內(nèi)部溝通管理制度(試行稿)

1、內(nèi)部溝通管理制度制度編號：DH-擬定部門：綜合管理部2014年05月 日發(fā)布1010內(nèi)部溝通管理制度目錄第一章總則第二章內(nèi)部信息溝通類別第三章內(nèi)部信息溝通工作要求第四章附則10第一章總則第1條為提高工作效率，避免出現(xiàn)因內(nèi)部各環(huán)節(jié)溝通不及時或不順暢導致的工 作脫節(jié)現(xiàn)象，促進公司內(nèi)部運營和管理信息在內(nèi)部各管理層級之間的有效溝通和充分 利用，特制定本制度。第2條適用范圍：公司內(nèi)部涉及到股東之間溝通、文件材料溝通、會議精神溝通 及其他形式溝通時均適用。第二章內(nèi)部信息溝通類別第3條 內(nèi)部信息溝通類別包括：正式溝通、非正式溝通。公司組織內(nèi)部的溝通渠道有如下四種形式：（1）文件溝通（2）會議溝通（3）面談（

2、4）非正式溝通第4條 文件類信息溝通：1）規(guī)章、制度類文件A.規(guī)定各種規(guī)章制度（含試行性制度）及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標準并經(jīng)相 關權責主管審核、批準的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般不針對具 體個人、具體時間，并在相應范圍內(nèi)必須遵循的基礎性制度；B.公司制定的制度規(guī)章，由總經(jīng)理簽發(fā)。2）聯(lián)絡、通知類文書A.進行各種具體事務聯(lián)絡、通知、交辦、指令、呈報等文書。一般適用期較短， 針對性較具體，適用期過后，多數(shù)無保存價值或存檔年限短。另外，有些臨時性或也 可采用此類形式。B.各部門之間、公司內(nèi)部之間具體事務聯(lián)絡、協(xié)調(diào)、知會等事宜辦理都可用內(nèi) 部聯(lián)絡函形式體現(xiàn)、傳遞。C.上級主管、上級

3、部門的事項通知、指令的傳達、發(fā)布，也都可用內(nèi)部聯(lián)絡函 形式體現(xiàn)。3）呈批件、報告、報表類文書A.下級呈報上級、下屬部門呈報直接主管部門、主管部門向公司領導的呈批件、 述職報告、專項工作匯報及各項業(yè)務報表等，分為定期及不定期的呈遞；B.須定期呈報有：母公司：個人年度工作計劃標、個人月度工作計劃表、年度財務預算、月度資金 平衡預算、月度的資產(chǎn)負債表和損益表、年度審計報告、年度經(jīng)營管理報告等；子公司：下月生產(chǎn)計劃報表、當月生產(chǎn)報表、月度銷售計劃表、年度和月度財務 收支預算、采購資金計劃表、年度和月度的資產(chǎn)負債表和損益表、季度和年度的經(jīng)營 分析報告等；下級主管對上級主管的述職報告、工作報告。C.不定期

4、呈報專項工作報告；具體事項呈報核準。4）會議記錄類文書A.各類會議由主持人指定人員做會議記錄，重要會議須在會議后兩天內(nèi)形成 會議紀要并由參會人員簽字確認；B.對會議決議涉及具體工作安排，須確認追蹤結(jié)果，經(jīng)主持人指定專人進行追蹤 、確認；C.對會議決議涉及一般事項的規(guī)定須傳達、通知、知會的，由會議記錄人負責將 會議紀要發(fā)放相關部門及人員。5）文件溝通途徑說明A.審批、發(fā)布公司性制度由綜合部組織制定，經(jīng)所屬部門領導審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門內(nèi)部制度由部門領導制定人員擬定，報總經(jīng)理認可后由部門領導簽發(fā)。B.發(fā)放記錄對傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對象在傳閱記錄表簽章記錄；對正式發(fā)放文件，由發(fā)放部

5、門要求收件者在文件分發(fā)記錄表上簽收登錄。C文件存檔由綜合部或行政部負責，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一份。第5條會議溝通詳見公司會議管理制度。第6條面談各級主管應定期或不定期與下屬進行當面交談，主動了解其工作進展并做出指導 ,下屬應反饋部門及人員的動態(tài)并提出合理化建議，以增進彼此了解、提高工作效率 ,原則上：總經(jīng)理與副總經(jīng)理及直管的部門經(jīng)理每個月應有一次不少于1小時的面談 ;總經(jīng)理與其他管理人員每季度應有一次不少于30分鐘的面談；部門經(jīng)理與其部門 人員每月應有一次不少于30分鐘的面談。第7條 非正式溝通方式非正式的溝通方式有：電話、短信、電子郵件、培訓、調(diào)查、QQ留言、徵信留言 、非正式的面談

6、等。適合采用正式溝通方式的盡量采用不采用非正式溝通方式，在條 件不允許或不方便的情況下可采用非正式溝通，但須信息發(fā)出方明確傳遞信息并予以 后期跟蹤，信息接收方若有模糊點須主動再次詢問直到獲得明確信息。第三章內(nèi)部信息溝通工作要求第8條 文書類信息溝通1、文件溝通：對于集團、公司下發(fā)的各類文件，各部門必須認真學習，貫徹實 施，以確保文件內(nèi)容溝通、執(zhí)行到位；2、工作類報告：類似于報告的溝通方式還有請示、向公司上一級主管提出意見 或建議等。需要批復或口頭上給予反饋，從而形成上下信息交流上的互動;3、簡報：用于匯總和反映行業(yè)、公司、部門、人員等綜合信息而專門制作的報 刊類材料。由綜合部安排專人每月制作公

7、司簡報上報公司領導及各部門，內(nèi)容可涵蓋 公司發(fā)生的大事記、所獲榮譽、各部門工作進展、財務收支狀況、各項目完成工程量、 業(yè)績狀況等內(nèi)容。第9條會議溝通：1、股東會、董事會：參照公司章程執(zhí)行；2、總經(jīng)理辦公會：原則上每月5日召開，主要內(nèi)容是對照上月部門和個人的月 度工作計劃考核實際執(zhí)行情況，并部署和調(diào)整當月工作計戈IJ,或針對經(jīng)營管理中的重 大事宜予以討論并確定應對方案；3、周例會：每周一上午召開，原則上時間不超過一個小時，主要是聽取各部門 和人員工作進展中的困難，確定本周主要工作事項；4、專項會議：公司和部門都可不定期召開專題回憶（包括技術討論會），由會 議召集部門提前召集相關部門和人員參加，同

8、時告知會議議題并分發(fā)會議材料；5、其它不定期會議由回憶召集方臨時安排。會議溝通須講究會議效率，事前要有議案并有預溝通，會議須形成決議，不能議 而不決，會議決議須及時執(zhí)行，重大事宜須安排專人進行跟蹤、檢查、評估、反饋。第10條越級溝通對于正常的工作，各級工作人員要養(yǎng)成一種逐級上報的習慣。但當工作中出現(xiàn) 如下情況時，可以進行越級溝通：1、下級對上級匯報的工作內(nèi)容，提出的意見和建議，多次得不到答復；2、下級對上級的管理方式產(chǎn)生意見，需要投訴時；3、下級發(fā)現(xiàn)上級的違規(guī)行為時；4、個人對公司的改革、發(fā)展有建議或意見時。第M條本管理制度由綜合部擬定并負責監(jiān)督實施。對于監(jiān)督檢查，各部門 需予以全面配合。部門和員工的執(zhí)行情況與其績效考核關聯(lián)。第四章附則第12條本制度由公司綜合管理部擬定，自總經(jīng)理簽發(fā)之日起施行。附件：1、公司會議制度2、內(nèi)部聯(lián)絡函3、月度工作計劃表4、會議記錄模板內(nèi)部聯(lián)絡函聯(lián)絡發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)絡事宜發(fā)起日期接收部門接收人抄送至聯(lián)絡事宜描述:期望反饋時間聯(lián)絡協(xié)調(diào)領導簽字接收人員簽字月度工作計劃表部門：人員:項目工作目標實施方案所需協(xié)助完成時間節(jié)點實施進度完成情況原因分析下步安排重點工作日常工作臨時性工作自 評上級評定備注:1、重點工作、日常工作為月初必填項，臨時工作為月末填寫項目，要求具體真實。2、工作內(nèi)容、實施方案、實施進度為月初必