喜來(lái)登大酒店采購(gòu)部管理手冊(cè)

1、喜來(lái)登大酒店采購(gòu)部管理手冊(cè)采購(gòu)部治理手冊(cè)名目弟一早采購(gòu)部工作流程給*弟二早采購(gòu)部各崗位職責(zé)及分工喜來(lái)登大酒店采購(gòu)治理制度為使酒店的采購(gòu)工作走上制度化、規(guī)范化，合理操縱成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作和諧和提高工作效率，特制定本采購(gòu)治理制度:一、采購(gòu)治理部門(mén)酒店設(shè)立專職采購(gòu)部,隸屬酒店財(cái)務(wù)部治理，同意財(cái)務(wù)總監(jiān)、成木 操縱、集團(tuán)稽查部及其它部門(mén)的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)酒店的采購(gòu)工作. 二、采購(gòu)部工作差不多要求1 .所有采購(gòu)項(xiàng)目均需董事會(huì)簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意2 .所有采購(gòu)物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每 月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單3 .所有采購(gòu)物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)固4 .采購(gòu)部工作人員須對(duì)

2、自己采購(gòu)物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)5 .采購(gòu)部須每半個(gè)月一次通過(guò)電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商 等方式獵取酒店使用的各類物品要緊品種的價(jià)格信息并整理 成價(jià)格信息庫(kù)，以書(shū)面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會(huì)6 .所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購(gòu)部須登記歸 檔并妥善保管，有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交.上述資料及采 購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息采購(gòu)部每天須錄入至采購(gòu)部?jī)r(jià)格信 息庫(kù).7 .采購(gòu)時(shí)刻要求:一樣物品采購(gòu)時(shí)刻為3天;急用物品當(dāng)天必須采 購(gòu)回來(lái)；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門(mén)須提早一 個(gè)月下單采購(gòu)8 .采購(gòu)部禁止采購(gòu)任何未下申購(gòu)單的物品，否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷9 .禁止使用部門(mén)自行采購(gòu)物品或私

3、自與供應(yīng)商洽談采購(gòu)事宜10 .采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜.對(duì)到期的應(yīng)對(duì)帳款,酒店應(yīng)及時(shí)支付，以建立酒店良好形象,愛(ài)護(hù)酒店 財(cái)務(wù)信譽(yù)，同時(shí)也為日后的采購(gòu)工作提供便利.三、采購(gòu)審批程序1 .申購(gòu)單審批程序：使用部門(mén)經(jīng)理（倉(cāng)庫(kù)主管尸f 資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)董事同意 采購(gòu)部詢價(jià)一財(cái)務(wù)總監(jiān)一稽查部行政辦董事會(huì)申購(gòu)單返回采購(gòu)部2 .單位價(jià)值1000元以下或批量?jī)r(jià)值在2000元以下的由采購(gòu)部現(xiàn) 金自購(gòu)的物品，采購(gòu)部須事先貨比三家，并在申購(gòu)單上注明詢價(jià)結(jié) 果和選定的供應(yīng)商，經(jīng)董事會(huì)最后批準(zhǔn)后方可采購(gòu).酒店財(cái)務(wù)部和 集團(tuán)稽查部將對(duì)價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.2 .單位價(jià)值1000元以上或批量?jī)r(jià)值在200

4、0元以上的物品采購(gòu) 審批程序：采購(gòu)部查找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)評(píng)定小組確定供 貨商 采購(gòu)部與供貨商共同草擬合同或采購(gòu)協(xié)議 一 財(cái)務(wù)審批 行政辦審批 董事會(huì)審批蓋章或簽字執(zhí)行合同或協(xié)議（評(píng)定小組由采購(gòu)部、使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽 查組成）3 .賒購(gòu)（月結(jié)）物品采購(gòu)審批程序蔬菜、肉類、凍品、三鳥(niǎo)、海鮮，水果由各廚主廚直截了當(dāng)下單 至采購(gòu)部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.各月結(jié)供應(yīng)商選定方法：采購(gòu)部每月每類物品均應(yīng)邀請(qǐng)至少三家 供應(yīng)商報(bào)價(jià)，采購(gòu)部、使用部門(mén)、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組 成供貨商評(píng)定小組，通力合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論，選定 供應(yīng)商。采購(gòu)部及上述相關(guān)部

5、門(mén)可分頭或聯(lián)合組織市場(chǎng)調(diào)查，根據(jù)市 場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格，與供應(yīng)商確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間 內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料.四、采購(gòu)監(jiān)督采購(gòu)成本的操縱由財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、使用部門(mén)及集團(tuán)稽查部共 同完成,平常各部門(mén)應(yīng)及時(shí)到市場(chǎng)上了解價(jià)格行情，以促進(jìn)酒店 采購(gòu)成本的操縱與監(jiān)督.五、供應(yīng)商治理1 .財(cái)務(wù)部應(yīng)定期（每月或每季度）牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、使用 部門(mén)及集團(tuán)稽查部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估（酒店每類物品須有至少 三家供貨商），剔除部分不合格供貨商.2 .選用供應(yīng)商角度采納1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品 一個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、N個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品 只有一個(gè)要緊供

6、應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購(gòu)買。2個(gè)輔 助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商顯現(xiàn)咨詢題能有 其他供應(yīng)商趕忙頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商 的后備力量，也使酒店在采購(gòu)極其專門(mén)物資時(shí)無(wú)購(gòu)買死角。3.采購(gòu)部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,愛(ài)護(hù)酒店形象采購(gòu)部工作流程一、各類物品采購(gòu)工作流程1、 倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物品的采購(gòu)工作流程：倉(cāng)庫(kù)的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購(gòu)線，在存量 接近或低于采購(gòu)線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉(cāng)里的存貨，倉(cāng)庫(kù) 主任要填寫(xiě)一份倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)“采購(gòu)申請(qǐng)單”，且采購(gòu)申請(qǐng)單 內(nèi)必須注明以下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫(kù)存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價(jià)；（5）

7、最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。經(jīng)何董事簽批同意后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理在 采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)刻。采購(gòu)部經(jīng)理 初審?fù)夂螅磦}(cāng)庫(kù)“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三 家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見(jiàn)，按酒 店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部趕忙組 織實(shí)施，一樣物品要求之3天內(nèi)完成。如有專門(mén)情形， 要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2、 部門(mén)新增物品的采購(gòu)工作流程：若部門(mén)欲添置新物品，部門(mén)經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫(xiě)有 關(guān)專門(mén)申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)董事會(huì)審批后，連同“采購(gòu)申請(qǐng)單”一 并送交采購(gòu)部，采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂螅础安少?gòu)申請(qǐng) 單，內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相

8、應(yīng)供應(yīng) 商，提出采購(gòu)意見(jiàn)，按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事 會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部趕忙組織實(shí)施.3、 部門(mén)更新替換舊有設(shè)備和物品的采購(gòu)工作流程：如部門(mén)欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫(xiě)一份 “物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會(huì)審批。經(jīng)審批后，將 一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購(gòu)申請(qǐng)單一并送交采購(gòu)部，采 購(gòu)部須在采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）最近一次訂貨單價(jià)；（3）最近一次訂貨數(shù)量；（4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購(gòu)部在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì)，并按酒店采 購(gòu)審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，組織 米購(gòu)。4、 鮮活食品凍品的采購(gòu)工作流程：蔬菜、肉類、凍品、三鳥(niǎo)、海鮮，水果

9、等物料的采購(gòu)申 請(qǐng)，由各酒吧、各部門(mén)總廚或主管，依照當(dāng)日經(jīng)營(yíng)情形, 推測(cè)改日用量，填寫(xiě)每日申購(gòu)單交采購(gòu)部，采購(gòu)部當(dāng)日 下午以電話落單或第二日直截了當(dāng)?shù)绞袌?chǎng)選購(gòu)。5、 燃料的采購(gòu)工作流程：采購(gòu)部依照營(yíng)業(yè)情形與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購(gòu)申購(gòu)打算，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，按酒店采購(gòu)審批程 序辦理，并組織實(shí)施。6、 修理零配件和工程物料的采購(gòu)工作流程：工程倉(cāng)日常補(bǔ)倉(cāng)由工程部填寫(xiě)“采購(gòu)申請(qǐng)單”，且采購(gòu)申請(qǐng) 單內(nèi)必須注明以下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫(kù)存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價(jià)；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型修理活動(dòng),工程部須做工

10、程預(yù)算，并依 照預(yù)算表項(xiàng)目填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單（工程預(yù)算表附在采購(gòu)申請(qǐng) 單下面），且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫(kù)存數(shù)量；（3）最近一次訂貨單價(jià)；（4）最近一次訂貨數(shù)量；（5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)何董事簽批同意后送采購(gòu)部經(jīng)理初審， 采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，按“采?gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在 至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見(jiàn), 按酒店采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部趕忙 組織實(shí)施.二、采購(gòu)工作流程中須規(guī)范事項(xiàng)：1、所有的采購(gòu)申請(qǐng)必須填寫(xiě)一式四聯(lián)，采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門(mén)經(jīng)理 核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會(huì)計(jì)，資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)核后送董事。三、貨比三家工作

11、流程：每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中 徇私舞弊，保證采購(gòu)物品價(jià)格的合理性。酒店采取三方報(bào)價(jià)的方法 進(jìn)行采購(gòu)工作，即在訂貨前，必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià), 然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：1、采購(gòu)部按照采購(gòu)申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單， 包括：填寫(xiě)空白報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型 號(hào)、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)刻，送交供應(yīng)商（至少選擇 3個(gè)供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫(xiě)價(jià)格并簽名退回。關(guān)于交通不 便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)，應(yīng)把 詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名，職務(wù)等。提出采 購(gòu)部的選擇意見(jiàn)和理由，連同報(bào)

12、價(jià)單一起送交評(píng)定小組審批。2、評(píng)定小組依照采購(gòu)部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購(gòu)部的意 見(jiàn)，對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來(lái)的貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后, 確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商，報(bào)董事會(huì)審核. 四、采購(gòu)活動(dòng)的后續(xù)須跟進(jìn)工作1、采購(gòu)訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購(gòu)部需要跟催整個(gè)過(guò)程直至收貨入庫(kù)。2、采購(gòu)訂單取消（1）酒店取消訂單：如因某種緣故，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出 取消的賠償，故采購(gòu)部必須預(yù)先提出有可能顯現(xiàn)的咨詢題及可行 解決方法，以便報(bào)董事會(huì)作出決定。（2）供應(yīng)商取消訂單：如因某種緣故，供應(yīng)商取消了酒店己發(fā)出的訂單，采購(gòu)部必 須能找到另一供應(yīng)商并趕忙通知需求部門(mén)。為保證酒店利益，供 應(yīng)商必須賠償酒店人力、時(shí)刻及其他經(jīng)濟(jì)缺失。3 .違反合同：合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。4 .檔案儲(chǔ)存：所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查，并連同 采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息每天須錄入至采購(gòu)部?jī)r(jià)格信息庫(kù).5 .采購(gòu)交貨延遲檢討凡未能按時(shí)、按量采