管理制度編寫(xiě)規(guī)范

1、皇明Himin 皇明潔能控股有限公司管理制度編寫(xiě)規(guī)范2010年8月3日 第4次修訂 文件編號(hào)： 1 目的為了統(tǒng)一管理文件、制度的編寫(xiě)格式，特制定本規(guī)定。2 適用范圍各部門(mén)對(duì)手冊(cè)、程序文件、三階管理制度（技術(shù)圖紙標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)卡片、工藝卡片等除外）的編制。3 具體內(nèi)容3.1頁(yè)面設(shè)置3.1.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件頁(yè)邊距上、下、右、左全部為2cm，紙型為A4，3.1.2三級(jí)管理制度頁(yè)邊距左為2cm，上、下、右全部為1.8cm，紙型為B5（JIS），其它為默認(rèn)。3.2 字體及段落設(shè)置：3.2.1 文本所有字體全部為宋體。3.2.2 除特殊要求外，其他字號(hào)全部為小四號(hào)字。3.2.3 輸入法狀態(tài)調(diào)整為中文標(biāo)點(diǎn)，

2、半角字符。3.2.4 段落設(shè)置：行距為固定值，設(shè)置值為18磅。3.3 文件標(biāo)題：3.3.1 公司標(biāo)識(shí)和公司名稱字號(hào)為三號(hào)字，公司標(biāo)識(shí)由中英文組合而成，字體加陰影，例如：皇明Himin 溫屏Winpin 。3.3.2編制公司文件時(shí)，公司名稱統(tǒng)一為“皇明潔能控股有限公司”或“山東溫屏節(jié)能玻璃有限公司”3.3.3 正文的標(biāo)題為小三號(hào)字，本行居中。3.4 版次說(shuō)明及文件編號(hào)：3.4.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件建立封面在封面上描述。見(jiàn)附件1。3.4.2三級(jí)管理制度：a) 標(biāo)題下行為：文件制定或修訂的年月日、版次和文件編號(hào)標(biāo)識(shí)，其字號(hào)為5號(hào)字，且數(shù)字全部為阿拉伯?dāng)?shù)字,并有下劃線。例1：新建版文件第 1 頁(yè) 共

3、8 頁(yè) 年 月 日實(shí)施b) 第2、3、4頁(yè)（含附件）第一行右上角為“文件編號(hào)： ”字體為五號(hào)字。3.5 頁(yè)腳設(shè)置：3.5.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件無(wú)頁(yè)腳。3.5.2三級(jí)管理制度第一行為下劃線，第二行內(nèi)容為：“共 頁(yè) 第 頁(yè)” 和“ 年 月 日實(shí)施”字號(hào)為五號(hào)字。例如：第 2 頁(yè)共 8 頁(yè) 年 月 日實(shí)施注： “文件編號(hào)： ”“ 年 月 日實(shí)施”不用填，由圖書(shū)檔案中心發(fā)行時(shí)填寫(xiě)。3.6 文件簽批欄要求：每個(gè)文件的簽批欄為小四號(hào)字，在正文尾頁(yè)底端，即附件（流程圖、表格等）前頁(yè)底端，格式如下：編制： 審核/會(huì)簽： 批準(zhǔn)：3.7 正文內(nèi)容編寫(xiě)要求：3.7.1 正文順序號(hào)的書(shū)寫(xiě)方法：a) 第一順序號(hào)為1 2

4、 3 ；b) 第二順序號(hào)為1.1 1.2 1.3 ；c) 第三順序號(hào)為1.1.1 1.1.2 1.1.3 ；d) 第四順序號(hào)為 a) b) c)；e) 第五順序號(hào)為 ；f) 順序號(hào)后無(wú)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，用一個(gè)半角空格隔開(kāi)。g) 第一、二、三順序號(hào)一律無(wú)縮進(jìn)，第四、五順序號(hào)向右縮進(jìn)一個(gè)半角空格。3.7.2 第一順序號(hào)和標(biāo)題字體加粗后加冒號(hào)，內(nèi)容另起一行。例如：“ 1 目的：”。3.7.3 文件修訂時(shí)原則上使用原文件名稱和編號(hào)，若文件有以上變化時(shí)，須在2 適用范圍的內(nèi)容后加注，例如：“注：本規(guī)定代替原2008.5.13版S-0535制度、流程 編寫(xiě)規(guī)則”。3.7.4 文中所有批注內(nèi)容字號(hào)均為5號(hào)字。第 2

5、 頁(yè) 共 8 頁(yè) 年 月 日實(shí)施3.7.5 正文中需強(qiáng)調(diào)的部分可用字體加粗表示。3.7.6 三級(jí)管理制度文件的倒數(shù)第二條款須為服務(wù)承諾項(xiàng)，即制定部門(mén)的自我約束條款。3.7.7三級(jí)管理制度文件的最末條款應(yīng)寫(xiě)明本文件的編寫(xiě)部門(mén)，例如：“4 本規(guī)定由×××負(fù)責(zé)起草/編制/修訂?！?。3.7.8 文件內(nèi)容中避免出現(xiàn)人名，涉及某個(gè)人的，用崗位或職務(wù)代替，例如：應(yīng)是“重要文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)”，避免出現(xiàn)“重要文件由×總批準(zhǔn)”。3.8 文件附件的要求：3.8.1 涉及多部門(mén)接口的流程性制度必須有流程圖。3.8.2 流程圖符號(hào)說(shuō)明：過(guò)程： 示例見(jiàn)附件1：流程圖舉例（制度評(píng)審下

6、發(fā)流程圖）3.8.3 制度中涉及到的表格也要加入附件，并位于流程圖后。示例見(jiàn)附件2：表單舉例（文件評(píng)審記錄及簽到表）3.8.4 附件的格式為：a) 頁(yè)面第一行右上角為“文件編號(hào)： ”字體為五號(hào)字。b) 第二行為“附件1/2/3/： ”，靠左頂格，小四號(hào)字。c) 頁(yè)次底端格式為：第 頁(yè) 共 頁(yè) 年 月 日實(shí)施4 三、四階文件編碼流水號(hào)說(shuō)明第 3 頁(yè) 共 8 頁(yè) 年 月 日實(shí)施4. 3 營(yíng)建管理 40014200 4. 4 外來(lái)文件 43014499 4. 5 技術(shù)、研發(fā)管理50015200 4. 7 國(guó)際貿(mào)易管理 68016900 4. 8 800182004. 9四階文件管理：4.9.1 四階文件新建、換版需會(huì)知文管中心、質(zhì)量系統(tǒng)處，由質(zhì)量系統(tǒng)處審核、備案，文管中心負(fù)責(zé)編碼。電子、書(shū)面版均需在質(zhì)量系統(tǒng)處備份 4.9.2 四階文件修訂部門(mén)為文件使用部門(mén)。4.9.3四階文件、電子、書(shū)面版均需在文管中心備份 5 服務(wù)承諾5.1 質(zhì)量系統(tǒng)處負(fù)責(zé)對(duì)該制度解釋并組織培訓(xùn)。5.2 質(zhì)量系統(tǒng)處、文管中心對(duì)各部門(mén)上交制度進(jìn)行嚴(yán)格審查，保證受控制度的第 4 頁(yè) 共 8 頁(yè) 年 月 日實(shí)施規(guī)范。6 本規(guī)定由質(zhì)量系統(tǒng)處和文管中心共同起草/編制/修訂。編制： 審核/會(huì)簽： 批準(zhǔn)：第 5 頁(yè) 共 8 頁(yè) 年 月 日實(shí)施附件1：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件封面舉例太陽(yáng)能*文件編號(hào)：M-*撰寫(xiě)單位: 皇明太陽(yáng)