某物業(yè)公司質(zhì)量記錄的管理規(guī)定

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-298編號：_某物業(yè)公司質(zhì)量記錄的管理規(guī)定審核：_時間：_單位：_某物業(yè)公司質(zhì)量記錄的管理規(guī)定用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。某物業(yè)公司質(zhì)量記錄的管理規(guī)定1.0目的規(guī)范對記錄進(jìn)行設(shè)計(jì)、編號標(biāo)識、收集、編目、查閱、申購、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責(zé)和方法，以證明各項(xiàng)服務(wù)活動符合規(guī)定的要求，并為公司管理體系的有效運(yùn)行提供可追溯性的證

2、據(jù)。2.0適用范圍本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。3.0職責(zé)3.1物業(yè)品質(zhì)部職責(zé)3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定本制度。3.1.2負(fù)責(zé)記錄的編號標(biāo)識、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理;3.1.3負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各部門有關(guān)記錄的設(shè)計(jì)、填寫和管理;3.1.4負(fù)責(zé)歸口管理項(xiàng)目記錄的設(shè)計(jì)、收集、歸檔、借閱管理。3.2各單位職責(zé)3.2.1各部門負(fù)責(zé)本部門歸口管理的記錄的設(shè)計(jì)、收集、歸檔、借閱、管理。3.2.2負(fù)責(zé)按要求填寫各種記錄。3.2.3負(fù)責(zé)按要求及時提供本部門的有關(guān)記錄以供查詢。4.0控制程序4.1記錄的設(shè)計(jì)、編號、編目管理4.1.1設(shè)計(jì)：(1)各部門按照管

3、理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項(xiàng)目，需要增加表格的由使用部門制定，填寫質(zhì)量記錄增減申請表經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號后遞公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)公司批準(zhǔn)后使用。(2)質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個體體現(xiàn)，在提出增加質(zhì)量記錄表格申請時，必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。(3)當(dāng)已發(fā)布的表格不能在某項(xiàng)工作中通用、兼容或空缺時，使用部門可提出申請?jiān)鰷p質(zhì)量記錄表格，經(jīng)品質(zhì)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。4.1.2修改：已發(fā)布的表格不能適應(yīng)工作需要，使用部門可填寫質(zhì)量記錄更改申請表提出更改申請，并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。4.1.2編號：記錄表格由品質(zhì)部按文件控制程序?qū)Ω鞣N記錄表格進(jìn)

4、行編號。4.1.3編目(1)品質(zhì)部負(fù)責(zé)對記錄進(jìn)行編目，制定公司質(zhì)量記錄一覽表。(2)各部門負(fù)責(zé)編制本部門的質(zhì)量記錄一覽表。4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理4.2.1發(fā)放、收集(1)空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理，各部門根據(jù)需要填寫質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報品質(zhì)部。(2)每月20日前，各單位遞交質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表，品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位，申請單位在質(zhì)量記錄發(fā)放記錄上簽收后返回發(fā)放記錄。(3)品質(zhì)部要及時掌握存記錄情況，根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫質(zhì)量記錄印刷申請表報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織印刷。4.2.2歸檔保管(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔，下半年

5、使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。(2)各部門應(yīng)按記錄的分類制定記錄歸檔清單，并將歸檔清單報品質(zhì)部，歸檔記錄由各部門保管存放。4.2.3借閱(1)歸檔記錄借閱，由借閱人提出申請，經(jīng)品質(zhì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。(2)在工作現(xiàn)場借閱記錄應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，一般情況下嚴(yán)禁將工作記錄帶出使用場所。(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內(nèi)外部審核等)，經(jīng)記錄保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負(fù)責(zé)人保存,并負(fù)責(zé)按期收回被借記錄。(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進(jìn)行檢查，及時追回借出文件，防止文件丟失情況發(fā)生。(5)行政人事部在有員工離職或

6、調(diào)離工作崗位的，要及時知會相關(guān)部門查閱是否有借出文件，以便及時收回借出文件。4.3記錄的填寫、更改、使用保管4.3.1填寫、更改(1)記錄應(yīng)填寫及時、清晰、準(zhǔn)確,不能隨意涂改，除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格，如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。4.3.2使用保管(1)工作現(xiàn)場的記錄應(yīng)用按月進(jìn)行裝訂，保持文件記錄的完整、清潔。(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場，如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。(3)記錄按質(zhì)量記錄一覽表上規(guī)定的年限進(jìn)行保管。5.0支持文件5.1文件控制程序6.0質(zhì)量記錄6.1質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表WY/QR-WY-0176.2質(zhì)量記錄印刷申請表WY/QR-WY-0186.3質(zhì)量記錄一覽表WY/QR-WY-0016.4文件