工程檔案管理制度.docx

1、工程檔案管理制度1. 總則1. 1為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔 案管理順利達(dá)到火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)（1998年版）及其相關(guān)規(guī)定 的要求，依據(jù)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定，特制定本制度。1. 2基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的 過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的科技文件資料，包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、 可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、移交生 產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載 體的材料。1. 3基本建設(shè)工程檔案資料是國(guó)家、企業(yè)的寶貴財(cái)富，是勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工和管 理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。

2、依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法，各級(jí)人員做好文件 材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的 項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確 保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。1. 4工程檔案管理依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)1.4.1基木建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定國(guó)檔發(fā)19884號(hào)；1.4.2科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 GB/T1182289：1.4.3電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則，火電企業(yè)檔案分類表（試行）及補(bǔ)充規(guī)定；1.4.4火力發(fā)電廠竣工圖文件編制規(guī)定電建1996666號(hào)；1.4.5火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)（1998年版）及其相關(guān)規(guī)定 電力工業(yè)部電綜 1998 112 號(hào)。2檔案

3、資料的管理和要求2. 1檔案資料管理2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工 程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工 程科技文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程 技術(shù)檔案資料的接收和移交。2.1.2為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，xx電廠綜合部資料室配備專職檔案員，為 更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫(kù)房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和 辦公設(shè)備。2.1.3工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由xx電廠資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門 和單位指定專人辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.1.4設(shè)備到貨后，由物資部匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料

4、（歸檔的、發(fā) 給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。 各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn), 各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由xx電廠資料室對(duì)竣工資料簽收合格 后支付。2.1.5購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或 委托有關(guān)部門自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律 由xx電廠資料室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。2. 2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定2.2.1凡合同、協(xié)議、試運(yùn)后的簽證、機(jī)組啟動(dòng)驗(yàn)收交接書、機(jī)組移交試生產(chǎn)交接 書、機(jī)組移交生產(chǎn)的交接書等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符 合規(guī)定的親筆簽名，有單位

5、蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方 不能用副木或復(fù)印件歸檔。222施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、材料半成品試驗(yàn)單、設(shè)計(jì)修改通知 單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并 原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗(yàn)收簽 證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。2.2.3調(diào)試措施，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不能用復(fù)印 件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。224主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。2.2.5主設(shè)備及主要輔助設(shè)備訂貨合同及其附件，招投標(biāo)書等重要依據(jù)性文件材 料

6、應(yīng)字跡耐久、清楚、不能用復(fù)印件歸檔。2.2.6施工質(zhì)量檢驗(yàn)表式應(yīng)符合火電施工質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)所列表式。表式尺寸規(guī)格A4o2.2.7書寫規(guī)定書寫字跡工整，圖樣清晰。書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求; 漢字簡(jiǎn)化應(yīng)符合國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。 書寫材料的大小尺寸應(yīng)規(guī)范，裝訂邊空白間距應(yīng)為25mm,裝訂邊空白間隙 內(nèi)不能進(jìn)行書寫和留有信息。3科技文件材料的形成和歸檔3.1科技文件材料是在設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試等過程中自然形成的?？萍嘉募⒕肀?須保持其內(nèi)在聯(lián)系，應(yīng)以平時(shí)立卷為主，集中整理為輔，認(rèn)真做好立卷工作。 各單位應(yīng)按立卷歸檔范

7、圍的規(guī)定完成立卷歸檔工作。3.2科技文件材料的組卷，應(yīng)按其自身的有機(jī)聯(lián)系組成保管單位，并要便于檔案 的利用和保管。立卷人應(yīng)保證卷內(nèi)科技文件的齊全、完整、準(zhǔn)確；卷內(nèi)科技 文件材料排列要求文字在前，圖樣在后，聯(lián)絡(luò)單在前，附圖在后；管理性科 技文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。文件材料組卷時(shí)，應(yīng)將每份文件 的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件一起立卷，不得 分開。文件材料的排列：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件 在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；立卷人應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄， 立卷人和有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)在卷內(nèi)備考表的簽署欄簽署。卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表 由xx電廠資料室統(tǒng)一提

8、供。立卷人應(yīng)擬寫案卷題名。案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi) 容。3.3歸檔時(shí)，歸檔人應(yīng)填寫工程文件材料歸檔登記表并向檔案管理人員移交所歸 案卷。檔案管理人員應(yīng)按歸檔的檔案案卷和卷內(nèi)目錄逐項(xiàng)清點(diǎn)核查，如發(fā)現(xiàn) 歸檔案卷中文件不全，案卷質(zhì)量不符合有關(guān)規(guī)定時(shí)，歸案人應(yīng)及時(shí)將文件補(bǔ) 齊和更換不符合案卷質(zhì)量要求的文件。3.4圍繞工程所產(chǎn)生的錄像帶、錄音帶、軟盤、照片、底片等聲像材料是不 同載體的文件材料，其反映同一問題的性質(zhì)、內(nèi)容，作用都是與紙質(zhì)載體相 同的，必須按規(guī)定立卷歸檔。4工程建設(shè)各單位檔案管理的職責(zé)分工4. 1結(jié)合本工程的實(shí)際情況，建設(shè)單位與生產(chǎn)單位檔案管理的職責(zé)與分工詳見 xx電廠

9、各職能部門工程基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時(shí)間的規(guī)定。4. 2 施工承包商4. 2.1負(fù)責(zé)提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程及測(cè)量記錄）。4. 2.2負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)記錄及驗(yàn)收簽證書。4. 2.3負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)階段的方案、措施。4. 2.4負(fù)責(zé)提交移交試生產(chǎn)前的消缺記錄。4.2.5負(fù)責(zé)提交全部機(jī)組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。4. 2.6負(fù)責(zé)提交反映工程施工、安裝過程的聲像材料4. 2. 7所有施工單位負(fù)責(zé)提交的文件必須在機(jī)組移交試生產(chǎn)后一個(gè)半月內(nèi)按照 本細(xì)則及國(guó)家有關(guān)檔案管理的要求整理、裝訂、裝盒、并編制移交清冊(cè) 后，同時(shí)提交一套相應(yīng)的軟盤移交建設(shè)單位檔案部門。4. 3 調(diào)試承包商4.

10、3.1負(fù)責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項(xiàng)目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報(bào)告等。4.3.2負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中設(shè)備缺陷處理記錄。4. 3.3負(fù)責(zé)提交調(diào)整試運(yùn)質(zhì)量驗(yàn)評(píng)表。4. 3.4負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中變更設(shè)計(jì)資料及調(diào)試工作總結(jié)。4. 3. 5編制移交清冊(cè)，同時(shí)提交一套相應(yīng)的軟盤在機(jī)組移交試生產(chǎn)后一個(gè)半月內(nèi) 移交建設(shè)單位檔案部門。4. 4 設(shè)計(jì)承包商4.4.1負(fù)責(zé)提交項(xiàng)目（工程）各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件。4.4.2負(fù)責(zé)提交全部設(shè)計(jì)修改通知單。4. 4.3負(fù)責(zé)按時(shí)提交全套完整的竣工圖（一式三套）。并切實(shí)執(zhí)行竣工圖編制的 有關(guān)規(guī)定。4.4.4負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)總結(jié)。4. 5 質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)監(jiān)中心站與現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)監(jiān)站）負(fù)責(zé)提交火電工程質(zhì)量

11、監(jiān)督檢查典型大綱（試行）所規(guī)定的文件材料。4. 6 項(xiàng)目監(jiān)理部4. 6.1負(fù)責(zé)提交工程各階段形成的工程質(zhì)量監(jiān)督檢查記錄紀(jì)要、報(bào)告和結(jié)論意 見。4. 6. 2負(fù)責(zé)提交工程監(jiān)理項(xiàng)目的監(jiān)理文件及結(jié)論意見。4. 6.3負(fù)責(zé)提交通知單及整改措施記錄。4. 6.4按本細(xì)則第六章的整改要求進(jìn)行整改、裝盒、編制移交清冊(cè)，同時(shí)提交一 套相應(yīng)的軟盤在機(jī)組移交試生產(chǎn)后一個(gè)半月內(nèi)移交建設(shè)單位檔案部門。4. 6.5項(xiàng)目監(jiān)理部各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工承包商、調(diào)試承包商、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸 檔案卷實(shí)施審查，對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并在卷內(nèi)備考表審 核人欄簽署。4. 7 對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，檔案資料

12、室有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改，直至 提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料歸檔不完 整，不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者，不能進(jìn)行工程決算，各項(xiàng)工程竣工決算的最 后付款必須由xx電廠檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。5工程檔案的鑒定和銷毀5. 1對(duì)歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，如需銷毀必須辦理鑒定手續(xù)。先由申請(qǐng)銷毀的部門登記造冊(cè)，再由檔案部門提出 銷毀意見，報(bào)公司總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。5. 2在鑒定銷毀檔案時(shí)，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長(zhǎng)處理。6. 其它6. 1工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號(hào)辦法及規(guī)定執(zhí)行。6. 2圖書、資料、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范的整理編目按本工