照片檔案的管理

1、 照片檔案的管理 一、概念介紹 1、照片檔案 國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。 2、常規(guī)照片檔案 用一般照相機(jī)和普通膠片，采用可見(jiàn)光使膠片感光的照片檔案。二、照片檔案管理現(xiàn)狀國(guó)家關(guān)于照片檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局2002年批準(zhǔn)發(fā)布國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)?照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?GB/T 11821-2002 蘇州市出臺(tái)的相關(guān)文件蘇州市檔案局檔發(fā)9421號(hào)文件?關(guān)于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的貫徹意見(jiàn)?蘇州檔案局檔發(fā)9816號(hào)文件?關(guān)于加強(qiáng)對(duì)機(jī)照顧片檔案管理的意見(jiàn)? 照片檔案存在的問(wèn)題： 1、 收集不全。 2、 整理凌亂。 3、 裝具混亂。 尤其是收集不

2、全的問(wèn)題特別突出。 a材料不全 b底片不全 c照片說(shuō)明不全 三、照片檔案的作用 1、 歷史記錄的真實(shí)見(jiàn)證。 2、維護(hù)單位利益的旁證。 3、 基建維修的依據(jù)。 四、照片檔案的收集 1、范圍(七個(gè)方面) a 本單位各種重要工作會(huì)議的照片。 b 黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表 、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察檢查本地區(qū)本單位的工作時(shí)的照片。 c 本單位重要外事活動(dòng)照片。 d 記錄本單位重大事件活動(dòng)的照片(反映主要工作職能、工作成果) e 本單位獲得各種榮譽(yù)的照片。 f 與其它載體檔案有密切聯(lián)系的照片。(文書(shū)檔案、基建檔案的補(bǔ)充) g 其它具有保存價(jià)值的照片。 2、歸檔時(shí)間 a 隨時(shí)歸檔 b 階段性工作結(jié)束歸檔 c 年

3、底歸檔3、歸檔要求： a 底片、照片、說(shuō)明三者齊全 b 底片與照片影像相符 c 注意畫(huà)面形象 d 有選擇性的歸檔 五、照片檔案的整理： 1、照片檔案的整理原那么。 有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于利用的原那么。 照片檔案分為照片和底片兩大局部，底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說(shuō)明一同整理和存放。 2、照片檔案的組卷方法 分專題，混年度組卷法 分年度，混專題組卷法3、照片底片檔案的裝具式樣。 照片檔案的案卷格式 1、封面，芯頁(yè)，內(nèi)封面。 2、內(nèi)封面的填寫。 檔號(hào)、案卷題名、編制單位、編制時(shí)間、保管期限。3、卷內(nèi)目錄的填寫。照片號(hào)(底片號(hào))、照片題名、拍攝時(shí)間、備注。 4、照片說(shuō)明 a符

4、號(hào)說(shuō)明 b文字說(shuō)明(六要素) 事由 時(shí)間 地點(diǎn) 人物 背景 攝影者 文字說(shuō)明的編寫要求 a概括揭示照片反映的全部信息 b文字簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言通順，一般不超過(guò)200字 c用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間，年、月、日用“ . 來(lái)表示，即1999.10.25。 5、照片背脊標(biāo)簽編制方法、照片背脊標(biāo)簽編制方法 標(biāo)簽格式及填寫方法。案卷背脊粘貼標(biāo)簽。標(biāo)簽格式及填寫方法。案卷背脊粘貼標(biāo)簽。上部貼四線格標(biāo)簽。 全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)卷內(nèi)照片流水起止號(hào)11-50底片的整理1、底片可不分類。2、底片的組卷。3、底片按時(shí)間先后排列編號(hào) 。4、底片芯頁(yè)。大張照片、底片的整理大張照片、底片的整理大張照片、底片與其他照片、底片一同整理，大張

5、照片、底片與其他照片、底片一同整理，單獨(dú)存放。單獨(dú)存放。(一般卷放一般卷放)大張照片的文字說(shuō)明，寫在相應(yīng)的案卷內(nèi)，大張照片的文字說(shuō)明，寫在相應(yīng)的案卷內(nèi)，并在卷內(nèi)目錄中注明并在卷內(nèi)目錄中注明“大張。大張。數(shù)碼照片的管理數(shù)碼照片的管理平時(shí)存放在電腦硬盤中，設(shè)置相應(yīng)平時(shí)存放在電腦硬盤中，設(shè)置相應(yīng)的目錄夾。的目錄夾。 歸檔時(shí)每一年度的數(shù)碼照片刻錄成一張光盤，給一個(gè)光盤順序號(hào)。 每次活動(dòng)設(shè)一子目錄，選幾張代表性的，沖印成照片做成照片檔案。 數(shù) 碼 照 片 分 辨 率 最 起 碼 要 到 達(dá)1280dpi*960dpi以上，采用光盤介質(zhì)bmp或jpg格式。數(shù)碼照片參照底片管理。數(shù)碼照片做在照片檔案中時(shí)，在

6、底片號(hào)一欄填寫：光盤號(hào)+目錄順序號(hào)+照片號(hào)。 其中GP指數(shù)碼照片刻錄成的光盤，1指某一年度，2指該年度中的第二次活動(dòng)，比方職代會(huì)。-3是指照片號(hào)，該活動(dòng)中的第三張照片。編制數(shù)碼照片檢索指南編號(hào)填寫：光盤號(hào)+目錄號(hào)標(biāo)題：即每一次活動(dòng)的時(shí)間、人物、事件名稱編號(hào)標(biāo)題照片張數(shù)編制保管期限部門日期年GP.1.12007.1.17省教育廳高紅處長(zhǎng)檢查教學(xué)工作10GP.1.22007.2.8學(xué)校召開(kāi)職代會(huì)，王芳校長(zhǎng)主持，市教育局李玉副局長(zhǎng)到會(huì)15GP.1.3GP.2.1GP.2.2照片(底片)檔案整理要求：1、要組成保管單位(即組成案卷)，數(shù)碼照片要刻錄成光盤。2、案卷題名要大致概括卷內(nèi)照片的根本主題。3、

7、編號(hào)要標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)確、清晰，不得出現(xiàn)重復(fù)，漏編或空號(hào)。4、說(shuō)明格式正確，工程齊全，能準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容，反映整理情況。5、裝訂美觀，卷內(nèi)目錄、備考表填寫完整。6、有完整、符合標(biāo)準(zhǔn)格式的案卷目錄。 會(huì)計(jì)檔案管理 一、定義 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。證據(jù)。 二、新會(huì)計(jì)檔案管理方法出臺(tái) 1、1984年6月1日 財(cái)政部、國(guó)家檔案局出臺(tái)?會(huì)計(jì)檔案管理方法? 2、1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局下發(fā)文件，新的?會(huì)計(jì)檔案管理方法?自199

8、9年1月1日起實(shí)施。 三、會(huì)計(jì)檔案管理 1、會(huì)計(jì)檔案收集歸檔 a 歸檔范圍(四局部) 會(huì)計(jì)憑證：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。 會(huì)計(jì)賬簿：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。 財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。 其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。b 不歸檔范圍會(huì)計(jì)管理、預(yù)算方案等財(cái)務(wù)管理方面的文件材料不屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍。c 歸檔時(shí)間當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)

9、機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。 2、會(huì)計(jì)檔案的分類：四大類 會(huì)計(jì)憑證類會(huì)計(jì)憑證類 會(huì)計(jì)賬簿類會(huì)計(jì)賬簿類 財(cái)務(wù)報(bào)告類財(cái)務(wù)報(bào)告類 其他類其他類3、會(huì)計(jì)檔案的組卷 組卷工作由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)。(分三步)核算單位-年度-類型4、組卷方法 會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿會(huì)計(jì)賬簿 會(huì)計(jì)報(bào)表會(huì)計(jì)報(bào)表5、編目編號(hào) 按核算單位-年度編一個(gè)流水號(hào)，從第一本憑證開(kāi)始為1，連著帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告到其他類結(jié)束，一個(gè)年度流水號(hào)。一個(gè)核算單位編制一本案卷目錄，給定一個(gè)目錄號(hào)。6、移交歸檔手續(xù) a內(nèi)部移交 移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原那么上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)檔案，原那么上應(yīng)當(dāng)

10、保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。清責(zé)任。 b單位之間移交會(huì)計(jì)檔案單位之間移交會(huì)計(jì)檔案 應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度等內(nèi)容。起止年度等內(nèi)容。 交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。者蓋章。 各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄清冊(cè)。成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄清冊(cè)。 在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移一年，期