chǎn)品

8、，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場價(jià)值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴(yán)重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。4.6.3、為便于寄回公司物品損壞時(shí)的索賠，如需選擇公司合作之外的物流公司，必須選擇有資質(zhì)能出具發(fā)票的快遞物流公司。4.6.4、公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由物流部保管（保管期為三年），便于對(duì)賬和查詢。4.6.5、為了保證前臺(tái)、物流部已簽收快遞的安全和維護(hù)公司前臺(tái)的形象，要求收件人或委托人必須在前臺(tái)、物流部通知后即時(shí)將收件從前臺(tái)領(lǐng)走（下班簽收的快遞除外），如果當(dāng)天未領(lǐng)走的，每超1天對(duì)收件人可記績效投訴一次。4.6.6、各相關(guān)部門應(yīng)知會(huì)寄件人（供應(yīng)商、客戶等），盡量選擇與公司有合作關(guān)系的快遞公司（順豐、德邦、龍邦、韻達(dá)、盛翔穎），重要文件采用順豐快遞。4.6.7、所有寄出快遞需經(jīng)物流部寄出，未經(jīng)物流部同